1、公司各类档案管理制度（文件、工程项目、会计等）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 为提高公司档案工作质量和管理水平，进一步规范公司档案工作，充分发挥档案作用，制定本办法。1.本办法所指的档案，是指过去和现在公司各部门在各项工作中形成的对公司有保存价值的各种文字、账册、凭证、图表、技术资料、图纸、声像、电子、荣誉实物、证件等不同形式的文件材料。归档的文件材料必须准确地反映本单位各项活动的真实内容。3. 公司档案工作实行统一领导、统一管理的原则，维护档案完整与安全，为公司的长远发展服务。二、 档案管理及其职责1. 档案室隶2、属综管部。综管部派专人负责档案管理工作。对各部门及各控股公司文件的归档工作进行指导和监督；接受和保管公司各部门应归档的文件，形成电子目录，并进行必要的整理、统计、编目。2. 认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度，加强网络化管理，逐步实现档案管理现代化，确保档案安全与利用。3. 档案管理工作人员应具备的条件与职责（1） 严格遵守档案职业道德和行为规范，忠于历史，严谨求实，维护历史的真实面目，保守机密。（2）熟悉中华人民共和国档案法及有关规章制度。（3） 档案管理人员应具备档案专业知识。（4） 档案管理人员应具备独立工作的能力，了解房地产行业档案管理工作的特点与基本3、情况，掌握档案管理各项业务工作的基本原则和技能，解决档案管理工作中的实际问题，具有相应的文字表达能力。（5） 档案管理人员调动时，必须做好档案移交手续后方可离岗。三、 文书档案的管理1 归档的范围（1） 本公司重要的会议材料、会议记录、公司形成的公文、重大决定性文件、公司内外日常往来的文书，政府机关及其他单位的与本公司有关的文件材料，以及一切具有保存利用价值的各种门类和载体的文件材料，均应立卷、归档。（2） 企业有关人员因公外出参观学习、考察或参加会议带回的应归档的文件材料要及时立卷、归档。（3）各部门日常工作中产生的具有保存价值的文件材料原件及有效复印件。2. 文件资料的立卷、归档、分类、编4、号、鉴定要求（1） 文字材料按照文件的形成规律和有机联系，按类别、形成时间进行整理立卷、归档。（2） 在各种活动中直接形成的有保存价值的照片档案在活动后，应用文字标出照片的时间、地点、中心内容、责任者，照片档案应将照片和底板分别整理归档。电子档案、声像档案应在一个项目完成后归档。电子档案、声像档案做备份，备份盘与原盘应分开保存。（3） 编写的档案案卷题名，应按案卷原文题名抄录案卷题名，没有题名的，按文件内容自拟标题，题名不超过50个字。（4） 文书档案的分类、编号，文书档案按年度、组织机构和问题分类、编号。（5） 档案鉴定，编制档案保管期限。根据国家和有关部门的规定，针对各种不同的档案材料分别5、为永久、长期、短期的保管期限。（6） 档案案卷形成后，编制备考表，注明本卷的情况及需要说明的问题，立卷人及立卷时间。必要时需主管领导签字。（7） 文书档案的编目：文书档案按文件材料的类别编制分类目录、总目录。3. 文书档案的归档时间一般为次年的3月底前整理、移交、接收完成。四、 工程项目档案的管理1. 建设工程项目档案归档的范围：按照地方标准建筑工程资料管理中建设单位工程资料的分类要求，进行收集、整理、归档。2. 立卷、归档的要求（1） 档案管理人员应了解工程的进度，督促、指导相关人员及工程技术人员做好基建文件材料的积累、归档工作。（2） 建设工程资料应随工程进度同步收集、科学整理立卷、归档。6、（3）建设工程资料立卷、归档时，排列顺序要与工程进度程序一致。决策立项文件、建设用地、规划许可文件以及其他重要文件可单独立卷、归档。为保证文件其有机联系和便于查考的组卷原则，基建文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷，保证文件材料的完整、准确和系统。（4）工程施工合同、采购合同及与工程有关的合同归档时，应认真审核合同的内容、经济条款及签约日期，确保合同的真实性、严谨性。（5）施工技术资料归档时，档案管理人员要严格审核总包施工单位及所有分项承包施工单位是否按照地方标准建筑工程资料管理规程的要求编制施工技术资料，审核合格后，填写基建档案资料案卷目录、移交目录，一式两份，交接双方在7、移交目录上签字盖章，方可接收、归档。3. 建设工程档案的分类、编号：以地方标准建筑工程资料管理规程中分类、编号原则为准。4. 建设工程档案鉴定：建设工程档案按保管期限分为永久、长期两类。5. 建设工程文件、施工技术资料在规划验收后三个月内归档，档案管理人员负责编制接收工程档案工作总结。（1） 工程项目竣工验收并取得竣工备案表后，档案管理人员负责组织工程总承包单位向城建档案馆办理移交工程档案的工作。（2） 按照规定，档案管理人员向该项目的物业管理公司提供建设工程技术资料及竣工图，提供的文件资料均为复印件。填写工程资料、竣工图的移交目录，一式两份，交接双方在移交目录上签字盖章。