1、置业有限公司发展建设法律事务管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 法律事务管理制度为加强公司法律事务管理，规范工作处理程序，防范和化解企业生产经营中的法律风险，最大限度地减少或避免法律纠纷导致的各种经济损失，特制定本制度。1. 适用范围本制度适用于XX置业有限公司。2职能职责2.1法律事务工作实行统一管理，分级负责。法律工作人员应当对其提供的法律意见、起草法律文书及其办理的法律事务合法性负责。2.2公司总经办负责公司法律事务工作，并指导、监管、检查各部门的法律事务工作。2.3公司根据工作需要，聘请专职律师作为本公2、司常年法律顾问，协助办理本公司法律事务工作，或就单项法律事务外聘律师事务所提供法律服务。2.5法务人员的工作职责：2.5.1正确执行国家法律、法规，为公司决策、经营、管理提供可靠的法律服务，维护公司的合法权益；2.5.2负责政策、法规调研，为领导提供各种合法化建议；2.5.3负责起草、审核公司重要文件、规章制度等；2.5.4负责审核、跟踪、管理公司合同，参加重大合同的谈判和起草合同文本；2.5.5负责审核公司重大事项决策的法律依据；2.5.6积极参与公司的分立、合并、破产、解散、投融资、担保、租赁、产权转让、招投标及改制、重组、公司上市等重大经济活动，处理有关法律事务；2.5.7负责办理企业工3、商登记以及商标、专利、商业秘密保护、公证、鉴证等有关法律事务，做好企业商标、专利、商业秘密等知识产权保护工作；2.5.8接受公司法定代表人或其授权委托人的委托，参加公司的诉讼、仲裁、行政复议等活动；2.5.9负责办理各类授权委托书，并对其履行情况进行监督、检查；2.5.10负责为公司推荐律师或律师事务所，并对其工作进行监督和评价；2.5.11负责收集、汇编与公司业务有关的各种法律法规；2.5.12负责公司普法工作，会同有关部门对员工进行法制宣传教育；2.5.13提供与公司生产经营有关的法律咨询服务；2.5.14完成领导交办的其他法律事务。2.6法务人员履行职责时，应当加强与财务、审计等部门的协4、调和配合，共同完善企业经营风险的防范体系。3. 法律事务工作原则3.1依据国家法律法规和有关规定执业；3.2依法维护企业的合法权益；3.3以事前防范法律风险和事中法律控制为主、事后法律补救为辅。4. 法律事务工作内容4.1合同管理4.1.1合同管理是指对合同订立、履行、变更、终止、纠纷处理、监督检查、文档保管等与合同有关的行为进行监管控制，但劳动合同由人事部门负责管理。4.1.2下列合同在签订之前，应当提交本公司法务会审：(1)投融资、担保、产权转让、招投标、公司改制、重组、公司上市、无形资产处置、对外投资等重大经济活动合同；(2)房地产经营开发、建设工程、设计、监理、销售、租赁、采购、借款、5、保险、广告、促销等合同；(3)其他各类经济合同。4.1.3合同起草部门递交的需会审的合同，在递交合同文本时应同时递交电子文档和有关背景资料。法务人员应按下列时限完成会审工作：(1)合同标的在 万元以下的应在接到合同后2个工作日内完成会审工作；(2)合同标的在 万元以上的应在接到合同后3个工作日内完成完会审工作；(3)招标文件会审应在接到招标文件后5个工作日内完成会审工作；遇多份合同或多份招标文件同时会审的，审核时间相应延长。4.1.4法务人员应当对重要合同或重要问题出具书面法律意见。4.1.5合同的变更或解除，由公司法务人员提出意见，经公司法律顾问审核后，报公司总经理审批后执行。对方要求变更或6、解除合同的，公司法务人员应在履行上述程序后及时给予书面答复。4.1.6变更或解除合同的通知或复函须在法定或约定期限内经公司法务人员审核、备案后发出。4.1.7在合同纠纷处理过程中，未经公司法务人员审核和本公司负责人同意，不得向合同另一方作出实质答复、提供文件资料。4.1.8法务人员对合同履行情况进行跟踪监督，并且建档备查。4.2印章管理4.2.1合同印章应由专人进行管理，印章管理人应与业务经办人、合同执行人、财务管理人分开；印章管理人在加盖合同章或公章时，应审查合同是否业经法务人员会审，未经法务人员会审的合同，印章管理人不得予以盖章。4.2.2对于合同文书达2页或以上的，必须加盖骑缝章；严禁在7、空白合同文本上先盖我方公章或签字后转交对方办理。详见印章管理制度4.3授权委托书管理4.3.1法定代表人授权代理人签署合同或者办理其他事项的，代理人应按要求填写授权委托申请表，经法定代表人批准后，由法务人员办理授权委托书。4.3.2授权委托书应当根据所办理事项的具体情况，载明下列内容：(1)被授权人姓名、职务、所在部门或公司；(2)委托事由；(3)委托权限；(4)委托起止时间；(5)需要明确的其他事项。