1、制造公司行政部管理制度（职责、办公环境、综合保障）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 行政管理部管理第一节机构设置与职能第一条机构设置行政管理部由经理、副经理，文员、前台、保安、保洁、司机、维修工等人员组成。下设会务组、保安室、司机班、环卫组、维修组。第二条职能行政管理部配合公司领导做好行政管理工作。主要职能是做好基建、环境卫生、接待、安全、设备、司机车辆、食堂管理工作和办公用品采购及各项会议的组织保障工作。第二节岗位职责第三条经理职责一、统筹行政管理部工作，负责贯彻落实公司有关行政管理的政策、法令及各项规章制2、度。二、组织领导行政人员的思想学习，提高业务素质，树立为公司广大员工服务的思想。三、负责行政管理部年度工作计划、工作总结、规章制度等文件的审核工作。四、负责公司的基础建设工作。五、负责公司司机的管理工作。六、负责公司的车辆管理工作。七、负责公司水电的管理及基础设施的维修管理工作。八、负责公司重要的接待管理工作。九、完成上级领导交办的其它工作。第四条副经理职责一、协助经理贯彻落实公司有关行政管理的政策、法令及各项规章制度，做好公司的日常行政管理工作。二、协助经理组织行政人员的思想学习，提高业务素质，树立为公司广大员工服务的思想。三、负责行政管理部年度工作计划、工作总结、规章制度等文件的起草工作。3、四、负责公司各类会议的组织和保障工作。五、负责公司各类文体活动的组织策划工作。六、负责做好公司内外环境绿化、美化及清洁卫生的管理工作，为广大员工创造一个良好的工作生活环境。七、负责公司安全管理工作。八、负责文体设施及活动室的日常管理工作。九、完成经理交办的其它工作。第五条文员（成本会计）职责一、负责公司各部门办公用品需求信息的统计及采购工作。二、负责车辆里程与费用的统计和核算工作，以及加油卡的购买、管理工作。三、负责园区入驻企业的费用管理工作（水电费、物业费、停车费、维修费等）。四、负责员工餐卡充值及离职餐费结算工作。五、负责各项会议的服务工作。六、负责公司前台综合管理工作。七、负责做好公司定4、制品（宣传册、手提袋、信封、纸杯、激光笔）的集中采购和发放工作。八、负责做好公司日常差旅（订票及订房）管理及费用核算工作。九、协助做好接待工作。十、完成经理、副经理交办的其它工作。第六条前台职责一、负责前台、大厅等公共区域的日常管理和维护工作；二、负责公司来访客户的接待和服务工作；三、负责公司会议室登记及综合管理工作；四、负责日常办公用品的采购和发放工作；五、负责公告栏、大屏幕更新工作，负责桶装水管理工作；六、负责总机电话、传真、报刊信件的转接、收发工作；七、负责做好快递费用核算工作（顺风和申通）；八、协助文件的打印、复印以及扫描工作；九、协助进行名片、通讯录的编排、印制工作；十、协助进行人力5、资源方面招聘及员工入离职工作；十一、协助行政文员进行差旅票务核算工作；十二、协助进行办公区的环境管理工作十三、上级领导安排的其他工作。第七条司机班长职责一、全面负责司机班工作，制定和完善司机班各项管理制度，并认真抓好落实。二、负责司机的日常出勤和工作协调管理。三、督促司机做好出车及车辆的清洁保养，并做好车辆的日常检查工作。四、负责传达上级领导及公司会议的各项指示精神，并向上级领导反映员工意见。五、督促司机学习并遵守国家各项交通法律法规及公司各项规章制度。六、对需要维修保养的车辆做好事前检查及事后落实。七、司机出现交通事故时，要及时到达现场并救人、报警，协助交警做好事故处理工作。八、根据实际情况6、，对现行车辆管理方案提出改革建议。九、对各个车辆的里程、油耗、费用检查审核。十、及时完成领导交办的其他任务。第八条司机职责一、认真学习并遵守公司及车队的各项规章制度。二、认真学习并遵守国家各项交通法律法规。三、按时出车、完成上级领导安排的各项出车任务。四、爱护车辆，做好车辆的日常清洁保养工作。五、做好车辆的维修保养工作。六、服务热情，待人有礼貌。七、注意休息，不疲劳驾驶，不酒后驾驶。八、出现问题及时向上级反映并寻求解决办法。九、完成领导交办的其它工作。第九条保安班长职责一、负责公司的安全保卫和治安防范工作。二、制定保安月度工作计划，建立健全规章制度和防盗、防火等各项安全防范设施，定期组织检查维7、护，及时消除隐患。三、负责公司治安防范巡逻和检查工作，并建立巡逻、检查和治安隐患整改记录。四、坚持治安综合治理例会制度，抓好值班制度、防盗、防火、园区交通安全法制宣传等项工作的落实，重点做好门卫值班工作和夜间、节假日、重点部位的安全保卫工作。五、维护园区内部的治安秩序，制止发生在本园区的违法行为，对难以制止的违法行为及发生的治安案件、涉嫌刑事犯罪案件应当立即报警，并采取措施保护现场，配合公安机关的侦查、处置工作。