1、家用电器公司往来对帐管理制度附活动返利确认表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一节 往来对帐管理制度为了加强公司内部和外部往来帐的管理工作，明晰相互之间的债权债务关系，杜绝因往来清理、对帐不及时、对帐后无确认等原因而导致公司利益受到损失等情况发生，特制定本制度。一、往来对帐的岗位设置与职责1、 财务经理职责：1） 审核“资金申请单”，特别关注大额款项的支付申请。2） 每月负责检查对帐小组成员每月对帐工作计划，并落实责任人。3） 针对对帐过程中出现的差异问题，作好与营销部、供应商的协调工作。4） 随时关注公司往来帐异2、常情况，并就异常情况采取措施进行解决。5） 监督往来主管、往来对帐员的日常工作及验收对帐完成质量。2、 往来主管岗位职责：1） 监督往来对帐人员履行对帐工作职责，并就公司往来对帐情况进行统筹安排。2） 审核“资金申请单”，严格按照合同规定与供应商结算。根据公司制定的审批权限，管理公司与各供应商之间的经济业务往来事项。3） 审核“资金申请单”，检查商品采购账与应收应付账款余额、供应商档案了解供应商情况，对出现有付款风险的供应商应立即通知财务经理，并拒绝签字。4） 每月编制往来对帐月报表，并检查对账员对账计划的完成情况，每月与财务经理签订往来对帐工作责任书。5） 每月定期检查与供应商的往来账目，避3、免产生因人为因素造成返利等应收账款不到位给公司造成的经济损失，防止呆账、坏账的发生。6） 每月检查对帐通知发出的及时性，对于没有按时来核对往来账的供应商有权提出停止付款的建议，直到往来账核对清楚后，往来主管签字，财务经理审批后方可继续付款，往来账核对不清楚，往来主管又签字付款，由此造成公司损失由往来主管负主要责任。7） 每月清理一次商品采购账借方余额、应收账款借方。若商品采购出现借方余额，应及时到系统中查找原因，确认是否有验收供应商抬头窜户或验收单价错误，并通知相关人员调整。若应收账款借方帐龄在6个月以上的，要查明原因，并上报财务管理中心。8） 每月清理一次本月新增供应商、本月停止合作的供应商4、，对于出现上述情况的供应商需要写明具体情况，并上报财务管理中心。9） 与供应商财务加强联系，通过多种形式检查对帐工作，所有往来对帐确认书必须要求供应商签字盖章。10） 加强与公司内部（业务员、返利结算员）的联系，对于挂应收没有书面确认的款项，及时要求补全书面资料。避免产生因人为因素造成返利等应收账款不到位给公司带来的经济损失，防止呆账、坏账的发生。11） 对多打预付款现象的监控，每月往来主管要定期监控多打预付款现象，基本公式为：初步认定多打款=应付账款借方-商品采购贷方余额*1.17，逐一排除入帐不及时、供应商更换名头等原因，一经发现多打预付款要及时扣回，并对有关责任人员进行处罚。确保公司流动5、资金的安全与完整。3、 往来对帐员岗位职责：1) 每月财务结帐后，排对账计划，并及时通知供应商前来核对应收应付帐（12201及20401科目），并出具“对帐余额调节表”（格式见附件），对于未达帐项要及时查找原因，并通知相关人员调整。2) 每月编制往来对帐月报表，每月与财务经理签订往来对帐工作责任书。3) 每月查询商品采购帐（13101科目）的帐面余额，若是清场结大帐的供应商，业务员应先通知财务部对账，必须核对商品采购帐。4) 每月对银行存款明细帐与银行对帐单进行核对，并出具“银行存款余额调节表”，对于未达帐项要及时查找原因，并通知相关人员调整。5) 每月与外地分公司进行内部往来（12001科目6、）的核对，并出具余额调节表，对于未达帐项要及时与外地分公司联系查找原因，并通知相关人员调整。6) 每月与独立核算单位进行内部往来（12002科目）的核对，并出具余额调节表，对于未达帐项要及时与各独立核算单位联系查找原因，并通知相关人员调整。4、返利结算员：1) 建立健全供应商档案，熟知各供应商的供货政策、结算方式等合同内容，做好各供应商应收账款记录，并监督返利和各项费用的回收，对于未达账项及时向领导反映，并提出合理化建议。2) 每次结帐前，要求业务员及时将应结帐的供应商清单传递到财务，根据即将结帐的供应商清单，将对应的应扣返利和费用清单传递给业务员。3) 每月与业务员核对应收返利费用，出具返利7、费用确认表见附表6。与业务员对帐后，仍不能达成一致意见的，要求业务员与供应商业务员预约对帐。我司业务员、供应商业务员、我司返利结算员三方对帐后未能达成一致意见的，暂停结帐直到对帐后达成一致意见。4) 每次结帐前监督业务在规定的时间将签署完毕的资金申请提交财务审批，逾期提交资金申请影响结算流程正常推进的，返利结算员对逾期资金申请不予接收。5) 审核资金申请单上应填写的业务内容是否齐全，签署是否完毕，审核应扣款项是否按扣款清单填写，是否有逾期未扣款项。6) 对于未挂应收即帐扣的款项，要求业务经理及时将应收标准提交财务；对于帐扣后已收大于应收的款项，及时与业务经理沟通，取得书面证据（确认函、协议等）8、后补挂应收。7) 对于正常付款一般不允许先帐扣后折让，对业务资金申请中先帐扣后折让的，要求供应商先开折扣折让发票，我司方予结帐；如果有特殊情况允许先帐扣后折让时应登记流水帐，返利结算员与进货结算员共同监控后期发票到位情况，若发票未在规定的时间到位，暂停结帐。8) 对于允许先帐扣后开退税证明的情况，要求供应商在规定的时间开红字发票，及时与进货结算员和税务管理员协调，监控发票到位情况。