1、茶业有限公司经营工作费用管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: XX有机茶业有限公司费用管理制度第一章 总则第一条：为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，根据国家有关法律、法规，并结合本公司的具体情况制定本制度。第二条：本制度根据公司的实际情况，将费用报销分为差旅费、办公费、招待费、市内交通费、通讯费、教育培训费、会议费、车辆使用费、广告宣传费、赞助费、租赁费等,以下分别说明相关的借款流程及各项费用财务报销制度和报销流程。第三条：本制度适用公司各部门。第二章 费用报销基本制度及基本流程第四条2、：报销人必须取得合法有效的报销单据，非工资性费用支出原则上须取得税务局监制的发票或收据，填写规范，大小写一致，无涂改痕迹，增值税票须严格遵守填写规范。第五条：费用报销单填写及票据粘贴要求：1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；2、报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外；3、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列；6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；7、报销单3、据一律用黑色钢笔或签字笔填写；8、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致； 9、出租车票据需填写市内交通费明细表，注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，并由主管领导签字确认；10、采购物资的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的物资单据应附入库单。第六条：单笔报销总额超过10000元，需要提前一天通知财务备款。第七条：在一个预算期内，各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算纳入公司对部门负责人的考核，特殊情况需由总经理、总裁、董事长审批并执行追加预算程序。第八条：费用报销基本流程：1.费用报销基本流程：经办人填写“报销单”部门经理审核分管总监审核会计审核财务经理审核总4、经理审批总裁审批会计制单出纳复核付款经办人签字领款。第九条：差旅费报销1、因公出差的办理程序：1.1公司员工因公出差的必须事先填写“出差任务单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门经理、总监、总经理、总裁审批签字。填写“借款单”，按照本制度“第二十三条”的借款流程办理借款，原则上前次出差借款没有报账，本次出差不予借款。出差人员凡与原“出差任务单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销；因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具的需经部门总监、总经理事前批准的方可进行报销。1.2公司员工出差期间发生的共同费用报销，由出差人员自行指定一人统一5、报账。1.3出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写“报销单”，后附“出差任务单”，按公司费用报销流程完成报销事宜。2、差旅费报销标准：1.公司差旅费报销标准：职务住宿标准伙食标准交通标准一般员工部门经理副总经理总经理2.3差旅费报销标准补充说明：2.3.1出差到经济发达地区的，住宿标准可上浮30%。2.3.2住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出住宿标准部分由出差人自行承担。2.3.3伙食和交通标准依据实际出差天数凭相应发票结算，原则上采用额度内实报实销形式。2.3.4特殊情况需由公司负责人特别批准。2.3.5出差期间招待客户按6、招待费用报销规定执行。2.3.6出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。2.3.7集团公司员工出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经董事长批准后方可选择乘坐飞机。否则，超出标准部分费用不予报销。各子（分）公司比照执行，即由公司总经理批准。