1、国际酒店股份公司采购部岗位操作规程及管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 采购部规章制度目录清单序号制度名称备注1采购部部门本职2采购部经理操作规程3原材料采购员操作规程4物料用品采购员操作规程5关于采购物品的申报、验收、信息反馈的相关规定6关于建立市场询价制度的事宜7关于物资采购、直拨、存仓、出库运作程序采购部部门本职1、制定采购方针、策略及程序、规定等文件，一经上级批准，保证贯彻执行。2、审批所有采购申请单、订货单。3、根据酒店需求与市场供应审定价格合理、货品质量上乘，信誉好、服务优的供应厂商，确立供求关系。2、4、负责与厂商进行重要业务谈判，审查所有购货合同及其他业务合约等文件（必须经董事长审阅审批）。5、负责组织市场调查研究，及时向酒店提供市场信息、购买策略，指导下属努力降低采购成本。6、负责国内外订货工作（价格、质量、供货时间）。7、积极开发国内货源，不断推荐新产品。8、经常检查本部门执行经济、海关、检疫、卫生等法律法规的情况，及时处理发现的问题。9、对采购部工作人员的招聘、录用、考核、奖惩、提升、调动等方面提出意见。10、有计划的培训本部门工作人员组织学习业务知识，进行思想教育，提高思想、业务、管理水平；采购部经理操作规程一、层级关系：直接上级：总经理直接下级：原材料采购员、物料采购员二、素质3、要求：1、具有大专学历或同等文化程度。2、具有较强的原材料鉴别知识，了解市场行情。3、有较强的“节约成本”的意识及质量意识。4、熟悉公司的各项规章制度且身体健康；5、思想品质良好，身心健康，相貌端正，工作责任心强，具有较好的保密意识；6、工作严谨、细致，掌握并能较好的运用所学的财务知识，能够对其进行必要的分析；7、从事酒店采购管理工作2年以上，有丰富的采购管理经验。三、岗位职责：1、贯彻执行公司的财务内部管理办法。2、负责酒店采购管理工作。3、负责对采购部员工的培训、根据工作情况进行正负激励。4、负责起草采购方针、策略及程序、规定等文件，一经上级批准，保证贯彻执行。5、负责采购成本控制工作。64、负责与厂商进行重要业务谈判，审查所有购货合同及其他业务合约等文件（必须经董事长审阅审批）。7、负责组织市场调查研究，及时向酒店提供市场信息、购买策略，指导下属努力降低采购成本。8、负责国内外订货工作（价格、质量、供货时间）。9、积极开发国内货源，不断推荐新产品。10、完成上级安排的其他工作。四、工作内容：年工作：1、负责本部门的年度技能考核的组织工作。2、根据酒店需求与市场供应审定价格合理、货品质量上乘，信誉好、服务优的供应厂商，确立供求关系。3、负责与厂商进行重要业务谈判，审查所有购货合同及其他业务合约等文件（必须经董事长审阅审批）。4、负责组织市场调查研究，及时向酒店提供市场信息、购买策5、略，指导下属努力降低采购成本。5、对采购部工作人员的招聘、录用、考核、奖惩、提升、调动等方面提出意见。6、有计划的培训本部门工作人员组织学习业务知识，进行思想教育，提高思想、业务、管理水平。7、在上级指导下负责制定本部门的下年度工作计划。月工作：1、负责督导采购人员的采购工作。2、负责检查申购单及采购落实情况。3、负责督导每月所有采购单的核对。4、负责每月采购成本核算。5、组织召开采购询价会，并协助成本部做好成本控制工作。周工作：1、负责周采购的统计并上报。2、负责组织每周询价会议的召开。3、负责与厂商进行重要业务谈判，审查所有购货合同及其他业务合约等文件。4、负责督导采购工作。5、负责每周的6、采购分析及采购员的业绩统计。日工作：1、负责审核各部门所报购物申请并及时上报，对未按规定购回的在晨会上反馈。2、负责审核当日所购物品的价格质量。3、监督采购员做好物品的搬运、储存、防护、交付的控制及仓库的管理。4、负责日采购成本的核算及上报工作。5、负责监督对当日所购原材料的帐务核对工作。6、负责酒瓶的清点及收款工作。7、监督采购员在市场上付款及欠款情况。8、负责采购员所报销单据的审核工作。