5、返利主管：1) 与业务经理协调，敦促业务员及时将即将结帐的供应商清单传递到财务；监控返利结算员向业务传递应扣款清单，使财务和业务对应扣款在结帐前达成一致。2) 对于发票到位严重滞后的供应商，与业务沟通问题产生的原9、因和解决的办法。3) 监控预付款发票到位情况，对于发票到位严重滞后的情况，追究问题产生的原因和库存的合理性及预付打款的必要性。4) 监控清理前期正常打款中先帐扣后折让，发票至今未到的情况，负责与业务协调。5) 负责协调和监控返利结算员、返利会计、业务干事、发票录入员工作配合情况。6) 向供应商业务、财务了解合同外应收由供应商财务确认的可能性。可操作的供应商可先试行由供应商财务确认。避免供应商财务日后对帐不确认。7) 协调开票中供应商要求与公司规定冲突的问题。避免开阴阳发票，给对帐造成困难。做好对供应商的解释工作。对合同签订中存在的问题与业务经理沟通，要求在新合同中改正。二、内部往来对帐的管理规10、定1、对帐的具体要求：1) 每月与外地分公司进行内部往来（12001科目）的核对，并出具余额调节表，对于未达帐项要及时与外地分公司联系查找原因，并通知相关人员调整。2) 每月与独立核算单位进行内部往来（12002科目）的核对，并出具余额调节表，对于未达帐项要及时与各独立核算单位联系查找原因，并通知相关人员调整。3) 每月与大康公司往来帐的核对，核算会计要于月末结帐后定期与大康公司核对有关往来帐并出具余额调节表。4) 内部往来帐的日常对帐工作由核算会计进行对帐，包括与大康公司往来帐的核对，根据对帐双方的增减项目调平后出具余额调节表。对于商品调拨的拨出方、资金划拨的拨出方必须于1周内获取对方的确认11、回执。每月对账的主动方为：被动主动上海杭州宁波江苏广州上海单月单月双月双月杭州双月双月单月单月宁波双月单月双月单月江苏单月双月单月双月广州单月双月双月单月分公司与大康之间的内部往来单月由大康会计对帐，双月由分公司进行对帐。分公司各门店之间的对账主动方由分公司财务经理确定。分公司每月把内部往来明细帐发邮件到总部财务管理中心。2、发票管理（1）对于商品调出方的公司应在调入方办理商品入库时的当天开具销售发票。发票应严格按照出库单所列货品、数量及时进行开具，一张发票可以汇总开具多张出库单，但一张出库单不能分开几张发票，不便于发票的勾对和往来的核对工作。发票开具方应在当月会计期间内将所有交商品调入方进行12、帐务处理。（2）ERP系统与用友财务系统为保证内部往来单位双方ERP系统与用友财务系统存货金额的一致性，对于出库方金额与入库方金额不一致的情况，应作如下处理：A、以双方确认的价格作财务帐，以保证双方往来价格的一致。B、因上海分公司使用英克ERP系统原因造成商品运输单价格与实际价格不一致，由入库方（外地分公司）按照发票抽单齐全后，核对差额，差额计入“商品销售成本-内销”（销售折扣折让除外）3.报送财务管理中心的相关资料：余额调节表、重要未达帐项说明。4、 处罚规定（1） 对于未按期报送相关报表及资料的，对有关责任人员每次罚款50元。 （2） 对于商品调出未按期开具销售发票或不按要求开具相关发票的13、每次处罚50元。（3） 发现供应商没有按规定进行对帐的，发现一家罚款50元。（4） 其它违反规定的行为，每次发现罚款50元。三、外部往来对帐1、供应商档案的管理财务部应建立健全供应商档案资料。供应商档案资料应包括供应商在系统中的编号、单位全称、单位简称、法定代表人、财务负责人、联系电话、联系人、联系地址、业务员姓名、主要经销商品等信息。如供应商资料发生变更，公司财务部应及时取得变更依据（工商证明等）并进行更新。2、合同条款执行的监控（涉及到返利费用的确认、收取等）返利费用的入账必须有书面依据（合同、协议等），应及时与供应商业务员确认，并要求供应商及时入帐，若有异议，请供应商及时与业务部或返利部14、协调处理。3、应收应付科目明细帐核对的具体要求每月财务结帐后，及时通知供应商前来核对应收应付帐（12201及20401科目），并出具对帐余额调节表（格式见附件），对于未达帐项要及时查找原因，并通知相关人员调整：A、未达增值税发票：应及时查找未入帐增值税发票的去向，及时处理或退票，若是增值税发票中有而进货单中没有的型号数量，要求供应商提供我方的已验收证明，以便我公司业务员及时补订单；若是型号或单价有误，可及时退换票；B、未开折让部分，要求供应商及时开具。4、应收返利的核对与确认的具体要求,各种应收返利（含活动返利）应及时向各供应商发返利确认函，并在指定时间内让供应商业务员将对方财务签章确认的确认15、函带回，如有差异及时沟通、及时解决，从而确保返利收入的真实性、合法性。特别是各种活动返利一定要把对方业务员的口头协议变成书面协议，并得到供应商的确认，使公司的收益以法定的形式固定下来。如果供应商不及时带回确认函，财务有权不付款。5.应收费用入帐的合理性的具体要求（指公司收取的应收费用入帐的依据）A、所有应收款项及未挂应收临时收回的款项应由供应商财务确认或由供应商财务授权委托的业务代表签字确认。B、财务部返利组负责与供应商确认合同、补充协议中规定的各项应收款项；业务部负责与供应商确认各项临时性的、无合同和补充协议的应收款项。6、商品采购明细帐的核对的具体要求每月查询商品采购帐（131科目）的帐面16、余额，若出现借方余额，应及时查找原因，对于所有商品采购借方余额的必须编制原因说明并由财务经理签字归档保存。若是清场结大帐，必须核对商品采购帐。商品采购账贷方余额需要清理，商品采购账余额较大时是因为供应商业务员没有及时把发票传递到XX来。 