2.3.8到达目的地后，原则上不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车，因特殊原因等需乘坐出租车的，集团公司由董事长审批后可全额报销。各子（分）公司由公司总经理批准后可全额报销，未经审批的按市内交通费用报销规定执行。2.3.9上述住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的可就高级别标准享受一个标准间住宿标准。2.3.10出差期间因公招待客7、人、其招待费已报销的，应扣除招待当天的伙食补贴。2.3.11出差当天往返的，视实际误餐数执行。出差在20公里以内（含市内），不享受伙食补助。2.3.12出差在子(分)公司所在地的，应优先选择出差地子(分)公司宿舍住宿，若子(分)公司不能解决住宿的，凭有效票据在规定标准内据实报销住宿费，超过部分自负。第十条：办公费报销：1、集团公司办公用品由行政管理中心统一采购，各中心按需要领用。各子(分)公司比照上述规定执行。2、集团公司办公用品购买时由行政管理中心先填写“办公用品申购单”，经中心总监审核、董事长审批后，必须采购完成并办理入库后，再按公司费用报销流程执行报销事宜。各子(分)公司除比照上述规定执8、行。3、采购办公用品原则上先收货后付款,但董事长或子(分)公司总经理签批可先借款办理的，可先到财务办理借款手续进行购置。在物品验收入库后3个工作日内，按公司费用报销流程完成报销事宜。第十一条：业务招待费1.集团公司层级招待费用原则上由行政管理中心统一安排，统一结算，统一报账。各子(分)公司比照上述原则执行。2.集团公司各中心因公需招待时，应事先申请，经董事长批准后方可招待。子(分)公司各部门因公需招待时，须经公司总经理批准后方可招待。3.发生招待费用时原则上先垫支后付款，但董事长或子(分)公司总经理签批可以先借款的，可先到财务办理借款手续，招待任务结束后3个工作日内，按公司费用报销流程进行报销9、事宜，并附注说明招待事由、时间及对方单位。4.其它非公招待客人一律由个人承担，不予报销。第十二条：市内交通费1、集团公司员工外出办理日常事务时（不是出差任务），原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况经中心总监事先批准，可以乘坐出租车。子(分)公司比照上述规定执行，即由部门经理、分管副总经理事先批准。2、集团公司员工发生市内交通费报销时填写“市内交通费明细表”，注明时间、路程起始点、外出工作内容，并由中心总监签字确认，再按公司费用报销流程进行报销事宜。子(分)公司比照上述规定执行，即由部门经理、分管副总经理事先批准。第十三条：通讯费1.集团公司及子（分）公司员工手机通讯费用由个人自行负担，集团公司及子10、（分）公司不再报销；2.凡由集团公司委托银行代扣员工手机费的，由行政管理中心按照实际金额填写“报销单”，并经董事长签字确认，予以报销。各子（分）公司比照上述规定执行。3.集团公司固定电话由行政管理中心统一填写“报销单”，并经董事长签字确认，予以报销。各子（分）公司比照上述规定执行。第十四条：教育经费及培训费1.集团公司教育经费及培训费用由行政管理中心统一进行预算、统一管理、统一安排，并报董事长审批方可执行。各子（分）公司比照上述规定执行，并需上报集团公司行政管理中心进行审批备案。2.集团公司教育经费及培训费用发生前使用部门应向行政管理中心申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经行政管理中心审核11、后报至财务管理中心备案。各子（分）公司比照上述规定执行。3.教育经费及培训费用应严格按照计划在申请范围内使用费用。费用报销时按公司费用报销流程进行报销，并附经行政管理中心审核过的培训计划作附件。4.超出当年预算的教育经费及培训费须由集团公司董事长签批才可按照上述规定执行。第十五条：会议费1.集团公司员工因工作需要参加各种会议的，应填写“参会申请单”，详细注明会议性质、内容、目的、地点、天数、参会人数及所需经费，经各中心总监审核、董事长签字后可在财务管理中心办理借款，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。各子（分）公司比照上述规定执行。2.参会人员应严格控制其费用总额，厉行节约，不得无故超支。312、.会议结束后5日内按公司费用报销流程进行报销，报销单据需附完成审批手续的“参会申请单”。第十六条：车辆使用费1.车辆使用费是指公司车辆在使用过程中所发生的各种费用。因日常公务需要而使用公司外部车辆（如出租车、公司员工私人车辆）所发生的费用，按市内交通费办理，不属于本规定的范围。2.集团公司及子（分）公司所属车辆发生的车辆使用费包括汽（柴）油费、通行费、过桥（江）费、停车费、洗车费、车辆保险费、车辆保养费和车辆修理费。