1、企业会计档案及资金、借支管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 财务管理制度第一节 会计档案管理制度1.目的为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法的规定，及公司档案管理职能化的要求，制定本办法。2.适用范围本制度适用于沃得世业及下属各子公司。3.定义会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。4.职责4.1会计档案销毁的审批权属于集团总裁或其授权人；4.2会计档案销毁的审核权及会计档案调出公司借阅的批准权属2、于计划财务部总监；4.3会计档案销毁的复核权及会计档案公司内部借阅的批准权属于各子公司财务经理；4.4档案管理员负责会计档案的日常管理。5.内容5.1各级财务机构均应有专人负责保存会计档案，并建立会计档案保管清册，定期将财务部门归档的会计资料，按顺序立卷登记。5.2会计档案包括：会计凭证（原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证）；会计账簿（总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，各类台账、其他会计账簿）；会计报告（月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告）；其他（银行存款余额调节表，银行对账单，客户对账单、业务员对账单、资产盘点表、其他应当保存的会计3、核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册）；相关会计档案（审计报告、验资报告、财务会计制度、经营管理和投资者权益有关的其他重要文件、合同、章程、重要会议决议等）。各类电子介质存储记录（用友账务光盘、电子台账光盘、其他重要数据光盘等）5.3出纳人员不得兼管会计档案。5.4各机构每年形成的会计档案，应当由档案管理员按照归档要求，分类、分期分别整理归档、立卷，编制会计档案保管清册。各级财务人员应主动配合档案管理员将自己形成的会计档案整理、移交归档。5.5各级机构保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，在本公司内部借阅的，应经财务部门负责人批准，借阅需要带出公司外部的必须经集团4、财务总监批准。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。会计档案查阅、复制应当填制订本式会计档案查阅登记表（附件1），并按期归还注销登记。5.6会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，本保管期限为最低保管期限。5.7保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设项目，其保管期满的会计档案不得销毁。5.8其他保5、管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：5.8.1由各级财务机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。5.8.2经档案管理机构负责人、计划财务部总监审核（各经营子公司还需报计划财务部审批），集团总裁审批并在会计档案销毁清册上签署意见。5.8.3销毁会计档案时，应当由档案管理机构和计划财务部共同派员监销。5.8.4监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告集团总裁。5.9所有采用电子计算机进行会计核算的会6、计档案，均应保存打印出的纸质会计档案。5.10各经营子公司向计划财务部移交会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的分支机构，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的财务负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。5.11各级机构因撤销、解散或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由集团总裁决定会计档案处置或移交有关档案馆代管。