1、铁路建设集团行政礼仪办公环境管理制度汇编编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 为加强集团日常行政管理，规范员工行为，提高办事效率，明确集团内部关系及管理权限，使集团各项管理工作标准化、制度化，根据国家及地方有关法规，结合集团实际情况，特制定本制度。凡本集团员工，均须遵守本制度。 制度中所称员工，指于本集团从事工作的专、兼职人员，因特定原因存在其它约定的人员按照约定执行。第一章 员工日常行为规范守则第一条 为保障集团员工权利，增进劳资和谐，树立制度，健全组织与管理，依法制定本守则。第二条 对本集团全体员工日常行为规范如下：2、遵纪守法， 热爱集体；服从上级， 严守纪律；崇尚科学， 注重实践；坚守岗位， 恪守职责；诚实守信， 保守秘密；尊敬客人， 讲究礼仪；团结协作， 求真务实；勤俭节约， 廉洁自律。第二章 办公秩序管理规定第一条 总则为加强集团公司自身建设，提高工作效率，形成严于律己、积极务实、团结协作、高效规范的工作氛围，促进集团和员工的共同发展，特制定本规定。第二条 遵纪守法，遵守集团各项规章制度，服从领导的安排及监督管理。第三条 维护集团荣誉，不做有损集团形象及利益的行为，不泄漏集团秘密。第四条 遵守工作纪律，不旷工、不迟到、不早退、不串岗，有事按集团规定流程请假。第五条 维护办公秩序，办公时间、办公场所禁止3、吸烟、吃零食；不得聚众闹事，不得互相殴斗、谩骂，不得散播谣言，不得大声喧哗、打闹嬉戏，不得有赌博、酗酒等有伤风纪的行为，不影响其他同事工作；不在办公时间玩电脑游戏、浏览无关网页，不做其它与工作无关的事。第六条 无工作需要，禁止随意出入领导办公室、会议室及其它部门。未经他人同意，不可私自动用他人办公用具及私人物品。第七条 爱护集团财物、设施，节约资源，办公物品、办公设备不得窃取和挪做私用，对办公电器、设施设备应在熟悉使用说明和操作方法后使用。损坏集团物品，应负责赔偿。第八条 禁止因私事占用集团电话。第九条 正常工作时间因私会客，应请示上级主管后接见，不得私自带领外来人员进入集团办公区域；非工作时4、间，一律不得引领外来人员进入集团办公区域。第十条 全体员工应注重道德修养，待人接物诚恳谦和，使用文明语言，严禁与来访人员发生冲突；男职工禁止赤膊或穿短裤、背心、拖鞋上班；女职工不得穿超短裙、短裤、吊带背心、拖鞋，不得穿着薄、透、露等不适合工作场合的服装；发型、配饰、妆容要适宜。第十一条 在办公区域靠右行走，为对面行人留出通道。在楼梯拐角、门口处注意慢行，互相礼让。第十二条 接电话时，言语文雅，语气温和，态度诚恳，避免引起不必要的误会，体现集团工作人员的良好精神风貌和工作素养。第十三条 保持办公区域卫生清洁，严禁乱丢污物及违规堆放杂物等。办公桌上应保持整洁，文件物品摆放整齐，禁止随意摆放私人物品5、。第十四条 严禁携带易燃易爆物品、凶器等违禁物品进入办公区域。第十五条 严谨操守，不得收受与集团业务有关单位或个人的各种形式的贿赂及馈赠。第十六条 以上规范，集团员工必须严格遵守，若有违规行为，视情节轻重予以处理，直至解除劳动关系。第三章 办公礼仪规定一、日常礼仪第一条 员工必须保持仪表端庄、整洁。（一）头发：发型、发色得体，头发要经常清洗，保持清洁。男性员工头发应注意定期修剪，不宜过长。 （二）指甲：保持手部清洁，指甲不能太长，女性员工指甲油要尽量用淡色。（三）胡须：男性员工胡须不能太长，应注意经常修剪。（四）口腔：保持口腔清洁、口气清新。 （五）女性员工应化淡妆，给人清爽、健康的印象，禁止6、浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。第二条 着装大方、得体，不可穿奇装异服，不可过分追求华丽。（一）衬衫：衬衫的领口与袖口要保持干净、平整。（二）领带：遇有重要场合，男性员工应佩戴领带，并注意与西装、衬衫颜色协调搭配。领带不得破损或歪斜松弛。（三）鞋子应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子的鞋和拖鞋。（四）女性职员要保持发型、妆容、配饰、服饰搭配协调、得体。第三条 在集团办公区域内，员工应尽量保持优雅的姿势和动作。（一）站姿：会见外来人员或出席重要场合，或在上级面前，不得把手交叉抱于胸前，应保持脚跟着地，脚尖外开约45度，腰背挺直，挺胸收腹，两臂自然下垂，不耸肩。（二）坐姿：坐下后，应尽量保7、持身体端正，双腿平行放好，不得把腿向前伸或向后伸。移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐。第四条 握手时应目视对方眼睛，热情大方，不卑不亢，同性间应由地位高或年纪长的先伸手，异性间女方应先向男方伸手。第五条 与同事相遇时应微笑，并点头行礼表示致意，与宾客及集团领导相遇，应主动致意并侧身让道。第六条 进入其它部门办公室前要先轻轻敲门，征得同意后再进。进入后，随手关门，不能大力、粗暴。进入办公室后，若对方正在讲话，应稍等静候，不要中途插话，如确有急事要打断对方，应选择适当时机并致歉。第七条 递交物件时（如递文件等），要把正面向上双手递给对方。第八条 走通道、走廊时要放轻脚步，右侧行走8、。在通道和走廊里不得边走边大声说话，不得唱歌或吹口哨等。第九条 交谈时使用普通话，本地客人说方言的，可用方言交谈。二、 来访接待礼仪规范第十条 接待工作要求（一）不迟到，不缺席。（二）有宾客来访，根据实际情况进行接待，并按照接待规定做好茶水、烟等接待物品的供应。（三）接待多位访客时，应按事件的重要程度及来访顺序进行。（四）接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。（五）接待人员对客人提出的问题应尽量给予解答，不得随意承诺或夸张，控制接待时间，保证工作效率和质量。第十一条 介绍和被介绍的方式和方法（一）无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍，都要认真负责。