当月所有的采购入库，仓库单据必须在2天内全部流转到财务，财务部必须2天内在用友系统中进行入帐处理。7、对帐时间规定分公司财务部必须加强与供应商常规对帐工作，规定对业务往来较多的供应商每月对帐一次，业务往来较少的每季度对帐一次。各种应收返利及费用必须每月与供应商核对一次，如果供应商业务员不及时将回函带回，我方将拒绝给对方付款。分公司财务部向供应商发出对帐确认函，17、要求供应商提供往来明细帐及相关对帐资料，合理的做好对帐计划，确定责任人。每次对帐完成后出具对帐确认函，并要求供应商加盖单位公章，及时处理对帐工作中出现的问题，分公司无法处理的应及时上报财务管理中心。8、各分公司每月向总部上报的资料（1）往来对帐进度表（2）新增供应商档案（3）供应商异动情况报告（4）供应商资信报告（5）帐龄分析报告。（6）欠款金额（供应商）前十名名单、金额、净利率、欠款原因及付款计划。（7）合同约定预付款的执行情况表。（8）合作不愉快、操作不规范的供应商名单（黑名单）10、相关的处罚规定1) 没按规定的时间报送相关资料罚款50元。2) 报表不全的，或内容不真实的罚款50-10018、元。3) 每月未按规定对帐的罚款50元，对帐内容不完整不真实的罚款50-200 ，并进行行政扣分，严重的建议有关部门对有关责任人员进行降职、撤职等处分。4) 有关人员未按有关规定确认应收返利、应收费用就自行挂帐的每次罚款50元，业务人员没有及时把应收返利、费用的书面确认书上交财务部导致公司损失，一切责任由业务人员承担。5) 未按合同规定挂帐或帐扣的或变通挂帐给公司利益造成损失的，每次罚款50元，严重的要进行行政扣分。6) 未及时清理商品采购借方余额、以及未及时对预付款进行监控导致多打预付款的，要对往来主管及有关责任人员罚款每次200元，严重的给预行政扣分，建议有部门对其进行降职、撤职等处分。719、) 其它违反规定给公司造成损失的每次罚款50元。四、银行对帐1、银行存款对帐（1）对帐日期每月5日将公司上月银行存款明细帐与银行对帐单进行核对，并出具银行存款余额调节表。对于存在的未达帐项公司应及时查找原因，并通知相关人员进行入帐或调整。（2）对帐方法银行存款余额调节表余额等式：企业方：银行存款余额+银行已收，企业款收金额银行已付，企业未付金额。银行方：对帐单余额+企业已收，银行未收金额企业已付，银行未付金额。银行未达帐存在的几种情况：银行已收，企业未收。公司财务部银行出纳应及时将银行入帐企业户头的相关票据拿回公司进行入帐，如发现其中相关款项来源不明的，应与营销部或银行进行联系，以查明此款项的20、来源。企业已收，银行未收。公司财务部应将企业收取的相关票据及时存入银行，并检查。银行已付，企业未付。对于银行已在企业户头划款支付的款项，银行出纳应及时从银行拿回相关单据核对后进行账务处理。企业已付，银行未付。对于企业已付款的银行票据，应及时交银行进行款项的划转。（3）差异调整办法如系银行方面原因造成未达帐的，应要求银行进行调整，企业根据调整后的余额进行核对。如系企业方面原因造成未达帐的，应及时查明原因，进行相关帐务处理。2、银票对帐对于银票保证金，必须要求银行每月出具银票保证金流水记录，与银票辅助帐、财务帐（其他货币资金）进行核对，有差异的注明原因。建议通过银票辅助帐与财务应付票据进行核对。321、信用卡对帐银行出纳要建立信用卡辅助帐簿，月末未收回的在途信用卡金额，必须有明细清单；对于超过一定期限的在途信用卡（一般为3天），必须要与银行取得联系，并确认在途原因。如果信用卡月末在途金额没有明细清单的，给予责任人处罚。如果超过一定期限仍未到帐的信用卡，造成损失由责任人承担。 4、每月需要报送的相关资料（1） 银行存款余额调节表（2） 重要未达帐项特别说明（没有的可不报） 5、有关罚款的规定（1） 未及时编制银行存款余额调节表的，每次罚款50元。（2） 编制的银行存款余额调节表不准确的或不真实的每次罚款50-100元，严重的要给予行政扣分并追究相关人员的经济责任。（3） 未建立银票辅助帐并与22、应付票据进行核对的，每次罚款50元。（4） 未建立信用卡辅助帐并对信用卡月末在途资金进行必要监控的，每次罚款50元附表1：XX家电对帐月报表对帐人供应商对帐日期对帐起止日期 XX公司 供应商应收 调整后余额 13101贷方 备注应收借方 应付贷方 余额(借方) 含税余额 财务经理： 往来主管：附表2：XX家电供应商档案模版档案序号品牌营业执照编码组织机构代码证编码授权书序号开户银行帐号单位名称电话法人代表地址邮编E-MAIL税务登记证编码董事长姓名电话手机地址 邮编E-MAIL授权代理证编码区域经理姓名电话手机地址邮编E-MAIL公司名称变更记录财务经理姓名电话手机地址邮编E-MAIL业务员姓23、名电话手机地址邮编E-MAILXX家用电器有限公司对 帐 确 认 函尊敬的 ：从 年 月 日至 年 月 日,贵公司在我公司的业务往来反映在以下几方面：一、 财务往来帐：1、至截止日期，向贵公司进货总额为： 元；2、至截止日期，贵公司开给XX的税票为： 元；3、至截止日期，我公司付贵公司货款为： 元；4、至截止日期，我公司帐扣返利费用为： 元；5、至截止日期，我公司有需退回滞销机、坏机为： 元；综上所述：至截止日期，我公司应付贵公司货款为： 元。