5.12会计档案保管期7、限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年二会计帐簿类4总帐15年包括日记总帐5明细帐15年6日记帐15年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产投资清理后保管5年8辅助帐簿（各类台账）15年三财务报告类9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对帐单5年16客户对账单、业务员对账单、资产盘点表5年17各类光盘永久五相关会计档案15年5.13移交会计档案明细序号档案名称移交时间段备注1记账凭证每月移8、交每月按账套分类保管2会计账簿次年元月份3流向单原件隔月入档（每月20号入档）会计人员保留当月原件4申请特殊费用签呈费用主办每季度移交一次需列目录并装订成册5集团合并报表每月8号电子版及纸质版6用友账务光盘软件主办每月移交一次附明细(未来)第二节 资金管理规定1.目的为保障资金使用安全，加强资金预算管理，规范外部资金借贷及内部资金调拨管理，提高资金使用效率，特制订本制度2.适用范围本制度适用于集团,各子公司参照执行。3.定义本制度规定所称资金管理包括：资金预算管理，融资管理，内部资金借支管理等内容。4.职责4.1出纳负责资金保管及办理各项资金收、付业务。4.2资金管理部经理负责付款审核、组织资9、金预算及融资、理财业务的日常管理工作。4.3计划财务部总监负责资金调度及资金预算审核、融资及理财业务的审批及授权范围内的资金审批。4.4总裁负责资金预算审批及超出被授权人权限的资金审批。5.内容5.1资金预算管理5.1.1预算管理的组织机构包括：总裁，计划财务部，其他各部门和各业务单元负责人。1）总裁是资金预算管理的决策者，负责依据集团的发展战略，结合经营环境、经营计划等因素审议、批准集团年度资金预算，并授权计划财务部下达正式资金预算。2）计划财务部组织拟订集团资金预算的审核、汇总各部门资金预算，上报总裁签批后下达正式预算；对预算运行状况实施执行控制。3）各职能部门及各子公司为本单位预算制定及10、执行部门。5.1.2预算编制的原则1）统一原则：经营计划和预算统一编制，预算必须以经营目标和经营计划为依据。 2）细化原则：年度预算要细化到各阶段，各月度，各阶段/月预算和等于年预算/阶段预算。5.1.3资金收支预算编制的内容资金收支预算是反映预算期内收入、成本、费用及其构成要素的资金收支计划，基于收付实现制编制。是集团计划财务部资金筹措及安排的基本依据。5.1.4资金收支预算编报时间要求每月20日，集团各部门、各下属考核单位财务部根据批准的年度/阶段预算编制下月度预算递交计划财务部审核。报经总裁审批后下发执行。5.1.5预算项目管理：规范预算项目管理，不同预算项目之间不得相互充抵。5.1.611、预算执行控制预算内支出由各级领导权限内审批，不允许年度预算外支出，在不突破年度预算的前提下，各阶段、月度预算外支出由总裁/执行总裁审批，否则财务部不予列支。职能部门预算节余可以跨月使用，不能跨年使用，年底清零。5.2资金日常管理5.2.1每日终了，出纳应盘点库存现金，杜绝白条抵库，做到日清月结，账实相符。5.2.2现金、银行存款、零用金、票据、有价证券、等项目，由财务部门随时或定期派员抽查盘点.5.2.3现金及票据的盘点，应于盘点当日上班未进行收支前或当日下午结账后办理。每月必须进行盘点。盘点人依实际盘点数详实填列现金(票据)盘点表经双方签认后报财务负责人，将“现金（票据）盘点表”装订在每月凭12、证后。5.2.4财务印鉴章为两枚，分别为“公司财务专用章”和“公司法人章”。财务印鉴章必须由两人分别负责保管使用，“财务专用章”由财务负责人或授权人负责保管使用，“公司法人章”由行政部负责保管使用。第三节 借支管理规定1.目的规范个人借款业务，保证资金安全。2.原则本制度所指借款是指公司员工为保证各项业务开展而发生的各项借款，严禁公款私借。3.适用范围适用于沃得世业有限公司。4.管理4.1董事长、总裁、副总裁负责所分管部门且超出被授权人审批权限以外的借款审批，以及各类特殊专项费用借支的审批。4.2经总裁授权的人员负责在授权范围内、且超出各部门总监权限的借款审批，以及权限以外的各部门借款的审核。13、4.3各部门总监（或主持日常工作的副总监）负责对本部门在权限范围内的借款审批，以及权限以外的借款审核。