1、动力公司合同及其文档专用章管理制度附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总则1、目的为适应公司的发展，规范公司合同管理程序，明确管理职责，防范法律风险，保障公司权益，根据法律法规以及公司章程的规定，特制定本制度。2、定义2.1 合同：指公司在各种业务的经营、管理过程中，与其他法人、非法人组织或自然人设立、变更、终止民事权利义务关系所达成的协议。除零星采购金额在二千元以下的合同可以采取即时结清外，合同一般应以书面形式签订，包括合同书、协议书、意向书、备忘录、保证函、订单等形式，其中订单将遵循相关部门的订单管理规2、定。2.2 重大合同：指合同标的额达到或超过三千万元人民币且对公司运营有较大影响的，或者虽然低于该金额但法律关系复杂且对公司有重要影响的合同。2.3 示范合同：指公司根据法律、法规的规定，结合业务实际情况，将签订某一类业务合同时的必备条款列出来，形成合同文书格式，供合同承办人员在与对方签约时使用的合同范本。2.4 合同管理：是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。3、合同管理机构及职责3.1合同归口管理部门为财务部，在合同管理方面的主要职责为： 根据法律法规、公司章程等的规定，对公司合同事务3、进行统一管理，建立健全合同管理规章制度； 评估合同是否满足公司对利润的要求，跟踪、监督合同承办部门合同履行的情况；负责审核合同的价款、支付方式、期限等条款的合理性、可行性，负责审核财务手续的合法性、合规性，审查合同付款额度是否符合公司财务预算；3.1.4参与合同纠纷的协商、调解，协助法务处理合同履行过程中发生的诉讼（仲裁）案件；3.1.5负责对会签合格的合同加盖合同专用盖，负责合同档案的管理；3.1.6 执行合同登记，汇总分析合同承办部门报送的各类合同台帐，建立公司合同总台帐，填写合同情况月报表；3.2 合同承办部门对合同订立、履行和执行的全过程全面负责，合同承办人为直接责任人，在合同管理方面4、的主要职责为：3.2.1负责合同立项，指定合同承办人进行可行性认证、意向接触、资信调查；3.2.2 组织、参与合同的洽谈，就合同的各项条款与对方当事人达成一致，必要时事先与公司相关部门沟通；3.2.3起草合同文本，并负责合同文本审查会签流程；3.2.4 真实、准确、完整地回答相关部门提出的问题，并及时根据审核部门提出的意见与对方协商补充或修改合同；3.2.5 对其具体负责的合同负有认真履行的责任，并随时跟踪、监督和检查对方履行合同的情况；3.2.6 对所负责承办的合同进行台帐登记并定期报送财务部，对所承办合同历次变更及履行情况进行记录，并附于合同之后归档，合同履行变更记录表详见附件3；3.2.5、7 及时报告在合同履行过程中发生的问题，并参与相关合同纠纷的协商、调解、诉讼（仲裁）。3.3成本办在合同管理方面的主要职责为：评估合同是否满足公司对目标成本的要求，跟踪、监督合同承办部门合同履行的情况全过程参与公司重大合同的论证、谈判，提供法律意见，与合同承办部门共同负责公司重大合同的起草和修订 起草、审核公司示范合同以及相关的修改3.4合同审查会签部门负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款的合法性、合理性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相关标准及政府文件规定等问题提出审查意见，对合同项目中应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任.第二章 合同审核流程4、合同审核前的准备4.1 合同6、承办部门负责组织合同的论证、谈判和起草工作；合同承办部门应对合同对方的主体资格、资信情况和履约能力以及对方承办人员的工作权限进行认真审查，并提交公司相关部门进行供应商资格认定。4.2 合同承办部门在与对方洽谈合同文本时，应尽量采用公司的示范合同。没有相应示范合同的，合同承办部门可以自行拟稿报审。5、合同审核5.1 合同承办部门应按照要求填写合同审核表并由合同承办人提交审核。合同审核表详见附件4。5.2合同承办部门负责审查交易的真实性、合同文本是否与备案的示范合同文本一致；5.3合同承办人应将经部门经理审核后的合同分别送项目部、成本办、财务部和有关职能部门进行审查会签后，交总经理审批；如有修改意7、见，整改后的合同报公司再次会签、审批；5.4项目部负责对合同履行是否符合公司项目生产计划、生产进度等进行审核，对合同履行是否满足公司目标成本的要求进行审核；5.5成本办负责对合同金额、支付方式等进行审核，对内容的合法性和完整性进行审核，从公司目标成本控制的角度综合分析合同的经济合理性；5.6财务部负责对合同金额、支付方式等进行审核，对资料的完整性、合同流程是否符合规定进行审核；5.7公司有关职能部门在必要的时候根据各自职能审核合同的技术条款、商务条款；5.8 根据公司合同批准权限的规定，由合同承办人逐级提交审核批准，各部门会签时间应控制在1-2日以内；5.9 法律顾问协助:在必要的情况下，可联8、系公司法务部、法律服务机构，提供包括合同起草、合同审核、提供法律意见等服务。第三章 合同的签订、履行及争议解决6、合同的签订6.1 合同审核通过后，由法定代表人或总经理或其授权的合同签署人在授权权限内签署。必要时，将制作单独的授权书。授权书格式详见附件5。6.2 合同签署后，合同承办人应将已签署的合同交财务部，由财务部根据规定按照本制度的规则进行合同编码并申请加盖公司合同专用章或公司公章。6.3 合同盖章后，合同正本和合同审核表由财务部统一保管。合同承办人或公司其它部门因业务需要，可以要求获取相关合同的复印件。6.4 公司其它部门确因业务需要必须使用合同正本的，在合同签订时可以要求相应增加正本9、数量。7、合同的履行7.1 合同承办部门应当按照合同约定全面履行自己的义务，同时应督促对方当事人及时履行其义务。