1、公司采购部工作制度及岗位职责、职务说明书编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、采购部工作制度1、采购员须注重职业道德，品行端正。做到不吃回扣，不贪污受贿，不吃请，不虚开发票，不从中牟利，不卡、拿、要，公正廉明。2、不迟到、不早退。采购员在工作中要多跑、多对比、多总结，边学习边实践，不断提高自己的采购业务水平。3、定期汇总所进的采购资料，协助财会进行工程成本核算。4、建立材料采购供应渠道，进行供应商的择优选择，新供应商的开发工作。5、加强与使用材料部门的联系，尤其是按时、按质、按量控制好工程所需的各种材料，确保工程能顺2、利进行。6、所购大宗材料必须要求供应商提供合格证明，严禁购进质量不合格材料，同时监控材料使用状况，控制不合理材料的采购与浪费的情况发生。7、控制材料入户的数量与质量，能准确无误分配好材料运送到所需工地，做好材料的存放、堆码管理工作。8、根据工程部施工计划及剩余材料情况做好材料采购工作。9、在购进材料时发生质量、数量异常情况下，应立即采取紧急措施，并与施工有关部门进行协商处理。10、做好供应商的选择、评议工作，建立牢固、可靠的供应基地，并不断挖掘供应商，以保证项目材料供应的不间断性。二、采购部工作流程图填写注购单项 目 部审 批采购计划采购计划总 经 理财务结算入 仓验收合格验收合格报总经理审批3、退 货交货验收合同的签订）采购洽谈（下单）寻价 议价 比价寻找供应商财务部确认付款条件及帐期：一、目的为规范采购流程，提高采购工作效率，特制定本制度。二、适用范围适用于本公司采购管理。三、内容1、总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作效率，制定本制度。所有采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。2、采购基本流程各部门请购单采购计划 寻找供货商 询价、比价、议价 采购洽谈（下单） 合同的签订（确定付款条件、货运方式、售后服务） 交货验收 质检（不合格退货） 入库 财务结算。 1）采购计划：采购员应根据请购单和公司生产需求制订采购计划。 2）供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经4、营情况、供应能力、技术能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价。 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求，供应间的情况，企业本身的管理要求，采购方针等要求的不同页各不相同，需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以彩购员的确定和合同为验收依据。 6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算。3、采购管理制5、度： 1）建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。 2）建立健全比价制度，保证采购设备的质优价廉。 3）每月未将本朋付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。 4）签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货应将原因提前两天通知请购部门或请购人。 5）所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。 6）验收合格后在一个工作日内办理入库手续。 7）采购部每月5日前，将上一个月的采购合同编号整理成册，交人事部备案。四、横向部门工作对接采购部门必须和企业中其它部门建立起密切的工作关系，只有这样企业中其它部门对物料和信息的需求才能得到及时满足，同时，采购部门也能从对6、方那获得相应的信息，进行有效的采购作业。