1、公司集团会议时间地点与议程筹备管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 确定与会者第一条 确定与会者的关键，不是看谁有资格参加，而是要弄清谁有必要参加。第二条 确定与会者时，应考虑以下因素：1.与会者是否对会议所要实现的目标负有主要或直接责任；2.与会者是否与会后的行动直接相关；3.与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，能否有助于议题的深化；4.与会者是否有能力或有权力达成一项决议；5.与会者是否多余或可无可有；6.与会者是否能全身心投入会议；7.与会者是否会妨碍会议总体成效、是否会造成对他人的心理压2、力，影响他人发言的质量或真实性；8.必须有效地控制与会者人数。一般来说，与会者人数越多(如超过二十人)，则与会者的参与意识越弱，会议的质量也就越差，甚至有负面效应。所以，人数太多时，就应该设法分组讨论或设分会场。第二章 选择开会时间第三条 在会前准备时，必须考虑开会时间的选择，确保全体与会者能够按时出席、安心开会。第四条 选择开会时间要考虑下列因素：1.会前调查，把握全体与会者方便的时间段。2.选择与会者中关键人物的最佳开会时间，确保关键人物集中精力开好会议。3.恰当安排会议时间，避免与企业最重要的经营活动冲突，避免会议打乱企业工作的正常运行秩序，同时保证生产经营活动中的关键人物能有充足的时间3、做出安排，不至于因出席会议而影响企业效益或效率。4.力求开短会。如果议程太长，连续开会时间超过半天，就应设法分两个时间段开会。5.应该注意把握开会的时机，时效性很强的会议要尽早安排。需要酝酿和深思熟虑的会议，可以拖后召开。第三章 选择开会地点第五条 开会地点最好选在员工不熟悉的地方，以激发其创造性思维，激发其热情，去积极思考和讨论问题。第六条 会址必须考虑距离的远近以及路线、交通上的方便与否，便于与会者能按时到会。第七条 会场内外必须保持安静，要有良好的通风和照明设施以及室温调控装置，以便与会者能够长时间保持清醒头脑，集中精力参与会议。第八条 会场的空间必须适宜，以平均每个与会者拥有2平方米为4、宜。第九条 外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便、费用开支、衣食起居的舒适，等等。第四章 拟订议事日程第十条 应先了解会议或会议中心，以便有所准备和有所考虑，会务人员可以拟订议事日程。第十一条 议事日程一般由会议主席拟订。在拟订议程时必须考虑下列要点：1.重要的或紧急的议案或事项，必须优先列在整个议事日程的前项。反之，靠后讨论。2.必须合理分配各项议案或事项的时间。特别重要的事项，要留出足够的时间，必要时标出各议案的时间分配，以便会议主席及与会者控制时间。3.每次会议议程不必太杂、内容不必太多，以提高会议的效率。必要时可以考虑分两次会议或分阶段讨论同一个议案。4.为了提醒与会者注意、提前做好准备5、，议程应提前几天交给每一位与会者。5.如果会议很重要或很复杂，在时间充足的情况下，可以事先要求与会者做相关准备，并指定时间提交与会者建议。归纳汇总的意见可以附在成文的议事日程上，送发全体与会者。6.提前送发与议程有关的会议资料，以减少会议讨论的时间。7.会议持续两个小时以上的，应考虑在会议中间安排休息时间。并注意在会议结束后，留出一定的社交时间。第五章 会前工作第十二条 会议召开之前需要根据工作需要和领导意图拟定会议计划并对其必要性、重要性、可行性进行论证。第十三条 例行性和日常工作会议，要将会议活动制成安排表，将会议时间、名称、与会部门及人员、议题、主持者、地点等项填人表中，提前发给领导者和6、有关部门，以便早做准备和安排。第十四条 制定会议预案1.会议预案就是会议的筹备方案。在会议召开之前，必须周密、细致地制定会议预案，以保证会议的顺利进行。2.会议预案中应明确下列内容：(1)会议名称。即拟定会名，应根据会议的内容、主题和人数等来考虑，切忌名不副实。(2)会议主题。即召开会议的原因、目的和指导思想。(3)会期。即会议的起止日期，要根据会议的内容来确定。(4)出席人数。要依据会议的性质和内容来确定出席人员的范围，既不过宽，也不过严。(5)会议工作班子及其职责分工。大中型会议应成立相应的会议筹备班子，明确职责分工，做到人有专职、事有专人，既分工负责，又协同配合；(6)选择与布置会场。会7、场的选择与布置应根据会议的人数、内容、会场容量等情况综合考虑。(7)会议的其他活动。如表决、发奖、参观、文娱活动等，也应列入会议预案。第十五条 会议机构设置在会议秘书长统筹下的会议工作机构通常有：1.秘书组，负责会议文字工作以及领导在会议期间交办的事项。2.资料组，负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。3.组织组，负责与会人员编组、签到，以及代表选举、代表资格审查等事宜。4.宣传组，负责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录像等工作。5.后勤组，负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等后勤保障工作。6.保卫组，负责重要会议的安全与保密工8、作。第十六条 准备会议文件1.规模较大、内容重要的会议，必须提前准备各种会议文件，包括开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导者讲话、会议须知或会议手册等。2.文件材料不宜过多、过长。通常应事先印发到与会者手中，重要文件要登记和回收。第十七条 发送会议通知1.会议召开之前都要发出通知，重要会议要发请柬或邀请书。2.无论是口头通知还是书面通知，都要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。3.会议通知要写明为何开会、会名、会期、报到地点与时间、参加人员范围、入场凭证、接站及行车路线、需携带的材料和其他要求等内容。第十八条 布置会场1.会场的选择要根据各种相关因素综合考虑，尤其要注意以下条9、件：(1)大小是否合适；(2)座位是否够用；(3)光线是否充足；(4)照明是否清晰；(5)温度是否适宜；(6)音响效果是否良好；(7)录音、录像设施是否完备等。2.会场布置包括主席台布置、座位排列、会标及花卉陈设等，基本原则是朴素大方，能体现出会议的主题和气氛。3.会场应视会议的类型、人数等情况具体布置。(1)会场空间安排。以便于与会者进出和流动为前提，并使整个会场格局紧凑、和谐。(2)会议座位安排应考虑会议的目的。第十九条 排列座次1.主席台座次以人员的职务或社会地位、名望高低排列。最高者排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为起点，面向会场，依左为上、右为下的原则交叉排列。10、2.其他与会者的座次排列，按地理位置、行业系统等排列方法。3.以上座次安排需报领导者审定。第二十条 编组较大规模的会议，要对与会者进行编组，达到方便分组讨论和会间活动的目的。编组的方法可按地区编组、按专业编组、按职务、按职称层次编组等。第二十一条 制发名册和证件1.名册。名册的内容应包括姓名、性别、年龄、工作单位、职务、电话号码、通讯地址、房间号等项目。2.证件。大型、重要的会议，要印制有关证件，并且是用颜色区分不同身份的证件。证件的内容包括姓名、单位、职务、编号以及会议名称、证件种类。第二十二条 编制会议手册大型会议要编制会议手册或会议须知，用以指导与会者活动。其项目包括大会各级工作机构、一般情况介绍、分组情况、大会日程表、各项活动时刻表、会场及分会场平面图等。第二十三条 会前检查会议正式开始之前，要对各项准备工作进行全面、认真、细致地检查，重要会议还需要进行反复检查。检查重点包括会议文件、会场布置、安全保卫等。