1、投资基金管理公司办公及保密制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 办公室（物资）管理条例第一章 总则为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为XX投资基金管理有限公司总部及分支机构办公室。第二章 物资分类公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等管制品：订书机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资，如手机、照相机等实物资产：物资价格达300 元以上，如：空调、计算2、机、打印机、传真机等第三章 物资采购1. 公司物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。申购物品应填写物品申购单，300 元以内物品申购交部门经理同意，办公室批准；300 元以上（含300 元）部门经理同意，办公室批准，总经理批准。2. 物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：1） 定点：公司定大型超市进行物品采购。2） 定时：每月月初进行物品采购。3） 定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。4） 特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。第四章 物资领用管理公司根据物资分类，进行不同的领用方式：低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领3、用管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状第五章 公司物资借用1. 凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门经理签字认可2. 借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还3. 借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿第六章 附则1. 新进人员入职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，管理部不得为其办理离职手续。2. 办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。XX投资基金管理有限公司 年 月 日办公行为规范第一章 总则第一条 为加强公司管理，维护公司良好4、形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。第二章 细则第二条 服务规范：1. 仪表：公司职员工应仪表整洁、大方。2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方。3. 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。4. 现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长，有长途话费记录的及时到财务交齐相关费用。第三条 办公秩序1.5、 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。2. 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。3. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。4. 部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。5. 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。第三章 责任本制度的检查、监6、督部门为公司办公室、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予30-50 元的扣薪处理。本制度的最终解释权在公司。XX投资基金管理有限公司 年 月 日保密制度第一章 总则第一条 为了维护公司利益，特制订本规定，公司全体员工必须严格遵守。第二条 秘密分为三等级：绝密、机密、密。第二章 细则第三条 严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。第四条 不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。第五条 严格遵守文件（包括传真、计算机盘片、公司机密文件）登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告公司总经理。7、不准带机密文件到与工作无关的场所。不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。第六条 严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用秘密文件、资料、档案，须经总经理批准。并按规定办理借用登记手续。第七条 秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经办公室批准后办理。复制件应按照文件、资料的密级规定管理。不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。第八条 会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。会议记录（或录音）要集中管理，未经办公室批准不得外借。第九条 调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他东西，交至公司总经理，切8、不可随意移交给其他人员。第十条 公司员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉和文件柜中。第三章 责任第十一条 发现失密、泄密现象 ，要及时报告，认真处理。对失密、泄密者，给予 50-100 元扣薪；视情节轻重，给予一定行政处分；造成公司严重损失的，送有关机关处理。XX投资基金管理有限公司 年 月 日计算机管理规定第一条 购置和维护、维修1. 公司指定专人负责统一制定公司计算机系统的各种软、硬件标准，只有符合这种标准的设备方可使用。2. 公司及下属子公司软、硬件及相关服务的供应商由公司指定专人进行挑选（包括设备的采购）。公司及各部门软、硬件及相关通讯线路的安装和连接有公司指定的专人监督。3. 软、硬9、件设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）根据档案保管要求保管。使用者必需的操作守册由使用者长借、保管。4. 公司及各部门计算机的维护、维修由公司指定的专人负责。第二条 使用1. 公司及各部门的计算机只能由经办公室授权及培训的员工操作使用。2. 使用者应保持设备及其所在环境的清洁。下班时，务必关机切断电源。3. 使用者的业务数据，应严格按照要求妥善存储在网络上相应的位置上。4. 