1、煤业公司技术资料管理制度（文件会审、档案等）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 技术联络管理制度第一章 总则第一条 为了确保公司与外界及公司内部技术联络的畅通，加强对外技术文件的催收和内部技术问题的交流与沟通，保证各项技术服务满足工程建设和设备招标的需要，特制定本制度。 第二章 技术联络组织机构及职责第二条 成立技术联络小组。组长：总经理副组长：分管业务副总成员：工程技术科、地测科、安检科、机运科第三条 技术联络小组的职责（一）对外：加强公司与外界技术联系，催要各种技术文件和反馈技术审查中出现的问题及提出的建议。确保公2、司各项工程建设的需要。（二）对内：根据各科室的分工情况，分发技术文件；汇总各部门提出的问题及建议；并对汇总的所有技术问题集中会审，及时反馈。（三）对各部门及施工单位提出的技术方面问题进行答疑。第三章 技术联系的范围第四条 包括各项设计资料，施工图纸等。 第五条 审查各项技术文件出现的问题的汇总与反馈。第六条 施工建设与设备采购中出现问题的澄清及变更。第七条 基建期间其他需要联络的技术问题。 第四章 技术联络程序第八条 各部门所有发往设计院的邮件、传真，按照发送日期进行编号。第九条 对外技术联络的要求（一）各部门发往有关单位的邮件必须由经办人起草、科室领导和分管领导签字后，方可发送。（二）对外的3、技术联络传真必须经相关科室领导及分管领导的签字，方可发出；原件由发送部门专人保管。（三）设计院发来的变更材料，由各科室盖章签收保留原件，复印后，将复印件发给相关部门，来领取原件的人员须在原件上签字后方可领取。第十条 所有内部出现的技术由科室负责人和主管领导的签字交专人处理。第十一条 所有联络经确认后的文件都分类归档。第十三条 如有特殊情况，公司根据实际情况进行处理。技术交流管理制度第一章 总则第一条 为了使公司设备招标拥有强有力的技术保证，进一步加强公司及技术交流的管理，通过技术交流进行技术澄清，保证各项设备质量，特制定本制度。第二章 技术交流的组织第二条 公司的各项技术交流由相关部门组织。第4、三条 技术文件会审参加人员(一) 分管领导。(二) 技术交流内容所涉及的科室相关人员。第三章 技术交流内容第四条 针对入围我公司可能招标范围的厂家、公司进行技术交流，根据公司的实际需求情况，考察厂家、公司的业绩，产品质量等。 第四章 技术交流流程第五条 技术交流是厂家入围投标的重要环节，因此各部门及人员要严格把关。第六条 根据招标范围的厂家、公司名单，进行筛选，有选择的邀请厂家、公司来我公司进行技术交流。第七条 技术交流具体流程（一）由参加技术交流的厂家对其资质、业绩进行介绍。（二） 主要是对其生产或代理的产品进行详细的介绍，着重介绍其产品的性能。（三）我方与会人员针对我公司的产品需求，对厂家5、进行提问，互相交流。（四）双方进行技术澄清，技术交底。第八条 所有技术交流要有书面的记录，以备留档；第九条 只有来我公司进行过技术交流的厂家，与会专业人员认可的厂家方可入围参加招标，其它未交流的厂家均不得参加投标。第十条 如有特殊情况，公司根据实际情况及其他规定进行处理。技术文件会审制度第一章 总则第一条 为了使公司设备招标、工程建设得到强有力的技术保证，积极做好公司各项技术文件的会审，通过技术文件会审澄清疑点，消除设计缺陷，保证质量。使设计达到经济、合理的目的。特制定本制度。第二章 适用范围 第二条 适用于河南宏福煤业有限公司各个阶段的设计文件包括初步设计、详细设计；各类设备、工艺方案的技术6、规格书、技术文件；土建施工图等。第三章 技术文件会审参加人员第三条 技术文件会审参加人员(一) 分管领导。(二) 技术文件内容所涉及的科室相关人员。第四章 技术文件会审要求第四条 针对设计院发来的各类技术文件进行会审，根据公司的实际情况，功能是否符合要求，有无矛盾或说明不清楚的方面等。第五章 技术文件会审程序第五条 各科室收到设计院发来的技术文件后，要根据其内容进行分类。第六条 相关人员对技术文件进行预审，提出预审意见和存在的问题。第七条 技术文件会审会议由涉及的主管科室主持。第八条 与会人员提出意见或问题，提交主管科室，会审时作必要的说明。第九条 会审过程中解决的疑问和新问题由主管科室负责增7、删、整理。第十条 技术文件会审的问题汇总经过分管领导审阅批准后，发往设计院。第十一条 与会人员应在技术文件会审单上签字。第十二条 技术文件会审单由各科室负责存档保管。第十三条 如有特殊情况，公司根据要求进行处理。设计图纸会审制度第一章 总则第一条 为了使建设单位、监理单位、施工单位等有关施工人员明了设计意图，工艺流程，建筑结构造型，建筑材料的性能质量和对施工单位，施工步骤，施工方法的建议要求等。通过图纸会审澄清疑点，消除设计缺陷，保证图纸质量，统一思想，使设计达到经济、合理的目的，特制定本制度。第二章 适用范围第二条 适用于河南宏福煤业有限公司所有建设项目的施工图纸和其他技术要求文件。第三章 8、图纸会审参加人员第三条 图纸会审参加人员。(一) 建设单位技术负责人和科室有关技术人员。(二) 施工单位技术负责人。(三) 设计单位项目负责人或代表。(四) 项目监理机构技术负责人及有关人员。第四章 图纸会审要求第四条 对于建设单位的要求：针对设计院发来的图纸进行预审，根据公司建设的实际情况，能否指导施工，功能是否符合要求，有无矛盾或说明不清楚的方面等。