1、集团企业文件类型、发放及借阅复制管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 文件管理制度1 目的对与组织文件管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用档为有效版本。2 范围适用于与文件管理体系有关的文件控制。3 职责31 总部门经理负责批准发布制度档。32 生产负责人负责审核批准作业规程。33 各部门负责相关档的编制、使用和保管。34 管理部负责组织对现有体系文件的定期评审。35 管理部资料员负责部门与文件体系有关的文件的收集、整理和归档等。4 程序4.1 内容格式及要求 分为6个一级条款，“1 目的”描述本文件的2、目的，“2 适用范围”描述本文件适用的控制范围，“3 职责”描述本文件中各相关部门各自承担的职责，“4 内容”描述文件控制的要求，标题“内容”可根据文件主题更改为其他标题，“5 相关文件”列出本文件编制过程中引用的文件名称，“6 记录”列出本文件所涉及的记录表式。 二级条款，如一级条款有若干下一层次内容，应采用二级条款，如：4.2、4.3、； 三级条款，如二级条款有若干下一层次内容，应采用三级条款，如：、； 四级条款，如三级条款有若干下一层次内容，应采用四级条款，如：、，也可以a）、b）、表示；条款号最多为四位。 文件头（含标题、文件编号）可采用程序文件格式，也可采用本文件格式，采用本文件格式3、时，文件最后应有“编制、校对、审核、批准、发布日期、实施日期”。4.2. 文件封面的要求 文件封面应统一，可采用现有体系文件封面格式； 文件封面应有文件名称、文件编号、编制、审核、批准、发布日期、实施日期等信息； 文件封面应有受控状态标识，发放时应有发放编号； 文件封面应有行政管理中心统一编制。4.3 文件类型 所有编写的文件（含记录表式）应采用“WORD”或“EXCL”类型。 各部门在编写文件时，文件格式应符合要求，文件审批人在审批时，应对文件格式进行审查。4.4 文件发放 所有文件由行政管理中心统一发放，发放管理应符合文件控制程序要求。 发放前，由行政管理中心（或与相关部门部门经理）确定文4、件发放范围，经管理者代表确认后，实施发放。 文件下发时，应收回作废文件，书面作废文件销毁，可保留电子作废文件。 质量手册、程序文件发放至中心级，相关作业文件发放至班组，文件封面应标明使用部门。4.5 现场文件管理 现场使用的质量管理体系文件必须是现行有效版本，不得使用无效版本文件，以下情况之一可视为无效版本文件：a) 无批准；b) 无文件编号；c) 无受控状态；d) 无实施日期。 发放至生产技术部班组的文件，由生产技术部指定专人（文件管理员）统一控制，所有文件使用专用文件柜存放，存放地点暂设在生产技术部现场办公室。 现场使用文件应由中心主任、组长领取，其他任何人不得代领。 上班时领回相应的文件5、，下班时必须交回文件，文件的领取、收回由文件管理员负责登记。 文件管理员每天在发放文件时，应确保领取部门与文件封面指定的部门相对应，不得交叉。 文件领取人不得在非工作时间持有文件，不得将文件带出公司外，不得复印，违反规定者将按本文件4.10条款要求进行处罚。 文件领取人应妥善保管领用文件，因保管不善导致文件丢失，其责任由文件领取人负责，并按本文件4.10条款要求进行处罚。 文件管理员每天下班时，应对各中心、班组交回的文件进行检查，确保文件完好、不缺少，如有未交回的，文件管理员应收回，如无法收回的，应立即报部门经理，并说明原因，否则其责任由文件管理员负责，并按本文件4.10条款要求进行处罚。 公6、司所有下发的文件，应保持清晰，不得乱涂乱画。4.6 文件评审 文件在执行过程中或新文件发布前，如需进行评审，由行政管理中心统一协调，组织相关部门、确定组织评审人员对文件进行评审。 文件评审过程中，所有参加评审人员应在“文件评审记录表”中签字，评审人员对评审后文件的充分性和适宜性负责，评审后应对所评审文件存在的主要问题及随后应采取的措施进行记录。 评审时，由原文件编制部门记录评审意见，并执行评审意见的更改，更改后，“文件评审记录表”应交行政管理中心统一保存。4.7 文件更改 文件在执行过程中，如需更改，应明确更改的文件名称、编号、更改的条款及更改后条款内容。 更改的内容应具体、规范，以便于行政管7、理中心执行更改。 更改应详细说明更改理由，涉及工艺更改的，应有更改后工艺验证的记录。 文件更改时，应由申请部门提出，填写“申请单”。 文件更改审批人在审批更改前，应对更改的文件是否为最新有效版本文件进行审查，同时应对更改后的文件是否符合要求（内容完整性、措词严密性等）进行审查，审查无误后方可签字，报行政管理中心更改。 文件更改审批人应对更改文件的正确性负责。 因工作需要，如需在原有文件基础上增加内容，审批人在审批时，应指明增加到哪个文件及文件编号。 