（二）直接见面介绍的场合下，应先把地位低者9、介绍给地位高者。若难以判断，可把年轻者介绍给年长者。（三）男女间的介绍，应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。第十二条 名片的接受和保管（一）名片应先递给长辈或上级。（二）把自己的名片递出时，应把名片的正方向着对方，双手递出，一边递交一边清楚说出自己的姓名。（三）接对方名片时，应双手去接，拿到手后，要马上看，正确记住对方的姓名后，将名片收起。（四）如遇对方姓名有难认的字，马上询问。（五）对收到的名片妥善保管，以便检索。三、电话接听礼仪规范第十三条 正确、迅速、谨慎地接、打电话。（一）电话来时，听到铃响，应在第二声铃响后拿起话筒。通话时先说“您好”，10、并自报集团及部门名称，内线电话只报部门和本人姓名。（二）集团员工接打电话，应使用标准普通话。（三）对方讲述时要留心听，并记下要点。未听清时，应及时告诉对方。（四）结束时礼貌道别，待对方挂断电话，再放话筒。（五）通话应简明扼要，不得在电话中聊天。（六）电话要找的当事人不在时，应客气地询问有什么事情，或按照对方的需要留下姓名电话，代转留言等。（七）非集团公司工作人员查询集团领导手机号或者集团某部门办公室电话号码时，应首先问明具体事由，并请他们拨打办公电话或者相关部门电话，不得随便提供集团领导的手机号码。（八）接听电话应语气柔和、亲切、耐心，禁止冷言冷语、不耐烦。（九）如有电话联系或咨询非本部门负责11、的业务，可转告负责部门的电话或直接转接，严禁推诿、拒绝。附：部分电话标准用语（参考）1常用礼貌词：您好，谢谢，不客气，请，不好意思，对不起，很抱歉，请放心、请稍等。2、您好，XX*部门。3请问您贵姓？请问您找哪位？请问您有什么事儿吗？4、他在，请您稍等。对不起，XX不在，他有事儿出去了。您有什么事需要转告吗？如方便请留下您的电话，以便他跟您联系。5您放心，我一定转告。6、关于这个问题，我想要向您解释一下；关于这个问题，我需要请示一下领导。7、对不起，这边有点儿吵，请您再说一遍，好吗？8、您需要联系的是XX部，该部门的办公电话是YY，方便的话请您直接拨打该电话。或者把您的电话留下，我们会告知相关12、负责人及时跟您联系。9、具体礼貌用语视具体情况使用或表达。第四章 办公环境管理办法一、公共区域第一条 为规范办公秩序，创造整洁有序的办公环境，树立良好的企业形象，结合集团实际，特制定本办法。第二条 办公室负责对各部门办公环境管理落实的监督和检查。第三条 基本要求：办公室内物品摆放整齐、无灰尘，及时倾倒垃圾，保持地面干净，墙壁无涂抹；走廊地面保持清洁，墙壁上的摆设及消防器材无灰尘；洗手间、洗手台无垢渍；办公区域空气清新。第四条 各部门办公室卫生的维护应设专人负责，领导室内由各部门分工负责。各部门建立卫生清扫值日制度，安排人员轮流值日。地面、办公桌、文件柜、门窗、隔断、饮水机、打印机等要经常清理，13、当日值班人员应于每日上午上班前和下午下班后彻底清扫办公区域地面，不留卫生死角，保证地面无水渍、无积尘、无污渍、无丢弃物。保持窗明几净，环境清洁。 第五条 会议室由各部门轮流打扫，保证会议室整洁，桌椅干净整齐。第六条 清洁用品（包括抹布、拖把等）应摆放在门后等隐蔽区域。第七条 各部门办公室内墙面除悬挂与工作有关的地图、规章制度、奖状奖牌之外，不得悬挂与工作无关的物品。第八条 走廊、洗手间等公共区域由集团总部全体人员协助物业管理部门共同负责。时刻注意保持包括走廊、洗手间在内的办公区域的卫生，遇到地面有废弃物应主动捡起丢弃至垃圾桶；不准随地吐痰；不准随地乱扔果皮、烟头、纸屑等废弃物；不准随意往地面乱14、泼脏水、茶水。第九条 爱护洗手间的公共设施，用水时控制水流，节约用水，保持洗手台干净，用后及时清理水渍。废物入篓，不得向水池、便池内倾倒果皮、茶叶、剩饭等废弃物，严防堵塞下水道。第十条 自觉爱护并正确使用楼内的公共用品、用具和设备，不准随意拆除或挪用。第十一条 办公区域严禁吸烟（有重要客户在现场除外）。遇有外来人员吸烟时，应及时劝其将烟掐灭。办公区域应经常打开窗户，保持室内空气流通。第十二条 各部门使用会议室后，应负责清理遗留的杂物，放置好桌椅，保持会议室的整洁有序。第十三条 节约、安全用电，严禁私拉乱接电源，需要时由办公室负责联系电工解决。第十四条 各部门应定期组织部门人员进行大扫除，保持办15、公室良好的办公环境。二、个人办公区域第十五条 范围：个人办公桌及周边区域、座椅、桌上所有的办公设备及办公物品、个人管辖的档案橱及档案柜。第十六条 办公桌、个人电脑要求无尘土，桌面上资料、工具、文件、配件等均应放置整齐美观，摆放有序；严禁放置食品、化妆用品等与工作无关的杂物。第十七条 保持个人办公桌及周边区域清洁卫生，经常检查，及时打扫，及时倾倒垃圾。保持办公桌面的清洁，午餐或长时间离开办公室应将办公物品、相关资料收拾整理好。员工午餐后应将桌面收拾干净，不留任何残渍。第十八条 工作时间不许大声喧哗，办事说话要注意动作的轻重、声音的大小，使大家有一个安静有序的办公环境。第十九条 下班前，整理好自己16、的办公桌椅，办公物品摆放整齐，重要文件锁进抽屉。检查个人电脑是否关闭，最后一名离开办公室的员工应负责关闭电灯、门窗、空调、打印机、饮水机，做到人走灯灭。三、奖励和处罚制度第二十条 打扫卫生实行量化积分制度，与考核挂钩。坚持日小扫，周大扫，月检查，季评比，不留卫生死角。开展卫生先进评比活动，即时通报，表扬先进，鞭策后进。附表： XXXX集团有限公司卫生区域一览表卫生区分管部门备注董事长室办公室副总经理室（南2）机物部副总经理室（北）计划合同部大会议室计划合同部、人力资源部、财务部每个部门值班一周，每周五打扫完卫生后，大会议室钥匙交至办公室。打扫顺序依次为：人力资源部、财务部、计划合同部，周期轮班17、。为创造良好的办公环境，请各部门各负其责，做好所管区域的卫生工作，并请人人自觉维护办公环境卫生。