4.3.3授权委托书内容发生变动的，代理人应及时办理变更手续，原授权委托书应交回法务人员废止。4.3.4代理人负责对授权事项进行日常管理。4.3.5代理人在代理期间届满或授权事项完成时，应当及时8、向法定代表人反馈授权委托事项的完成情况。4.4规章制度管理4.4.1法务人员应当参与起草或审核本公司重要规章制度，使之符合国家法律法规，并保证其与上位规章制度及相关规章制度的协调一致性。4.4.2公司重要规章制度出台前，应提交法务人员进行合法性审查，履行规定的审核程序后发布施行；但在制定、修改有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训以及劳动纪律等直接涉及员工切身利益的规章制度或重大事项时，还应经职代会民主协商确定，并予以公示或告知员工后施行。4.5法律服务管理4.5.1法务人员应当认真履行职责，主动为业务部门提供法律服务。4.5.2法务人员参与重大项目、合同、协议的起9、草、谈判和审查。进行上述工作时，法务人员要与有关业务部门相互配合，从法律角度保证合同的合法性，对相关法律风险提出防范意见。4.5.3法务人员负责审核、处理本公司经营管理中的法律问题，根据需要协助有关部门处理相关法律问题。4.5.4法务人员提供法律咨询服务可以采取口头形式，也可以采取书面形式，但对重要法律问题，应当出具书面法律意见书。4.6法律纠纷案件管理4.6.1法律纠纷案件是指公司与其他自然人、法人之间已经引起或可能引起诉讼、仲裁、行政复议的案件，包括经济、行政、民事、刑事案件。4.6.2公司接到司法机关、行政机关和其他公司的各类法律文书时，应及时交公司法务人员提出拟办意见，报请公司总经理批10、示后办理。4.6.3公司发生的重大法律纠纷或典型案件，应及时将有关情况通报公司外聘法律顾问。重大经济纠纷或典型案件是指下列案件：(1)涉案金额超过100万元人民币的；(2)一审由中级人民法院受理的；(3)群体性诉讼或者可能引发群体性诉讼的；(4)其他涉及公司重大权益或者具有重大社会影响的案件。4.7外聘律师管理4.7.1公司根据工作需要，可外聘律师事务所作为企业常年法律顾问，协助办理本公司法律事务工作，或就单项法律事务外聘律师事务所提供法律服务。所聘请律师事务所、律师应当具备国家规定的执业资格。4.7.2公司法务人员需要外聘律师事务所提供企业常年法律顾问的，应在报本公司负责人批准后，采取优选协11、商方式选聘确定。4.7.3公司的业务部门需要外聘律师提供专项法律服务的，应报本公司负责人批准后，提请本公司法务人员选聘。其律师费用由业务承办部门从项目经费中支付。4.7.4外聘律师、律师事务所担任诉讼或非诉讼代理人或常年法律顾问的，应依法签订委托代理合同或法律顾问合同，明确双方权利、义务与责任。4.7.5法务人员对于选聘的律师事务所的工作负责监督、评价，实行动态管理。4.7.6外聘律师应对审核的招投标文件、重要合同、管理制度出具法律意见书。4.7.7公司应和所聘律师、律师事务所就有关保密事项进行约定,防止有关信息外泄。4.8法律档案管理4.8.1法律档案是指公司在从事生产、经营等活动中与自然人12、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同或意向文书、信件、数据电文、电子邮件等可以有形地表示所载内容归档的所有文字材料，具体包括但不限于如下：(1)公司与政府签订的意向书，收购转让合同、资产转让与处置合同、项目合作开发合同、项目出让合同以及相关合同谈判会议纪要；(2)公司的融资、抵押、担保文件，包括与银行、信托、私募基金等；(3)有关招投标及中标通知书等文件资料；(4)对方营业执照（复印件）、税务登记证（复印件）、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证（复印件）以及其他有关文件；(5)合同项目的增减凭证及我方人员的签证；(6)合同的变更、解除协议书以及合同纠纷处理的13、调解书、仲裁书、判决书；(7)合同履约过程中的催货函、违约通知书和往来函件；(8)本制度规定的提交法务人员审查或者会审的其他资料文件。4.8.2法务人员对签订完毕的合同及承办部门所送的有关档案资料，应在5个工作日内审核完毕，确认无误后整理、并按机密程度专门归档。法务人员审核后如发现需统一建档的合同及文件资料有差缺，应立即通知送交人核对、补足，再行归档。送交人在移交合同文本及相关文件材料的同时，应附所交资料清单两份，送交人和接收人在资料清单上签名确认，移交清单由送交部门和法务人员各执一份。4.8.3公司人员如需借用或复印档案资料，必须持所在公司或部门的负责人书面签章的借用单，并按照资料的秘密程度14、报有关主管领导批准，否则法务人员不得办理。