1、城市百货商场综合档案管理规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 版本/修改次第更改页次/章节编 制审 核批 准生效日期A/00档案管理规定1. 目的 为完整系统地保存广场的各类档案，提高档案管理水平，更好地为公司的各项工作服务，特制定本规定。2. 范围本规定适用于广场所有档案的管理3. 定义3.1. 档案：分类保存的文件和资料，包括文字、图表类文件资料和光盘、软盘等电子文件资料。3.2. 声像档案：本公司各部门或个人在社会实践活动中，直接形成的对国家、社 会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记2、录。4. 职责4.1. 由各部门负责实施，行政部负责监督。4.2. 各部门设立兼职档案管理人员，负责本部门档案资料的管理。行政部负责公 司档案管理工作。4.3 行政部对各部门兼职档案管理员的工作有指导权与监督权。5. 程序5.1. 档案的管理范围5.1.1. 政府部门颁布的政策性、指令性文件；5.1.2. 政府部门、其它公司针对本公司的批复、通知、函等；5.1.3. 公司营业执照及其他相关证照、资料；5.1.4. 公司文件；5.1.5. 人事、劳资资料；5.1.6. 工程设计、施工资料等有关文件；5.1.7. 财务资料；5.1.8. 物业的管理、维修、保养计划、记录等资料；5.1.9. 治安保3、卫、消防、安全、保洁等相关资料；5.1.10. 供应商资料、供应商合同等；5.1.11. 公司领导讲话和年终总结；5.1.12. 其他经济活动资料、外包合同；5.1.13. 音像、图片资料（包括营销企划对外发布资料）；5.1.14. 其他要求归档的重要文件资料。5.1.15. 其中5.1. 中的5.1.2、5.1.3.、5.1.5、5.1.6、5.1.7. 5.1.8、5.1.9由相关部门妥善保管，其余各项均由行政部归档保管。上述资料，任何部门和个人不得以任何理由据为己有。5.2. 档案的保管期限5.2.1. 声像档案的保管期限，应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保4、管期限。5.2.2. 文字性档案的保存期限：文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：5.2.2.1. 永久保存a. 公司章程；b. 股东名簿；c. 组织章程及办事细则；d.董事会及股东会记录；e.财务报表；f. 政府机关核准文件；g.不动产所有权状况及其他债权凭证；h.工程设计图、重要设备设施技术资料；i. 其他经核定须永久保存的文书。5.2.2.2. 长期保存（10年以上）a.对外经济往来的合同、协议书等；b.预算、决算书类；C.会计凭证；D.事业发展计划资料；E.其他经核定须保存10年以上的文书。5.2.2.3. 短期保存（3-5年）a.期满或解除的合约；b.公5、司干部任免文件、员工奖励、处分文件等；c.其他经核定保存3-5年的文书。5.2.2.4. 1年保存：规定保存1年和结案后无长期保存必要的档案。5.2.2.5. 公司未过期的规章制度视具体情况由行政部或各部门保存，过期后由行政部统一保存，保存期限1-2年。5.3. 档案密级划分5.3.1.1. 绝密档案：公司重要决策、合同文本、供应商资料、企划方案、财务状况、经营状况等相关档案以及重要图纸，保存10年以上。5.3.1.2. 秘密档案：公司的人事档案、设备设施的技术资料以及其它长期保管的档案，保存5年。5.3.1.3. 一般档案：指政府部门下发的文件，公司级制度以及各类呈报件、通知、通报、函和其它6、短期保管的档案，保存3年。5.4. 档案的收集5.4.1 行政部档案管理员可在公司重大庆典活动、开业、大型培训以及具有存档意义的各项活动中，自行采集相关资料，并立卷做好保管。5.4.2 各部门的兼职档案管理员将用于存档的资料每月完整的交给行政部档案员归档。交接时双方要确定文件的内容、件数以及完整程度，并填写归档资料交接证明，双方签字确认。归档资料交接证明一式两联，交接双方各留一联，以便备查。（后附归档资料交接证明样式）5.4.3 企划所有对外的发文，包括软文、硬广、DM、影音、照片资料以及各种策划方案要及时交与行政部档案管理员存档，并填写归档资料交接证明，双方签字确认。归档资料交接证明一式两联7、，交接双方各留一联，以便备查。如发现由于资料未及时交与行政部归档而产生的一切后果由企划承担责任，并要接受相应的考核。5.4.4 合同管理员定期将手中整理好的合同交接给行政部档案管理员，交接时，双方要确认文件的内容、件数以及完整程度，并填写归档资料交接证明，双方签字确认，归档资料交接证明一式两联，交接双方各留一联，以便备查。如交接时发现合同中证件、补充协议和条款等有缺项或过期现象，档案管理员有权不接收。5.5. 档案的管理. 