备注：二、财务返利、费用帐：1、至截止日期， 我公司应收贵公司返利金额为： 元我公司已收贵公司返利金额为： 元2、至截止日期， 我公司应收贵公司场地费金24、额为： 元我公司已收贵公司场地费金额为： 元3、至截止日期， 我公司应收贵公司广告费金额为： 元我公司已收贵公司广告费金额为： 元4、至截止日期， 我公司应收贵公司展台费金额为： 元我公司已收贵公司展台费金额为： 元综上所述：至截止日期，我公司应收贵公司返利费用为： 元，我公司已收贵公司返利费用为： 元我公司未收贵公司返利费用为: 元财务部对帐结果：至截止日期，我公司应付贵公司货款为： 元我公司未收贵公司返利费用为: 元我公司实际应付贵公司货款为： 元三、 业务部意见：（其它情况说明）供应商： 家用电器有限公司日期： 日期：附表3：合同约定预付款执行表项目合同约定预付款操作方式实际打款方式差异25、原因品类合计 财务经理： 结算主管：附表4： 付款供应商排行榜项目欠款金额经营品类综合毛利率欠款原因付款计划综合分析备注名称合计财务经理： 结算主管：附表5： XX家电往来对帐调节表 （截止日期 ： 年 月 日）甲方：XX家用电器有限公司乙方：摘要金额摘要金额制单人借方贷方制单人借方贷方小计小计帐面余额帐面余额调正金额调正金额调正后金额调正后金额贵公司财务人员对以上往来核对无误后，请贵公司财务经理（主管）签字：我保证我公司提供的数据完整、准确、及时，并加盖公章。财务经理（主管）： 甲方盖章： 乙方盖章： 日期： 日期：（往来对帐余额调节表编制说明：1、摘要栏需要注明日期、凭证号、具体经济业务内26、容；2、甲方借方余额表示：乙方已经入帐，甲方未达帐；甲方贷方余额表示：甲方已经入帐，乙方未达帐。3、乙方借方余额表示：甲方已经入帐，乙方未达帐；乙方贷方余额表示：乙方已经入帐，甲方未达帐。）附表6-1：XX家电连锁费用确认单供应商名称：品类品牌型号核算期间广告费展台费进场费场租费促销费其他费用备注合计开具发票类型：统一零售发票 服务行业发票 建筑业发票（大康）付款方式：账扣 支票 商品 其他_付款期限： 年 月 日之前供应商业务代表：XX业务员：XX业务经理：供应商盖章：XX盖章：附表6-2：永 乐 家 电 连 锁返 利 确 认 表核算部门日期： 年 月 日核算员：供应商名称：业务部门：品类品27、牌型号核算期间核算基数类型核算基数返利政策摘要返利类别返利额回收方式收回日期合计例外情况说明：业务员签字确认：供应商盖章确认说明：本表分厂家填写数据，每次核算阶段活动返利启用一张表 本表一式四联，一联返利结算组、一联业务部、两联供应商（一联自留、一联盖章确认后返还返利结算组） 核算期间：本次计算返利适用时间跨度 核算基数类型：分为结款额（台/套数）、销售额（台/套数）、进货额（台/套数）等核算基数：针对相应核算基数类型的已产生数据返利类别：分为月度返利、季度返利、年度返利返利回收方式：分为折扣折让、帐扣、现金（支票电汇划帐等）返利收回日期：供应商承诺返利支付期限例外情况说明：对各种返利核算产生28、影响的情况进行说明，比如特价机情况、供应商与我公司会计期间不一致等情况进行说明附表6-3：永 乐 家 电 连 锁阶段促销活动返利确认表核算部门：日期： 年 月 日核算员：业务部门：供应商名称：品类品牌型号促销活动政策政策适用期限涉及商品金额（数量）应收促销活动返利金额促销活动返利收回日期 备注合计XX业务员签字：供应商签字：说明：本表分厂家填写数据，每次核算阶段活动返利启用一张表本表一式四联，一联返利结算组、一联业务部、两联供应商（一联自留、一联盖章确认后返还返利结算组）品类：是指商品类别，如彩电、碟机、冰箱、洗衣机、空调、灶具、热水器等促销活动政策：规定的促销活动返利、补差等政策政策适用期限29、：本促销活动的时间期限涉及商品金额（数量）：参与促销活动的商品金额或者数量应收促销活动返利金额：应收供应商促销活动返利金额促销活动返利收回日期：供应商承诺促销活动返利支付期限本制度自二四年二月九日起执行第二节 往来对帐操作流程的补充规定鉴于往来对帐管理制度执行中存在的一些问题，为了明确各岗位的工作职责，加快公司债权债务的确认，根据往来对帐管理制度作以下操作规定：一、 往来对帐的范畴：内部应收款、其他应收款、其他应付款、应收帐款、应付帐款、商品采购。二、 往来对帐组功能1、核对、处理20XX年12月31日前产生的长期未确认帐务；2、抽查、检查、确认各岗位债权债务的确认情况；3、对往来对帐中发生的30、违规事项，提出处罚和整改意见（结算、物流、核算等岗位）；4、协助执行债权追缴诉讼。三、 债权债务确认岗位分工A、内部往来以及其他往来：截止20XX年8月份后已核对清楚的内部应收款帐目，每月核对工作由核算组执行，往来管理人员负责抽查和解决前期未达帐项。B、商品采购帐：20XX年1月1日后新增的供应商和20XX年7月份后已确认余额的供应商，由进货结算员负责与供应商确认往来余额，往来管理人员负责复查和解决前期未达帐项。C、 应付帐款、应收帐款的帐务核对工作由往来管理人员执行。D、往来帐目调整：往来对帐人员填写调帐通知单，往来主管或财务经理签字后由核算会计进行帐务调整，有关凭证、单据的复印件作为会计原31、始凭证；未达帐项的调整时间不能超过30天，由财务经理安排执行。四、 往来对帐资料保管A、供应商提供的文字资料以及电子表格作为会计档案保管，可以留下对帐记录和说明，但不能涂改；供应商提供的电子电格，应单独加密备份，凡是供应商提供的帐务资料要求其加盖财务专用章或公章。B、供应商确认的原件应作为当月的会计档案，与会计凭证一并装订保管，债权债务确认单一定要加盖公司或财务专用章和对帐人员签名原件。