4.4计划财务部核算经理负责履行借支的财务审核，以及借款的清理工作。4.5费用会计负责审核借款的审批手续完整性以相关的账务处理。4.6各部门经理负责本部门员工借支的真实性审核。4.7借款人负责提供完整的审批材料。5.内容5.1借支分为日常费用借支和特殊岗位备用金借支，分别遵循不同的程序办理。5.2日常费用借支指因工作需要而需临时向公司借支款项。借款事项完毕后七个工作日内，借款人应至计划财务部报销平账。否则，将在工资中扣回。所有的借支人员如前款未清，则后款不借。5.3对特殊岗位，可办理备用金。包14、括：采购员、行政人员、外联人员等。所有备用金一律由总裁批准后交至计划财务部备案。备用金借出后，报销时不予冲减，年底清理冲零。但离开该岗位后需在七个工作日内归还。5.4所有借支一律填写统一格式的借款单及附相应单据，流程完成后交至计划财务部制单付款。 6.流程图:借支人部门经理财务核算经理部门总监总裁授权人开始借支审批单审核费用会计审核审核审核审批编制凭证是是是是是否否否否否结束审批董事长总裁执行总裁借支附件否是第四节 费用报销管理规定1.目的为了规范公司费用开支，加强成本控制，减少不必要的日常费用开支，提高经济效益，特制定本制度。2. 原则2.1遵循量入为出，根据收益水平和盈利能力控制和安排各项15、费用开支。遵循厉行节约，坚持勤俭办事，严格控制各项费用开支。2.2本制度所称费用是指日常费用开支。日常费用开支是指公司因日常经营管理需要而发生的办公费、市内交通费、业务招待费、行政杂项费用、会议费、邮电费、培训费、小车费、广告费、运输费,招聘费等。2.3日常费用开支以外的其它费用，公司另有明确规定的，从其规定，公司未作明确规定的，按特殊费用执行。2.4单项费用核销、借款的审批权限：部门总监（或主持日常工作的副总监）5000元，经总裁授权的人员10000元。超出审批权限的自动转入上一级领导审批，直至董事长为止。若在审批权限范围内，审批意见与公司制度相悖，财务部有权拒绝执行，并上报上级领导裁定。316、.适用范围3.1本制度适用于沃得世业有限公司各职能部门、各子公司。4.管理责任4.1董事长、总裁、副总裁（以下均称为分管领导）负责所分管部门且超出被授权人审批权限以外的各项费用审批，以及各类特殊专项费用的审批。4.2经总裁授权的人员负责在授权范围内、且超出各部门总监权限的各项费用审批，以及权限以外的各部门费用的审核。4.3各部门总监（或主持日常工作的副总监）负责在权限范围内对本部门的各项费用审批，以及权限以外的费用审核。4.4计划财务部核算经理负责履行各项费用财务审核。4.5费用会计负责审核费用核销手续完整性、票据的合规性、完整性，以相关的账务处理。4.6各部门经理负责本部门所有费用核销的真实17、性审核。4.7报销人负责提供完整的审批材料。5.内容5.1 办公费：办公费是日常工作消耗的办公用文具、纸张、色带、墨盒、复印机及传真机用纸、饮用水、刻章、办证、执照年检等费用. 办公用品由行政部统一购置，凡行政部统一采购并为各部门备用的办公用品等，行政部应控制办公用品的实际库存。行政部要建立健全办公用品收发、领用制度。5.2 市内交通费：市内交通费是指公司员工因公在市内办事所发生的交通费。员工在市内公干时原则上不准乘坐出租车，确实需发生出租车费用，报销时，需向部门总监报告，由行政部相关人员签字确认,经计划财务部审核后交分管领导批准给予报销。市内交通费报销需在票据后分别注明地点、日期、事由，所报18、销的车票必须与所填内容相符，核对不符的单据计划财务部不予报销。市内交通费车票如出现连号，报销人应注明情况，否则，计划财务部按单趟实际发生数给予审核报销。5.3 业务招待费：业务招待费指因业务需要而发生的餐费、礼品费等。业务招待费应本着必要、合理、节约的原则从严掌握，按公司费用审批程序进行开支。业务招待费的发生不得拆分逐次报销,否则不予报销,并视情况给予处罚。公司指定签单点发生业务招待费的应由公司指定签单人签单，其他人签单一律不予报销。外联部门如有特殊情况需填写业务招待费审批单（见附表）。5.4 行政杂项费用：行政杂项费用包括水电费、租赁费、卫生费等各项费用。公司各项行政杂项费由公司行政部统一办19、理，其他部门如有特殊情况需自行发生的需经分领导批准方可报销。5.5 印刷费：印刷费是公司印制各种交易单据、会计凭证、文件、合同等的费用。各部门因业务需要需自行印刷的，可提出申请，并编制费用预算，经分管领导批准后交行政部办理。