（3） 档案管理人员8、负责向产权单位（建设单位）移交工程技术资料及竣工图。五、会计档案的管理1.根据中华人民共和国档案法、会计档案管理办法的规定，会计档案的归档范围：会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。2. 立卷、归档的要求（1） 本公司的会计档案，应由财务部按照会计档案的归档范围，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。（2） 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管三年（暂定），期满之后由财务部相关人员负责编制移交清册，移交本公司的档案室统一保管。（3） 会计档案原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同财务部的相关人员共同拆封整理，以分清责任。3. 会计9、档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。保管期限分为永久、长期两类。六、档案的保管1. 档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。工作人员出入要锁门，钥匙要妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。2. 档案库房要有防火设备，对防火器定期检查，及时维修，保持完好状态。3. 档案库房要设有温度计、干湿计，根据季节、气候的变化，注意通风，力争将相对湿度分别控制在4560%，库房的相对温度1424度的范围内。4. 档案库房应配备防火、防光、防虫、防尘、防鼠、防霉、防潮、防盗的用品和设备，并定期检查。5. 档案管理人员每季度要对档案保管的状况进行一次检查，如遇特殊情况要及时记录，发现问题及时10、向主管领导汇报，采取有效措施，确保档案的完整与安全。七、 档案的统计制度1. 为了给本公司各项工作提供最有效的档案服务，协助各部门做好工作，提高效率，档案管理人员要做好档案统计工作。2. 档案统计工作主要内容：有档案管理基本情况统计、档案数量、利用等基本情况统计，专项统计主要有档案的收进（归档）、移出、销毁、实存等项目数量的统计，利用情况统计主要有借阅人（次）、件（张）数统计、利用效果统计，档案的统计工作应做到严肃、认真、实事求是，统计的数据要真实、准确、帐物相符等。3. 档案的统计应为一年一次。4. 统计报表的要求，主要统计报表，应按要求逐项填写，字迹工整、清楚。八、档案的借阅制度1. 外单11、位有关人员查阅档案，须持单位介绍信，经总经理、主管副总、综合办公室主任签署意见后方可查阅。2. 本单位工作人员查阅档案，需说明查阅理由，方可查阅。3. 因工作需要，借调档案时，需填写档案调用单，由本部门经理签字，重要文件需由部门主管、副总经理和总经理签字后方可借用，并在规定的期限内归还。4. 查阅档案时，须在档案室指定场所查阅。5. 查阅调用档案者应保证档案的完整。利用较频繁的档案，档案室应准备数份复印件，供查阅。不得圈点、勾画、私自拆散案卷，不得转借他人和随意复制、摘抄。档案内容和统计数字非经批准不得自行公布。6. 借阅的档案，要及时清退，不得积压。7. 公司员工在调离公司时，须将借用的档案12、归还档案室，并由档案管理人员出具无借用档案证明后，方可离职。九、 档案的销毁制度1. 文书档案、建设工程项目档案的销毁（1） 在保管期限满后，由档案管理人员提出销毁意见，编制档案销毁清册，注明销毁档案的名称、卷号、册数、保管期限、销毁时间等内容。（2） 公司主管行政、工程的副总经理应在文书档案、建筑工程项目档案销毁清册上签署意见。（3） 销毁档案时，应由档案管理人员会同相关人员共同监销。（4） 监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案。销毁后，在档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司的主管领导。2. 会计档案的销毁（1） 会计档案在保管期限满后，由档案管理人13、员会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、保管期限、销毁时间等内容。（2） 公司主管财务的负责人应在会计档案销毁清册上签署意见。（3） 销毁档案时，应由档案管理人员会同部门相关人员共同监销。（4） 监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案。销毁后，应在档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司的主管领导。（5） 保管期限满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案保管清册中注明。3 . 规定修改、解释权属集团综管部。4. 本规定自签发之日起开始执行。