六、搞好团队建设，做好保卫人员的政治思想教育和专业知识学习，提高政策水平和业务工作能力，并经常调查研究，掌握治安动态，做好公司治安工作。七、开展治安防范宣传教育，提高员工治安防范意识。8、八、负责园区外来人员和车辆的出入管理，做好外来人员和车辆出入登记和引导工作，防止园区发生盗窃、交通和车辆安全事故。九、负责园区大门口和停车场的综合管理，确保广大员工上下班安全、有序，并对园区门口的卫生和综合安全负责。十、完成上级交办的其它任务。第十条保安职责一、维持公司办公场所内外区域的正常工作秩序，及时处理和平息外来人员及公司内发生的冲突。二、维护公司内部治安秩序，防患于未然。三、加强对重点部位的治安防范，加强防盗活动，及时发现可疑人和事，并逐出园区。四、监督员工遵守治安管理条例、交通法规及其他规则。五、加强防火活动，及时发现火灾苗头，并消除之。六、对违反治安条例的行为，查清事实，收集证据向9、公司和公安机关报告。七、配合领导做好下班后值班工作，检查园区及公司办公场所（水、电、设备、门窗等）情况。八、妥善保管配发的安保器械，不得丢失和擅自使用。九、做好外来车辆和人员的出入登记管理，正确记录值班日志和案件笔录，及时提出专案报告。十、签收外来报刊、信件、包裹（快递）等，并及时送至报刊收发人员处。十一、完成保安班长临时交办的其他任务。第十一条维修职责一、负责公司正常用电及各类用电设施的维护、维修、保养和更新。二、检查督促安全用电和节约用电制度的贯彻执行。定期检查园区各种设备运行情况，发现问题及时处理。三、遵守相关安全操作规程，严禁违章作业，防止线路、设备和人身事故的发生。四、保持园区上下水10、管道的畅通，定期清理沉淀杂物，及时排除各种堵漏现象。五、定期检查、及时维修更换各种零件，做好节水节电工作。六、保管好各类工具，节约用料，搞好废旧材料的回收利用。七、认真学习专业知识，掌握园区各类电器、线路、管道、阀门的分布、走向和用途，发生问题能够及时采取有效措施。八、改进服务态度，提高服务质量，及时处理出现的问题。 九、服从主管领导，遵守劳动纪律，做好节假日及台风、暴雨、雷电等恶劣天气下公司各类设备的定时检查和及时维修工作。十、完成领导交办的其他工作。第十二条绿化职责一、负责公司院内草坪、树木及各类花卉的维护和养护。二、定期修剪、施肥、喷洒农药，防止草木病虫害的发生。三、教育公司员工爱护花草11、树木。四、保管好绿化工具，做好各种器械的维护工作。五、向学校提出改进校园绿化环境的意见和建议。六、服从主管领导，遵守劳动纪律，保持良好形象。七、完成领导交办的其他工作。第十三条保洁职责一、负责公司园区办公楼、道路、停车场、露台等卫生保洁工作。二、按照规定对各自负责的区域按时进行清洁，随时检查，保持分管区域良好的卫生状况。三、保质保量、按时完成当日任务定额。四、保管好各类工具、劳保用品，及时补充各类卫生用品。五、服从主管领导，遵守劳动纪律，保持良好形象。六、完成领导交办的其他工作。第十四条食堂主管职责一、制定和完善食堂各项管理制度，并认真抓好落实。二、负责监督食堂食品的采购及验证工作。三、贯彻食12、品卫生法规，定期组织食堂人员体检并办理健康证，严防传染病及食品中毒事件发生。四、定期组织食堂员工提高服务水平，听取膳食委员会意见，搞好饭菜质量。对卫生状况、饭菜数量和服务态度进行监督。五、管好食堂固定资产，用好管好炊事机具。六、检查督促园区员工凭餐卡（餐票）就餐。七、负责每月与公司进行餐费结算。八、负责搞好食堂的公共卫生。九、做好每周菜单的制定工作。十、负责食堂日常清洁卫生，及各种设施的维护保养。十一、完成领导交办的其他工作。第十五条食堂厨师职责一、协助食堂主管做好每周菜单的计划与制定，并检查各类食材，确保食材安全、卫生。二、根据菜单，按时制作每天的膳食，既要保证各种菜肴合理搭配、均衡营养，又13、要保证菜肴美味可口，让园区广大员工满意。三、励行节约，制作膳食时尽可能的注意节约，不能过剩，也不能不够，避免浪费。四、注意自身的卫生和各种厨具的卫生，避免出现食品安全事故。五、加强厨艺学习，提高自身的业务技能。六、完成领导交办的其它工作。第十六条食堂服务员职责一、负责蔬菜及各种原材料的验收工作。二、负责负责蔬菜、餐具的清洗消毒工作。三、每天就餐时间，做好员工用餐服务工作，保证员工正常用餐。四、维护就餐打卡顺序，做好按时打卡工作。五、根据主管安排，做好餐厅的清洁卫生，为员工创造良好的就餐环境。六、协助主管做好食堂的清洁卫生工作。七、完成领导交办的其它工作。第三节保 安第十七条保安人员行为规范（一14、）服务领导，听从指挥，加强组织纪律性，遇事勤请示、报告。（二）坚守岗位、恪尽职守，不脱岗、睡岗，不闲聊。