1、公司经营合同职责规范管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1.目的为规范公司合同管理程序，明确管理职责，防范经营风险，提高管理效能，维护公司合法权益。结合我公司实际情况，特制定本制度。2.合同管理的原则合同管理的原则包括：2.1明确合同和合同管理的定义、适用范围。2.2明确合同的分类和归口管理部门及职责。2.3明确合同管理内部管理流程和审批权限。2.4明确合同执行中的计划管理和预算管理。2.5建立合同经办部门全程负责制。2.6建立合同会签制度。2.7建立合同模板制度。2.8建立合同保密制度。2.9建立合同后评价及2、改进制度。2.10建立合同管理责任追究制度。2.11合同风险管理贯彻预防为主方针。3.定义和适用范围3.1本制度规定的合同是指本公司与平等主体的自然人、法人和其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议。3.2应签订合同的情况包括但不限于：3.2.1合同标的涉及金额大于3万元的非即时结清业务；3.2.2合同标的涉及金额大于10万元的即时结清业务；3.2.3合同标的不涉及金额或涉及金额小于3万元的大量同类经常性合同；3.2.4不符合上述标准的业务鼓励签订合同；3.2.5符合上述条件的特殊业务经主管副总同意可不签订合同；3.2.6其他应签订合同的情况。3.3凡需加盖本公司公章、合同专用3、章、销售合同专用章、法定代表人私章的所有合同均需适用本制度的规定。3.4本制度规定的合同管理是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务洽谈、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、合同后评价、立卷归档、违规调查处理等全过程的管理。4.合同分类、归口管理及职责4.1 公司采用归口管理和分类专项管理相结合的形式对合同进行管理。4.2 企管部负责公司所有合同的归口管理，对公司合同的有效性和合法性进行审核管理；负责合同模板的备案归口管理；负责合同履约情况的统计；负责组织对相关人员违规行为的调查核实，负责对违规人员进行教育、劝勉、帮助其改善管理行为；负责合同管理方面的培训4、。4.3 公司各部门在职责范围内对本部门的合同进行分类专项管理。同时，负责本部门合同的洽谈、报批、会签、执行工作；在其职责范围内对合同履约进行日常监督与检查；及时发现违规行为，并将相关信息递交企管部；参与或协助对违规行为的调查、取证等工作；配合做好相关人员履约行为管理的其他相关工作。4.4 合同管理实行经办部门负责制与审查会签责任制相结合的责任制度。负责合同提出和立项的部门为经办部门；需要配合合同签订和执行的部门为会签部门；企管部为合同签订有效性及法律风险的审签部门；财务部为有关收付资金条款的审签部门；企管部为合同的归档管理部门。4.5经办部门负责合同立项，进行合同可行性确定，意向接触，组织合5、同洽谈，洽谈过程中的重要事项和参与洽谈人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。拟定合同文本，组织审查会签及合同签订，办理所需授权委托书，负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理等。对合同的真实性、合理性、可行性、合法合规性、完整性、实际符合性、是否符合公司利益最大化、相关标准及政府文件规定等进行审核。4.6会签部门按本部门职责，对合同所涉及本部门业务范围的相关条款的合理性、可行性、合法合规性、安全性，是否符合公司利益最大化、相关标准及政府文件规定等问题提出审查意见。并承担合同履约过程中的相关风险责任。4.7公司建立合同模板制度。除垄断行业、涉及集团合同模板类合同以外的经常类合同应建立合同模板，经办6、部门为合同模板的发起部门，各部门的合同模板必须在企管部留档备案。合同模板发生变更由主管领导组织评审后报企管部备案。合同模板应统一编号管理，各部门分别按照以下规则JFZY-HTMB-(部门名称全拼缩写)-类别-序号（版本号）进行编号。例如：JFZY-HTMB-QGB-1-01（1）表示企管部第一类咨询合同模板第一版。4.8劳动合同模板经评审后，单个劳动合同不再履行合同会签程序，由企管部按公司规定与劳动者直接签订。4.9根据公司实际情况，对合同作下列分类并确定经办部门：销售分公司负责客户按揭贷款合同、销售监管备案、售后服务、销售中心物业服务合同等与销售有关合同的归口管理。经营部负责土地合同、项目转7、让或合作合同、项目可行性研究合同、前期调研合同、认购协议书、商品房买卖合同、项目前期物业服务等经营类合同的归口管理。广告策划部负责广告发布、物料制作、活动承办、外展场租赁、广告代理合同等广告策划类合同的归口管理。招标部负责工程施工、材料、设备采购、零星施工、监理、造价咨询、招标代理等工程类合同的归口管理。计划成本部负责信息化、项目计划管理相关合同的归口管理。总师办负责设计、勘察、检测、审查、环评、交评等合同的归口管理。企管部负责公司对外投资、企业管理、法律事务、人力资源合同的归口管理以及公司自用资产采购及转让、自用设备维修、办公用品、综合服务类等合同的归口管理。