1、公司文件、传真、档案与接待管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、总则第一条 为加强公司办公事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。第二条 本规定所指办公事务包括以下十个方面的简要性管理规定。二、文件管理规定第三条 所有的来函和来件，首先由办公室指定的人员登记，然后再按类别转送到有关部门或个人签收，需要处理的文件，还须备附公文处理单。第四条 文件（包括重要的资料）应该分为：绝密的，只适用于总经理及总经理批准的人调阅；机密的，只适用于经理及经理批准的人员调阅；一般的，适用2、于各级人员借阅。第五条 对外发文一律要规范，要拟稿、核对、编发文件字号后安排打印，再呈总经理（或相关负责人）签发后方能外送或下发。第六条 来文、发文按其重要性和保存价值要分类整理、立卷、存档，一般性的年终集中登记销毁。三、传真管理规定第七条 发送传真件要以公司或部门的名义。原则上须由总经理或指定责任人签发后方能发出。第八条 收到传真件后，办公室指定的人员应在第一时间内进行登记，并发送到收件人处进行签收。第九条 重要的传真件不得擅自销毁，待年终清理后列出清单交办公室审查。四、接听电话管理规定第十条 重要的通知、信息、情况及事项等须作记录，并及时通报。第十一条 办公室须备专用电话记录本，以备查阅。3、五、打印、复印、印章管理规定第十二条 各部门需打印的文件由办公室许可后作出安排，未经批准，不得擅自打印。第十三条 任何文件的复印均须填写登记，由办公室签字批准后方能复印。第十四条 需要印章的文件、合同、资料等必须事先填写登记，呈总经理（或相关负责人）批准后方能加盖。六、档案管理规定第十五条 归档范围，公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、协议、合同、项目方案、通知、纪要等具有参考价值的文件材料。第十六条 档案管理由办公室指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整。密级档案必须保证安全。七、网站信息管理规定第十七条 由办公4、室专人负责网站维护、收集、整理相关信息和电子邮件，再按类别转送到有关部门或个人签收或查阅。第十八条 发布信息，均须填写登记目录，由办公室签字批准后方能发布，重大的信息发布须呈总经理（或主要负责人）批准。第十九条 每周五编印出一期信息快递，供内部参考。八、公关、接待管理规定第二十条 由办公室安排，并指定专人接待洽谈。第二十一条 重要接待要制订出周密的计划后，再行实施。九、协调管理规定第二十二条 由分管办公室工作的副总经理主持。第二十三条 先由部门之间沟通，拿出举措，然后协商解决。第二十四条 特殊情况组织协调会解决。十、汇报、报告、请示管理规定第二十五条 日常工作以口头汇报为主。第二十六条 日常工作中重要事项以书面报告为主。第二十七条 重大事项必须及时地采取口头和书面形式向公司请示。十一、会议管理规定第二十八条 会议按层次或性质分类，并分别确定各类会议的程序和具体时间安排。第二十九条 各种会议均须规范做好记录，重要的会议须作出纪要或决定决议。第三十条 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交办公室研究，并提请总经理（或主要负责人）批复。第三十一条 本规定解释权归办公室。第三十二条 本规定从发布之日起生效。