（三）明辨是非，保持警惕，遇到复杂问题，多思多想，对周边情况仔细观察。（四）遵守制度，文明服务，注意工作方法，着装整洁、态度和气。（五）坚持原则，机智灵活，做到反映情况快，解决问题快。（六）不得打骂、搜身、体罚、拘留，不能触犯个人隐私权。第十八条保安人员工作规范一、保障园区的安全保卫、防火、防盗等，不定期对消防器材进行安检，确保其正常使用。二、严格出入管理，对外来人员及车辆盘查登记后方可进入或出行。三、认真完成夜间巡逻，保障公司财产及员工的人身安全。四、注重仪表，值班期间必须按规定统一着装，15、违例者酌情给予警告或处罚；保持值班室内外环境的干净、整洁。五、保证按时交接班，不迟到、不早退，严禁擅自离岗、脱岗。六、严禁闲杂人员在值班室内逗留、聊天；不准做与值班无关的事情（如嬉闹、看电视、打瞌睡、吃零食、吸烟、喝酒等）；严禁酒后值班。七、严禁社会闲杂人等出入园区，对无理取闹、无故滋事人员要坚决制止。八、本园区车辆在出示停车证后方可放行，携带重要物资出门需出具行政管理部统一制发的出门证方可放行；外来车辆一律执行出入登记制度，拒不登记的，保安人员有权制止出入。十、完成本职工作及领导交办的工作，如因玩忽职守而造成的意外损害，追究物业公司及直接责任人的责任，对造成经济损失的物业公司或直接责任人赔偿16、。第四节报刊、邮件（快递）、函电收发第十九条收发一、外来邮件（快递）一律经园区保安室签收登记，并负责分发。二、凡挂号信、邮件（快递）、包裹单、汇款单、货运单等由保安室通知收件人持有效证件当面签收。三、一般公启函电、报刊和员工私人信件，由保安室分发到各公司前台签收。四、不论公私邮件（快递），保安室应随到随清，当天及时分发，不得丢失、搁置延误。对各种邮件（快递），如发现拆封或破损应拒绝签收，并向送件人查明原因，由送件人联系收件人处理。五、凡挂号信、邮件（快递）、汇款单、包裹单、货运单等收件人在通知发出后，应当天到保安室领取，并及时到邮局取件。超时丢弃或罚款，保安室概不负责。第五节食堂管理第二十条食17、堂员工行为规范一、严格遵守园区的有关规章制度，按时上下班。食堂员工必须坚守工作岗位，园区员工就餐时间未经同意不得擅自离开工作岗位，否则以旷工论处，并处以100元罚款。二、树立全心全意为园区员工服务的思想，讲究职业道德，文明服务，礼貌待人，说话和气，态度和蔼，思想端正，主动热情，兼顾众多，热爱本职，认真负责。再忙不烦，对就餐者一视同仁。三、食堂主管负责厨师和服务员的分工和协调工作，园区员工就餐时要团结一致，分工明确，协调配合，相互监督，共同搞好食堂的各项工作。四、维护文明就餐秩序。园区员工就餐一律按序打卡，禁止插队。任何人在食堂就餐时都必须按规定保持饭菜质量和数量，不得擅自提高或降低标准。第二十18、一条伙食质量要求一、要尽量改变伙食品种单调、口味清淡等一般化现象。荤与素要合理搭配，冷与热要合理搭配，菜食、面点、汤要合理搭配，尽可能做到伙食多样化、营养化和风味化，以满足广大员工的不同需求，使大家吃得饱、吃得好。二、每周制定一次菜谱，并予以公布，认真听取员工的意见建议，以更好地服务广大员工。三、根据季节变化，合理调配伙食，逢节假日，也尽可能的改善伙食，使大家吃得开心。四、食堂主管要熟悉原材料的分类、特点及其用途，要熟悉原材料的产地季节、使用期限，要通晓鉴别各种原材料质量优劣的一般标准。做到进货“保真、保鲜、保质、保量”。第二十二条 食堂安全一、使用炊事械具或用具要严格遵守操作规程，防止事故发19、生。二、严禁带无关人员进入厨房和保管室。三、易燃、易爆物品要严格按规定放置，杜绝意外事故的发生。四、工作人员下班前，要关好门窗，检查各类电源开关、设备等。管理人员要经常督促、检查，做好防盗工作。第六节水 电第二十三条水、电管理人员的责任一、负责园区内水、电的安装维修和维护工作。二、定期进行安全检查、机械保养，及时排除隐患。对已存在的问题要及时处理，避免安全事故的发生。对于不按规定用水、用电的不良行为要及时制止或整改，并立即上报主管领导处理。三、维修工要坚守岗位，在接到报修情况后，及时赶到现场，应迅速查明原因，通报相关领导和使用部门（人），及时排除故障。四、因工程建设（施工、检修等）或其它原因需20、要区域性停水、停电，水电管理员应提前48小时通知园区各公司楼。五、若发生爆炸、火灾、自然灾害、外力破坏等突发性事故时，水电管理员应在安全第一的原则下停水、停电。六、保证园区夜间安全照明，定期对各处照明灯进行检修维护，发现坏损及时更换。七、做好污水排放处理工作，及时疏通下水管道，保障正常的生产生活秩序。定期排查用水管路，发现长流水等现象时要及时查找原因并更换配件，避免浪费水源。八、做好公司各类会议的有关准备工作（包括桌椅、指示牌的摆放及照明等），确保会议的顺利进行。