事实上，有采购部门与其它部门的关系正随着现代化企业管理理念的更新和信息技术的发展越来越来越紧密的联系在一起。 1、与财务部门的关系采购部门和财务部门在对应付帐款、计划和预算方面相互作用。采购部门经理常抱怨财务部门过多关注货物的最低价款，却不太注重合同中的支付条款，。显然企业如果不能及时货款，那合同就不能够很好的履行，就更不要说获得现金折扣和保持专供应商的良好关系了，但是从另一方面来看，这会对采购部门的运营费用产生一定的约束，有利于采购费用的节约。这需要加强两个部门沟通来缓和这些冲突。采购部门提供给财务部门的信息是其进行公司发展、管理预算及确定现金需求量的7、基础。采购部门提供的有助于财务部门尽心计划的信息还有：物料、运营成本及期发展趋势，为了应付需求变大造成的供应短缺或其它可以预测的原因造成供应中断页进行运期的采购计划，同时，采购部门运作的有效性也可以作为衡量财务工作好坏的依据，会计体系不够精细，就不能发现由于采购决策失误造成效率低下。 2、与管理部门的关系因为采购是依据项目部提供材料、设备性能要求，和项目进度计划，实施采购计划，采购部门通过对这些信息的处理，可以获得一个有用的、规划采购和供应业务工具。如采购部门知道项目部门的需求计划，就可以在正常的提前期内进行采购并获得有利的最终价格。总之，采购部门与项目部门是一个信息互动、互为协作的关系。五、8、部门人员编制及岗位职责、职务说明书现有人员1人需补充 合同专员1人 合同文员1人 （一）人员编制采购总监部门经理合同文员合同专员三、岗位职责、职务说明书采购部经理之职务说明书岗位名称部门经理岗位编号所有部门采购部岗位定员1直接上级总经理职系类别职能类直接下级职级范围岗位分析日期2014年4月本职：1、根据公司总体工作目标，拟定采购部门的工作方针与目标，负责合约规划；2、拟定采购部门采购工作流程和管理办法；3、确定采购部门人员工作职责划分，并负责协调；4、审核年度和季度采购计划、招标计划、资金计划、付款计划；5、审批部署部门周工作汇报和周工作计划、月工作计划；6、指导参与重大设备及大宗材料采购招9、标工作；7、签订审核合同、招标文件、订单、合同请款、签证、结算；8、主持或参加与采购相关的业务会议并作好部门间协调工作；9、负责部门内行政工作和员工教育、培训、考核、提出奖惩和使用建议；10、协调供应商、分包商及项目部、总包方关系，确保工作按质完成；11、负责向分管领导的各项汇报工作，完成领导交办的其它工作；12、对采购过程进行监督，负责部门内各项工作的布置、落实和检查；13、负责供应商数据库的建立、更新、增删的管理工作；14、审核批准部门对外发文工作，审批并落实部门收文工作。时间节点安排：权力：1. 有对采购部进行全面业务管理、行政管理，有权根据需要修改完善部门职务说明书；2. 分供单位的招10、标、考察和参与和审核权。3. 公司材料设备及分项工程招投标开标、评标工作的参与权；4. 下属员工工作计划执行情况的监督、检查、考核、奖惩提名权；5. 下属员工任免的建议权；6. 审批部门各类计划、报告、收发文及 1 日以内请假申请的权力7. 审核部门请款、合同、招标、成本分析、商务比较分析、报销的权力。工作协作关系：内部协调关系公司领导层、各部门负责人、部门员工外部协调关系政府相关职能及相关供应商等任职资格：专 业房地产管理、工民建等相关专业业务水平精通行业知识、了解施工工序，熟悉常用建筑材料、构配件、制品以及常用设备执业资质具体行业相关资质证书者为佳经 验5年以上地产行业采购管理、招投标管理11、经验；职位要求具有较强的领导才能和责任心，较强的计划组织能力和解决问题的能力、执行能力；具备一定的财务管理知识、法律知识（尤其是国家的招投标法和合同法），具备相应的房地产专业知识、建筑、项目管理知识，熟悉房地产行业相关政策、法律法规；工作认真，作风正派，廉洁自律并有良好的职业道德，作风严谨务实，关注事实和细节，富有创造性和推动性，整体意识强；其他要求积极主动、工作细致、严谨的工作热情和责任感，团队意识强，具有高度责任感，原则性强，诚实可靠；其他工作环境办公室、施工现场工作时间特征正常工作时间，根据工作情况加班。