第五条 对项目监理机构的要求（预审要求）：（一）督促施工单位认真投入图纸预审及会审工作。（二）全面掌握设计意图、设计条件、设计技术要求、施工质量要求和规定。（三）澄清施工图中存在及施工单位提出的技术问题。（四）进行图纸会审的记录整理，写出会议纪9、要。记录应有与会各方签章确认，会议纪要由总监理工程师或总监代表签字。第六条 对施工单位的要求（预审要求）：（一） 组织有关人员分专业、分工种细读设计文件，熟悉图纸，确定会审重点。（二）了解设计意图及相应的工程施工技术要求和质量标准。（三）对设计文件和图纸不明确或不完整的部分，提出澄清或补充的要求。（四）对设计文件和图纸中的疑问（或差错、遗漏、含糊不清、技术难点等）写出图纸预审记录，研究整理，并在会审会议上提出询问。（五）对各专业图纸进行综合分析研究，核对土建图纸与各专业图纸间的一致性，包括安装、结构等的配合是否正确和一致。（六）分析图纸技术要求和结构方案等与施工单位的施工技术水平、技术装备有无10、矛盾，力求科学、合理、文明地安排施工（七）准备工作完成后提出图纸会审的要求。第五章 图纸会审程序第七条 图纸会审会议由建设单位主持。第八条 设计单位介绍设计意图、结构特点、质量要求和有关注意事项。第九条 施工单位提出预审意见、图纸中存在的问题和需要解决的问题。第十条 设计单位解答有关单位所提出的问题，共同协商解决预审中发现的问题。第十一条 监理工程师提出监理措施及工程控制要求。第十二条 认真研究并协商解决各有关单位、各项目之间配合问题及其它有关问题。第十三条 形成会议纪要，各方代表签字存档备查。第六章 图纸会审内容第十四条 图纸会审的要点：(一) 设计图是否完整齐全，如有欠缺是否有分期供图时间11、表。(二) 设计图中所列的其它各种标准（通用）图册，施工单位是否具备。(三) 设计图与其设计说明的内容是否一致。（四) 设计图各组成部分之间、平剖面之间有无矛盾和差错，标注有无遗漏。(五) 建筑图与其相关的结构图在尺寸、位置、标高和说明是否一致。(六) 地质勘探资料是否齐全，深度是否满足施工开挖要求。(七) 基础设计是否与工程地质条件相一致，地基处理方法是否合理。(八) 预埋件、预留孔及二次浇灌是否表示清楚。(九) 钢筋及相应构造是否表示清楚。(十一) 是否存在不能施工、不便施工或难于施工的技术问题。(十二) 是否存在容易导致质量和安全问题，以及增加费用问题。(十三) 是否存在结构物与电气、设12、备等专业的矛盾之处。(十四) 对图纸上所要求的材料来源能否保证或代换，有无难以提供的材料或设备。(十五) 施工单位对图纸所要求的施工条件能否满足。(十六) 关键部位有无特殊措施、特殊要求，施工能否保证。(十七) 施工质量有无特殊要求和施工保证。(十八) 测量、定位、放线有无数据资料，是否已经审核。(十九) 建筑物坐标关系是否清楚准确。(二十) 施工安全有无保障。(二十一) 设计布置是否经济合理、便于安装操作、维修。 (二十二) 设备图纸及技术说明是否完备。(二十三) 机电设备选型及性能是否符合技术先进安全可靠的原则。(二十四) 建筑、结构与公用管线、电气设备安装有无矛盾。(二十五) 各种管道的13、走向是否合理、与地上、地下建筑物（或结构物）交叉有无矛盾。(二十六) 各专业之间之间的配合是否协调。(二十七) 其它。第七章 图纸会审的注意事项第十五条 会审时，公司要派人做好会审记录。第十六条 会审时，提出的问题和建议，由设计单位负责处理或解答。第十七条 会审后整理会审纪要，参加会审的单位表示同意的，一般以一式五份，由建设单位和施工单位盖章后送交设计单位，经设计单位签章，送有关施工单位据以施工。会审纪要，要注明会审时间、主持单位、参加单位以及参加人员，作为建设单位工程技术资料存档。第十八条 如有特殊情况，公司根据要求进行处理。档案管理制度第一章 总则第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护14、和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。第二条 本规定所称的档案是指公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件、电子资料等不同形式的历史记录。第三条 公司及各部门员工有保护档案的义务。第二章 档案机构及其职责第四条 档案室负责接收、收集、整理、立卷、保管公司的技术档案和提供其利用工作，并监督各部门的档案工作。第五条 各科室应设专职或兼职的资料、档案保管员，负责本部门技术资料、档案管理工作，及时向公司档案室上报归档。第六条 各科室逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步15、实现档案管理现代化。第三章 档案的收集第七条 档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等。第八条 档案材料收集范围：公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。第九条 任何个人都不得以任何理由拒绝向档案室移交对公司有价值的档案材料。凡散存在各部门和工程技术人员手中的文件、技术资料、工程图纸等一律移交档案室集中统一管理。第十条 收到设计单位的技术文件材料、工程图纸将按标准系统归档，档案室至少归档两份，其余发给施工单位、监理单位和其他部门利用。