九、除完成本职工作外，对领导交办的临时性工作不能借故推托或拒绝，应当积极主动高标准完成任务。第二十四条水、电管理人员的基本素质要求水21、电管理员应具备高度的责任感，厉行节约，树立良好的服务意识、安全意识，保障园区正常合理用水、用电，保证员工正常的工作和生活秩序。第二十五条水、电管理人员的纪律一、严格遵守公司的有关规章制度，按时上下班，不得迟到早退。员工必须坚守工作岗位，服从组织安排，遇事要请（销）假，未经同意不得擅自离开工作岗位，否则以旷工论处。二、遵守操作规程，维修工在工作中要做好自身防护安全，同时按技术规范要求进行管线、设备的安装，维护和检修，严禁敷衍塞责，马虎行事。三、严禁酒后操作。四、在水电维修安装工作中，应严格遵守操作规程，注意安全。如违反操作规程而发生安全事故，必须承担相应的责任。五、如因工作疏忽而造成的损失，依22、情节追究责任或经济赔偿。六、对水电工的违纪、违规及怠工行为，经查实按规定处理，由此而酿成事故隐患或引发事故，按公司相关规定处罚，并追究责任。第二十六条水电管理的原则园区的水电设施管理遵循“谁使用，谁保管，谁损坏，谁赔偿”的管理原则，具体由行政管理部及其专业人员负责管理，任何部门和个人不得私自安装和改动,如若出现故障，应及时通知行政管理部或维修工进行维修。第二十七条水电管理的范围一、公司的水电设施包括配电箱、水龙头、高低水箱、阀门、管道，消防栓，灯泡、日光灯、插开座等。是公司固定资产的一部分，由行政管理部和使用部门共同管理，使用部门负责日常管理，行政管理部负责维修和安全检查。水电设施维修管理，采23、用计划维修，巡回检修和用户报修相结合的管理办法。二、公司为每个公司安装电表，用电实行“按表计费”的管理方式，每月按时向各公司收取水电费用。第二十八条水电使用规范一、各部门要节约用电，节约用水，水电设施损坏，及时申报维修，杜绝长明灯、长流水现象，做到人走灯灭，人走水停，杜绝“跑、冒、滴、漏”现象，水电维修人员、保洁员、保安等加强责任心，认真检查，同时各部门应经常对所属人员进行节水、节电教育，对于长明灯、长流水现象，行政管理部不定期进行检查，并进行通报，情节严重者，每次给予100元罚款。造成损坏的，按违章使用论处。二、所有人员应自觉爱护水电设施，必须按水、电、暖设施的设计功能正确使用，不私拉乱扯电24、线，不违章用电，不私接电源，严禁使用大功率电器，严禁在室内外的电线、灯头、插座等电器设施上挂衣服、挂蚊帐、挂节日装饰等。第十节环境卫生第二十九条保洁员的基本素质要求一、保洁员要树立公共服务意识，为园区员工创造整洁、优美、文明的环境，保证企业良好健康的外观形象。二、保洁员要具备良好的卫生习惯，不怕苦、不怕脏、不怕累，思想端正，身体健康。第三十条保洁员的责任一、每天要按时对卫生区域进行清理打扫，及时倾倒指定地点的垃圾，避免堆积，影响公司整体的环境卫生。二、随时对卫生区域进行巡检、监督，加强环卫保洁工作。发现随处乱扔乱放垃圾等不良现象，要给予制止和批评教育，并及时进行清理。三、每天按时清理宿舍楼垃圾25、，打扫会议室、卫生间、茶水间及水池，保持道路、楼道、楼梯及办公区的清洁，做到无垃圾污垢、无卫生死角、无乱堆放。四、根据季节变化做好消杀工作。夏季要每周进行打药灭蚊消毒，以保障员工的身体健康。五、做好各卫生责任区域的花草养护及盆景枯枝枯叶清理工作。六、协助并做好上级交办的临时性工作。办公环境管理制度1.办公环境管理1.1适用范围：卫生环境管理、整体环境布置和环境美化、统一识别管理、文明办公、建立良好的人文环境1.2卫生环境管理部门及个人区域的电器设备、办公桌椅、隔断、地面、墙面、柜面、窗台等应及时清理，保证干净、无污渍、无异物。公共区域由行政管理部联系物业公司进行清洁。1.3整体环境布置和环境美26、化整体环境布置具体包括：各部门办公区域（室）的调配安排、办公家具的固定摆放、办公用具和桌面物品放置、其他公共场所的布置等。环境美化的管理具体包括：公司内各个区域和场所的CI布置及装饰美化、绿化和花木的养护等。办公环境的美化和绿化工作及日常维护由行政管理部负责。1.4统一装束管理为树立公司形象，公司为员工配制工作证，并要求员工个人着装整齐、干净、清爽。员工上班时间着装必须规范、整洁（含外出公差）。夏季要求男士衬衣；要求女士穿长统袜，不得穿超短裤（裙）等。每周五若无接待或外出工作，可着轻便服装，但不得着短裤、背心、吊带装、拖鞋（厚底鞋）等。工作牌佩带在服装胸前新员工应参照上述规定，着与公司要求相近27、的服装。参加正式的会议、接待及庆典活动要求着正装，男士要求系领带。秋冬装以深色西装或套裙为宜；女士夏装应以浅色套装为宜；男士夏装衬衣应以灰色或浅色、裤装以深色为宜。1.5文明办公员工应自觉遵守公司各项规章制度，爱护公物、提倡节约，严于律己、尊重他人。