5.6 修理费：修理费是公司对房屋、办公室、宿舍、日常办公设备等进行日常维护所发生的各项费用。各部门有修理需求时，应事先提出申请，填写维修申请单，提交行政部，由行政部统一管理各项修缮工作。5.7 会议费：会议费是指公司因业务需要召开会议所发生的场地租用费，资料费，与会人员的差旅费，食宿费、劳务费等各项费用。会议主办部门应事先编制会议预算，报计划财务部备案，经分管领导批准。预20、算经批准后，会议主办单位在预算内借款（含交通费、车辆租借费、住宿费、餐费、公杂费及其他费用）。5.8 邮电费：邮电费是因工作需要而发生的电话费（含固话及移动电话）、电话初装费、传真费、线路租用、邮寄费。5.9 培训费：培训费是指公司为提高员工素质、新员工的就业培训或开展业务等需要支出的与培训有关的费用。部门应预先编制详细的培训计划预算，经部门总监核实报分管领导审批后，方可举办或参加。员工经批准参加外地单位举办的培训活动发生的培训费据实报销，其中住宿费按照培训通知执行，交通费与补助依照出差标准执行。5.10 广告费：广告费是指公司在电视、电台、报刊杂志等做广告宣传或制作宣传品的费用。各部门广告费21、支出应先编制预算，经分管领导批准后方可实施。5.11 小车费：参照公司有关车辆管理规定执行。5.12 图书费：图书费由各部门预订后由行政部统一编制公司报刊订购预算，经分管领导批准后开支。所有书籍均需办理入库手续后方可报销。5.13 运输费：运输费是指公司为购买商品或发出商品时由公司负责的运输费、搬运费等。运输费由本公司承担的运输费据实报销，按购销合同规定由对方单位或个人承担的运输费不予在本公司报销。5.14 团队建设费（月月化）：团队建设费是指为加强部门凝聚力、战斗力而专设的一项部门活动费用；团队建设费是以部门为单位，按人头每人每月40元的标准据实由集团报销。5.15 企业文化费：企业文化费是22、指企业印刷内部报刊，员工投稿的稿酬，公司内制作宣传标牌、照相胶卷、录像带、录音带等为宣传企业形象而发生的费用（不包含广告费）。5.16 招聘费：招聘费是指为招聘人才而举办的招聘会，在网络或报刊上刊登广告等费用。5.17 诉讼费：诉讼费是指公司起诉,应诉而发生的各项费用。5.18 注册审计费：注册审计费是指公司聘请会计师事务所,律师事务所,资产评估事务所等社会中介机构进行验资,资产评估,会计报表审计,经济鉴证等支付的费用及为公司产品申请保护等发生的费用。6.流程:费用报销流程报销人部门经理财务核算经理部门总监总裁授权人开始费用报销单审核费用会计审核审核审核审批编制凭证是是是是是否否否否否结束审批23、总裁报销附件否是第五节 差旅费管理规定1.目的为保证出差人员工作与生活需要，贯彻勤俭节约、艰苦奋斗的精神，特制定本制度。2. 原则本制度所指“差旅费”包括员工因公离开公司所在城市，外出公干所发生的长途交通费、住宿费，以及在外地城市发生的市内交通费、伙食补贴等。3适用范围3.1本制度适用于沃得世业有限公司各职能部门,各子公司参照执行。4.管理责任4.1董事长、总裁、副总裁（以下均称为分管领导）负责所分管部门且超出被授权人审批权限以外的差旅费用审批。4.2经总裁授权的总裁助理负责在授权范围内、且超出各部门总监权限的差旅费用审批，以及权限以外的各部门差旅费用的审核。4.3各部门总监（或主持日常工作的24、副总监）负责在权限范围内对本部门的差旅费用审批，以及权限以外的差旅费用审核。4.4计划财务部核算经理负责履行差旅费用财务审核。4.5费用会计负责审核差旅费用核销手续完整性、票据的合规性、完整性，以相关的账务处理。4.6各部门经理负责本部门所有差旅费用核销的真实性审核。4.7报销人负责提供完整的审批材料。5.核心条文5.1出差人员在报销差旅费前需提交出差报告并填写出差审批单，经直接上级批准后报人力资源部备案。出差人员如乘坐公司车辆出差，应在出差审批单中注明5.2各部门总监对出差人员要进行控制管理，做到定任务、定时间、定人数、定地点。5.3出差人陪客人出差，如在出差过程中发生未事先列入审批单中的特25、殊费用，需事先经部门总监同意。回公司后再补写书面说明，经部门总监批示后附于报销单后，作为计划财务部审核费用的依据之一。5.4出差人员报销差旅费须附由上级领导签署意见的出差报告或完整出差审批单作为报销差旅费的原始凭据。出差人员应按照规定整齐粘贴报销单据，正确计算费用和补贴金额，如实填写差旅费报销单上的内容项目。 5.5差旅费报销标准规定:出差人员交通费、住宿费及各项补贴实行限额控制的办法，开支标准见出差人员差旅费标准，出差人员职务以公司正式文件为准，如对出差人员职务判别有疑问时，由人力资源部认定。