原材料采购员操作规程一、层级关系：直接上级：采购部经理二、素质要求：1、具有初中以上文化程度，身体健康，能够适应长时间的站立劳动。2、工作责任心强，认同公司的企业文化，思想品质好。3、具有一定的原材料鉴别知7、识，了解市场行情。4、有较强的“节约成本”的意识及质量意识。5、有较强的为前勤服务的意识三、岗位职责：1、负责在早上7：10以前购回青菜类原材料，8：20以前购回杂货类原材料及南方青菜类原材料，9：30以前购回高档海鲜及水果。2、负责在10点以前到公司采购部提回调料，并分到各厨房。3、对未购回的原材料及时反馈餐饮部经理。4、负责柴油、液化气的购买。5、配合保管员将原材料及时分到各厨房。6、对所购原格料的质量和价格负责。7、对市场上新的原材料及时反馈采购部经理。8、负责在19：3022：00整理并汇总采购计划单。10、完成上级安排的其他工作。四、工作内容；年工作：负责对年度帐目进行核对。月工作：8、1、每月对自己的欠条及汇总报销单，进行核对。2、及时抽出欠条，做到日日清。周工作：1、根据厨房对原材的使用，对一周内原料的质量价格，进行比较。2、及时到市场调查价格，并做记录。3、做好还款计划记录交财务经理检查。日工作：1、早上5:00起床到市场采购原材料，返回后分货到各厨房。2、整理汇总草单，对原料订价，并联系所缺原料。3、原材料当日价格，上报财务，并核对验收单。4、整理汇总报销单，上交财务。5、晚上7：009：30整理采购计划单，并与供货商订货。五、工作流程：（一）主流程：准备阶段 采购阶段 报账阶段（二）分流程：1.准备阶段：厨房报计划 汇总计划单电话、传真订货2.采购阶段到出纳处取款实9、施采购检查质量3.报帐阶段保管员验收制单员打验收单整理汇总单上交财务到财务报账抽前天欠条六、操作细则：1.准备阶段的操作细则：工作项目操作规范质量标准厨房报计划根据厨房需要上报原材料采购计划单，审核是否有异地采购原材料。仔细审核，确保使用部门所需物品的数量规格准确无误。汇总计划单根据审核无误的原材料采购计划单，分门别类进行汇总，保证品种、数字的准确性。认真详细电话、传真订货根据原材料计划单汇总表，当地青菜类以传真的形式订货，杂货类电话通知，属公司采购的海鲜、调料等及时通知公司采购部。认真、及时，准确2.采购阶段：工作项目操作规范质量标准到出纳处取款每天根据酒店总经理审批的借款单按时到财务出纳员10、处取款，妥善保管，途中不得做与采购无关的事情。认真、及时。实施采购根据厨房所报采购计划单进行采购，运用采购技巧降低价格，并保证货物及时购回。认真、务实。检查质量认真检查货物质量，严把采购第一关，防止不合格原材料进入。认真、严格按着采购管理规定操作。3.报账阶段工作项目操作规范质量标准保管员验收采购员陪同验收，验收时严把质量第二关，称量时注意放水或去皮等，始终以酒店利益为重。严格、认真、仔细制单员打验收单验收员根据所购物品的数量、质量打验收，采购员做好检查工作。认真、准确。整理汇总单上交财务验收员打完验收核对无误后，由采购员整理原材料采购汇总交膳食经理签字后及时报财务审核。及时、准确。到财务报账11、抽取欠条汇总单经总经理审批后按规定时间到财务抽取欠条（4天期限）。认真审核、并做记录。物料用品采购员操作规程一、层级关系：直接上级：采购部经理二、素质要求：1、具有初中以上文化程度，身体健康，能够适应长时间的站立劳动。2、工作责任心强，认同公司的企业文化，思想品质好。3、具有一定的物料用品鉴别知识，了解市场行情。4、有较强的“节约采购成本”的意识及质量意识。5、有较强的为前勤服务的意识三、岗位职责：1、每天早上8：00以前到帐务取“购物申请单”。2、当天购回“购物申请单”所到各部门申请购买的物品。3、当天未购回的物品当日下午6：00前反馈给采购主管。4、对所购物品的质量和价格负责。5、完成上级12、安排的其他工作。四、工作内容；年工作：负责对年度帐目进行核对。月工作：1、每月对自已的欠条及汇总报销单、进行核对。2、及时抽欠条做到当天清。