1.6人文环境的建立和管理文明的办公环境是一个企业良好人文环境的具体表现，以规范、文明的语言及行为营造出的办公环境是企业文明办公的内涵所在。各部门负责人负责督促本部门人员实施规范用语及行为，行政管理部负责对规范、文明用语及行为进行日常管理、指导、监督和检查，共同维护一个良好的人文环境，以建立具有中森特色的企业文化。1.7相关支持性文件办公环境管理制28、度办公环境管理制度第一章 总则第一条 办公环境是展示企业形象的一个重要方面，是企业文化的具体体现，优美、整洁、文明、有序的办公环境有利于提高员工工作效率和企业竞争力。第二条 办公环境管理范围1 卫生环境管理。2 整体环境布置和环境美化。3 统一装束管理。4 文明办公。5 建立良好的人文环境。第三条 办公环境区域划分与管理责任办公区域分为各部门办公区（室）、公司领导办公室、公共区域。各部门办公区（室）的卫生环境管理由所在部门负责，其他区域由行政管理部负责。第二章 卫生环境管理第四条 卫生环境管理目标：干净、整洁、有序、无烟。第五条 卫生环境管理要求1部门及个人区域的电器设备、办公桌椅、隔断、地面29、墙面、柜面、窗台等应及时清理，保证干净、无污渍、无异物。2公共区域由行政管理部联系物业公司进行清洁。第六条卫生环境管理1各部门卫生环境实行一把手管理。1）由部门一把手负责统一安排，并按公司规定的卫生环境管理目标和要求检查落实，确保整洁的办公环境。2）各部门员工下班前10分钟负责检查本人使用及负责的电器设备、电灯、空调电源的关闭、门窗锁好，杜绝事故隐患。2行政管理部负责安排公司领导办公室、会议室、贵宾室、接待室及其他公共区域的整理、布置、清扫工作。3走廊、盥洗室、卫生间、楼梯等公共区域由行政管理部督促物业公司及时打扫、清理并添加清洁和盥洗用品。第七条 公司统一定于每月最后一周的星期五下午16：30、00开始整理工作，各部门负责组织做好本部门的整理工作，并指定专门责任人，行政管理部负责全面检查。整理要求如下：1各办公场所及各类日常使用的办公用具均要求彻底清扫。2计算机键盘、显示器、主机、联线及其他外设设备应彻底清洁。3办公桌、椅、隔断、文件柜、报架、衣架及桌下、墙角均要求整理有序、打扫干净、清除死角。4灰尘、污物积聚较多的设备盖布要求定期清洗、保持整洁。5出差员工的计算机、桌椅等由部门自行调配人员清扫。第三章 整体环境布置和环境美化第八条 整体环境布置具体包括：各部门办公区域（室）的调配安排、办公家具的固定摆放、办公用具和桌面物品放置、其他公共场所的布置等。环境美化的管理具体包括：公司内各31、个区域和场所的CI布置及装饰美化、绿化和花木的养护等。第九条 公司整体环境布置统一由总务部和办公室规划安排，各部门办公区域（室）和办公家具不得随意变动，确因业务需要，由部门报行政管理部，经综合考虑批准后，方可调整变动。第十条 环境布置和物品摆放原则1以整齐、美观、便于工作为原则。各部门可视具体环境条件，规定下列物品的摆放位置。同一方向的办公桌或单元隔断，电话、电脑显示器、主机、键盘等的放置位置应统一；桌面或副柜上文件架、文件筐、文具盒、水杯的摆放要求统一、整齐，员工离开座位后应将椅子正方向推入桌下。2办公桌上下只限摆放必要的办公物品，与工作无关的物品及私人用品不得放在桌面、柜面或散置地面。3个32、人桌面摆放的物品及隔断可钉板上的所钉物应保证排列有序、整洁、不零乱。4文件柜、书柜由部门提出摆放意见后，由行政管理部统一规划放置，以整体办公环境协调为基本原则。5其他公共场所及公司所有区域的CI由公司统一规划、布置，行政管理部负责实施。第十一条 办公环境的美化和绿化工作及日常维护由人事行政行政管理部负责。第四章 统一装束管理第十二条 为树立公司统一形象，公司为员工配制工作证，要求每位员工上班时按要求着装、佩带工作证。第十三条 统一装束标准1为树立公司形象，公司为员工配制工作证，并要求员工个人着装整齐、干净、清爽。员工上班时间着装必须规范、整洁（含外出公差）。夏季要求男士衬衣；女士穿长统袜，不得33、穿超短裤（裙）等。每周五若无接待或外出工作，可着轻便服装，但不得着短裤、背心、吊带装、拖鞋（厚底鞋）等。工作牌佩带在服装胸前参加正式的会议、接待及庆典活动要求着正装，男士要求系领带。秋冬装以深色西装或套裙为宜；女士夏装应以浅色套装为宜；男士夏装衬衣应以灰色或浅色、裤装以深色为宜。新员工应参照上述规定，着与公司要求相近的服装。2工作牌：佩带在服装胸前。3个人形象要求：头发：应修剪整齐、清爽干净。领口：最容易引人注意的地方，应保持干净。领带：颜色力求稳重，应保持干净、无皱折、不歪曲。钮扣：应扣好，不得掉落。袖口：长袖衬衣的袖口应扣好，并保持清洁。鞋子：鞋带应系好，鞋面保持清洁。