如要编制新文件，审批人应指明由哪个部门来实施拟制，拟制完成后，方可签字，随“申请单”一并交行政管理中心，由行政管理中心确定文件编号，统一控制。 行8、政管理中心在对文件更改时，应对文件修改状态进行更改。 如向行政管理中心提交的更改或增加文件申请，因信息不充分导致行政管理中心无法执行的，由行政管理中心退回申请部门，视同未提交申请。4.8 文件执行情况检查 各部门部门经理应对本部门文件管理情况进行检查，确保文件管理符合本文件4.4条款要求。 文件在执行过程中，如发现文件和操作不一致、且文件不合理情况，应及时提出申请。 各中心主任、部门经理应对文件和实际操作的一致性进行检查。 如在内审或QC小组专项检查过程中发现文件和实际操作不符合、又未提出申请的情况，则按4.11条款进行处罚。4.9 记录管理 记录表式的编号按4.13执行。 记录的管理应符合记9、录控制程序。 记录不得遗漏。 记录表式的更改，应由使用部门提出申请，填写“申请单”，说明理由，并设计新的记录表式，经部门经理确认，行政管理中心批准后，由行政管理中心统一更改。 记录表式更改时，如需继续使用旧版记录表式，应明确旧版记录表式的使用期限，以及新版记录表式启用的时间，不同版本的记录表式不得混用。 如需删减在用记录表式时，应由使用部门提出申请，填写“申请单”，说明理由，经部门经理批准后报行政管理中心，由行政管理中心修改“记录控制清单”。 如需增加记录表式，应由使用部门提出申请，填写“申请单”，说明其用途，并设计记录表式，经部门经理确认、行政管理中心批准后，由行政管理中心统一确定记录编号，10、纳入“记录控制清单”。4.10 电子文件管理 公司电子文件存放于服务器目录中，通过服务器设置相应的权限加以控制，确保各部门均能得到与本部门工作相关的文件。 主要电子文件存放目录.1 “公司文件”夹在服务器根目录中，主要存放公司质量管理体系文件原稿（质量手册、程序文件、第三层次文件、记录表式、内审资料、管理评审资料等）、作废保留文件、工作计划、工作总结、通知决定、培训教材等文件。.2 “公共文件”夹在服务器根目录中，主要存放公司下发的质量管理体系电子文件。各部门文件夹在服务器根目录中建立各部门的文件夹，存放各部门工作文件。 公司质量管理体系电子文件由行政管理中心统一控制，行政管理中心指定的文件管11、理员对文件有“读、写”权限，其他部门人员对文件只有“只读”权限。 下发的质量管理体系电子文件均采用PDF格式，信息管理中心应对各电脑终端安装“Adobe Reader”软件，以便文件使用部门阅读PDF格式文件。 公司下发的质量管理体系电子文件，各使用部门只能在服务器中阅读，不得进行任何形式的拷贝。 质量管理体系电子文件变更（修改、增加、删减）时，应由行政管理中心指定的文件管理员统一实施，及时将最新版本文件上传至服务器进行更新，替换的电子文件统一放置“作废保留文件”夹中，并在文件名上做好标识。 行政管理中心编制下发的质量管理体系电子文件检索路径，以便于使用部门快速查找所需文件。 各类电子文件的权12、限由行政管理中心确定，信息管理中心设置。4.11 文件分类及保管4.11.1作业规程，包括管理标准（部门管理制度）；工作标准（岗位责任制等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；部门质量记录文件等，由各相关部门自行保存并报行资料员处备案存档。4.11.2 公司级管理性档，如各种行政管理制度、部分外来的管理性档，包括与文件管理体系有关的政策，法规文件等，由资料处保存。4.12 文件的编号4.11.1 为了确保档标识清晰且具有唯一性,各类文件按以下规则编号:4.12.2 标准类文件编号的结构 / V .0 表示版次 发布年号及顺序号 文件类型 部门类别 (若一个部门有13、多个分支部门可按此编号) 部门代号 公司代号 4.13 文件类型编号文件类型文件编码文件类型文件编码文件类型文件编码会议文件HY报告文件BG员工手册SZ通知文件TZ合 同HT介绍信JX行政制度檔ZD作业指导书ZS质量技术文件ZS人事檔HR函/联络文FW4.14部门代号 公司编码:JD部 门代号部 门代号总经办ZJB安全环保部AH管理部XZ供销部GX财务部CW生产部SC品质部PZ 生产还原部H工程部GC生产提纯部T设备部SB生产动力部D 例如:JD-SC/D-ZS-09001 V 1.0 表示晶大生产部动力车间作业指导书09年1号档,第一版次4.15 文件编写格式及幅边4.15.1 文件的副面一14、般采用A4规格的纸张，根据特殊需要也可以采用其它副面。4.15.2 A4应采用以下的页边距边距 页 面上下左右备注A4(纵向)2.22.232.22129.7A4(横向)2.21.51.51.529.7214.15.3 文件的字体和字号序号文字内容字号字体1文件名二号黑体、加粗2文件编号五号黑体、加粗3文件正文小四号宋体4页眉名称五号宋体5页脚页码小五号宋体4.15.4 纵向文件格式的装订线一律采用左侧装订，横向文件格式的装订线一律采用上侧装订。