因工作需要，不同级别人员一同出差时，可随同行人员中最高级别乘相应的交通工具，享受相应的住宿标准，住宿26、费按职位高的标准核销，但交通费，住宿费及补助标准不能叠加。报销的市内交通费必须在发票的反面注明往返地点,同时说明理由5.6往返交通工具标准:国外出差需经公司总裁批准。国内出差，原则上乘坐火车，从晚八时至次日晨七时之间，在连续乘车时间超过六小时的，可购硬卧或软坐票。如可享受硬卧标准的乘坐硬座，经核实可将其差价部分的50%作为节约奖励。出差单程在800公里以上且无夕发朝至的火车、汽车的，或因公务紧急的情况，相关人员可乘坐飞机。出差人员应该走直径，不得绕道；无故绕道的，其交通费按直线标准报销，绕道时间按旷工处理。部门经理级以上工作人员乘出差之便，经批准回家探亲或办事，回家时间不超过1天的，可报销相应27、路费（出租车费除外），但须经人力资源部审核登记，视同一次探亲，且不享受其他补贴。5.7住宿费标准:住宿费必须凭住宿正式发票，在规定标准范围内以实际住宿天数计算按实报销，超标部分不予报销。5.8出差补贴标准:出差人员按规定的出差天数计算补贴，出差天数为：出差返程日期减去启程日期+1天。自带交通工具的出差人员不再享受市内交通费补贴。出差人员在出差期间发生交际应酬餐费，按比例扣除当天的伙食补助，早、中、晚三餐的伙食补助分配比例为2：4：4。出差人员到邻近地区出差时，当天可往返的应尽量不要住宿，伙食及交通费按出差一天的标准补助，严禁无故逗留，否则一经查实，扣除已发补助，并处以相同金额的罚款。5.9派往28、外部合作单位支持工作人员(指工作时间超过15天)差旅费报销标准:派往合作单位支持工作的人员，市内交通费按规定标准的50%凭票据按实报销。派往合作单位支持工作或参加各种培训班的人员，由合作单位统一安排食宿的，一律不再报销食宿费用及补贴。对到外地参加会议和各种培训的人员，若会议费中未包含食宿费的，按相应出差标准报销。出差人员到达目的地后，因工作需要发生的酒店内传真费，需在发票上注明传真内容与事由，经部门总监签字确认后按发票报销，其他酒店内费用一律不予报销。510报销特别规定: 出差人员可预支一定金额的差旅费，计划财务部凭出差审批单办理借款。出差回来后应在七个工作日内报销差旅费，结清借款。逾期不报者29、，将直接从工资中扣除所借款项。出差人员虚报差旅费一经查实，对其本人及相关责任人处虚报金额三倍的罚款，情节严重的给予开除处理。5.11报销时无法提供相应发票的按相应标准的50%给予补助5.12公司对外派长驻人员提供房屋租赁补贴，具体见下表。职位标准（一般地区/特殊地区）部门副经理/区域经理700/1000项目/主管600/800业务经理/助理600/800注：、外派长驻是指：公司在项目所在地租有住房，为远离项目所在地的业务人员提供居住房屋，其费用报销按标准核算报销。、特殊地区指：北京，上海，深圳，东莞，广州，珠海，海南，福州，厦门6.报销流程报销人部门经理财务核算经理部门总监总裁授权人开始差旅报30、销单审核费用会计审核审核审核审批编制凭证是是是是是否否否否否结束审批董事长总裁执行总裁报销附件否是员工出差审批单部门（中心）：姓 名职 务出差地点及路线交通工具出差事由预计费用预计时间自 年 月 日 时至 年 月 日止（共计 天）实际时间自 年 月 日 时至 年 月 日止（共计 天）工作计划工作完成情况直接上级人事行政总监分管副总总 裁出差人员差旅费标准职务往返交通工具国内出差补助/电话漫游费住宿伙食补助市内交通费火车飞机轮船其他交通工具（地区）（天）（天）董事长软卧普通头等舱据实报销70400据实报销据实报销总裁软卧普通头等舱70400据实报销80副总部门总监软卧普通二等舱70A4006080BC32060D部门经理硬卧800公里以上且无夕发朝至的火车、汽车等交通工具的情况下，或公务紧急，可乘坐飞机二等舱60A2804070BC22050D部门副经理/区域经理硬卧二等舱60A22060B180C15040D100项目主管/主管硬卧800公里以上且公务紧急，经上级领导批示后可乘坐飞机三等舱50A20050B180C15040D80业务经理/助理硬卧三等舱50A50BC40D普通员工硬卧三等舱40A18040B150C10030注:A类：北京、上海、广州、深圳、海口、大连、青岛、苏州、杭州；B类：重庆、宁波、温州、厦门、无锡、天津、珠海、各省会城市；C类：地县级市；D类：县城