未经许可，使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。5. 严禁使用计算机玩游戏。第三条 安全措施1. 公司及各部门的业务数据，由该公司文件管理员至少每周备份一次；重要数据由使用者本人向文件管理员申请做10、立即备份。2. 公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经许可，严禁非相关人员私自复制。3. 未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。4. 使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密。5. 计算机的所有软驱都被屏蔽，使用者不得擅自解除屏蔽，如需使用，必须通过系统管理员。第四条 上述各项，如有违反，按公司有关规章制度严肃处理。XX投资基金管理有限公司 年 月 日会议管理规定第一条 公司、各部门根据本企业经营管理的需要确定相应的会议，会议定期、定时、定人召开。第二条 会议必须要有纪要，重要会议必须会签确认。第三条 会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发11、存档、上报（条件许可可通过电子邮件传递）。第四条 与会者到会必须有准备，发言坦诚、有序、严肃、精炼。第五条 与会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有检查。第六条 会议不得无故缺席、迟到。迟到每次50 元，无故缺席每次100 元。XX投资基金管理有限公司 年 月 日规范化管理实施大纲第一条 规范化管理概念我们所称的规范化管理，是指根据本公司的章程的业务发展需要，合理地制定公司的组织规程和基本制度以及各类管理事务的作业流程(包括各类报表、图表、公司的规范等等)，以形成统一、规范和相对稳定的管理体系，通过对该体系的实施和不断完善，达成公司管理动作的井然有序、协调高效之目的。第二条 规范12、化管理意义(一) 逐步将公司的管理工作纳入法制管理的轨道，减少工作中的盲目性、随意性；(二) 明确界定各管理层上下之间、横向之间的责权关系，减少摩擦，提高工作效率；(三) 系统地开发和建立公司的管理软件，使公司管理水平的提高和管理经验的积累有一个基本生长点；(四) 为全面实施电脑化管理奠定基础。第三条 规范化管理内容(一) 制定各类规范管理文件，包括：1.基本制度；2.作业程序；3.图表报表；4.公司其他规范。(二) 对上述规范管理文件付诸实施并定期修改完善。基本制度-是指在公司章程的规定范围内，对公司的基本组织规程和各业务领域的管理制度所作的基本规定，如各机构分工规定、责权划分、人事管理制度13、行政管理制度财务管理制度、业务管理制度、信息统计制度等等。作业程序-是指在公司各类动态管理事务的工作流程所作的基本描述和规定，例如：公司投资立项程序、报关程序、新进人员试用程序等等。图表报表-是指对公司各类图表、有的格式、内容、编号、流向、存档、审核等进行规范化处理和运作。公司其他规范-是指对公司外在形象的统一设计和规定，如信封、便笺、包装袋、招牌、广告等等。第四条 规范化管理组织(一) 由公司主要高层领导组成规范化管理委员会，其职责如下：1.为公司的规范化管理提出指导性意见，确定基本原则，并确定规范化管理工作小组的人员的构成；2.定期听取规范化工作小组的工作进展汇报，提出指导意见；3.讨论14、通过各类规范管理文件，并签发实施；4.负责解释和仲裁在执行规范管理文件时出现的纠纷冲突；5.每年组织一次对规范管理文件的修订，通过对规范管理文件的不断修改补充，使本公司的各项管理工作日趋完善。规范化管理委员会由下述人员构成：A 主任： 由公司董事长兼任。委员： 由总裁、财务总监、执委主任、副总裁构成。B 主任： 由公司总经理兼任。委员： 由副总经理、办公室主任、各部门经理兼任。(二) 规范化管理委员会下设工作小组，具体完成规范管理文件的拟定、修改和监督执行，该小组以执委会人员为主，吸收职能部门经理和有关业务骨干参加人员构成如下：组长 由执委主任兼任。组员 由执委各室骨干、各职能部门经理和有关业15、务骨干构成。第五条 规范化管理文件，所有的规范管理文件讨论通过并付诸实施后并非一成不变，它必须根据实施效果以及公司的业务发展进行。XX投资基金管理有限公司 年 月 日加班管理制度第一条 目的：为明确加班审批程序及有关费用的计算，特制定本制度第二条 适用：适用于XX投资基金管理有限公司全体员工第三条 责任：各部门主管、经理第四条 程序内容：公司提倡高效率的工作，鼓励员工在工作时间内完成工作任务，但对于因工作需要的加班，公司支付相应（工作日）加班补贴或者（假日）加班费。第五条 加班申请及记录1. 工作日加班者,员工需在实际加班的前一天下午六点钟前,把经过批准的加班申请交到总部的人事部(分公司交给当16、地办公室主任或者指定负责考勤的同事)，收到加班申请表的负责人需要在上面签收时间，包括日期和钟点。2. 周末加班者, 员工需在实际加班前的最后一个星期五的下午六点钟前,把经过批准的加班申请交到总部的人事部(分公司交给当地办公室主任或者指定负责考勤的同事)，收到加班申请表的负责人需要在上面签收时间，包括日期和钟点。3. 假日加班者, 员工需在实际加班前的最后一个工作日的下午六点钟前,把经过批准的加班申请交到总部的人事部(分公司交给当地办公室主任或者指定负责考勤的同事)，收到加班申请表的负责人需要在上面签收时间，包括日期和钟点。4. 严格执行：为了更好地培养大家做计划的好习惯，公司将强制执行加班需要17、提前申请的做法，因此，如果不能在规定时间交出加班申请的员工，其实际加班时间将视为无效。5. 加班时数：周末和假日的加班申请表上需要注明预计需要工作的小时数，实际加班时数与计划不能相差太远，部门主管和领导需要对加班时间进行监控和评估。6. 紧急任务：特殊情况需要临时计划加班者(包括分公司员工), 相关部门主管或经理要加以额外的说明.7. 领导出差: 如果员工提出申请时,需要签名的领导适逢外出,员工首先要在按照规定时间把未曾签名的加班申请表交到相应的人事管理部门,同时相关领导把批准意见email 致相应的人事管理人员,总部, 分公司为各地办公室主任或考勤管理人员.8. 加班打卡: 无论是工作日、周18、末或是假日加班，员工均应如实打卡，记录加班时间。第六条 加班工资计算1. 经理级以上管理人员（包括制作人）不享受加班补贴以及加班费。2. 工作日工作到晚上8 点以后（即加班2 小时以后），付给其本人50 元加班补贴；周六、日加班付给其本人全部工资的200；国家法定节假日加班，付给其本人全部工资的300。3. 加班补贴以及加班工资结算发放每月一次，由人事核实后月底随工资起发放。XX投资基金管理有限公司 年 月 日经济合同管理办法第一章 总则第一条 为了实现依法治理企业，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律归定，特制定本管理办法。第二条19、 凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。第三条 订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。第四条 本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同，不包括劳动合同。第五条 除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。