1、公司办公室整体工作规范管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 办公室管理制度第一章、公司保密制度第二章、印鉴管理制度第三章、档案管理制度第四章、会议管理制度第五章、公文打印管理制度第六章、办公用品管理的制度第七章、办公室库房管理制度第八章、接待和招待管理制度第九章、报刊及邮发管理制度第十章、计算机及网络管理规定第十一章、机动车辆管理制度第十二章、门卫管理制度 第十三章、员工食堂管理制度第十四章、绿化管理制度第十五章、办公室卫生管理制度第一章、公司保密制度为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。1、公司秘密是关系2、公司权益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。2、公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。3、公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。4、对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员进行奖励。5、公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：、公司重大决策中的秘密事项。、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。、公司职员人事档案，工资性、劳务性收3、入及资料。、其他经公司确定应当保密的事项。6、公司秘密的密级分为：绝密、机密、秘密三级。、公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级。、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。、公司人事档案、合同、协议职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。7、属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条的规定表明密级，并确定保密期限。8、保密措施：属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行，采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑部门负责保密。对于密级文4、件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：、非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄。、收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。、在设备完善的保险装置中保存。9、属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。10、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。11、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：、选择具备保密条件的会议场所。、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加设计密级事项会议的人员予以指定。、一招保密规定使用会议设备和管理会议文件。、5、确定会议内容口头传达及传达范围。12、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。13、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者何人泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室，总经理办公室接到报告，应立即作出处理。第二章、印鉴管理制度 为规范公司印鉴管理与使用，防止有损公司利益事件的发生，确保公司安全，特制定本制度。1、企业印鉴由总经理办公室主任负责保管。2、企业印鉴的使用一律由分管厂长签字许可后，管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接负责人员负责。3、企业所有需要盖章印鉴的介绍信、说明及对外发送公文，应统一编号，以备查询，存档6、。4、企业一般不允许开具空白介绍信，证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经分管厂长批示签字方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向企业汇报其介绍信的使用情况，未使用的必须交回。5、盖章后出现的意外情况由批准人负责。第三章、档案管理制度 为规范企业档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。1、归档范围：企业的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有保存价值和必要的文件材料。2、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据7、齐全完整，密级档案必须保证安全。