周工作：1、根据各部门对物料的使用，对一周的质量、价格、进行对比。2、及时询问价格、并做好记录。3、做好还款记录，交财务经理检查。日工作：1、7:30上班后到财务拿购物单与借款单。2、到建材市场买五金工具，买回后分给各部门，并打收条。3、整理汇总单、对帐。五、工作流程（一）主流程：准备阶段 采购阶段 报账阶段（二）分流程：1.准备阶段：领取购物申请单 汇总传递申请单2.采购阶段到出纳处取款实施采购信息反馈3.报帐阶段财务审核验收编制汇总单报总经理审批到财务13、报账抽欠条六、操作细则：1.准备阶段的操作细则：工作项目操作规范质量标准领取购物申请单每天早上到财务部领取酒店总经理审批的购物申请单，按规定时间实施采购。及时汇总传递申请单根据各部门购物申请单采购内容进行采购时间上的统筹安排；属公司采购的及时上报采购。认真详细2.采购阶段：工作项目操作规范质量标准到出纳处取款根据各部门购物情况先借款由酒店总经理审批后，及时到财务部出纳员处取款。认真、及时。实施采购根据各部门购物申请单要求，进行实施采购，严把质量关。认真负责信息反馈对未购回或不符合要求的物品及时向各部门责任人反馈，商定后重新实施采购。认真、严格按着采购管理规定操作。3.报账阶段工作项目操作规范质14、量标准财务审核验收采购员持各部门收到购回物品证明及发票，到财务资产会计处审核验收。认真、仔细编制汇总单采购员根据验收单编制物料用品采购汇总单，并报财务部总监进行审核。细心、及时报总经理审批财务部将审核好的汇总单报酒店总经理进行审批，并对有关事项加以说明。及时到财务报账抽取欠条汇总单经总经理审批后到财务抽取欠条。认真审核、并做记录。关于采购物品的申报、验收、信息反馈的相关规定为进一步规范酒店内采购物品的管理，明确职责，确保各部门正常运转，降低成本，增加酒店效益，特制定此规定：一、 申报程序1、 原材料的申报：（1）各厨房日常使用的原材料：由各厨师长签字确认后报餐饮部经理。（2）各厨房不经常使用的15、原材料、新增的原材料和大批量的原材料的申报：由各厨师长报餐饮部经理签字后报财务部、总经理、董事长审批。（3）高档原材料的申报：由厨房列计划报餐饮部经理签字后提前一周报总经理、董事长。2、 能源的申报：电、天然汽、蒸汽由工程部电话通知采购部，联系购买。3、 物料用品的申报：（1）工程维修用品的申报：在填写购物申请时，详细注明何处维修用（或库存用），经工程部经理签字后报财务部、总经理、董事长审批。（2）各部门零星用品的申报：由使用部门详细注明购物原因（因客人需要增加、原有物品损坏等）经部门经理签字后报财务、总经理、董事长审批。4、 价值较高的物品的申报：对各部门价值超过1000元的物品，先经总经理16、同意后报财务。5、 报单时间的规定：各厨房日常使用的原材料，于当日下午4：00前将购物申请单报采购部。二、 申报物品的审核1、 原材料的申报由厨师长、餐饮部经理把关。2、 各部门签字人员严格认真审核本部门所报购物，如由财务审查出重复购物或购回后未使用的，按员工手册和督检条例相关规定处理，并负责赔偿酒店损失。3、 财务要严把购物关，如审核不认真造成的重复购物或闲置物品负连带责任。三、 物品的验收1、 工程物料用品由工程仓库保管员负责验收，并及时打出物料用品验收单。2、 各部门申报的零星用品由财务物料保管员负责验收，因技术性、专业性较强的物品，由使用部门协同验收。3、 印刷品、宣传品由使用部门、销17、售部负责质量验收，财务负责数量验收。四、 信息反馈1、 当日购回的物品，财务仓管员当日通知到使用部门。2、 对总经理批准后三日内未购回的物品，采购部在晨会上通知各部门，如当日不召开晨会，电话通知到各部门。3、 工程物品由工程部与采购员对存在的每日当面反馈一次。五、特殊情况处理各部门急用的物品首先报总经理审批，审批后由采购部购买，如采购部无法购买的，经总经理同意，可由部门自行购买，价格不得高于同产品同质量的市价，否则，财务部不予协调报帐。六、 处罚对不按以上规定执行的部门和个人，按员工手册和督检条例处罚。七、本规定自xx年8月26日起执行。