3.集团公司及子（分）公司所属车辆发生上述车辆使用费报销时，由经办人填制“报销单”，各费用项目明细分项填列，由车辆使用人签字确认后按公司费用报销流程进行报销。第十七条：广告宣传费113、该费用范围包括媒体费用、场外促销活动、促销赠品、户外广告、终端广告制作及改善、品牌形象宣传等费用。2、集团公司广告宣传费由营销管理中心统一进行预算、统一管理、统一安排，并报董事长审批方可执行。各子（分）公司比照上述规定执行，并需上报集团公司营销管理中心进行审批备案。3.集团公司广告宣传费发生前营销管理中心先报财务管理中心备案。各子（分）公司比照上述规定执行。4.费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。费用报销时按公司费用报销流程进行报销。5.超出当年预算的广告宣传费须由集团公司董事长签批才可按照上述规定执行。第十八条：赞助费1.赞助费是指公司给社会福利事业单位的捐赠支出。2.集团公司14、发生的赞助费均由董事长签批方可执行。各子（分）公司发生一次性赞助支出在10万元以下的由各子（分）公司总经理签字批准，超过10元（含10万元）的须经集团董事长签字批准。3.费用发生后报销时按公司费用报销流程进行报销。第十九条：租赁费1、租赁费用指公司为租赁设备、门面、专柜等而发生的所有费用（包括租金、设备安装调试费、利息、手续费、维修费、保险费、担保费等）。2、集团公司租赁费由行政管理中心统一进行预算、统一管理、统一安排，并报董事长审批方可执行。各子（分）公司比照上述规定执行，并需上报集团公司行政管理中心进行审批备案。3.集团公司租赁费发生前营销管理中心先报财务管理中心备案。各子（分）公司比照上15、述规定执行。4.费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。费用报销时按公司费用报销流程进行报销。5.超出当年预算的租赁费须由集团公司董事长签批才可按照上述规定执行。第二十条：未涉及的其它事项需要发生的费用，应根据实际情况，由需要使用的部门提出申请，经过报批程序，最终由集团公司董事长批准后予以执行并按公司费用报销流程进行报销。第三章：报销时间的具体规定第二十一条：为了方便员工费用报销，集团公司及各子（分）公司财务可将报销时间做具体安排：1.集团公司及各子（分）公司财务部门根据实际工作情况可安排在每星期某一到两天集中进行财务报销或安排随时报销均可,由各公司自行确定。2.集团公司及各子（分）公16、司在向财务部门办理借款时不受上述时间规定限制，财务部门应随时给予办理借款。第四章：借款标准及流程第二十二条：借款标准1.员工借款须确有公务需要，合理预计所需金额并填写“借款单”，按规定流程签批后到财务部门办理借款，若借款人不能偿还此借款，由各签批人承担连带还款责任。2.试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由董事长或公司总经理签批方能借款，若借款人未能偿还借款，由各签批人负连带还款责任。3.办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。4.借款人员完结事务，在报销时冲销借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能冲销借款或交回现金的，须在当月发放工资时扣回。5.个人非公原因一律不17、得向公司借款。第二十三条：借款流程1.集团公司借款流程:借款人填写“借款单”（写清借款金额及事由）中心总监审核财务总监审核董事长审批会计制单出纳付款借款人签字领款。2.各子（分）公司借款流程:借款人填写“借款单”（写清借款金额及事由）部门经理审核财务经理审核分管副总经理审核公司总经理审批会计制单出纳付款经办人签字领款。第五章：费用审批管理第二十四条：费用审批管理：1.各子（分）公司总经理在集团董事会授权内行使审批权。2.集团公司所有货币资金支付的审批权限原则上由董事长统一审批。3.各子（分）公司所有货币资金支付的审批权限由公司总经理在集团公司董事会授权内统一审批。如超过授权权限或按集团公司各项管理制度规定须由集团公司董事长审批的，必须执行报批，否则按违规处理。4.集团公司或子（分）公司负责人外出时可以指定授权人（电话授权），报财务备案，由各公司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，财务有权拒绝办理，对已按规定处理的费用在集团公司或子（分）公司负责人回来后要立即补办审批手续。第六章：附则第二十五条：本制度解释权属于XX有机茶业有限公司财务部。第二十六条：本制度自批准之日起实施。XX有机茶业有限公司XX年12月6日