7.2 合同承办人应密切跟踪和严格控制合同的执行过程；对公司的履约情况应及时做好记录并做好相关确认工作。7.3 履行期限较长的合同，特别是常年的销售和采购合同，合同承办人应配合财务部定期与对方当事人对账，确认双方债权债务的余额。7.4 对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项时，或某一方的合同承办人员发生变动时，应及时对账，确认合同效力及双方债权债务的余额。7.5 合同履行过程中，合同承办人若发现对方当事人有下列情况之一的，应及时反映并书面通知财务部和成本办，共同研究对策：10、（1）经营状况严重恶化；（2）转移财产，抽逃资金，有逃避债务嫌疑的；（3）丧失商业信誉的；（4）其他丧失或可能丧失履行债务能力的情形。8、合同的变更和解除8.1 合同承办部门在收到对方当事人要求变更或解除合同的通知后，应及时与成本办协商，并在规定（合理）的期限内作出书面答复。8.2 合同的变更和解除应采用书面形式，合同承办人应根据合同审核的程序办理相关手续。8.3对合同履行期限进行变更的，如变更时间在15天之内且不影响公司生产进度和工作安排的，可由合同承办部门自行决定，但应及时通知与该合同履行相关的部门并记录在案。9、争议解决9.1 合同不能正常履行且各方当事人不能及时协商解决，或没有必要继续11、协商的，合同承办部门应及时通知财务部和成本办。9.2 合同承办人应将所有涉案材料移交给法务部并配合其调查取证工作，直至案件执行终结；必要时应参加该案的诉讼（仲裁）和执行工作。9.3 诉讼（仲裁）和执行过程中达成调解或和解协议的，合同承办人和合同承办部门应执行调解或和解协议。第四章 合同文档及合同专用章的管理10、合同文档的管理10.1合同文档管理实行二级管理方式。合同档案由合财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效性，并指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同档案；各承办部门负责对本部门的合同进行登记，建立台帐，并于每月的最后一个工作日向财务部提交合同台帐副本10.2合同承12、办人应妥善保管合同订立和履行过程中的相关证据材料，如信件（包括信封）、传真、电子邮件等文档资料，并需及时整理上述资料，在合同履行完毕后及时交合财务部存案备查；合同管理人员有权对合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同承办人采取措施予以纠正或补充资料以保证合同的签订和履行合法、有效10.3 合同管理员应按要求及时向财务部、成本控制中心提交合同文本的电子版本及台账10.4 如需要正在履行的合同文本及相关附件的可到财务部借阅，应根据公司档案管理制度办理批准和登记手续，以复件借出，合同原件无特殊情况不得外借。合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违13、者视情节予以处罚。10.5移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续10.6保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；11、合同专用章的管理11.1 合同应加盖公司合同专用章，在必要的时候，可盖公司公章。任何部门不得以部门章对外签订合同或具有合同性质的文书。11.2公司合同专用章由财务部管理并备有使用台帐。11.3 合同专用章保管人员应严格按照规定使用印章，只有在合同审核表上的签字齐全后，才能在14、合同上加盖印章。单份合同文本达二页以上的须加盖合同骑缝章。第五章 附则12、考核与处罚12.1 合财务部负责对本制度的执行情况进行监督。12.2 员工违反本制度的，公司将根据员工手册进行处罚。13、附件 13.1 附件1 合同分类及合同承办部门一览表13.2 附件2 合同台帐统计表13.3 附件3 合同履行变更记录表13.4附件4合同审核表13.5 附件5 授权书格式附件1xx集团合同分类及合同承办部门一览表合同类别合同内容合同承办部门采购合同设备采购上海成本控制中心原材料采购采购供应部备品备件、包装材料、辅助材料采购供应部计算机软硬件采购行政部（IT）办公及后勤用品采购行政部外包合同产品或服15、务的对外整体分包项目部外协合同产品或服务的部分外包生产部物流合同运输仓储物流部工程合同零星基建工程行政部办公室改造行政部保险合同财产保险、责任保险行政部修理设备维修保养安装生产部后勤设施维修保养行政部信息系统维护开发行政部（IT）质量合同质量体系保证质量部技术合同技术开发、转让、许可技术部服务合同广告、会务、后勤服务行政部管理、法律咨询服务行政部人才中介、劳务、培训、咨询人力资源部3附件2xx集团合同台帐统计表合同承办部门： 日期： 年 月 日序号合同编号合同承办人对方当事人合同主要内容合同标的额（万元）合同期限变更或解除及原因签订日期履行期限实际履行日期附件3xx集团合同履行变更记录表合同承16、办部门： 日期合同主要履行事项或变更内容标的额（万元）变更或解除原因附件4靖江工厂合同审核表日期： 年 月 日合同名称合同承办部门合同编号合同承办人合同状态签约变更解除合同签署人合同金额对方当事人信用状况描述合同内容摘要： 承办部门意见会签部门意见成本办意见财务部门意见总经理或执行董事意见注：本表作为用印依据随合同正本一起流转并归档 附件5授 权 委 托 书 编号：本人， （姓名），为本公司法定代表人，兹授权 （被授权人姓名）， （被授权人职务），代理本人 （具体事项及权限）。本授权书自本人签字之日起生效，有效期至 年 月 日（适用于一段时间内的授权）或有效期至本次合同签署完毕（适用于一次性授权）。本授权书一式二份，由授权人和被授权人各执一份。 授权人： 年 月 日