1、置业公司会议、例会管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1. 目的：为加强会议管理，提高会议效率，特制定本制度。2. 适用范围：适用于公司各类会议。3. 职责：综合管理部：负责组织公司级会议的会议记录、存档和会议决议的跟踪。4. 内容4.1. 会议类型序号会议名称主题/特点类别会议频次主 持 人参加 人1每周例会固定时间、固定汇报程序公司例会每周一次总经理各部门经理2年度总结会议每年固定时间、固定汇报程序年度例会每年12月底总经理各部门经理3动员会发言固定、没有讨论程序公司临时会议无固定时间会议提出人提出会议提出2、人提出4研讨会对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果公司临时会议无固定时间会议提出人提出会议提出人提出5其它临时会议对于临时召集会议公司临时会议无固定时间会议提出人提出会议提出人提出6部门例会各部门固定汇报程序部门会议部门自定部门负责人自定备注：公司每周例会说明：a) 主持与记录：由综合管理部负责组织并记录，并对会议决议进行跟踪。b) 召开时间：每周一上午9：0010:00。特殊情况变更召开时间，综合管理部需提前通知。c) 参加人员：总经理、各部门经理。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前告知综合管理部。 d) 会议内容： （1）各部门汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出3、现的问题。 （2）汇报下周工作计划。 （3）全体参会人员提出在工作中遇到的问题，但不对某一问题进行讨论。 4.2. 会议提议4.2.1. 公司临时会议由总经理直接提议或由涉及的业务部门提议，但均须知会综合管理部，以便综合管理部了解人员动向。4.2.2. 各部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参会人员等不得与公司会议冲突。4.2.3. 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。4.3. 会议准备4.3.1. 会议通知遵照以下规定：4.3.1.1. 公司例会，不再另行通知。特殊情4、况，变更时间，由综合管理部负责通知。4.3.1.2. 临时会议一般应提前一天以上时间通知，通知对象为参会人员及相关人员和部门。4.3.1.3. 会议通知按“谁提出，谁通知”的原则执行，也可由提出人指定专人通知。4.3.1.4. 会议通知可以电话、书面、电子邮件等各种形式，确保全部通知到位。4.4. 会议组织4.4.1. 会议主持人须遵守以下规定：4.4.1.1. 主持人应至少提前5分钟到达会场，检查会议落实情况，做好会前准备。4.4.1.2. 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、需解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。4.4.1.3. 会议进行中，主持人应有效5、控制会议议程，必要时，有权中止与议题无关的发言，以确保会议有效进行。4.4.1.4. 主持人应将会议控制在规定的时间内完成。4.4.1.5. 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议并作出结论；对需集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。4.4.1.6. 主持人应将会议决议事项向相关人员明确。4.4.2. 参会人员须遵守以下规定：4.4.2.1. 应准时到会，重要会议须填写会议签到表。4.4.2.2. 会议发言应言简意赅，紧扣议题。4.4.2.3. 遵守会议主持人对议程控制的要求。4.4.2.4. 参会期间应将手机调到振6、动或无声，不允许接听电话，特殊情况如须接听，请离开会场。4.4.2.5. 参会人员会议期间不允许吸烟，会议中途不得离场。4.4.2.6. 做好本人的会议纪录。4.4.3. 会议记录员应遵守以下规定：4.4.3.1. 在会议记录表上做好会议的原始记录，会后进行整理。4.4.3.2. 会议记录人员需在会议结束后的一个工作日内，以适当的形式将会议记录送达参会人员，并将会议记录存档。4.4.3.3. 会议记录人员负责会议考勤。4.5. 会议记录、存档4.5.1. 公司级会议由综合管理部负责记录、存档。4.5.2. 各部门内部会议由各部门指派专人负责记录、存档。4.5.3. 其它会议由主持人指派专人负责7、记录、存档。4.6. 会议跟进4.6.1. 会议决议和决策事项须会后跟进落实，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人也可指派专人负责跟进。4.6.2. 公司级会议的会议决议和决策事项跟进由综合管理部执行。4.6.3. 会议跟进的依据以会议记录为准。4.7. 会议奖惩4.7.1. 迟到、早退、缺席。4.7.1.1. 迟到：所有参会人员在会议规定召开时间未到的，计为迟到。4.7.1.2. 早退：参会人员未经主持人同意在会议召开结束前离开会场的，计为早退。4.7.1.3. 缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。4.7.2. 处罚。4.7.2.1. 无正当理由迟到、早退或中途离场每次处10元的罚款。4.7.2.2. 无正当理由缺席每次处以20元的罚款。4.7.2.3. 凡因通知原因造成应参会人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。4.7.2.4. 未明确规定的奖惩，按奖惩管理制度有关规定执行。5. 本制度解释权和修订权归属综合管理部，经总经理批准后生效。6. 本制度自起正式实施。