长裤：皮带应系好，口34、袋保持平整。衬衣：应扎入长裤内。服装：应保持清洁，不得有破损。工作牌：应戴正。4应注意个人外观形象的整体检查，保证整齐、干净、清爽。第五章 文明办公第十五条 员工应自觉遵守公司各项规章制度，爱护公物、提倡节约，严于律己、尊重他人。第十六条 行为规范1工作区1）在办公时注意保持良好的坐姿、站姿、走姿，举止应得体，自觉维护良好的办公秩序。不得有扒在桌面、仰躺在座椅上或坐在椅子扶手上、倚靠或坐于办公桌、在办公区内奔跑等不雅行为，2）使用完办公用具、椅子等后应归回原位，若员工离开本人座位时间较长，应将桌面物品收好，将柜子、抽屉锁好拔下钥匙。3）操作设备、提放电话、开关柜门和抽屉等时应爱护使用、轻拿轻放35、。4）进出门时握住把手轻轻将门带上，不得粗暴摔门。5）上班时不得串岗、闲谈、睡觉、吃东西、高声喧哗、装扮或梳理头发、试衣、干与工作无关的事情、看与工作无关的报刊杂志、玩电脑游戏、无关工作的上网、干扰他人正常工作。6）下班时，个人清理本人办公区的环境，将文件、书籍、资料等放在柜中锁好，桌面除电脑、打印机、电话外不得留有其他杂物；关好门窗和电器，切断电源，防火、防盗、防意外。7）提倡文明健康的工作方式，不得随地乱扔东西、乱涂乱划、污言秽语。8）工作区一律禁止吸烟，对客人也应婉言示意不能在办公场所吸烟。公司特在办公区门外设立吸烟区。2公共区1）开关电源、空调等时应轻触开关，避免频繁开关影响使用寿命；36、开关窗户及窗帘时注意轻拉、轻推。2）空调运行时应注意及时关闭门窗，以免影响使用效率、浪费能源。3）一般情况下，消火拴、配电柜等除有关工作人员外不得随意触动；遇有险情（火灾隐患、漏电、配电柜内散发出异味等情况）做紧急处理，必要时应立即通知行政管理部或报警119。4）最后离开办公区(室)的人员，均有责任检查门窗是否已锁好，确认无误后方可离开，保证公司财产安全。5）走廊、门厅等公共场合，非工作需要不得久留。3接待室、会议室1） 使用时注意保持桌面清洁、非经许可勿移动室内装饰、家具、设备等。2） 使用完后应关闭各类电器设备，注意将座椅恢复到原位。6指定吸烟区域1）吸烟应在公司指定区域内。2）指定吸烟区37、域内注意保持肃静，不影响正常办公秩序。3）指定吸烟区域内不宜长时间逗留。第十七条办公用语规范1与人交谈应态度和蔼、口齿清晰、精神振作、不卑不亢，避免态度生硬、冷漠。2办公用语使用普通话。3接打电话规范用语1）公司总机设置为外线打进直接由语音提示“您好！上海中森建筑与工程设计顾问有限公司，请直拨分机号，查号请拨0”。2）员工接听电话时应答：“您好!XX（部门或本人姓名）”，打出电话，应先介绍自己“您好，我是上海中森XX（部门及本人姓名）,请找XX”。3）通话完毕应主动说“谢谢，再见！”4）若来电话找其他员工时，应回答“请稍”等或“请稍候”，然后立即通知被叫员工；若所找的员工不在，应客气地询问对方38、是否可找其它员工代办或留言，避免不礼貌的拒绝。第十八条无论在公司内或在外公务，每位员工的一言一行都代表着公司的形象，行为及用语要讲文明、讲礼貌，体现上海中森文化，树立上海中森形象。第十九条电话使用管理1公司电话用于办公和业务往来需要，电话交谈应简明扼要、注意控制音量和通话时间。2员工在使用电话时应按照电话使用手册操作。各分机使用人工作中离开座位时，若在公司内须在本人分机上设置转移，转到可找到你的分机上；若离开公司，应转移到委托人的分机上，让找你的人能够知道你的去向和联系方式。3各部门因业务需要增加分机、调整电话或号码时，将需求报至总务部和办公室，经审核后进行调整。第六章 人文环境的建立和管理第39、二十条 文明的办公环境是一个企业良好人文环境的具体表现，以规范、文明的语言及行为营造出的办公环境是企业文明办公的内涵所在。各部门负责督促本部门人员实施规范用语及行为，行政管理部负责对规范、文明用语及行为进行日常管理、指导、监督和检查，共同维护一个良好的人文环境，以建立具有东部快线特色的企业文化。第七章附则第二十一条 其它涉及环境管理的相关规定为本制度的相关文件。第二十二条 本制度由行政管理部负责解释。第二十三条 本制度自签发之日起试行。综合保障管理规定1.综合业务保障1.1固定资产（含实物性低值易耗品）管理工作流程目的规范公司固定资产实物管理的程序和内容，确保公司资产的有效利用。适用范围适用于40、公司固定资产入库、出库、调拨、报废、清查等工作的管理。职责各部门：对购置的固定资产进行验收、日常使用管理，配合财务部进行固定资产清查。行政管理部：购置固定资产，办理固定资产验收、入库、编号、出库、调拨、报废等手续，参与固定资产清查。财务部：办理报销手续。