借用人必须对需借用的档案资料提交书面说明文书：(1)档案资料的借用用途；(2)档案资料的借用与返还时间；(3)其他须说明的借用情况。4.8.4公司的档案资料、信息是公司的商业秘密，任何人不得随意泄漏。4.8.5其他重要档案资料按照公司档案管理办法规定执行。4.9工商登记管理4.9.1公司工商年检、注销、变更登记等工作，由法务人员牵头办理，相关部门应按法务人员的要求提供协助。4.9.2公司应严格按照工商登记的经营范围从事经营活动，当需要变更企业名称、营业场所、法定代表人(负责人)、经营范围等事项时，应及时与公司法务人员沟通，由本公司法务人员负责办理变更登15、记手续。4.10知识产权管理4.10.1本制度所称的知识产权包括专利权、商标权、商业秘密、著作权(含计算机软件)以及由公司享有或持有的的其它知识产权。4.10.2法务人员负责对公司知识产权的宏观管理，其主要职责是：(1)制定知识产权管理规定，协调知识产权管理工作；(2)审核业务部门的申请，建立知识产权档案管理制度；(3)代表本公司负责知识产权的申请等对外工作；(4)代表本公司负责知识产权纠纷处理、诉讼等对外工作；(5)参与签订或审核涉及知识产权内容的各类合同、协议，建立知识产权合同档案； (6)负责协助以公司知识产权为主要内容的无形资产评估管理工作；(7)接受公司有关知识产权法律事务方面的咨询16、和帮助；(8)制定和组织宣传和学习有关知识产权的法律知识并交流经验。4.11法律宣传与培训4.11.1公司应加强相关业务的法律培训，保障法律培训的时间和经费，通过规范经营防范风险，提升价值。定期安排法务人员参加专项的法律学习，提高法律水平。4.11.2法务人员应密切关注法律动态，及时向公司领导和业务部门作出宣传提示，促使公司及时调整工作方法，并针对公司经营情况研究法律方案与对策，及时化解风险，防患于未然。附录：1、 设立文件包括 文件名称文件形式及取得途径设立协议或出资协议股东制定登记申请书工商局领取代表、代理人证明股东、发起人签署公司章程股东制定验资证明会计师事务所出资、财产转移手续有关银行17、存款证明、房产车辆登记股东资格证明营业执照、身份证选举聘用证明股东会记录或文件法定代表人证明任职文件公司出具选举文件，身份证预先核准通知工商局出具，提前申请公司住所证明房东出具房屋租赁合同商务主管部门批复商务主管部门部门外商投资企业批准证书商务主管部门开发资质证书房地产开发资质、物业管理资质外汇登记备案外管局，商务部营业执照工商局组织机构代码证质监局税务登记证税务局其他文件向工商局询问2、公司变更文件：公司变更包括：注册资本（增资、减资），股东（股东名称就更、股东份额变更、股权转让）、经营范围、公司名称、法定住所、法人代表、文件名称文件形式及取得途径变更申请书公司填写盖章股东会决议股东制定公司18、章程变更或章程修正案股东制定，公司申请变更营业执照变更工商局与变更有关的文件如增资，股东变更，经营范围、地址、名称变更的文件3、项目收购转让文件文件名称文件形式及取得途径收购合同协议及补充文件合同双方被收购方股东会决议被收购方股东被收购方董事会决议被收购方董事会被收购公司未转让方放弃优先购买承诺被收购公司未转让方股权转让对价支付凭证银行支付凭证或股权转移手续工商登记变更申请表工商局变更的公司章程双方签订，向工商局备案变更的股东会、董事会股东会选举或委派、变更的公司营业执照工商局其他涉及到变更的文件有关部门4、对投资文件：对外投资一般包括股权投资或债权投资。文件名称文件形式及取得途径投资协议或合19、作协议合作双方付款凭证或验资证明银行、会计师事务所股权过户登记工商局章程的修改变更工商局登记备案股东会的变更文件工商局登记备案董事会的变更文件工商局登记备案营业执照变更(如涉及增、减资)工商局5、项目文件文件名称文件形式及取得途径立项批复发改委出让合同，国土资源局出让金及契税收据，财政局土地证，国土局、县区级政府用地规划许可证，规划局建设规划许可证，规划行政部门建筑开工许可证建设行政主管部门竣工验收报告建筑施工公司竣工验收备案证明建设行政管理部门、质监机构房屋预售（销售）许可证建设行政主管部门6、项目合作开发文件文件名称文件形式及取得途径合作开发协议合作各方出资证明银行凭证、会计事务所新设立公司文件、或增资入股协议工商部门合作公司章程变更股东决议合作公司股东变更工商登记合作公司董事会变更股东决议合作公司营业执照变更工商登记合作项目开发手续变更有关审批政府部门7、融资文件文件名称文件形式及取得途径借款、信托、私募协议合同各方资金支付凭证银行凭证抵押担保协议抵押登记主管部门抵押物清单抵押合同附件股权质押登记工商部门股权转让及回购协议合同各方与融资有关的董事会、章程变更公司股东会、董事会注：以上文件为基本参考，因各区管理部门和方式不同，可能有差异。