第五章 办公区域安全管理办法第一条 为了维护集团公共利益及全体员工的人身安全，防止灾害性事故发生，实现安全文明办公，结合集团实际，特制定本办法。第二条 本办法坚持“安全第一，预防为主”的方针，主要针对集团工作有关的安全事宜，实行以部门为单位的全员共管体制。部门负责人对本部门的安全负总责。集团办公室是安全管理监督、检查和服务部门。第三条 本集团安全管理，除政府法令规定外，悉依本办法办理。第四条 集团日常安全管理工作由办公室负责指挥监督。本集团所有人员均有保障集团财产安全的责任和义务，在集团财产受到损害18、时，应敢于挺身而出，维护集团财产的安全。第五条 具体要求（一）办公室钥匙必须由专人保管，不得随便交与其他人员，保险柜钥匙由指定财务人员保管，严守保险柜密码。（二）办公区域内应保持良好的秩序，禁止外来人员在办公区域闲逛、喧哗、打闹；禁止外来人员进入各部门办公室接触办公资料或使用电脑、电话等设施。（三）严禁携带各种违禁品、危险品等与工作无关的物品进入办公区域。（四）严禁违章用电，经常检查水、电设施，发现隐患及时处理。（五）上班时间内遇到停水、停电，各部门人员必须及时切断电源和水源。（六）下班后，最后离开的员工必须及时关闭本部门的电灯、电脑、饮水机、空调等电源，并锁好门、窗，确保财产安全。（七）最后19、离开集团的员工，应关闭公共区域的灯和空调，防止事故发生。（八）灭火设备应按照规定设置，并定期检查，应保持随时可用状态，同时要熟悉使用方法。发现火灾应立即呼救，迅速采取安全有效措施。（九）集团办公室应加强安全宣传，定期举办安全知识培训，以增强全员安全意识，使员工了解和掌握必备的安全防范知识。要经常对消防设施进行检查，必要时可进行演练。（十）集团办公室要经常与物业管理部门保持联系，做好集团的安全防范工作，维护集团员工的人身和财产安全。（十一）仓库及资料室要保持通风，严禁存放各种易燃、易爆、有毒、有害，对人身和财产有潜在威胁的危险物品。（十二）在重要的工作场所，根据防盗要求，安装防盗设施，以防盗窃事20、件的发生。（十三）窃案发生后，应保护现场，报相关单位处理。（十四）对突发性事故及隐患，应采取及时处理、及时汇报的措施。对贻误时机造成损失的，视情节严重程度追究当事人和责任人的责任。（十五）集团司机及驾车人员必须严格遵守交通法规和行为规范，严禁酒后驾车等违章行为，保证行车安全。来往车辆按要求停放到所属车位上。（十六）员工上下班途中要牢固树立交通安全意识。（十七）集团全体员工应熟练掌握必要的应急防范措施，熟悉安保设施设备的操作要领和方法，并做到遇险不惊，冷静、妥善处理。第六章 请示报告管理办法第一条 为明确分工，提高工作效率，特制定本办法。第二条 必须请示的范围（一）凡属本单位、本部门职责范围之内21、但没有决定权限的。（二）各部门、各单位明确职责及其权限范围但执行条件发生重大变化不能按正常情况处理的。（三）领导进行原则交待而没有具体指示的、或虽有具体指示但情况发生变化的，承办人员在办理具体事务之前必须向有决定权的领导进行请示。（四）需要其它单位配合协助且需领导出面协调的事项。（五）其它应请示的事项。以上几种情况在得到有关领导或主要领导的答复后再进行处理，处理结果要及时向领导汇报。第三条 必须报告的范围（一）凡属各级负责人安排的工作，承办人员应当及时将完成任务的情况向相关负责人进行报告。（二）凡涉及人财物安全与治安、质量等突发性事件必须及时报告。（三）对于事关集团全局的重大事件，所有人员应当22、及时发现、及时报告。（四）领导需要了解的其它问题。（五）其它需要报告的事项。第四条 请示报告的基本方式与程序（一）基本方式日常工作可采用口头请示报告的方式，重要事务的请示报告应采用书面的形式（传真、电子扫描件或函件）；紧急情况下可先进行口头请示，事后补办书面手续。（二）基本程序1、正常情况下，请示报告实行“逐级汇报制”。部门人员向该部门负责人汇报，部门负责人向分管领导汇报，分管领导向董事长汇报。2、集团执行逐级负责制，员工应对自己的直接上级负全责，直接上级对下属的工作成绩、工作责任承担相关责任；遇到特殊情况及特定事情（例如遇到安全等重大而急迫或突发、敏感性问题）可越级汇报。3、集团公司各项日常23、工作在周例会或者董事长办公会上由本部门相关人员做汇报。4、一般性工作请示由当事人向有关部门负责人和分管领导同时汇报。（三）时限规定1、计划类例行请示应在该工作拟实施日期三日以前；2、日常工作请示应在该工作拟实施一日以前；3、重大事件和突发事件应当在发生的同时立即上报。有决定权的领导在接到请示后要以适当的方式及时做出明确指示，对书面请示要签字批示，对口头请示要及时通知有关部门记录、备案，对重大问题要采取会议决议的形式记录备案。第五条 责任纪律（一）必须严格请示报告程序，无特殊情况不得先斩后奏，禁止斩而不奏，凡未经请示而擅自处理事务的，集团不予认可，造成的后果由责任人本人承担。（二）必须及时请示报24、告，防止仓促处理，贻误时机，凡因工作失职而影响集团决策的，追究当事人责任。（三）必须严谨请示报告作风，不得敷衍了事；报告的资料要准确无误，未经确认和确定的事情不得道听途说地向上级报告；报告过程中，要有重点有逻辑，言简意赅；凡因承办人责任心不强，而使请示报告内容失准造成集团损失的，由责任人承担。（四）下级向上级汇报工作时，应先汇报结果，再讲过程。（五）员工反映问题时，在提出存在问题的同时应提出对问题的分析和处理意见、建议，严禁只描述现象而不分析原因，更无处理措施的汇报和报告。严禁只发牢骚不解决问题。（六）有特别异常或重大问题，员工应立即报告上级以免造成事态的扩大，影响处置的时效性。（七）重要和复25、杂的事项要以书面形式向上级报告，并注明本部门或个人的处理意见和方法。（八）员工在工作中应协同配合，友善合作，禁止夸大其它部门、员工的不足和失误，禁止以此为理由推卸工作未完成的责任。（九）对隐瞒情况、弄虚作假、伪造数据，与其他人员合谋损害集团利益的，除承担所造成的损失外，集团将采取法律手段追究当事人相关责任。第七章 保密管理办法一、总则第一条 为保守集团秘密，维护集团合法权益，参照中华人民共和国保守国家秘密法，特制定本办法。