3、档案的借阅与索取：、总经理、分管厂长、办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；、企业其他人员需借阅档案时，要经分管厂长批准，并办理借阅手续；、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由办公室主任批准方可摘录和复制。4、档案的销毁、任何组织或个人非经允许无权随意销毁企业档案材料。、若按规定需要销毁时，凡属密级档案必须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经企业办公室主任批准后方可销毁。、经批准销毁的企业档8、案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。第四章、会议管理制度 为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。会议分类：总经理办公会、公司中层干部会、公司年度总结会议、生产、行政调度会、公司职代会、生活委员会会议、公司临时会议1、总经理办公会、会议组织：总经理办公室、会议主持人：公司总经理、会议参加人：公司厂长以上领导、会议内容： 总经理进行工作研究、安排部署。、会议记录：总经理办公室、会议时间、地点：根据需要具体安排。2、公司中层例会、会议组织：总经理办公室、会议主持人：总经理或公司厂长、会议参加人：公司分管厂长以上领导及全体中层干部。、会议内容：听取各部门工作的9、汇报，对当前工作进行讨论研究，并寻找解决办法。对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误与问题找出原因并及时改正、总结，部署下步工作任务。、会议记录：公司办公室3、公司年度总结会议（公司全体员工会议）、会议组织：公司办公室、会议主持人：公司分管厂长、会议参加人：公司全体人员、列席人员：根据需要通知相关与会人员、会议内容：宣读文件、对公司有突出贡献的员工表彰奖励、优秀员工、干部代表发言、总经理对公司全年度总体情况进行总结，并对下年度工作进行部署安排、会议记录：总经理办公室、会议时间一般年末或次年初，地点另行通知4、生产、行政调度会、会议组织：公司生产、行政厂长、会议主持人：公司生产、行政厂长10、或指定人员、会议参加人：生产、行政主管以上领导、会议内容：日常工作汇报、通报工作进度、会议记录：行政由行政部文秘、生产由生产部文秘记录、会议时间、地点、行政会每周六召开，地点在行政部、生产调度会时间另定，地点在学习室5、公司职代会、会议组织：公司办公室、会议主持人：公司总经理或公司分管厂长或其指定人员、会议参加人：公司厂长以上领导、职工代表、会议内容：对公司发展、当前工作中存在的问题，提出合理化建议或改进建议、会议记录：总经理办公室、会议时间：一般每年季度末，时间另定6、公司临时会议、会议组织：公司主管以上领导、会议主持人：公司总经理或分管厂长指定人员、会议参加人：根据具体情况通知相关人员、会11、议内容：处理临时发生的各种紧急、突发事件、临时性工作、会议记录：总经理办公室7、会议记录的管理：会议纪要除生产、行政调度会、生活委员会会议、公司临时会议外由总经理办公室记录并存档。第五章、公文打印管理制度 为使企业公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的工作效率和公文质量，特制定本制度。1、企业公文的打印工作由办公室负责。2、各科室打印的公文或其它资料须经办公室主任签字安排打印。3、企业各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交办公室留底存档。第六章、办公用品管理的制度 为加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。1、 每月月底前，各部、室负12、责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交办公室。2、 办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经分管厂长审批后负责将办公用品根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部门主管签字领回。 3、 除正常配给的办公用品外，若还需要用其它用品的需经办公室主任批准方可领用。4、 企业新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。5、 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管完好。6、 负责购发办公用品的人员要建立账本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。7、 办公室对办公用品的配发13、要做到按章办事，周到服务、及时供应。第七章、办公室库房管理制度 为加强办公室库房管理，确保库房的物资安全，更有效的提供服务，特制定本制度。1、库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。2、采购人员购入物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏、应立即拆包清点数目，实物与入库数量，规格不符时，库房保管应向交货人提出并通知办公室主任。