C、使用电子表格勾对方法核对帐目的确认表，分别用红、兰表示已勾对和未勾对金额，保留每一步确认的结果。所有往来确认单等资料在员工异动时办理交接手续，否则出现的遗失、差错由往来主管、分管副经理、财务经理承担。五、 32、商品调拨1、调出方根据调入方的请货申请发货，以仓管员发货单和请货单作为“内部发出商品”的附件。2、调出方根据调入方的收货单开出增票，双方当月核对“在途商品”余额，由调出方负责核对。3、调入方以请货单原件和仓库收货单作为“商品采购”的附件。4、调出方设立单据传递备查帐，由单据传递受托人在备查帐上签字，收件方在收到单据后2日内传真回执，双方每月核对一次，由调出方负责。5、如果查实是收件人未回执造成的差错，给予当事人200元的处罚，核算主管或核算会计作为内部单据传递的责任人。6、公司之间、集团总部与分公司以及分公司内，应严格按照核算细则规定区分货款、资金划拨、和代垫费用三项，以便于核对。7、集团总部33、为分公司代垫费用（如工会费、职务津贴、社保费和代购物品等），开出的内部转帐通知单上备注“集团总部”字样。上海分公司为其他分公司代垫的费用在开出的内部转帐通知单上备注“上海分公司”字样。8、分公司与分公司之间的资金往来由集团总部作为中转户，集团总部与分公司下的各门店发生的资金往来需由分公司作为中转户，如需直接往来的请申请报批。六、 商品采购对帐流程：每个供应商应在每季最后一个月、最后一次结款时应提交货到票未到的明细表，以此作为结款时的必须有附件。1 经销合作方式供应商的核对1）进货：与供应商确认在途的发票（供应商已发货已开票，XX未入），及时查明原因，防止发票的遗失，特别对于退回重开的发票要求供34、应商限期换开；确认在途的货物（供应商已发货，XX未收），特别是供应商发货与XX收货的差异数，查明相关原因；确认发货未开票数（供应商已发货未开票），并监控供应商开票的及时性尤其是预付款的供应商。2）退货：与供应商确认在途退货，XX已退供应商未收的长时间在途的要核实在途原因，供应商已收而XX业务系统未出的查明未及时入系统的原因，督促相关部门调整；确认在途发票（供应商发票已开，XX未收），及时催收退货红字发票，如为退换货要求限期处理并将退换货相关记录在业务系统中对冲。3）零库存：厂家直送的：供应商开具的发票未能在系统中勾对的催促业务部门及时补下订单。库存数量为零但有余额的：核对后及时调整。2 代销合35、作方式供应商的核对：需确认XX的代销数与供应商的开票数、库存结余数等，供应商结款时 必须附对帐确认单。七、 与供应商确认完毕后出具确认单，并需对方签字盖章，对于上述原因产生未达事项超过3个月未处理的供应商列入黑名单，采取发函、停止结算等措施。每月10日前由往来主管统一上报的相关资料： 1、往来对帐分析表（包括商品采购的分析和应付帐款的分析）2、往来对帐月报表（包括商品采购和应付帐款的每月对帐）3、 问题供应商名单（包括有坏帐、长期未达帐项超过4个月以上、不配合对帐等供应商）第三节 各分公司与分公司之间、分公司与独立门店之间往来的操作要求摘自永（20XX）财通字第0044号为了进一步规范内部往来36、核算，确保内部往来对帐工作的顺利进行，根据2月28日内部往来专题会议决议，财务中心特做如下规定：一、 除内部单位间的资金划拨外，其他所有内部往来必须开具转账通知单，特别注意垫支外部单位的款项和垫支备用金等；二、 对于开具银票的转让，一律由银票经办人开具转账通知单，将银票和转账通知单一同交收票人。三、 外省分公司与“家用电器有限公司”的往来规定：只允许分公司与“家用电器有限公司”进行内部往来，分公司下属各独立门店必须经分公司中转。特例：南通、苏州涉及银票的资金划拨及银票往来的，可以直接和“家用电器有限公司”进行挂账，但南通和苏州的其他费用往来、代收代付等必须经分公司中转。四、 分公司与分公司之间37、内部往来统一通过“家用电器有限公司”进行中转。五、 分公司所属各独立门店之间的内部往来一般经分公司中转；如果独立门店与独立门店业务之间内往较多，需要直接往来的，由分公司财务经理向中心提出书面申请，可以直接划转，但必须每月对帐，并清理余额（以划款方式，或统一转至分公司），独立核算门店直接往来未及时清理的，由分公司财务经理负责。六、 浙江分公司划为宁波区和杭州区，“宁波市江东XX”和“浙江XX”作为所属区的中转公司。第四节 团购预收款的操作规定团购预收款是指团购单位预付货款后、按实际需要凭预收订金收据专用单据（以下简称专用单据）到指定门店分批在规定的时间内购买商品，为了规范各门店的操作，现规定如下38、：一、综述1、 团购预收款适用范围：同一单位团购商品金额较大，销售总价达到含税10万元以上。低于10万元以下一律不得操作。2、 符合上述适用范围情况下，门店有单位团购需签订购销协议，必须报各分公司经分公司总经理和财务部经理审批后进行操作。二、具体操作规定1、 团购单位同分公司签订购销协议，由分公司总经理和财务经理审批后，由分公司财务部直接收款，开具暂收款单据（XX统一收据）2、 公司财务部收款后根据团购单位的需要设置100元、500元、1000元不等的专用单据。专用单据必须连续编号及加盖分公司及团购单位的公章。3、 团购单位凭专用单据到协议指定的门店和规定的时间内购物，超过规定截止时间的的专用39、单据一律作废，专用单据一律不找零，不兑现现金，购物金额超过专用单据面额的由购物人补足现金。4、 将不同面额的专用单据样张预留相关门店，便于门店核对之用。由分公司财务部做好每批次专用单据回收登记表，填写好专用单据的编号、面额交相关门店财务主管。