财务部负责资金类合同、按揭合作合8、同、财务税务审计合同的归口管理。4.10 以上合同分类未能罗列全部，各部门需根据实际的职责情况确定；未在上述分类或根据部门管理职责不明确的业务合同由企管部进行确定。5.合同的准备及签订管理要求5.1合同签订的总体要求：5.1.1公司所有合同的签订，都必须采用书面形式。严禁订立口头协议。5.1.2坚决杜绝履行在先，签订合同在后的情况发生。5.1.3合同涉及的业务必须是真实发生且实际需要的业务。5.1.4合同涉及的业务必须是合法的业务。合同经办部门全程负责合同的签订。5.1.6合同签订应履行合同会签流程，按各自职责权限进行会签。除涉及集团合同模板类合同、垄断行业合同、经主管副总许可的特殊业务合同以9、外经常类合同应采用公司合同模板签订。5.2涉及审批的合同应经审批后签订；在报审前应按内部流程会签后报送。5.2.1按有关规定涉及招标的业务应在招标完成后签订合同。5.2.2经办部门及涉及部门在合同签订和执行中必须提供有效合法的业务批件等。5.2.3经办部门及涉及部门在合同签订和执行中必须坚持勤俭节约的宗旨，努力降低合同标的金额。5.2.4业务经办人员必须以高度的责任心和使命感实事求是做好合同的准备、签订、执行、反馈、评价等全程中涉及到自己岗位职责的工作。 5.2.5合同经办部门及相关人员在合同的签订等全过程中应忠实于公司利益，尽量最大化保护公司利益。不得利用职务便利谋取私利或损害公司利益。5.10、3 合同签订的审批流程及权限：详见公司体系文件中的公司文件、合同管理规程。涉及到有重大经济、法律责任、有重大影响的合同（涉及企业设立、合并、分立、收购、清算、解散、对外投资、对外融资、对外借款、抵押、担保、捐赠、无形资产出租出借等类型的合同），应经总经办会议讨论或总经理审签后并经集团审批通过后签订。5.4 经办部门在合同签订前应验证合同对方有效的营业执照，验明对方是否具有签订合同的主体资格和履约能力；审查合同对方经办人是否有代理权、是否超越代理权限、代理授权有效期和真实性，在合同签订时应保存营业执照（复印件）、授权书、价格清单等其他附件。涉及专营许可的要出具相应的许可证明文件，涉及资质要求的要11、出具相应的资质（等级）证书（复印件）；经营范围能够充分满足合同项目的需要且真实有效。重大合同需对对方资信进行调查、核实。5.5经办人应根据本部门合同模板类别选择相对应的合同模板（其他需要另行起草的合同除外），并完善本次合同的全部内容。 5.6合同内容要求文字表达准确、简洁，不得有模棱两可、表达有歧义的语句出现。合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：（1）当事人的名称或者姓名和住所；（2）合同标的；（3）数量；（4）质量；（5）价款或者报酬；（6）合同的履行期限、地点和方式；（7）违约责任；（8）解决争议的方式、诉讼地点；（9）合同签订的日期、地点。以上内容必须全面、清楚、具体、恰当。5.712、 合同文本必须列明对方的名称、地址、联系人、电话、签订日期、开户银行及账号，签约人为被授权人时，必须提供授权委托书及被授权人身份证复印件。5.8合同会签环节，由部门负责人审核合同模板使用的正确性。会签意见可批注在合同会签稿件上，会签人作出标记并签字，由合同经办人负责对会签意见进行沟通落实，部门经理负责审核确认，部门主管领导负责总体审核；重大分歧应讨论会审至统一意见为止，必要时可聘请外部专家、公司法律顾问参与，并留有会议讨论会审记录。价格清单必须加盖对方合同章。会签过程中的会签稿、价格清单及附件随正式合同交企管部进行统一存档。5.9合同专用章由企管部专人保管，合同会签单经签批后，由监章人对会签稿13、定稿文本、价格清单、附件、合同双方基本信息及签订日期核对无误后，方可加盖合同专用章，两页以上的合同必须加盖骑缝章。5.10 严禁在对外签订的合同空白文本或主要条款缺乏的合同文本上盖章。不能在同一地签订的合同，原则上应由对方先签字盖章或各自签署后互换文本。6.合同的履行、变更、解除、终止管理要求6.1 合同经签字、盖章，且约定的生效条件满足时方可全面实际履行。合同生效之前，不得实际履行。6.2 合同履行中的书面签证、收发货单据、结算文件、来往信函、文书、传真等均具有相应的法律效力，经办部门在收到对方的上述资料后，应及时处理并保管留存。6.3合同在履行过程中发生纠纷，及时与对方协商解决。经办部门14、应及时分析查明原因，收集相关证据，提出解决办法并报主管领导及企管部。纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员不得向对方、法院做出实质性答复或承诺。6.4 合同需要变更或解除时，合同经办部门应作书面情况说明，变更或解除合同的原因和具体变更的内容。及时以书面形式通知对方，说明变更或解除合同的原因和答复的期限。变更或解除合同的协议草案一经达成，应在主管领导审批后，需按本制度规定的会签程序办理。6.5 合同经办部门收到合同对方要求变更、解除合同的文书、电报、电话、信函、图表、数据电文，经主管领导审批后，应当在法定或约定的期限内书面答复对方。