第十一条 档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。（一）定期送交制度 形成档案材料的各职能部门，应在文件材料办理完16、毕的第二年，按照公司档案室的归档时间、归档质量的要求，归档到公司档案室。（二）联系催要制度 档案室工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。第十二条 收集材料的要求：（一）收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。 （二）不符合归档要求的档案材料，档案室将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。1、载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。2、载体字迹要求。只能用碳素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。3、现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印17、墨水打印材料归档。 （三） 材料必须齐全、完整。1、各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。2、整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。第十三条 档案室接收各单位、部门的档案应严格履行交接手续，交接清单应一式两份，双方各留一份。 第十四条 把没有保存价值的文件材料登记造册，履行销毁手续。第四章 归档制度第十五条 档案室要建立健全归档制度和工作规范，确保档案的完整、准确、系统。第十六条 档案工作要与其他各项工作紧密结合，实行布置、检查、总结、验收“四同步”。第十七条 档案部门应参加产品试制定型、基建工程竣工验收、科研成18、果评奖，将归档文件材料是否完整、准确、系统做为一项重要的考核内容。档案部门不进行鉴定、验收，不得申报成果。第十八条 在生产、施工、科研等活动中形成的各种文件材料都应该立卷归档，工程项目科研课题由项目和课题负责人指定有关人员负责收集资料，经整理后归档。在各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责文件材料的收集，经整理后归档。第十九条 文件材料归档的基本要求：（一）必须保持成套性和完整性。（二）必须反映各项活动的真实性。（三）必须符合其自然规律，保持文件材料之间的有机联系。（四）必须符合国家有关文件种类、格式等标准。第二十条 归档范围（一）公司所属单位及个人在行政管理19、党群工作、生产经营管理、项目建设等各单位和部门在其职能活动中形成的、办理完毕的、有保存价值的各种纸质或电子文件材料及文书档案、会计档案均属于归档范围。（二）归档文件材料来源1、本企业内部形成的文件材料；2、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；3、本企业执行、办理的外来文件材料。第二十一条 案卷质量要求（一）案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。（二）立卷的文件材料种类、份数及每份文件的页数均应齐全完整。（三）在立卷的文件材料中，同一问题、同一会议、同一案件的文件应当正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发文件与原件、多种20、文字形成的同一文件立在一起，不得分开，传真原件与复印件应合一立卷，传真复印件在前。（四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在开幕年立卷；非诉讼案卷在结案年立卷，其他文件材料的立卷按有关规定执行。（五）卷内文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料依序排列在一起，即批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论、决定性文件在前，依据材料等在后；其他文件材料依其形成规律或特21、点，按有关规定排列。（六）卷内文件材料应按其排列顺序，依次编写页号或件号，整卷装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面右上角，背面的左上角填写页号；不整卷装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编号；图标和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编件号。（七） 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化，没有题名应拟写题名，有的虽有题名，但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内，会议记录应填写每次会议的时间和主要内容，填写的字迹要工整，卷内文件目录放在卷首，若装订与文件和备考表装订22、在一起。（八）声像资料和照片以及底片应用文字标出录制或摄像的对象、时间、地点、中心内容和责任者。