第二条 商业机密是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息，包括但不限于金融、商业、科学、技术、经济或工程方面的资讯，其26、中包括专利权、计划书、出版物、程序设计、配方、密码等。它可能是有形的或无形的资讯，可以由多种设备或文档或经验组成，或其储存及收集的方式均可以被视为商业机密。第三条 集团全体员工，包括附属组织和分支机构以及所属人员都有保守集团秘密的义务。第四条 集团保密工作实行既确保秘密又便于工作的方针。第五条 对保守、保护集团秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或人员实行奖励政策。二、保密范围和密级确定第六条 集团秘密包括下列事项：（一）集团尚在联系的工程协商情况、集团投标报价情况。（二）集团尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划及经营决策。（三）集团内部的合同、协议、意向书及可行性报告、重要的27、会议记录。（四）集团财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。（五）集团技术开发资料。（六）集团拟定的人事安排及人事档案，工资性、劳务性收入及资料。（七）集团所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。（八）集团电脑内所存储的以上所有保密资料的电子版。（九）其它经集团确定应当保密的事项。（十）一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第七条 密级定级标准（一）绝密：最重要的集团秘密，泄露会使集团的权益和利益遭受特别严重的损害。（二）机密：重要的集团秘密，泄露会使集团权益和利益遭受到严重的损害。（三）秘密：一般的集团秘密，泄露会使集团的权益和利益遭受损害。（四）内部资料：适28、用于集团全体员工交流与学习。一旦泄密，可能会使集团利益遭受损害。（五）公开资料：公开有助于维护集团利益。（六）集团各部门对其发放或接收的文件资料根据密级定级标准提出定级意见，由集团办公室确认，确定后均在文件左上角注明密级，并确定保密期限。第八条 密级变更及解密因工作需要或环境变化，需要变更密级或公开已不再对集团利益构成影响的文件，须由原核定密级的单位提出申请，报办公室和分管领导签批确认后执行。保密期届满，除要求继续保密的事项，其余文件自行解密。三、保密措施第九条 集团员工入职培训中明确加入保密培训内容，并进行考核，确保集团秘密不被泄露；对接触过商业机密、即将离职的员工，要进行离职检查，要履行相29、应的交接手续，点收员工所领借物品，并重申员工在离开本集团后要继续履行保护集团秘密的义务；对于特殊岗位的员工，可以签订一份详细、具体的保密协议。第十条 属于集团秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由办公室或分管领导委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的集团秘密由办公室负责保密。第十一条 对于密级文件、资料和其它物品，必须采取以下保密措施：（一）非经分管领导批准，不得复制和摘抄；严禁将集团任何密级文件进行任何形式的翻印（包括复印、抄录、扫描、拍照、传真等各种形式）传递出集团办公区（包括利用网络传输）。（二）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必30、要的安全措施。（三）在设备完善的保险装置中保存。（四）集团档案由办公室专人管理，对密级文件专项入册，定期检查，防止丢失和错漏。各项资料借阅严格按档案管理办法执行。（五）定期检查保密场所的电器设备、防盗设施及消防器材是否完好，确保安全。（六）密级文件按领导批准的数量打印，不得擅自多印多留，草稿视同原件，打印的废页要及时销毁。（七）传阅涉密材料要由专人送递，不得让无关人员阅览，要控制文件的行踪，以防丢失。（八）因工作需要查看超出自身职责、权限的文件或资料，或者在对外交往与合作中需要提供集团密级文件或资料的，必须经集团董事长批准。第十二条 供应商和客户等第三人管理（一）企业商业秘密经常涉及供应商、客31、户及向集团提供产品或服务的建筑师、工程师、顾问、会计师、审计师、律师等第三人，要求与有必要得知商业秘密的第三人签订适当的保密协议。（二）集团禁止其它企业及外来人员在未经批准的情况下参观、学习涉及本集团秘密的内容。（三）具有属于集团秘密内容的会议和其它活动，主办部门应采取下列保密措施：1、选择具备保密条件的会议场所；2、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；3、依照保密规定使用会议设备和管理会议资料；4、确定会议内容是否传达及传达范围。第十三条 严禁在私人交往和通信中泄露集团秘密，严禁在谈判对象或同行竞争伙伴面前谈论集团商业机密。第十四条 集团工作人员发现集32、团秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施，并及时报告上级领导；相关领导接到报告，应立即作出处理。四、责任与处罚第十五条 保密工作由办公室负责监督执行，违反上述规定造成泄密的，追究当事人和部门负责人的责任；造成其它损失的，集团保留诉诸法律的权利。第十六条 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿集团经济损失。（一）故意或过失泄露集团秘密，造成严重后果或重大经济损失的。（二）违反本保密管理办法，为他人窃取、刺探、收买或违章提供集团秘密的。（三）利用职权强制他人违反保密管理办法的。五、附则第十七条 本办法规定的泄密是指下列行为之一：（一）使集团秘密被不应知悉的单位或个人获悉的。