1、公司公文资料收发归档保管管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 目的和适用范围 为了加强的公文管理，以增进公文处理的质量与效率，特制定本标准。 本标准适用于集团公司。子公司参照执行。2 职责2.1 办公室职责 是集团公司公文收发处理的归口管理部门。 负责来往公文的收发、拆封、登记、分发、催办、校对、监用印、归档、立卷、管理等工作。 严格执行公文管理的各项细则，保证公文管理制度化、正规化。2.2 职能部门负责对本部门来往公文的拟稿，会签，送批，贯彻执行等工作。认真履行公文管理的各项规定，配合办公室做好公文管理工作2、。3 管理内容3.1 来文 登记 来文由文书拆封后，于“收文登记册”上登记收文编号、收文日期、来文字号、附件及摘要。 分送 文书于来文首页附“公司公文、信函处理单”，送办公室主任或副主任签批拟办意见。 交办 办公室主任或副主任签批拟办意见后，由文书送达有关领导或经办部门。催办 来文中有规定处理期限的，办公室应做好登记，按期催办。 处理 有关领导或经办部门接到来文后，要及时处理，并将处理结果记录在处理单上。处理完毕后，应将来文及时送交办公室。3.2 发文 发文部门拟妥文稿后，先由部门负责人签字，送交有关领导、部门会签，经办公室核稿后，再送总裁或主管副总裁审批。 将由总裁或主管副总裁签发的文稿送交3、办公室，由办公室处理发文。 文书根据发文稿登记发文记录，按发文顺序给定字号，送打字室打字、校对后，由监印人员用印完毕发文，填写发文登记表。3.3 发文字号 集团范围发文的文件：正集字号 集团公司范围发文的文件：正集司字号3.4 主送集团范围发文：各公司，厂：集团公司范围发文：各公司、各委、办、部、中心：3.5 经办部门在处理机密文件时，必须在办公场所处理，不得私自转借或翻印，并应妥善保管，防止他人轻易取得和翻阅。3.6 经办公文遇有重大足以影响公司权益的重要文件，应将正本妥为保藏，应用是给出复印件处理。3.7 经办、核稿人员字迹应清晰可辨，不得潦草难认。3.8 处理期限文书收文，原则上随到随送4、，再迟应于文到一小时内送交分文。分文人员对普发性文件可根据工作量而定，对急件、电报、机密文件等应在文到一小时内分文完毕。 经办部门处理期限.1急件、电报、机密文件于一日内处理完毕为原则。.2普发性文件一般在文到三日内处理完毕为原则。.3 来文有限定期限的，应尽可能在其限定期限内处理完毕。 监印人员原则上于当天完成用印。 会签、主管副总裁审稿急件，应在一天内完成。普发性文件，应在三天内完成。文件归档，应日案日清，最迟不能逾二日。3.9 递送 机密类文件的递送要用专门的文件袋或文件夹递送。3.10 归档公文处理完毕后，经办人员要把有查考价值的公文原稿和有关材料整理好，送办公室清理立卷，个人不得私自5、保存应当存档的公文。文件处理完毕归档时，收发人员应检查文件本文和附件是否完整，如有缺少，应立即追回。文件处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退经办部门补办。 经办部门因特殊情况需要留存文件原稿时，经办公室同意后妥为保管，办公室以文件复印件归档，原稿用毕后仍送办公室归档并换回影本。 档案立卷分类目录及编号原则，由办公室统一制定管理。 归档文件应以目次号顺序以活页装订于相关类别的档夹内，以便查阅。 档案管理人员应维护档案清洁和安全，防止损坏和遗失。 办公室根据文件的类别和内容，依照档案保管规定，确定文件的保存年限。 每年年度届满时，清理公文一次，对没有查考和存档价值的公文，经过严格筛选和鉴别，列出清单，经主管领导批准后，予以销毁。 机密文件应单独立档，与普通文件分开保管。3.11 调阅 各部门因业务需要调阅档案时，向办公室要求调阅，调阅重要文件需经主管领导批准后方可调阅。 调阅人员如需将档案带出档案室，应填具“调阅单”，按期归还。 调阅档案只限与经办业务有关人员，如无关人员调阅，应经档案主管同意后方可调阅。 附加说明 本标准由办公室提出。 本标准由企管办归口管理。