3、物资入库后，应当日填写帐卡4、严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经办公室主任批准后方可出库。5、库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副厂长批准后，办理外借手续。6、严格管理帐单资料，所有账册、14、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。7、库房内严禁吸烟，禁止无关人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。第八章、接待和招待管理制度为加强来客接待管理，规范来客接待工作，保障企业正常的来客接待需要，控制不必要的开支，特制定本规定。1、接待归口：、公司接待工作统一由办公室归口负责并组织实施。、各部门若有接待任务应与办公室联系，视情况由经办部门或办公室负责落实。 2、接待规格：、省、市一级政府重要领导、项目合作方领导、外商等来宾，视情况由总经理、分管领导及相关部门人员负责迎送和接待。、投资项目当地政府职能部门、媒体、企事业单位来宾，由分管领导及相关部门人员迎送（视具体情况由总15、经理决定）。、国内其他参观考察的团体和个人，原则上由办公室负责安排。并根据具体情况安排相关部门负责人接待。、对重要或特殊的接待任务，由办公室编制接待计划，报请总经理批准后实施。3、就餐安排：、公司招待用餐原则上安排在办公地点餐厅，特殊来宾经批准后，方可安排外出招待。、上述（2.）条由办公室根据用餐标准并填妥业务招待申请单并经总经理批准后，由办公室负责安排就餐或安排外出用餐。上述（2.）、（2.）条由具体接待部门填妥业务招待申请单，经批准可后在办公地点餐厅招待客饭或外出就餐。上述（2.）条由办公室提出用餐标准并填妥业务招待申请单经批准后安排就餐。4、用车和住宿、市内宾客来访原则上不派车接送，外省16、市宾客经领导批准可由公司办公室派车接送。、凡外省市宾客来访需由公司安排住宿的，由办公室统一安排，其他各部门不得自行安排。5、会务接待、公司的综合性会议由办公室负责主办会务，并提出费用开支预算，报总经理批准后执行，相关部门负责协办。、一般专业性会议由有关专业部门提出会务安排和接待，并提出费用开支预算报总经理批准后执行，办公室负责协助工作。6、馈赠纪念品（礼品）的管理、办公室负责馈赠纪念品（礼品）计划的编制（包括数量、价格、选型），并根据总经理批准后的计划负责采购、发放。、纪念品（礼品）须经部门领导提出书面申请，经批准后方可向办公室领取。 、重要宾客和重要会议的馈赠礼品由经办部门提出书面报告，经总17、经理批准后作特殊处理。、参加会议的本公司人员以及接待和会务工作人员一律不准领取纪念品和礼品。7、出差招待 、对于一般性的出差，采取伙食补贴的办法，公司不负担餐饮等方面的报销。 、对于特殊性的出差，且必须招待业务方时，出差人须将招待事宜报请上级领导审批，获准后方可报销。8、费用的管理 、应本着坚持勤俭节约、反对铺张浪费的原则，严格控制招待费用的开支。 、如遇大型接待或会务工作，要事先提出费用计划，经总经理批准后方可在计划内使用。如有突破，应提出充分的理由予以追加。、要尽量减少应酬活动，本单位参加会议、接待和会务工作人员应经领导批准。、办公室负责对公司的招待费用总额的预算编制和执行控制。就餐标准 18、用餐标准来宾级别10元/人50元/人80元/人一般性的业务联系一般性的参观学习、交流投资项目当地政府职能部门省、市级政府职能部门重要来宾、外商重要来宾、外商注： 在“来宾分类”中未列入者，可比照同类情况执行。 如情况特殊而需提高标准的，应提交总经理批准。 陪同规定：客饭一律不陪同用餐；如需陪同，应由总经理批准。 客饭一律不上饮料。第九章、报刊及邮发管理制度1、报刊每半年按照企业的要求做出订阅报刊计划及预算，办公室指定专门负责办理有关订阅手续。2、办公室指定专人每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门，有关部门处理后，一周内交回办公室由专人统一保管、存档查询。3、任何人不得随19、意将报刊挪作他用，若需处理，需经办公室主任批准。4、企业办公室负责为各部室邮发信件、邮件。6、所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发。7、控制各类挂号信。凡因公需挂号者，需经各部室主管批准，办公室登记后方可邮发。第十章、计算机及网络管理规定为了确保企业计算机及网络的安全、稳定、高效的运转，合理使用计算机网络资源，保证企业生产、办公的需要，特制定本规定。1、计算机及网络管理由办公室具体负责。2、本规定所涉及的计算机网络设备包括计算机、网络设备、网线、打印机及其它相关设备。3、企业计算机网络管理员，其职责为：、负责计算机应用的长远规划。、根据企业计算机网络设备情况，负责机器20、及外设、备件的采购申请。、与各部室、车间配合，指导计算机技术培训及相关人员上机操作。、对企业计算机及外设的状况进行不定期检查，及时发现和解决问题，负责计算机及网络设备的正常使用、维护。、负责企业计算机所用软件及随机档案资料附件的保管。、负责企业计算机数据备份。、负责企业计算机信息安全及有关密码的保管。、负责计算机及网络的防病毒方案的计划及批准后的实施。、负责计算机及网络的使用状况、维护、检测、检修记录。第十一章、机动车辆管理制度为加强企业机动车辆管理，提高用车效率，降低用车成本，减少管理脱节现象，特制定本制度。