（二）违反集团33、规定，与利益关联单位或个人接触，而不能证明未被对方获悉的。第十八条 本办法与档案管理办法、公文管理办法、通讯管理办法、宣传工作管理办法等配套使用，对上述管理办法在保密方面具有指导性。第八章 业务往来管理规定第一条 总则为加强集团对业务往来的管理，合理使用和控制双方费用开支，培养员工勤俭自律的良好习惯，保持集团一贯优良的工作作风，本着“热情接待，节省开支，对内从严，对外有度”的原则，特制定以下具体规定。第二条 适用范围（一）各级党政机关、投资方来员视察、调研、参观、访问等。（二）相关单位来员交流、参观、访问及洽谈、办理业务等。（三）集团总部到下属各分公司、子公司、项目部视察、调研等。（四）下属各34、分公司、子公司、项目部到集团总部汇报和办理工作等。（五）集团各项目与项目之间的交流与合作等。（六）集团到其它单位交流、参观、访问及洽谈业务等。第三条 职责与要求（一）办公室负责本规定的推广、执行、监督和检查。（二）所有涉及接待的部门和工作人员均应按照本规定的要求执行。（三）集团对外接待工作由办公室或各部门领导负责，视对方人员情况，安排集团领导或相关部门接待。所有招待工作本着经济节约的原则，杜绝铺张浪费。第四条 接待要求（一）接待人员应注重保持良好的仪表和精神状态。（二）实行对口、对等接待。无特殊情况下，上级领导由集团领导接待。（三）安排客人就餐前，需考虑客人的民族习惯、宗教信仰及个人饮食习惯。35、集团业务招待须到集团指定的饭店就餐，确因饭店客满及特殊情况的可就近到其它饭店。（四）接待标准 1、外单位来访人员，以及集团分公司、子公司、项目部的高级管理人员，接待标准视具体情况而定。2、集团分公司、子公司、项目部人员按出差标准执行。以上规定在执行过程中，本着经济节约的原则，如遇特殊情况，需要提高招待标准时，须报分管领导批准。（五）程序和要求1、各部门需要招待业务单位的，应先填写“业务招待申请表”，经部门负责人和分管领导批准后，由办公室统一安排。各部门服从集团领导的接待安排，并按规定标准执行。2、业务招待由接待部门负责人及分管领导陪同，非相关部门人员不得参加；本着节约原则，尽量减少陪餐人员。336、业务招待经办人原则上必须是部门负责人以上人员。招待费签单、报销时，应注明接待事由、对象及单位。业务招待费报账时，应将“业务招待申请表”附在发票后面，经财务部审核后报分管领导审批。（六）注意事项1、接待费用开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，合理接待，有效使用经费开支；必须注意接待费用支出项目与接待用途及目的一致。2、所有招待费用，接待部门须及时报批，办理结算。3、报销程序按财务部规定执行。对不符合手续、不按规定办理的，一切费用由接待负责人承担。4、若其它部门招待外来人员，领取烟、酒、茶叶等必需品，提前向办公室提出申请，并填写“业务招待物品领用表”。所领之物若有剩余，结束后交与办公室保存。37、第五条 接待用品的管理（一）集团来访宾客接待用品包括：烟、酒、茶、茶具、矿泉水、水果、鲜花、打火机、礼品、手提袋、餐巾纸、样本等。（二）集团来访宾客接待用品统一由办公室负责采购、分发、保管和报销，由使用部门填写“业务招待物品领用表”进行领用。（三）请购、采购1、在接待用品不足的情况下，各部门根据接待用品的使用情况填写“办公物品申请表”，经办公室审核，分管领导批准后，由办公室进行采购。采购应按照集团“办公物品管理办法”中的相关规定执行，多家比价后确定供应商，每月核对所供货物后的结余数量。2、办公室负责对供应商的供货质量进行验收，各部门对供货质量和使用过程中的不合格情况要严格把关，必要时督促办公室38、予以退货、换货，甚至索赔。3、办公室购回的接待用品应立即办理入库手续，如需紧急使用，各部门可通知办公室，先由领用部门填写领用表，经部门经理批准后领发，以领用表办理入库手续。（四）领用和使用1、办公室作为来访宾客的主要接待部门，可以提前领用一定量的接待用品后保管使用，使用过程中应坚持节约为本，杜绝浪费，严禁将接待用品送与内部员工或者自行消费使用。2、有客户来访时，接待部门应提前检查所有接待用品是否符合接待要求，并按照要求摆放至指定接待地点。如需就餐时，接待部门应事先到办公室办理领用手续。接待完毕后，接待物品若有剩余，清点后交回集团办公室。第六条 相关纪律（一）集团总部及下属所有分公司、项目全体人39、员，在受理或办理集团各项业务，包括招商活动、工程项目招标、资金借贷拨付、开展审计活动等各项对外业务工作，不准接受申报单位、承办单位任何名义的宴请、现金及实物等各种形式的馈赠。 （二）各级领导及工作人员，在采购建筑材料、机械物资、办公物品及设备等物品时，不准接受有业务关系的单位及个人的宴请、现金及实物等各种形式的馈赠。 （三）各级领导及工作人员，在招聘、组织各项考核及项目考察等工作和活动中，不准接受当事单位或当事人的宴请、现金及实物等各种形式的馈赠。（四）集团总部、分公司、子公司及项目工作人员，不准以任何名义用公款相互宴请。（五）无外来人员或其他接待任务时，集团总部各级领导和工作人员到下级单位调40、查研究、检查工作或执行其它公务，无法返回就餐时，可由下级单位安排工作餐，工作餐标准参照集团差旅费用报销相关规定执行，为保证工作效率，用餐人员应节约就餐时间。（六）无外来人员或其它接待任务时，集团分公司、子公司及项目部人员到集团公司总部办理相关业务，工作餐标准参照集团差旅费用报销相关规定执行。（七）对违反上述规定的处理办法：1、对初犯者，由集团进行批评教育，并责令本人作出书面检查；2、对屡教不改者，按集团相关规定，视情况给予处分；3、对违反规定接受宴请的单位和个人， 应将有关情况及时通报集团相关领导。 （八）集团各层领导要以身作则、“从我做起”，带头执行本规定，按分级负责、一级管一级的原则，从自41、身抓起，认真加强对所负责部门工作人员的教育和监督检查；本部门及分管部门人员违反规定又不严肃处理的，要追究主管领导的责任。