（九）有关卷内材料的情况说明都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责，备考表应置卷尾，若装订应与文件和目录装订在一起。（十）案卷封皮应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和文件名称。题名文字简练格式一致，使用简称应通用易懂，并用碳素、蓝黑或黑色墨水书写，字迹要工整、清晰。（十一）卷内文件材料要去掉金属物，对破损或装订易压字的文件材料应按装裱技术要点装裱，字迹易扩散的（铅笔或圆珠笔书写的）应复制并附原件后一并23、立卷；案卷应采用三孔一线的方法装订，不装定的案卷，卷中的文件应逐件细线装订。第二十二条 归档时间（一）公司基建工程或其他技术项目的任务完成后，一至两个月内将应归档的文书材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。 （二）各项管理部门工作中形成的文件材料，在年底将应归档的文件材料组成的案卷由各职能部门负责人审定后，向档案室归档。（三）外购设备仪器等文件材料在开箱验收或接收后及时登记，安装调试后归档。 （四）会计档案在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。 （五）企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。（六）磁带、照片及底片、胶片、实物、电子文24、档等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。（七）下列文件材料应随时归档：1、变更、修改、补充的文件材料；2、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；3、企业产权变动过程中形成的文件材料；4、其他临时活动中形成的文件材料。第五章 档案的管理制度第二十三条 档案分类的原则档案分类编号应遵循文件材料的形成规律，并便于保管和提供利用。第二十四条 建立健全各项档案编目制度。1、根据档案管理规定对公司档案分类编号。2、编制档案总目录、档案分目录、底图目录和案卷目录等。第二十五条 档案的保管（一）存放档案必须有专用的柜架，排架方法要科学和便于查找。（二）缩微胶片、照片、磁带、电子文档25、等的保管应按音像档案管理办法执行。（三）定期对对室藏档案进行检查、核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制。（四） 档案库房的一般要求：档案保管须具备良好的卫生环境和采取防盗、防火、防尘、防鼠、防潮、防高温、防光、防有害气体等安全措施。防盗：应安装档案库房的防盗门窗，尤其是存放保密档案的库房。防火：应配备足够的灭火器材，库房内严禁电取暖、明火、做饭。防尘：制定日常卫生管理办法，定期除尘。 防虫：使用无酸档案盒，柜内放置防虫药物。防鼠：在存放档案的地方都应放置防鼠设备，并应定期检查（一月一次为宜）。防潮：在档案库房装配加湿器，配合干湿仪表使用，库房湿度45-60%。防高温26、：在档案库房装配空调设备，调节库房温度，配合温度计使用，库房温度一般为1424。防光：库房窗户装设深色双层窗帘。防有害气体：档案库房应远离有毒有害气体（二氧化硫、CO等）。第二十六条 档案的鉴定工作（一）档案鉴定工作应由公司领导、专业技术人员和档案员参加的鉴定小组，采用直接鉴定法对档案进行鉴定，准确的判断定档案的存毁。（二）档案鉴定工作应定期或根据实际情况需要进行。（三）档案通过鉴定，要达到划定保管期限准确、质量达标的要求。（四）销毁失去保存价值的档案，必须十分慎重，销毁前要造销毁清册，经分管领导审批。第二十七条 档案统计工作（一）档案管理要建立健全统计工作制度，统计数据要做到准确可靠。（二）27、档案统计主要有档案管理工作基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果的统计等。（三）运用现代化档案管理方法。第六章 档案利用制度第二十八条 档案室的服务对象为河南宏福煤业有限公司内部工作人员及有权调阅的上级管理部门。第二十九条 本公司工作人员因工作需要查阅利用一般档案，可直接与档案员联系，填写查阅档案登记表。第三十条 档案利用者如需复印、摘抄档案，必须经主管领导批准。如需做档案证明，由档案室办理。第三十一条 档案利用者必须保证档案的完整，安全与整洁，不得转借，不得任意拆卷、撕页、污损、删改、勾划、剪贴等。查阅档案时严禁边阅档边吸烟，边喝茶和用手蘸水翻纸，以免损坏档案。第三十二条 档案借出28、时间按有关规定执行，一般不得超过7天，必须按期归还；借走后，不得遗失、转借、涂改；不得借给无关人阅读；借出和归还时应当面点清，严格履行注销手续。第三十三条 利用者调阅档案后，应将利用效果及时向档案室反馈。第三十四条 损坏或丢失档案，应及时汇报，追查责任，分情节轻重给予处理。 第三十五条 档案管理人员要加强工作责任心，提高服务质量，满足利用者的需要。第七章 处理条例第三十八条 有下列行为之一，据情节轻重，给予505000元扣薪处理：（一）毁损、丢失或擅自销毁企业档案；（二）擅自向外界提供、抄摘企业档案；（三）涂改、伪造档案；（四）未及时上报归档或管理不善的档案利用者；（五）未按手续就借阅、外带者。