1、企业全部车辆行政划归司机班管理，办公室主任负责使用审批调配。2、车辆由专职司机驾21、驶，专职司机每周不定期对车辆检查及保养，确保车辆安全。3、车辆保险等有关资料统由办公室保管。4、各部门需要使用车辆时，提前一天填妥用车申请单，经部门负责人签字后报办公室主任审批，特殊情况除外。5、各部门派车交货、洽谈业务时，应执行下列规定：、车辆仅供运送企业物资及执行公务专用。、车辆原则上不得运载任何与业务无关的人员或物品，特殊情况除外。、车辆出车前必须进行安全检查。6、车辆工作任务结束后应停放在企业指定场所，并将车、窗锁好。第十二章、门卫管理 为规范公司的进出人员、物品和车辆的管控，明确门卫的职责，确保公司的安全，特制定本规定。 1、门卫管理由办公室具体负责。2、门卫人员基本要求：、门卫人员22、必须是可信可靠、忠于职守、工作认真负责、身体健康的男性员工.、门卫人员应能自觉遵守制度纪律，秉公办事，不徇私枉法.、门卫人员应具备一定的文化礼仪知识、安全防范知识、与人沟通的能力。3、门卫行为规范：、门卫应坚守岗位，认真做好传达工作，指挥、检查、核对进出车辆、人员和物品。、门卫值班时应穿戴统一制式服装，保持整洁。、门卫招呼来宾时，言语应随和，礼貌热情。、门卫人员值班时间不得做私事或进行其它任何形式的娱乐活动。、门卫人员夜间值班时不准脱岗、睡觉，每半小时对厂区要害部位巡查一次。、门卫人员值班时间禁止吸烟、喝酒。、门卫人员不可接受任何人的礼物、其它物品和金钱。4、门卫值班工作包括传达工作，单位大门23、24小时值班，对人员、货物、车辆的进出登记、检查管理，夜间厂区巡逻、厂区安全防范及办公室布置的其它工作。5、门卫夜间值班应做好单位内外通讯联络工作，出现异常情况及时报告值班领导。6、单位员工上班时间一般不因私事会客。如遇特殊情况，客人必须见我单位员工，应由门卫负责传呼，单位员工在厂外解决问题后立即进厂。7、单位来宾联系业务时，由门卫人员负责与对口部门联络，确认后来宾填写来访登记表.出厂时，来宾在登记表上填写出厂时间。第十三章、员工食堂管理制度为提高员工食堂的整体水平，为员工提供卫生、舒适、优质的用餐环境和氛围，维护和确保员工的身体健康，特制定本制度。1、采购与储存管理：、严把采购质量关，不得采24、购霉变、腐败、虫蛀、有毒、超过保质期或法律禁止的食品。、采购大批主食或副食时，要求供货单位提供卫生许可证，以便查检，不得购买三无产品。、把好采购验收关，严禁腐烂、变质的原料入库，以免食物中毒。、坚持实物验收制度，做好成本核算。做到日清月结、账务相符，每周盘点一次，接受员工监督。、食堂的一切设备、餐具、食品均需有登记、有账目。、严格执行食品卫生制度，对存放的各类食品实行“隔离”，以免食品串味、走味或变质。、食堂库房整齐清洁，分类存放，防鼠防潮。、食品存放冰箱或冰柜时间不宜过长，严禁销售隔夜饭菜。2、卫生管理：、食堂工作人员的个人卫生管理：要做好个人卫生，勤洗手，勤剪指甲，勤洗澡，勤换洗工作服。不25、得留长指甲、染指甲，工作时不得佩戴首饰。工作时要穿戴白色工作服、工作帽，分菜员或食堂打菜人员要戴口罩，不得用工作服或围裙擦手、擦脸。每半年进行一次健康检查，无健康合格证者，不准在食堂工作。、食堂环境卫生管理：要经常清扫厨房、食堂，保持干净、卫生的环境。食品餐具消毒要由专人负责，并严格执行“一洗二刮、三冲、四消毒、五保洁”规定。其他用具、容器、抹布也要经常消毒。食堂在检、洗食品时所产生的废弃物要按规定存放，用餐后的剩菜剩饭要存放于专用的污物桶内，并加盖，由专人处理，做到垃圾污物日产日清，防止再次污染。严禁非工作人员进入操作间。、食堂食品卫生管理：严格分开使用生熟食及用具，做到“双刀”、“双墩”、26、“双碗”，专具专用，餐具、用具用完随时清洗，每天消毒一次。对采购的主副食品和调味品要严把验收入库关，保证发霉变质食品不入库，保管好入库食品，发现霉烂变质等问题时要随时处理。3、工作餐供应管理：、食堂为公司员工提供中、晚餐，要求在规定的开餐时间内保证供应，并保热、保鲜。、食堂拟定每周饭谱，做好充足的准备、热情、礼貌地接待员工就餐。、食堂负责为每位员工提供餐具，用餐完毕由员工送到指定地点，由食堂人员进行刷洗、消毒。、食堂工作人员在员工用餐后进行大清理，使桌、椅、餐具整洁有序，除就餐外，还可供员工休息。、每月月底，食堂管理人员制作出“月度用餐统计表”，作为下月采购的依据第十四章、绿化管理制度为美化办27、公区域化境，明确公司绿化管理，特制定本制度1、 公司内除道路和用水泥覆盖的地面外，其余空地均种植不产生花絮、花粉的灌木和草坪，尽量减少露土地面。2、 办公室后勤设专人对公司的绿化进行管理和维护。3、 定期修剪灌木和草坪、定期清除杂草、定期施肥、定期采用安全有效的方法除灭害虫。4、 公司员工要爱护绿化，不得攀折树木、践踏草坪、损坏绿化，绿化地带不得堆放物品。第十五章、办公室卫生管理制度 为保证大家拥有一个干淨、整洁、舒适的办公环境，提高工作质量和单位形象，特规定如下1、职工区域卫生：、每位职工上班前5分钟打扫自己办公区域卫生，整理文件，保持办公桌整洁，下班后清理当天的垃圾； 、每月擦洗一次自己使用的电脑主机及键盘，爱护电脑。、不在办公室墙壁乱悬挂、张贴什物。2、公共卫生维护：每天由卫生管理员清理办公区公共卫生，并定期对办公室进行消毒，每一位工作人员应予以配合、维护。、做到纸屑入篓、地面清洁。、职工不得在办公室内抽烟，保持空气清新。、上洗手间先打开排气扇，保持空气流通；事后自觉冲洗。、不乱倒茶水，更不能将用水滴到地上。上述条款由综合办公室监督执行，实行评分制，并进行不定期检查，如发现有未执行者，初次予以提醒、告知；再次违者予以处罚。