附表：1、业务招待物品领用表2、业务招待申请表附表1：业务招待物品领用表 日期品名数量用途领用人领导审批备注附表2：业务招待申请表申请部门申请人活动时间预计所需费用活动所需物品明细品名价格数量总计备注来宾陪同人员申请原因：部门意见： 负责人签字： 年 月 日分管领导审核： 签字： 年 月 日董事长审批： 签字： 年 月 日第九章 办公物品管理办法一、总则第一条为规范集团办公物品的购买、领用、维护、保管和报废等管理，提高办公物品的使用效率，保持其性能，有效节约办公费用，根据集团42、实际情况，特制定本办法。第二条 各部门相关职责（一）办公室是集团办公物品的归口管理部门，负责办公物品的采购、验收、发放、保管，以及对各部门办公物品使用情况的监督管理。（二）财务部负责办公物品费用的监控。（三）使用部门和个人负责办公物品的日常保养、维护及管理。第三条 办公物品的管理原则：货比三家、择优选购、保证供应、节省开支。办公物品管理人员要做到办公物品种类齐全、质优量足、库存合理、保管良好、收发有据。第四条 本办法所指办公物品包括：第一类：办公家具类，如：各类办公桌、办公椅、电脑桌、会议桌、会议椅、档案柜、沙发、茶几、保险柜及其它办公陈设等；第二类：办公设备类，如：电脑、打印机、复印机、电话43、传真机、投影仪、（数码）照相机、音响器材等；第三类：日常办公用具类，如：胶圈装订打孔机、钉书机、计算器、剪刀、签字笔、白板笔、铅笔、笔记本、胶水、单（双）面胶、信封、便笺、涂改液、复写纸、大头针、纸类印刷品等；第四类：其它物品，如：饮水机、微波炉、纸杯、面巾纸、卫生清洁用品等。二、办公物品的采购及发放第五条 日常办公物品申购流程：需求部门于每月25日之前填写“办公物品申请表”，由部门负责人审核，报办公室预审，办公室根据各部门所需办公物品清单汇总编制“办公物品采购计划表”，报分管领导审批后，由办公室负责进行询价和采购，各部门和个人不得擅做主张随意采购。第六条 重大会议、培训、重要活动所需办公物44、品以及采购数量、金额较多的物品，由组织或使用部门提交书面申请，经分管领导审批后由办公室统一购置、发放。第七条 办公家具、办公电器、设备及仪器等大额、大宗固定资产的购置，需由使用部门填写“办公设备购置申请单”，经部门负责人和分管领导审批后，由办公室统一购置。该类物品采购应由两人以上共同参与，对于技术要求高的物品，在采购时应请有关专业技术人员参加，货比多家，择优选购。批量、长期采购的办公物品必须联系多家供货商，以确保及时供应并获取最优惠价格。第八条 办公室采购办公物品须精打细算，严把产品质量关，物品购回登记前必须进行严格的验收，发票和实物相符后，办公室物品管理人员方能填写入库单，内容包括物品名称、45、品牌、规格型号、数量、进货厂家、单价等信息。第九条 各部门指定专人负责办公物品的领用、内部发放及统计工作，需要时配合办公室核对工作。（一）领用时由领用人填写“办公物品领用表”。（二）办公室物品管理人员要认真核对“办公物品领用表”所列项目和审批手续，准确无误后方可办理发放，并登记库存数量。（三）办公室于每月末根据各部门上报的“办公物品申请表”进行配置及采购，结合各部门办公用品的实际配置情况，对于不合理的申请不予受理。（四）相机、投影仪等电子设备，借方须填写“办公物品借用登记表”，在规定时间内完好无损归还。岗位配置清单部门经理级以上签字笔2支；铅笔、橡皮、胶水、皮面笔记本、笔筒、订书器、文件筐、文46、件夹各1个，印发名片一盒；其他员工签字笔1支；铅笔、橡皮、线圈/软皮笔记本、文件筐、文件夹各1个。确因工作需要，可申请额外办公用品第十条 集团新聘工作人员的办公物品，办公室根据各部门负责人提供的名单，负责为其配齐并发放，以保证新聘人员的正常工作。三、办公物品的保管第十一条 办公室物品管理员（可兼职）负责物品的采购、验收、入库保管工作，并搞好台账的管理。（一） 在办理入库手续时，物品管理人员应根据“办公物品采购计划表”进行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求。（二） 物品管理人员应确保仓库及库存物品的安全完整和库容整洁，要做到“八防四检”：1、八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、47、防尘、防爆、防漏电。2、四检：上班必须检查门锁有无异常，物品有无丢失；下班检查是否已断电、锁门；随时检查是否存在其它不安全隐患；检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。3、物品管理员应严格遵守物品保管工作纪律。物品保管工作纪律内容如下：（1）严禁在仓库内（或储藏柜附近）吸烟、动用明火；（2）严禁无关人员进入仓库，进入仓库应做好登记工作；（3）严禁在仓库堆放杂物，无用之物及时妥当处理；（4）严禁在仓库内存放私人物品；（5）严禁私领、私分仓库物品；（6）严禁在仓库内私拉乱接电源电线。（三）物品管理员对库存物品要经常盘点，做到日清月结。发现盈余、短缺、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报48、部门负责人。四、办公物品的使用及维护第十二条 本着节约、高效的原则使用办公物品；集团员工必须爱护集团办公财产，不得侵占、损坏办公设备；使用人做好办公物品的保管及保养、维护工作。第十三条 严禁员工将办公物品挪为私用；严禁利用打印、复印设备处理与集团业务无关的私人文件。第十四条 调离人员办公物品的移交工作按集团离职程序办理，集团发放的福利品、工作服以及未记录集团需保密事项的笔记本等物品，在办理完离职交接手续后可由个人带离集团。因工作需要，办公设备若需转移到集团其它单位或部门，申请部门须填写“办公设备内部转移申请单”，注明设备变动原因及意见，经办公室审核，报批分管领导后执行。第十五条使用周期一年以上49、的办公物品为耐用品，耐用品领用时，须持原发放用品以旧换新。使用周期三个月以内或易耗损的办公物品为消耗性办公物品，消耗性办公物品应注意节约和尽可能地循环使用。