采购部xx年8月26日关于建立市场询价制度的事宜为了降低18、采购成本，增加公司经营效益，在酒店采购运作的基础上，针对目前采购中存在的一定缺陷和问题，借鉴同行业的较为成熟的经验，本着优质、低价、公开、透明的原则。财务部建议建立市场询价制度，齐抓共管，共同把好采购关。一、对餐饮经营使用的直拨原材料采取市场询价制度。每周一、四由成本部、采购部、餐饮部派员去市场询价，三方签字确定，并执行一周不变。二、对所询价的原材料必须是出品部所用的标准，实事求是，按质论价。三、员工餐厅所用的直拨原材料，坚持采用自购制度或者同类原材料比主楼降价10%由供应商供货。四、对于酒水、调料、冻品、干货、低值易耗品、工程用零配件等市场采购量较大的物资同样需进行市场询价，填写询价单，不得19、少于两家报价，由使用部门和财务部共同确定供应商及执行价格。五、使用部门与财务部确定的原材料品牌、规格及价格非经使用部门同意，不得擅自更换。如有变动，必须以询价表的形式，由使用部门和财务部共同确定。六、仓库补仓物资提报计划时，必须经使用部门同意，同样以询价表形式确定。七、询价表报总经理室备案，并下发至各相关部门，接受监督。八、本规定自 xx 年8月26日起执行。山东xx国际酒店股份有限公司xx年8月26日关于物资采购、直拨、存仓、出库运作程序为了加强山东xx国际酒店的物资管理，使其运作程序制度化、规范化、程序化，现对山东xx国际酒店的物资采购、物资存仓、物资直拨、物资出库作如下规定：一、物资采购20、1、所有的物资申购，先由使用部门提出采购申请，填写物资采购申请单。由部门经理签字后转采购部进行询价。采购部经理批准后转财务部落实仓库是否有库存。确认后，由财务总监签字报总经理审批，由采购部采购。2、采购申请单的传递（存仓部分）：采购申请单一式四份，由总经理审批后的采购申请单第一联交成本部（仓管员），第二联由采购部根据申请单进行采购，第三联交财务部用于在此预算之内进行采购人员的报销。采购人员的采购物资必须掌握在预算之内，如所采购的物资超出采购预算，必须请示总经理同意，财务部方可给予报销，第四联申请部门留存。3、餐饮每日原材料的采购（直拨部分）：餐饮部各厨房须在下午下班前1小时，将第二天所需用餐饮21、原材料用量由各餐饮部经理或厨师长签字后转报采购部，由采购部进行分类汇总，次日进行购买。二、物资直拨采购部门对所有采购回来的物资，根据采购申请单和使用部门分别填写采购验收单，按照采购验收单签字程序，由成本部验货人员进行验货计量，同时由使用部门验收后签字认可，转使用部门经理或厨师长签字，采购部经理签字批准。验收单第一联给供应商，作为支款凭证，第二联、第三联转财务部进行会计帐务处理，第四联由申请部门留存，便于核算出品成本。三、物资存仓存仓部分由验货员验收后签字、仓管员签字认可。存仓的验收单，第一联由供应商作为支款凭证，第二、第三联报财务部进行会计帐务处理，第四联由仓库保管员作为记帐的依据，所有的采购22、验收单（直拨、存仓）内容必须填写齐全，手续完备。四、物资出库1、对物资领用签批程序。酒店所有部门需要到仓库领用物资的，必须填写山东xx国际酒店仓库领货单，内容填写齐全，字迹清楚，所填写领用物资的名称必须与实物名称相符，否则，仓库不予发货。2、所有部门领用的物资属低值易耗品、固定资产、办公用品、工具、用具，使用部门必须填写仓库领货单，部门经理签字，财务总监签字后报总经理审批，仓库保管员方可发货。3、对餐饮原材料、物料用品、客房一次性用品、PA清洁用品、洗衣房洗涤用原料，由使用部门总监或总厨签字同意报财务总监签批后，可直接到仓库领用。4、仓库领货单的传递。第一、二联仓库人员发货后留存，并将第一联转成本核算员，第三联由领用部门作为登记二级库存帐薄的依据。5、仓库领货单出库数量（实际发货数），仓管员必须当面填写，并由使用部门领货人员当面签字认可。6、各部门可指定1-2人为签字人，将名单告知财务部，便于部门之间相互监督。本工作程序自xx年8月26日起执行。山东xx国际酒店股份有限公司xx年8月26日