5、 门店收银员收到专用单据核对预留样张，核实无误后进行开票，收回的专用单据一律剪去右上角。6、 复印发票联，发票联复印件加盖发票专用章与提货联一并交购货人，发票联原件不得交购货人。7、 收银员将当日收到的专用单据和发票联原件交财务主管，财务主管核对发票联和专用单据，当日缴款凭证上注明专用单据预收金额，以保证发票记帐联与收款金额一致，每日随销售单据送交财务40、部入帐。财务主管必须登记（预收订金回收登记日报表），随时掌握回收情况。8、 分公司财务部收到预收款后入其他应收款/代收代付/*团购单位科目，门店收到预收订金单销售时根据缴款凭证金额冲其他应收款/代收代付/*团购单位，同时将发票联原件抽出由销售管理员统一保管，活动结束后核对代收代付余额。9、 协议如有折扣折让规定按折扣后金额收款，专用单据面额销售金额同预收款差额入财务费用10、 分公司财务部将门店上交的发票联原件金额红冲，按预收款金额开具手工发票交团购单位，同时收回开具的XX统一收据。如有折扣折让开在同一张发票上。本规定从二四年二月十五日起试行。附件一预收订金回收登记日报表（样式）预收订金单编号41、面额购货日期发票号码预收订金单编号面额购货日期发票号码000011000000110000000210000002100000003100000031000000041000000410000000510000005100010010000000150000002500000035000000450000005500500附件二：预收订金收据正面 预收订金收据伍佰元（团购单位盖章） (XX家用连锁盖章)本券使用截止日期：20XX年12月31日，过期一律作废。此券经双方单位盖章后有效， 编号：00001背面使 用 须 知 用户持预收订金收据在指定门店提货 本收据限一次性使用，不可分次使用 本收据42、不挂失、不找零、不兑现现金 务必在有效期内使用，过期一律作废 请保持本收据的整洁、完好无损 本券指定使用门店为：_ 三、各分公司与分公司之间、分公司与独立门店之间内往对帐方面的要求为了进一步规范内部往来核算，确保内部往来对帐工作的顺利进行，财务中心特做如下规定：七、 除内部单位间的资金划拨外，其他所有内部往来必须开具转账通知单，特别注意垫支外部单位的款项和垫支备用金等；八、 对于开具银票的转让，一律由银票经办人开具转账通知单，将银票和转账通知单一同交收票人。九、 外省分公司与“家用电器有限公司”的往来规定：只允许分公司与“家用电器有限公司”进行内部往来，分公司下属各独立门店必须经分公司中转。特43、例：南通、苏州涉及银票的资金划拨及银票往来的，可以直接和“家用电器有限公司”进行挂账，但南通和苏州的其他费用往来、代收代付等必须经分公司中转。十、 分公司与分公司之间内部往来统一通过“家用电器有限公司”进行中转。十一、 分公司所属各独立门店之间的内部往来一般经分公司中转；如果独立门店与独立门店业务之间内往较多，需要直接往来的，由分公司财务经理向中心提出书面申请，可以直接划转，但必须每月对帐，并清理余额（以划款方式，或统一转至分公司），独立核算门店直接往来未及时清理的，由分公司财务经理负责。十二、 浙江分公司划为宁波区和杭州区，“宁波市江东XX”和“浙江XX”作为所属区的中转公司。四、内部往来对44、帐的相关要求为了加强公司内部往来的管理，做到月清月结。财务管理中心要求分公司财务部各个分公司之间、分公司内部独立核算门店之间的内部往来。1、 公司往来组必须指派专人核对内部往来，做到内部往来每月核对一次，每月10日前将上月最后一日止本公司内部独立核算及分公司间往来对清，并出具XX家电内部往来调节表（见附表），做到谁对帐谁负责监控内部往来余额的调整，要求未达账必须立即查找原因进行调整，以免后患。2、 分公司往来主管每月负责把与上海分公司、上海大康的内部往来明细帐上报财务管理中心。3、 独立核算公司必须定期清理（至少每月两次）往来帐发票、转帐通知单、银票、资金申请单等票据，妥善保管，保证帐实相符，45、并做好清理记录。4、 分公司财务部收到票据必须在24小时内处理，不得以任何借口推脱责任，由分公司代垫的款项要在两天之内用转帐通知单形式通知大康财务，便于及时入帐。5、 审批手续完整的资金申请单作为附件；对于垫付款项必须开具转帐通知单给大康，并后附资金申请单（经大康制作或基建经理及其他相关领导审批过）；预付大康款项同划拨款项规定，不须开具转帐通知单。分公司要求大康公司开具的发票必须事前用书面的形式通知大康财务，分公司财务经理签字确认，便于大康财务开具发票。第五节 供应商结大帐流程的通知一、前期确认工作：1、供应商结大帐时，由业务员填写“供应商结大帐流程表（简称流程表）”表中的供应商ID、供应商名46、称、货品ID、货品名称，签字后交给财务干事。2、财务干事传真或以其他方式将“流程表”发到相关门店财务主管、总仓和其他相关部门（如理培科、物流部、技术服务部等确定理培、借机处理等情况）。3、门店财务主管及时将“流程表”交相关品类柜长，应退未退数量由品类柜长填写；总仓库存由系统主管填写；理赔科确认上述退货商品是否存在理赔事宜。于财务部下发流程表3个工作日内，签字后传真给往来主管。4、财务往来主管将“流程表”汇总后交业务员，由业务员协调对当前库存进行退货处理，在确认门店、总仓所有退货均已处理完毕，并确保库存及门店调拨保管帐数量为零后，再将“流程表”交由财务部对帐组，进行结大帐的对帐工作。