中性笔、圆珠笔领用后，半年内只能更换笔芯，不得重复领用。第十六条 节约成本，杜绝浪费。各部门草拟的文档，可先用废纸打印。第十七条 各部门专用表格，需外协印制的，由各部门自制格式，办公室统一印制。第十八条 办公室应定期对电脑、电话及电（线）路和其它办公设备进行检测与维修。第十九条 办公设备需报修时，须向办公室说明其损坏原因，并填写“办公设备维修申请单”，办公室将根据情况确定维修方案，若人为蓄意损坏，由责任人承担维修费，并视情节轻重，给予相应处50、罚。五、办公物品的报废第二十条 非消耗性办公物品因使用时间过长需要报废时，使用部门应提出办公物品报废申请，填写“办公设备报废单”，经部门负责人审核签字后，到办公室办理报废手续。如果属于重要固定资产，须报分管领导审批后方可报损（废）。第二十一条 报废物品处置所得收入均上交集团，财务部进行账务处理，同时出纳给物品保管人开具相关证明。附表：1、办公物品申请表2、办公物品领用表3、办公物品采购计划表4、办公物品借用登记表5、物品库存明细表6、办公设备购置申请单7、办公设备维修申请单8、办公设备报废单9、办公设备内部转移申请单附表1：办公物品申请表（-月办公物品采购计划）部门经办人填报时间序号品名规格要51、求申请数量结余数用途备注12345678910部门负责人意见 签字： 年 月 日办公室意见 签字： 年 月 日说明1.本表适用于日常办公用品的申请；2.经办人应如实填写办公物品型号、规格要求等各项信息，如填写不详，不予审批。领用人： 发放人： 日期：附表2： 办公物品领用表 日期品名型号数量领用人备注附表3： 办公物品采购计划表 申请部门品名型号规格数量备注总计审核领导审批日期附表4：办公物品借用登记表序号时间办公用品名称借用人用 途能否 正常使用预计 归还时间实际 归还时间备 注12345附表5：物品库存明细表物品名称入库日期入库数品牌/厂家出库日期出库数库存数备注注：原则上该表每项办公用品52、一张，常用办公用品单列一张，非常用物品如尺子、小刀等可按月统计，不用单列。附表6：办公设备购置申请单申请部门： 日期：使用人设备名称设备型号申请数量现有同类设备数量预算金额申请使用事由安装使用技术要求随机的辅助设备名称、型号、数量计划购进日期安装使用地点 部门负责人意见 签字： 年 月 日分管领导意见 签字： 年 月 日备注附表7： 办公设备维修申请单申请部门： 日期：申请人办公设备名称购置日期设备编号型号规格单价数量维修时间请修原因 申请人签字： 年 月 日请修部门意见 负责人签字： 年 月 日办公室意见 负责人签字： 年 月 日分管领导审批 分管领导签字： 年 月 日注：本表一式两份，即使53、用部门、办公室各一份。附表8：办公设备报废单申请部门申请人申请时间设备名称购置日期设备编号型号规格原始单价数量报废残值报废原因 申请人签字： 年 月 日申请部门意见 负责人签字： 年 月 日办公室意见 负责人签字： 年 月 日分管领导审批 分管领导签字： 年 月 日注：本表一式两份，即使用部门、办公室各一份。附表9： 办公设备内部转移申请单 设备名称规格型号生产厂家购入时间数 量已使用年限价格人民币大写：资产编号设备制造号转出部门转入部门变动原因： 转出部门负责人意见： 签字：年 月 日转入部门负责人意见： 签字： 年 月 日办公室负责人意见： 签字：年 月 日分管领导批示： 签字：年 月 日54、备注： 第一联：集团办公室 第二联：转入部门 第三联：转出部门第十章 档案管理办法第一条 档案管理是集团基础管理工作的重要内容，是维护集团经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要组成部分。为使集团档案管理工作制度化、规范化，维护集团档案材料的完整，防止档案丢失、损坏，便于相关档案材料的查阅和使用，特制定本办法。第二条 归档范围：集团证照、内部文件（包括决定、决议、通告、通知、行政管理资料、规章制度等）、领导讲话、人事档案、合同文本、项目方案、市场调查、设备资料、工程资料、宣传材料、网络资料、审计资料、财务报表与票据等牵扯集团利益和具有参考价值的文件材料。第三条 集团档案工作实行二级管理。一级管理55、是指办公室管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。办公室是集团档案管理的职能部门，负责集团档案管理办法的制定、检查和落实。各部门档案管理人员要明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。第四条 各类文档资料实行对口管理，对口情况见下表：序号文档内容负责部门1集团证照、往来公文、规章制度、宣传资料、会议材料、活动资料等办公室2人事任免、员工档案类资料、考勤记录、劳动合同、部门报表等人力资源部3安全档案、事故处理单、奖惩记录等安全办公室4设备资料、设备使用责任书、部门合同、部门报表、出入库单、物资配件采购申请表等机物部5工程资料、各类资质证书、各类资质升级和各类年检材料、图纸等56、工程部6工程合同及附件、结算单、验工计价资料、招投标材料等计划合同部7审计资料、各种财务报表、凭证与账簿等财务部备注集团工作人员外出学习、考察、调查研究和参加各种会议收集获得的主要文件资料要及时办理归档手续。第五条 各部门内部规章制度及相关文件由各部门按领导要求自行起草、报批、印刷、分发及整理，各部门对相关内部资料同样负有保管责任。第六条 归档资料要进行登记、编制归档目录。第七条 文件材料的归档要求（一）各部门应做好本部门文件资料的收集、整理和归档工作。（二）立卷归档的文件一律要求原件，部门需要者可存复印件。（三）归档的文件材料必须齐全、完整、层次分明，保证文件之间的联系，符合其形成规律，能准57、确反映集团总部、项目和其它经营管理等各项活动的真实内容和发展过程。（四）凡归档的材料都应做到纸质优良、书写工整、图样清晰，以保证案卷质量；集团公司档案案卷格式参照国家及行业有关规定制定。（五）立卷归档的文件材料种类、份数、页数均应齐全完整。