工作程序(1)固定资产入库：建立台帐：行政管理部资产管理员建立资产台帐；编号：行政管理部资产管理员依据新购设备所属类别进行编号，并将相关信息录入电脑；填写单据：属固定资产由行政管理部资产管理员填写资产验收调拨单，属实物性低值易耗品则由行政管理部资产管理员录入相关信息；发牌：行政管理部资产管理员将固定资产标牌交使用部门，由使用部门将标牌粘贴到新购41、设备的统一位置上；存档：行政管理部资产管理员将新购设备的阅批件、发票复印件、合同等复印留存，与调出部门、调入部门及财务部签字后的调拨单一同存档。(2)资产出库：填写出库单据：由行政管理部资产管理员填写出库单据（属固定资产的已在办理入库登记填写资产验收调拨单时同时办理出库，低值易耗品填写出库单）。发牌：行政管理部资产管理员将资产标牌交使用部门，由使用部门将标牌粘贴到新购设备的统一位置上。领用：资产使用部门资产管理员在出库单据上签字，并将该资产领至部门使用。存档：行政管理部资产管理员将出库单据归档并保存。(3)资产调拨申请资产调拨：资产所属部门资产管理员对本部门闲置或与其它资产所需部门协商同意调出42、的资产，填写资产验收调拨单，报本部门、行政管理部、财务部领导审批。录入调拨信息：经审批同意后的资产验收调拨单，由行政管理部资产管理员将调拨信息录入电脑，办理调拨手续并通知相关调入、调出部门。存档：行政管理部资产管理员将办理完毕的阅批件、资产验收调拨单归档并保存。(4)资产报废申请资产报废：资产所属部门根据资产使用情况提出报废申请，填写资产报废清理单，交财务部、行政管理部审核。行政管理部审核：行政管理部根据设备所属类别进行鉴定，符合报废条件的签署同意，不符合报废条件的签署维修意见，并协助联系厂家进行维修。财务部审核：财务部根据资产的使用年限和折旧情况签署意见，如不符合报废条件，退回申请部门。公司43、领导审批：公司领导对经过行政管理部、财务部会签同意后的报废清理单进行审批，同意后由行政管理部具体办理。录入报废信息：行政管理部资产管理员将报废信息录入电脑，进行资产实物帐清理，并将报废清理单存档。报废物资处理：由行政管理部联系有关收购单位，对报废物资进行处理，并将处理所得交公司财务部。物资的使用管理：各部门对本部门的物资负有保管、保养的义务，保证物资使用的安全性和有效性。相关记录：资产验收调拨单、入库单、出库单、设备报废清理单3.4 物资采购管理工作流程目的：规范采购工作，降低采购成本，保证公司正常办公的需要。范围：适用于公司各部门的固定资产、低值易耗品（统称物资，不包括计算机设备及其耗材）、44、车辆的采购。职责各部门：根据工作需要提出物资采购申请，参与采购物资的验收并使用。财务部：审核采购申请是否符合预算，采购费用付款。法务：负责合同条款的审核。行政管理部：负责物资的询价、采购、入库、出库工作。公司领导：对预算费用进行审批。工作程序预算申报：各部门根据预算提出物资采购需求，报本部门领导审批同意后，交行政管理部汇总。行政管理部将各部门物资采购预算信息汇总后，交财务部对预算费用审核并报公司领导审批。公司领导审批完毕将各部门年度预算下达指标到部门，行政管理部根据指标负责具体承办相关事宜。采购申报：各部门根据公司下达的物资采购年度预算，提出采购申请，报行政管理部、财务部会审。根据采购项目，采45、用不同的采购方式：（1）10 万元以下的采购采取竞争性谈判采购、询价采购或单一源采购方式：竞争性谈判采购，是直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。具体采购项目：1)单位合同估算10 万元以下的办公设备；2)单位合同估算10 万元以下的大宗专项设备；3)单位合同估算10 万元以下的办公桌、椅、柜。询价采购，是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。询价采购，采购前，采购员应对供应市场开展调查，并填写物资定货报价评估单提出拟购物品的合适供应商（三家以上）的质量保证能力、价格和售后服务等内容，送公司财务、相关技术部门及使用部门等会签意见，确定供应商。单46、一来源采购，是指向供应商直接购买的采购方式。一般只用于针对特种设备采购或后续采购。单一来源采购项目：1)专业性强办公设备，供应商拥有专有权；2)必须由原供应商提供的后续维修、零配件供应、更换；3)对原有采购进行后续扩充；4)生产急需的办公设备；（2）10 万元以上每批次的采购采取公开招标采购和邀请招标采购的方式：公开招标采购，以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标的采购方式。招标项目：1)单位合同估算20万元的办公设备；2)单位合同估算30万元的大宗专项设备。3)单位合同估算30万元的公司员工服装。