注：如果业务47、员对门店或总仓库存不做退货处理的，必须在有库存的“流程表”上注明“上述商品不予退货”字样，并由业务经理签字，以对结大帐后的遗留库存负责。二、对帐工作：1、财务部对帐组根据已确认的“流程表”，进行结大帐的财务对帐，出具“结大帐对帐单”。注：结大帐必须使用“结大帐”专用对帐单（附表），其他无效。2、结大帐必须查询业务帐：进货未完成余额，库存及门店调拨保管帐数量和销退未开票金额；财务帐：204，13101，122，129及211中涉及供应商科目，和返利、费用帐务等，各财务和业务查询数据由相关责任人员负全责。三、结算工作1、供应商在“结大帐对帐单”上签字盖章确认后，方可结算最后一笔货款，否则出现问题由48、结算科负责。2、为维护公司利益不受损失，结大帐供应商必须留有质量保证金或库存商品押金。四、档案管理：1、结大帐流程走完后，由对帐组整理结大帐单据，作为档案保管。保管内容包括：供应商结大帐流程表（业务员填写及门店回传单据同时具存），供应商帐务记录，结大帐对帐单复印件（双方盖章）。2、对帐组将单据装袋，封面写明：单位名称，帐务截止时间，对帐时间，对帐人员。3、档案室检查上述内容是否齐全，并在封面上签字，保管期限3年，过期销毁。五、其他事项1、供应商变更经营方式时，由业务部门参照结大帐流程，确定变更经营方式前后商品库存数量，并通知往来对帐员对帐，由往来对帐员出具余额调节表，要求与供应商确认变更经营方49、式前后的相关债权债务。2、供应商变更抬头时，由业务部门参照结大帐流程，确定转入变更后供应商的商品库存数，并通知往来人员对帐，由对帐员出具余额调节表并经变更前供应商、变更后供应商确认签章。确认后即通知系统部变更供应商抬头。3、往来主管下发流程表，将业务员填写的原始“流程表”交相关对帐员，本单据必须留存，作为档案保管。4、往来对帐员必须确认门店、总仓、理赔所有流程表到位后才能操作。注意事项：请相关部门严格执行结大帐流程，如果由于哪个部门或责任人没有执行本流程导致公司资产流失，公司对相关责任人进行处罚，追究其相应责任，情节严重者公司将以刑事诉讼的形式进行催讨。第六节 与供应商核对往来帐项应注意的事项50、摘自20XX年7月28日永20XX财(通)字第0166号为树立XX公司在供应商方面的良好形象，针对目前的现状，财务管理中心要求各财务部做好下列工作：1、 分公司各经营品类销售排名前十名品牌，凡因各种原因需停止结算的，需提前一周向供应发函，详细说明原因，同时上报营销管理中心和财务管理中心，待审批后执行。2、 在对帐过程中，因我方原因造成帐户差错的或对帐时间超过20天的，应向供应商发送致歉函，并对不按时完成对帐的主要责任人员处于500元以下罚款。3、 由于帐户不清，但必须帐扣某项费用的，必须发出暂扣款通知书，说明扣款原因，并要求供应商进行对帐。4、 在和供应商所有往来时，必须坚持公司财务原则，不得51、接收供应商的各种形式的赠品、购买折价商品和参与供应商宴请。一经证实，对相关财务人员作除名处理。财务人员必须严格按合同进行结算，不得无故刁难供应商，确保XX财务人员在供应商方面优良的形象。第七节 呆帐坏帐审批流程摘自20XX年8月4日永20XX财（通）字第04175号根据往来对帐制度要求，及时解决债权债务核对中存在的问题，往来清理小组起草了呆帐坏帐申请审批流程，请各公司在执行过程中提出修改意见，最后形成规范文件：一、呆帐的定义 呆帐是指企业无法收回或收回的可能性极小的债权，但没有达到法定坏帐条件。考虑到我公司往来款项的特点及公司的经营因素，现将以下几种情况作呆帐处理： 已和供应商签订结大帐确认单52、，但商品采购、应收帐款、应付帐款、应收返利费用等相关科目仍有余额，若为借方余额即为呆帐，若为贷方余额并经营销部确认为无需再支付可参照此流程处理。 2002年12月31日前发生的往来帐务供应商不予确认、且公司无法提供合理单据或发催收函6个月内无法找到相关联系人的返利和费用。 已停止合作6个月以上且没有结大帐的供应商，经过发律师函或其他方式催收无果，如果商品采购、应收帐款、应付帐款、应收返利费用等相关科目余额相抵在5万元以下，可先行作为呆帐处理。另外坏帐是指以下情况：a) 供应商破产、撤销、资不抵债、关停并转不能回收的债权.b) 人民法院或仲裁机构判决或裁定不支持我方诉求而产生的债权损失。二、呆帐53、坏帐处理责任1、呆帐、坏帐产生损失在会计核算没有提取坏帐准备金之前，直接记入“管理费用-坏帐损失”；会计会计核算采取备抵法后，冲减“坏帐准备金”.2、呆帐、坏帐损失列入营销部和分公司总经理考核管理报表，呆帐坏帐的处理应计入当期的管理报表，冲减当期损益；可以明确责任人的，包括业务员、营销经理，责任人赔偿金额不能低于损失金额的30%，呆帐、坏帐申请审批表必须明确处理意见和责任人.3、财务部必须按照往来对帐制度要求，每月核对债权债务，并整理、记录一切与供应商往来确认单据，往来对帐员、往来主管、核算经理、结算经理、财务经理应对债权债务核对结果负责，若因工作不力产生的呆帐或工作过错或违反规章制度造成的54、呆帐、坏帐，承担损失金额的责任不低于30%。4、财务部、营销部相关人员若没有确认单、协议或帐目不清进行结算或挂帐，因此产生的呆帐坏帐，承担损失金额的责任不低于30%。三、呆帐、坏帐处理程序1、 填报呆帐坏帐申报表，应先书面上报财务管理中心往来管理专员，由其进行协调处理后，再进入申报流程。2、 申报表必须有分公司财务经理、总经理审核签字。3、营销部现任业务员、营销部经理对仍合作的供应商发生的前期纠纷，负有协助、追收的责任，积极与供应商催收，减少损失，不作为视同过失。