档案管理员定期对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录、装盒、编写盒脊、上架。要保证档案室的环境条件符合档案保管要求，以确保档案安全。 档案管理员及时对现有的档案进行8、分类、归纳和整理，设立电子档案编制电脑目录，并及时将目录录入电脑。 与招商部在交接过期合同时，按照交接表仔细核对，对证件不全或资料不完整的合同有权拒绝接受，核对无误后，双方在交接明细上签字确认。5.6. 档案的使用及审批权限5.6.1. 借阅档案需提前申请，档案管理员查阅目录后确认是否有此项，确认后借阅人填写档案借阅登记表，办理登记手续，找相关领导签字审批。档案借阅要限期归还，不能按时归还的要办理续借手续。一般应在档案室或规定区域查阅档案，需较长时间查阅的可带回办公区，但未经专门批准，不准将档案带出公司。 5.6.2. 档案借阅人员要爱护所借档案，不得随意折叠和拆散，严禁涂写、更改档案,如违反9、将根据处罚管理规定给予二级处罚。5.6.3. 借出和归还档案时，档案管理人员和借阅者必须当面核对所借档案内容是否清楚、完整，并在档案借阅登记表上注明归还日期及时间。档案如有遗失、损坏、泄密，要追究当事人的责任。5.6.4. 档案借阅要严格按阅档批准权限借阅。5.6.4.1. 借阅公司重要文件，需由公司总经理批准。5.6.4.2. 借阅公司秘密文件，由部门负责人（主管副总）审批后再由行政部负责人审批。.3. 借阅公司一般性文件，由行政部负责人签字后方可办理借阅手续。5.6.5. 需要复印、复制归档资料时，行政部要严格把关，对重要的保密资料（如重要图纸、重要合同、财务表单、经营状况分析等）要严格按10、照阅档批准权限申报，经董事长或总经理审批签字后方可由物资管理员亲自复印、复制。复印、复制资料由使用人妥善保管和处理，不得转借、转交他人或再复印给他人，如有泄密将追究当事人责任。5.6.6 调离公司的人员必须按照入职领用的相关资料以及由各部门负责人确定要交出的各项资料进行清理和移交。办理调离手续时由部门负责人签字确认已交出的档案是否齐全和完整。5.6.7 公司各级人员都必须执行档案管理制度，服从档案管理人员的管理，及时向档案管理人员归交档案，不得以任何借口截留档案，不得擅自处理销毁档案。5.6.8 使用档案要在借阅范围内借阅，保密档案非经相关领导允许不供查阅，员工也 不得打探，实行回避制度。5.11、6.9 外单位人员查阅本公司档案，须持所在单位介绍信和本人证件，经公司领导批准，办理有关查阅手续后查阅。5.7. 档案的销毁和清理：过期档案销毁前必须由档案使用部门确认和鉴定。并清点 具体数量，由行政部档案管理员监督销毁。有泄密危险的应采用碎纸机销毁或火 烧销毁，行政部档案管理员做好销毁档案的登记，并有销毁人和监督人确认。5.8. 兼职的档案管理员5.8.1 根据公司制度规定，档案管理实行集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，分散管理为辅。即行政部设立档案管理负责人，各部门设立兼职档案管理员。5.8.2 各部门现日常档案资料整理、分类要求如下：.1 部门会议纪要；.2 部门工作总结和计划；12、.3 部门通知、通报各种联络单和函；.4 部门呈报的申请、呈报件；.5 与外单位签订的各种协议和各种文本的合同；.6 各级联查、部门通报。 根据部门工作性质和特殊性，应该整理存档的资料分类如下：.1 营运部门：各种DM、软文和硬广、活动方案、活动现场照片、音像和影象资料和会员资料等。.2 行政部门：红头文件、通报、各种人力和薪资等重要执行方案的规定。.3 招商部门：广告位、公共场地、团购业务相关协议等。供应商资料以及品牌资源等。.4 财务部门：对公司级主要文档要求备份。 工作要求.1 各部门兼职档案员负责将部门内上述资料按部门统一编号进行整理和存档，确保资料的完整性。.2 于每月10日之前将部13、门内上月档案收集和存档情况以目录的形式发至行政部负责人处。.3 各部门兼职档案员加强对档案工作的重视，积极配合公司季度和年末的档案整理和汇总。如违反上述要求将根据公司处罚管理规定给予二级处罚。.4 各部门兼职档案管理员如有调离情况，部门负责人应重新确定本部门内新一任的兼职档案管理员，并第一时间通知行政部档案管理员，以便更好的衔接各项工作。 行政部负责人定期对各部门兼职档案管理员的工作进行指导和监督。 6. 记录6.1. 档案借阅登记表由行政部保存，保存期为2年。 6.2. 归档资料交接证明由行政部保存，保存期为2年。7. 相关文件无8. 附录档案的采集、管理、使用流程附录A 档案借阅登记表附录B 归档资料交接证明附录C 各部门兼职档案员名单 档案的采集图例： 档案的管理图例：档案的使用图例： 广场档案借阅登记表借阅部门借阅人资料名称原件或复印件部门负责人签字（原件）档案行政部门经理签字借阅用途副总经理总经理借阅时间预归还时间续借时间预归还时间实际归还时间档案管理人员签字广场归档资料交接证明 日 期资料名称原件（复印件）资料交接人资料接手人