备 注采购部副经理之职务说明书岗位名称副经理岗位编号所有部门采购部岗位定员1直接上级12、总经理职系类别职能类直接下级职级范围岗位分析日期2014年4月本职：1、按照部门业务专业划分，负责对应采购物项的采购招标工作；2、协助部门经理开展本部门各项日常工作，经理外出时由经理授权可行使经理职权 ；3、参与编制对应专业采购项目的采购计划 招标计划 资金计划 付款计划；4、参与重大设备、大宗材料的招标组织工作；5、审查部门年度资金计划、月度付款计划；6、协助处理重大采购供货进度问题；7、协助处理重大质量问题；8、 组织开展新产品、新工艺的调查研究工作；9、参与与项目、技术等相关部门的联系和协调工作；10、组织对供应商进行考评；12、主导配合总师室制定装修标准；13、主导采购成本分析，实现成13、本目标，寻找成本降低方案；14、完成上级领导交办的其他任务。15、采购工程师应承担的其它工作职责。时间节点安排：1、 按季度提交新产品 新工艺调研报告2、 按季度提交采购质量和进度报告3、 年度提交供应商评估报告4、 周五提交周工作汇报及下周工作计划；月底总结本月工作情况及安排下月工作计划。权力：1、 审核各类工作计划、合约规划、付款计划、招标计划；2、 提出各类工作效率改善、产品品质提高、成本降低之建议。3、 采购材料设备的建议权；4、 依据采购章程和公司制度，独立开展专业项目采购工作的权利。5、 领导授予的其它权利。工作协作关系：内部协调关系分管领导、部门经理、部门员工、公司内部员工外部协14、调关系相关供应商等任职资格：专 业工民建、经济管理等相关专业；业务水平熟悉房地产给排水、暖道、电气、精装修等知识，熟悉建材质地、价格，了解市场行情，熟悉房地产行业相关政策、法律法规；经 验3 年以上地产材料、设备采购管理工作经验；职位要求具有优秀的工程项目协调、谈判、指挥能力，较强的人际沟通和协调能力、计划与执行能力；工作认真，作风正派，廉洁自律并有良好的职业道德，作风严谨务实，关注事实和细节，富有创造性和推动性，整体意识强；其他要求其他工作环境办公室、施工现场工作时间特征正常工作时间，根据工作情况加班。备 注采购部主管之职务说明书岗位名称主 管岗位编号所有部门采购部岗位定员1直接上级总经理职15、系类别职能类直接下级职级范围岗位分析日期2014年4月本职：1、按照部门业务专业划分，负责对应采购物项的采购招标工作；2、参与编制对应专业采购项目的采购计划 招标计划 资金计划 付款计划；3、负责材料设备采购的采购调研 厂家考察 招标组织 商务洽谈 合同拟定 生产跟催 到货验收工作；5、负责材料设备选型配合和翻样替代工作，保证质量 效果 进度 成本的高度统一 ；6、跟踪材料到货工作 实时把握现场状态和进度需求以及处理各种质量问题；7、担负新材料 新能源 新设备 新工艺的调研工作 组织公司内部讲座 报告 和学习会；8、负责统计分析材料 、设备类采购成本和订立成本降低措施；9、配合副经理开展供应商16、评估工作；10、参与公司交房工作；11、完成上级领导交办的其他任务。12、采购工程师应承担的其它工作职责。时间节点安排：1. 周五提交周工作汇报及下周工作计划；2. 月底总结本月工作情况及安排下月工作计划。权力：1、采购材料设备的建议权；2、部门工作改善的建议权；3、依据采购章程和公司制度，独立开展专业项目采购工作的权利。4、领导授予的其它权利。工作协作关系：内部协调关系部门经理、副经理、部门员工、公司内部员工、外部协调关系相关供应商等任职资格：专 业工民建、经济管理等相关专业；业务水平熟悉房地产给排水、暖道、电气、精装修等知识，熟悉建材质地、价格，了解市场行情，熟悉房地产行业相关政策、法律法17、规；经 验2 年以上地产行业材料、设备采购工作经验职位要求具有较好的工程项目协调、谈判能力，较强的人际沟通和协调能力、计划与执行能力；工作认真，作风正派，廉洁自律并有良好的职业道德，作风严谨务实，关注事实和细节，富有创造性和推动性，整体意识强；其他要求其他工作环境办公室、施工现场工作时间特征正常工作时间，根据工作情况加班。