4.15.5 档审批栏置于正文最后一页最下方，格式如下4.16文件的领用4.16.1 文件用户应填写文件发放、回收记录，经相应主管部门负责人审批方可领15、用。4.16.2 因破损而重新领用的新档，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的档，应给予新的分发号，并注明已丢失的档的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。4.17 文件的保存、作废与销毁4.17.1文件的保存a）与文件体系相关的档都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；b)各部门档由本部门保管。管理部每季度对各部门档保管情况进行检查；c)各部门作业规程及制度由各相关部门自行保存并报管理部备案存档。任何人不得在规程及制度档上乱涂画改，不准私自外借，确保档的清晰、易于识别和检索。4.18.文件的作废和销毁4.18.1所有失效或作废文件由相关部门数据员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“16、作废”印章，确保防止作废档的非预期使用；4.18.2为某种原因需保留的任何已作废的档，都应进行适当的标识；4.18.3对要销毁的作废档，由相关部门填写文件销毁申请，经管理者代表批准后，由管理部授权相关部门销毁。4.19文件的借阅、复制借阅、复制与文件体系有关的文件，应填写文件借阅、复制记录，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。文件类型性“机密”借阅审批为总经理；文件类型为“保密”审批为部门经理。复制借阅的受控文件必须由资料管理人登记编号。4.20外来文件的控制4.20.1收到外来文件的部门，行政文员需识别其适用性，整理按来文部门分类，按文件的紧急情况呈报相关部门及领导批阅，17、如需传阅应填写文件分发回收记录并控制分发回收以确保其有效。2.20.2管理部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖部门印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。4.21 处罚 有下列情况之一，公司将对责任人予以开除处分：a）私自将文件带离公司；b）文件领取人将文件丢失。 有下列情况之一，公司将按员工手册过失责任对责任人进行处理：a) 现场文件管理员未及时将文件收回且未得到部门经理批准；b) 在内审或QC小组专项检查过程中发现文件和实际操作不符合、且又未提出申请；c) 文件使用人私自复印文件。5 相关记录51文件发放、回收记录。52文件借阅、复制记录。53文件传阅表。5. 418、 通知格式。5. 5 工作联络单。文件分发及签收表文 件名 称文件编号版次页数签收记录收回记录单位签收日期份数签章收回日期份数签章年月日年月日年月日 年月日年月日年月日年月日 年月日年月日年月日年月日 年月日年月日 年月日年月日 年月日年月日 年月日年月日 年月日年月日 年月日年月日 年月日 档案资料查阅/借出/摘录/复印登记表序号档案资料名称文件编号文件类别类型登记者审批登记日期归还日期资料员备注1非机密 机 密 借 阅 复印 摘录 2非机密 机 密 借 阅 复印 摘录 3非机密 机 密 借 阅 复印 摘录 4非机密 机 密 借 阅 复印 摘录 5非机密 机 密 借 阅 复印 摘录 6非机密19、 机 密 借 阅 复印 摘录 7非机密 机 密 借 阅 复印 摘录 8非机密 机 密 借 阅 复印 摘录 9非机密 机 密 借 阅 复印 摘录 10非机密 机 密 借 阅 复印 摘录 11非机密 机 密 借 阅 复印 摘录 文件传阅记录表文件名称文 号发文机关收文人收文时间年 月 日 时 分传阅人员姓 名签 名阅 文 时 间意见及建议年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日批示 签 名: 年 月 日例表1: Jd-xz-zd-10001关于XXXXXX的通知分发号 各部门:正江西晶大半导体材料有限公司 行政人事部 二0一0年六月六日 发：各部门(下属部门)送：陶董 刘总(上级部门)报：生产部、财务部、供销部(平级部门)印发份数：10份 其中存档：1份 江西晶大半导体材料有限公司 Jiangxi jingda Semiconductor Co., Ltd 工作联络单发文编号制作日期发文部门完成日期发文人部门领导受文部门 技术部 生产部 工程部 采购部 财务部 行政部 营销部文件类型急件 密件 请批示 请回复 请处理 请传阅审批级别 总经理 副总、总监 部门经理 部门主管联络事项受文人回复日期 部门主管回复编 制： 校 对： 审 核： 批 准： 发布日期：实施日期：