如果必须变更或解除，应与对方达成变更或解除合同的书面协议草案15、，并按本办法规定的审签程序办理。6.6 对不可抗力或国家宏观政策调整原因而使合同不能履行、不完全履行或延期履行的，应及时书面通知对方主动并与对方协商解决。6.7 需经有关本公司以外部门或批准或备案的合同，变更或解除合同应报原批准部门批准或备案。6.8 经公证、鉴证的合同，所达成的变更或解除合同的协议需进行重新公证或鉴证。6.9 合同对方当事人违反约定或提出履行异议的，经办部门必须在法定或约定的时间内以法定或约定的方式答复。出现纠纷，经办部门应立即向主管领导汇报情况，同时收集整理处理合同争议的文件和证据资料。6.10 合同纠纷协商、调解,应由合同经办部门进行。协商或调解达成一致时，应依合同签订程16、序签订书面协议。协商或调解不能达成一致时，应在法律规定的时效期间内，可按合同约定方式解决纠纷。6.11合同生效后，当事人就质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的，或因法规政策影响的情况，可以协议补充。签订补充协议必须遵循原合同所订的基本条款。6.12补充合同签订前经办部门需作书面的情况说明，简述签订原因，报主管领导审批后签订。会签过程应附带情况说明及合同原件办理会签。补充合同的签订适用本制度的规定。6.13经办部门应将合同中的工作内容纳入日常计划，合同涉及的收支金额纳入预算。7.合同履约评估及改进7.1归口部门定期对合同履行情况进行检查汇总，每季度末上报公司企管部。7.2各17、归口管理部门每半年定期对合同履行的总体情况和重大合同履约的具体情况进行分析评估。对分析评估中发现的合同履行中的问题，应加以改进，避免以后再次出现类似问题。7.3检查评估内容包括合同中的全部内容，重点对内容工作的进度、质量、收支金额、可能的风险等履约情况进行检查评估。7.4企管部将合同管理作为部门职责和年度目标任务书的一项内容进行考核奖惩。7.5企管部负责根据合同履约评估情况有针对性的，对合同签订履约中出现的问题、风险进行培训。 8.合同的归档管理8.1 企管部负责合同的归档管理工作，建立合同台帐。企管部对归档合同进行统一编号、登记、签章和归档。8.2 合同会签完成后归档资料包括：合同正式文本及18、附件；合同会签单及会议讨论记录；会签合同原件；与合同签署有关的基础、背景资料；合同对方当事人资信证明材料；对方法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。8.3 合同履行过程中归档资料包括：影响合同变更的电传、信函、电报、图表、变更或解除合同的协议、音像资料等；或与本合同相关纠纷处理的协议书、调解书、法律文书及其它应当存档的相关资料均应根据档案管理规定进行统一保存。8.4企管部每季度结束后一个月内，对合同的完成情况进行统计，实行合同的全过程管理。8.5合同文本份数按实际需要确定，但我方至少保证附企管部缴存归档一份原件，具有经济往来的交财务部门留存一份原件。合同原则上不予复印，特殊情况必须复19、印，必须征得经办部门负责人同意。8.6 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，含有公司重要信息（例如：生产、经营、财务、管理和对外联系活动的相关信息、合作内容、价款、优惠内容）及商业秘密，各部门的有关人员均应严格保守合同秘密。否则按照严重违反公司制度进行处理。8.7 合同移交、归档流程详见档案管理规定。9.违规责任9.1合同的违规责任追究。在合同的订立、履行中，对有下列违规行为之一的，要追究责任部门负责人和直接责任人的责任，具体视情况严重程度分为警告、降职、免职、解除劳动合同等；产生较大影响或严重后果的，还要对相关人员进行经济处罚和经济追偿；涉嫌犯罪的，移交司法机关处20、理。9.2违规行为包括：不按本办法规定签订、履行合同的；订有重大缺陷或无效合同的；审查人员延误审查时间或未审出合同缺陷的；不按法律或本办法规定履行变更或解除合同职责的；应当追究对方违约责任而擅自放弃的；提供虚假资料的；不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的；未按规定进行授权或擅自转委托的；与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的；泄露合同意向、商业秘密或有关机密的；延误纠纷处理法定时效的；在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职行为的。9.3对于发现的违规行为，根据违规情节，由企管部或相关人员报主管领导或总经理，认为不需要追究责任的，由企管部对违规人员进行教育、劝勉；需要追究责任的，按公司员工手册处理规程执行。9.4企管部负责合同违规行为的处理工作，设立检举电话和邮箱，并在公司范围内公布，对收到检举信息的真实性进行甄别与判断。其他部门或管理人员接收到检举信息的，接收人应将反映信息转交企管部处理。对企管部合同违规行为的可直接向总经理反映。10.附则10.1本制度自下发之日起执行。10.2本制度由企管部负责解释。11.支持性文件：（略）