第六条 国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。第七条 公司由法律顾问根据总经理的授权，全面负责合同管理工作，指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。第二章合同的订立第八条 与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。第九条 订立合同前，必须了解、掌握对20、方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。第十条 除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。第十一条 对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。第十二条 授权委托事宜由公司法律顾问专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。第十三条 符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同：1. 单笔业务金额达一万元的；2. 有保证、抵押或定金等担保的；3. 我21、方先予以履行合同的；4. 有封样要求的；5. 合同对方为外地单位的；第十四条 经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。第十五条 对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，有合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。第十六条 合同标的额不满一万元，按本办法第十三条规定应当订立而不能订立书面合同的，必须事先填写非书面合同代用单，注明本办法所规定的合同主要条款，注明不能订立书面合同的理由，并经总经理批准同意，否则该业务不能成立。第十七条22、 每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经公司总经经理在我方所留的合同上签字同意。第十八条 合同文本拟定完毕，凭合同流转单据按规定的流程经各业务部门、法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。第十九条 公司经理对合同的订立具有最终决定权。第二十条 流程中各审核意见签署于合同流转单据及一份合同正本上，合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。第二十一条 对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严23、禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。第二十二条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。第二十三条 合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。第二十四条 合同文本原则上我方应持单份，至少应持二份，合同文本及复印件由财务部、办公室、法律顾问、具体业务部门等各部门分存，其中元件由财务部门和办公室留存。第二十五条 非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编号。第三章合同的履行第二十六条 合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行，第二十七条 业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收24、付款情况一事一记。第二十八条 有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报并通知法律顾问。第二十九条 财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：1. 应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面合同代用单的；2. 收款单位与合同对方当事人名称不一致的。第三十条 付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。第三十一条 在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经总经理签字同意后，再转财务审核付款。第三十二条 合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重25、要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。第四章合同的变更和解除第三十三条 变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、法律顾问等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可。第三十四条 我方变更或解除和同地通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。第三十五条 有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向公司总经理汇报并通知法律顾问。第三十六条 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。37第三十七条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同26、有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。第三十八条 合同变更后，合同编号不予改变。第五章其他第三十九条 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。第四十条 业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，由法律顾问据此统计合同订立和履行的情况，并向总经理汇报。第四十一条 各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，由法律顾问确认后交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。第四十二条 公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。第六章责任第四十三条 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。第四十四条 因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。第七章附则第四十五条 本办法适用于XX公司本部和各部门。第四十六条 本办法解释权归公司总经理。第四十七条 本办法自下发之日起生效实施。XX投资基金管理有限公司 年 月 日