4、对帐过程中发生的不确认或未达帐项，最迟次月向供应商财务部发催收协助函，函件必须是供应商授权的人员签收，函件的登记册是财务部（营销55、部）作为的标志之一，存档保管；第三个月仍没有确认的，未合作的供应商发律师函，合作的发停止结算通知函。见附件公函5、财务部每月向总经理和财务管理中心上报往来对帐情况表，评估呆帐、坏帐风险，提出处理措施。6、只有经过上述程序，帐龄超过6个月以上的债权债务才能申报呆死审批，不同供应商间的债权务不能合并处理。7、对于需申报的呆帐、坏帐，由对帐人员填制坏帐审批表，详细填写商品采购、应付帐款、应收帐款、应收返利费用余额及余额的构成明细，申报表相关人员签字确认齐全。8、呆帐坏帐核算，坏帐准备金提供及核算方法，由核算管理部另行规范，在进行呆帐坏帐处理核算时，必须取得合理审批的原始资料，如审批单、对帐单、往来资56、料、供应商信息、律师函、判决书等，作为会计凭证附件保管。9、 财务管理中心随时对呆帐坏帐处理流程进行检查，发现弄虚作假者，处于呆帐坏帐2倍的罚款。四、审批权限1、以下事项由分公司总经理与财务管理中心总监联签。（1）供应商并、转、串产生的帐务调整，损失金额10000元以下；（2）供应商拖欠返利费用、同时公司未结清货款（204#、131#有余额），经发律师函3个月不解决的，净收益50000元以下。（3）未收费用在同一供应商不同品类间调整或同一品类不同供应商间调整的，调整金额20000元以下。2、超过上述标准由公司总裁审批。3、附件：呆帐坏帐审批流程 呆 帐 坏 帐 审 批 流 程往来对帐人员、返利57、结算员初步认定坏帐并填制坏帐审批表查明原因、协商后重新认定坏帐 业务人员确认坏帐，说明原因，并经由业务经理审核确认 责成相关人员重新查明原因，要求与供应商协商债务重组，收回坏帐财务中心往来管理专员确认分公司财务经理、总经理审核 不同意财务中心审核、总裁审批 往来专员备案并指导分公司处理分公司往来人员备案相关人员作帐务处理五、呆帐风险控制往来对帐人员对往来中有坏帐风险的供应商应给予高度重视。每月10日前请将有可能产生呆帐坏帐的供应商并注明原因后上报财务管理中心往来专员。下列几种情况可能产生呆帐坏帐： 已停止合作或将结大帐的供应商的所有往来款项； 20XX年1月1日后供应商不确认的返利和费用； 遗58、失的增值税发票及其他发票； 供应商经办业务员、业务经理离职、调动，帐目又核对不清的. 已退货或帐扣返利费用，供应商超过3个月未开折让发票或负数发票； 一段时期无发生额但仍有余额的供应商（6个月以上），关注此种是否为要停止合作的供应商或者是否为已停止合作却不配合结大帐的供应商； 其他调 帐 申 报 表供应商：品类：时间：序号科目金额业务发生时间业务员已采取措施及调帐原因处理意见1应付帐款2商品采购（含税）3应收月返4应收季返5应收年返6应收阶返7应收广告费8应收进场费9应收款项10其他小计财务部审核时间：营销部审核时间：财务中心审批时间：坏 帐 审 批 表供应商：品类：时间：序号科目余额业务发生59、时间经办业务员已采取措施未收回原因处理意见借方金额责任人赔坏帐准备1应收帐款2商品采购3其他应收款4预付帐款5应付帐款6其他应付款7应收返利8应收费用9其他小计财务部审核时间：营销部审核时间：财务中心审批/审批时间：总裁审批时间：第八节 规范停止合作或退场供应商质保金收取的通知中心近期在清理往来帐目和坏机过程中，发现前期有许多供应商不辞而别，如不结算、不解决退货等，造成财务工作之被动，如下规定：一、质检费：属国家执法部门定期对产品质量的抽检，所发生的检测费应由供应商承担，XX协助代收代付，不存在向供应商收费，可以要求其直接向质检部门交款，财务部作好监控工作。二、质保金：商品购销合同中“商品质量60、”的第二条“甲方同意向乙方提供商品质量保证金共计人民币 元，作为诚信度承诺。”但有些合同是没有签订此条款、或者签订金额不合适，无法追缴退货、应收款项。合同规定止付供应商最后一批货款，操作难度较大。供应商结大帐与质保金：质保金的目的是防范供应商退场后退货的处理，收取对象仅指停止合作和退场的供应商（联销、代销类供应商风险会更大一些）。根据结大帐流程，供应商退场清帐要保证实物返厂、理赔事项处理和保管帐数量清零，要根据供应商最近3个月的销售量和退货率综合确定质保金金额，销售数量与金额由财务部门确定，退货率由物流部部在一周内提供（一定时期累计退货量与销售量之比）三、质保金比例：即质保金与最近3个月平均月61、销售额的比例，根据销售量、供应商信誉、品牌、退货率因素决定具体比例。（1）冰洗空彩质保金为3%-10%；（2）手机质保金3-12%；（3）其他品类为5%-10%，按比例计算金额与合同差额，财务进行帐扣，列入“其他应付款“专户管理。财务经理或分管财务经理在确定质保金比例时充分与营销部协商。四、质保金的归还：供应商结大帐6个月之后，由财务、物流、营销共同签署供应商未决事项，清理后将余额归还供应商。财务付款或物流保管运输造成的损失，由责任人和部门承担供应商不确认的损失。五、其他注意事项：预付款操作的经销供应商，财务人员随时向业务员取得供应商经营信息，加强供应商管理；联销和代销供应商结算，要保证会计资料及时入帐，帐面金额真实反映债权债务，如果“应付帐款”和“商品采购”帐户余额为零或为借方，财务结算和退货时要参照上述流程执行。 六、具体操作过程的特殊情况，请营销部经理及时与营销中心沟通解决，由营销中心总监签字决定收取金额。