备 注采购部工程师之职务说明书岗位名称工程师岗位编号所有部门采购部岗位定员1直接上级总经理职系类别职能类直接下级职级范围岗位分析日期2014年4月本职：1、按照部门业务专业划分，负责对应采购物项的采购招标工作；2、参与编制对应专业采购项目的的采购计划 招标计划 资金计划 付款18、计划；3、熟悉所经办材料设备及指定分包工程的功能、性能并了解与其相关的规范、法律、法规；4、不断调研开拓优质供应商、分包商；5、建立并维持与供应商、分包商的正常关系；6、收集价格情报及替代品资料，配合各项成本分析和预测工作；7、严格按采购管理程序采购并自始至终对所负责项目进行跟踪记录；8、编制所负责材料设备之招标文件，全面负责整个招标过程之招标工作；9、跟踪处理对应专业采购范畴采购供货进度问题；10、跟踪处理对应专业采购范畴重大质量问题；11、开展新产品、新工艺的调查研究工作；12、贯彻成本观念 寻找成本降低方案；13、协调跟催技术确认工作 材料翻样工作 现场供货工作；14、办理、审核各类请款19、签证、扣款；15、办理各类材料设备工程结算；16、其它领导交办的工作。时间节点安排：1. 周五提交周工作汇报及下周工作计划；2. 月底总结本月工作情况及安排下月工作计划。权力：1、采购材料设备的建议权；2、部门工作改善的建议权；3、依据采购章程和公司制度，独立开展专业项目采购工作的权利。4、领导授予的其它权利。工作协作关系：内部协调关系部门同事、公司内部员工、外部协调关系相关供应商、部门同事等任职资格：专 业工程造价、工程经济、工民建等相关专业；业务水平掌握地产行业采购流程和制度，了解工程施工工序，熟悉常用建筑材料、构配件、制品以及常用设备。职位要求具备较好的沟通能力，较强的计划组织能力和解20、决问题的能力、执行能力；工作认真，作风正派，廉洁自律并有良好的职业道德，作风严谨务实，关注事实和细节，富有创造性和推动性，整体意识强；其他要求其他工作环境办公室、施工现场工作时间特征正常工作时间，根据工作情况加班。备 注采购部文员之职务说明书岗位名称文 员岗位编号所有部门采购部岗位定员1直接上级总经理职系类别职能类直接下级职级范围岗位分析日期2014年4月合同专员本职：1、采购合同文稿校对及合同流转；2、采购合同管理；3、采购请款、签证、结算办理；4、牵头编制季度、年度资金计划计划 更新季度付款计划；5、完成上级领导交办的其他任务。采购文员本职：1、管理部门日常行政文件并进行归档管理，处理部门21、日程行政事务；2、统一管理部门间收发文，及图纸、样板，并分类归档管理 和工程师需求之复印工作；3、维护供应商数据库、管理材料样板库；4、汇总整理部门周工作汇报和周工作计划；5、汇总整理部门采购计划并及时更新；6、完成招标工作相关事务；7、其它采购管理程序和招标程序中约定的文员工作。8、编写部门月计划和部门月度工作信息；9、完成上级交办的其它任务。时间节点安排：1、 每周五汇总整理部门周报和下周工作计划；2、 每月 20 日交财务部下三个月的预算及下月合同订立计划；3、 每月 21 日将领导确认过的考勤表交人事部；4、 每月 28 日交行政部月度信息报告；5、 每月 20 日提交到期未付款合同明22、细，督促财务；权力：1、独立记录部门人员工作考勤的权力；2、对合同中部分条款做出调整建议的权力；3、对部门办公用品等固定资产管理的权力和督促执行相关行政规章制度的权力。4、根据工作需要，督促部门采购工程师完成相应计划、状况、信息、数据提资的权利。工作协作关系：内部协调关系部门经理、部门同事、公司内部员工、外部协调关系相关供应商任职资格：专 业工民建、经济管理等等相关专业；业务水平熟悉采购招标流程及合同管理流程，了解房地产开发知识，熟悉房地产行业相关政策、法律法规。经 验3 年以上采购文员工作经验或合同管理工作经验为佳；职位要求工作认真，作风正派，廉洁自律并有良好的职业道德，作风严谨务实，关注事实和细节，富有创造性和推动性，整体意识强；其他要求其他工作环境办公室、施工现场工作时间特征正常工作时间，根据工作情况加班。备 注