邀请招标采购，是以投标邀请书的方式邀请3-5个合格供应商投标的采购方式。具体项目：1)单位合同估47、算10 万元以上的办公设备。2)单位合同估算10 万元以上的大宗专项设备。3)单位合同估算10 万元以上的公司员工服装。招标领导小组由公司分管领导、财务部、行政管理部、使用部门组成，具体负责招标的决策工作；招标工作小组由行政管理部分管领导、各部门的负责人及使用部门人员组成，小组负责标书的起草和招标的日常事务工作。行政管理部根据不同采购方式所确定的结果，起草采购申请单，报公司领导审批（经招标的采购项目根据招标结果起草采购申请单，经招标领导小组会签后报公司领导审批）。公司领导审批同意后，行政管理部具体负责采购工作，与供应商签订采购合同。采购完毕，行政管理部负责验货，并办理物资入库手续。行政管理部通48、知物质使用部门共同参与验收并办理出库手续，将物资交付其使用。财务部办理采购物资的付款。相关记录：资产验收调拨单3.5物业管理保障流程办公家具、园区物资采购流程目的：为了降低采购成本，满足公司各部门配置需要。范围：适用于公司各部门的办公家具、电器、设备及一次性消耗品、花木等的采购。职责各部门：根据需要提出申请，参与物资验收并使用物资。财务部：下达年度预算并审核各部门提出的申请。行政管理部：根据预算审核申请负责采购、入库、出库工作。公司领导：审批采购申请。工作程序财务部根据公司发展规划下达采购的年度预算；各需求部门根据财务部下达的预算提出申请，报本部门领导审批后，交行政管理部审核。行政管理部审核同49、意后由采购人员按货比三家的原则进行询价并汇总有关信息。行政管理部、财务部共同谈价（金额在10 万元以上），确定供应商；行政管理部起草采购申请单，报公司领导审批；公司领导审批完毕，行政管理部具体负责采购。采购完毕，行政管理部负责办理验货和办理入库手续。财务部办理付款手续。行政管理部将物资交使用部门，并办理出库手续。6、相关记录：入库单、出库单4.设备及通讯保障4.1办公设备维修工作流程目的：规范办公设备维修工作，保证办公设备使用的有效性。适用范围：适用于公司所有办公设备(除电脑及其电脑的外围设备，如打印机、扫描仪、投影机等)。职责行政管理部：负责对办公设备进行检查、维修以及送外维修联系。财务部：50、负责办理设备维修费用付款。工作程序行政管理部代表公司与供应商签订维修保养合同，在合同期内按规定进行保养和维护。合同期满，如需继续由原供应商对该设备进行保养维修，则续签保养合同，按合同执行。如需更换保养维修商家，则需与其他商家签订新的合同。合同之外的设备维修费用预算内的维修：设备使用部门填写维修申请，经过本部门领导审核后，交行政管理部设备维修员。维修员到现场检查，确定故障原因、维修方案和所需材料，记录于申请单后报行政管理部领导审核同意后即可维修。维修完毕，由维修员到财务部进行费用报销并对维修申请单存档。费用预算外的维修：设备使用部门填写维修申请，经过本部门领导审核后，交行政管理部办公设备维修员。51、维修员到现场检查，告知使用部门故障原因、维修方案和所需材料，由使用部门起草申请单，连同维修方案，报行政管理部、财务部、公司领导审批。审批完毕，维修员进行维修或外请厂家维修。维修完毕，由维修员到财务部进行费用报销并对维修申请单存档。记录和表格：设备维修单4.2 电话业务工作流程目的：规范电话业务的办理工作。适用范围：适用于需办理电话安装、维修、迁移等业务的公司各部门、员工个人。职责各部门：根据工作需要起草电话业务申请，对安装完毕的电话进行使用及日常管理。信息中心：对同意办理的电话业务进行安装、维修、迁移、话机领用等工作。财务部：负责办理电话业务费用的收、付款工作。工作程序：申请使用部门填写申请表52、后由本部门领导审批，同意后交行政管理部领导审核。行政管理部领导审核同意后，交信息中心网管检查项目，如属分机类业务，由网管直接办理；如属直线电话业务，须交公司领导审批。电话领用：如新增线路，由网管直接领用话机安装；如因话机故障需更换，则需以旧换新。经领导审批完毕的申请单由网管具体承办并归档。记录：申请单4.3 水电、空调设备维修工作流程目的：规范水电、空调设备维修工作。适用范围：适用于公司所有水电、空调以及配套设备的维修。职责行政管理部：负责现场巡视检查、确定维修方案和更换材料，需要外修时及时联系相关单位并实施监督。各部门：提出故障维修申请。工作程序使用部门申报水电、空调设备故障。行政管理部维修人员到现场检查，确定维修方案和更换材料，填写设备维修单，经使用部门确认后报行政管理部临到审批。审批完毕的设备维修单，由维修人员具体承办。对于外请人员维修，维修人员须对维修过程进行现场监督。维修完毕后，由使用部门在设备维修单上签字确认，行政管理部归档。记录和表格：设备维修单