各部门向办公室移交档案时办理移交手续，填写“档案移交单”。各类文件材料一般归档一式两份，比较重要和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。（六）音像资料应保证原版原件、图像和声音清晰、底片相符，底片不得磨损。音像档案应加以必要的文字说明，一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等。（七）案卷需要注明标题及保管期限。卷首为卷内文件目录；卷内文件均应按时间顺序58、排列，并在每页右上角统一编号；卷尾为填写案卷情况说明及立卷人签字的备考表。案卷所有文字均应使用黑色签字笔，保持工整清晰。（八）凡集团工作人员调离岗位前，必须做好档案资料的移交工作，方可办理调动手续。第八条 各部门兼职档案管理人员的职责（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。（二）对本部门归档范围内的文件及时收集整理，定期向办公室办理移交手续。（三）相关人员借用文件材料时，应办理文件材料借用登记手续。（四）根据规定和要求，每季度对接收的档案、资料进行整理编号，登记入库保存并编制必要的检索工具。定期或不定期全面或重点检查档案，发现问题随时解决。（五）及时59、更新档案检索目录，准确完整地提供各种数据。第九条 文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入各部门和工作人员职责范围。第十条 密级档案的保管（一）密级档案分为：绝密、机密、秘密三级。（二）密级档案的界定标准：绝密档案包括集团发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营决策、战略性的合作协议、开标前的招投标文件等，以及金额在1000万元（含1000万元）以上的重大合同。机密档案包括财务资料、集团重要会议纪要、集团经营情况、人事档案、薪资档案、劳动合同、技术资料，以及金额在100-1000万元（含100万元）的合同。秘密档案包括重要项目资料，以及金额在100万元以下的合同。（三）以上密级档案视具体保存60、条件，分部门进行保存。第十一条 档案的借阅、借出及翻印（一）任何部门和个人应按借阅制度，严格履行审批、签批手续方可借阅。（二）档案员必须遵守保密原则。（三）集团部门经理以上级别领导借阅非密级档案可通过办公室档案管理人员办理借阅手续，直接提档；集团其他人员需借阅非密级档案时，需经部门经理批准，并办理借阅手续。（四）密级档案的借阅和借出1、绝密档案的借阅必须经集团董事长书面批准，办理好相关手续后，在资料室内借阅，任何单位及个人一律不准借出资料室。2、凡是借阅秘密及机密档案时，必须经部门经理和分管领导审批同意，填写借阅登记表，严格履行借阅手续，手续齐全后方可借阅。3、集团密级档案原则上不允许借出资料61、室使用，如有特需，参照非密级档案使用审批程序办理，密级档案借出应至少有两人共同负责保管、使用。4、无极特殊情况，凡借出的密级档案当日必须返还。（五）密级档案的翻印1、绝密档案严禁任何形式的翻印（包括复印、抄录、扫描、拍照、传真等各种形式）。2、未经集团董事长书面批准，秘密及机密档案不准翻印，情况特殊确需要翻印时，要严格控制翻印数量，多余份数应及时销毁。3、档案管理人员必须严格遵守本制度的保密管理办法，翻印密级档案及其它文件、资料要严格按章办理。4、翻印密级文件材料必须有专人监印，要履行审批、登记手续。（六）借阅档案必须爱护，保持档案整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自任何形式的翻印、转借和62、破坏。（七）集团档案的使用，必须严格执行保密办法。第十二条 档案的保管期限除政府有关法令或本集团其它规章制度特定者外，一律按下列规定办理：（一）永久保存：集团章程；股东名簿；股东会、董事会、监事会会议纪要；集团证照；各级批文；印鉴；集团年度经营计划和总结；年度财务报表；重要技术资料；不动产所有权证及其它债权凭证；人事资料；大型活动的图片、音像资料；其它核定应永久保留的文件。（二）定期保存：不要求永久保存的档案，根据不同情况，按相关规定执行。确实需要提前销毁的，可由相关部门提出申请，报集团领导批准后执行。第十三条 档案的移交 工作人员调离工作岗位时，须将本人暂存、借用的档案进行移交。单位合并时，63、全部档案应当随之合并管理。单位撤销时，撤销的单位应填写“档案移交单”，按相关流程需要将档案整理后按相关规定移交给接收单位，接收单位负责人负责移交后档案的保管工作。财务及人事档案由部门自行整理封箱后移交存档。第十四条 档案的销毁：（一）档案销毁的范围：1、超出保存期限的档案；2、无留存必要的重份档案；3、在特殊情况下不即行销毁就会造成失密和严重损失的档案；4、经领导批准的需要销毁的其它公司档案。（二）任何组织或个人非经允许无权随意销毁集团档案材料。（三）销毁前必须登记造册，填写“档案销毁申请单”，征求有关部门意见，并经分管领导鉴定批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。若按规定需要销64、毁时，凡属密级档案须经副总级别以上相关领导批准后方可销毁，一般内部档案，须经集团部门负责人批准后方可销毁。（四）经批准销毁的集团档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁，责令销毁的档案一律不准留存、备份。档案销毁后，监销人应在销毁清单上签字，并注明销毁的方式和日期。（五）销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家和集团有关规定进行处理。（六）档案销毁后，应将销毁清单，鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。附表：1、档案借阅申请表 2、档案借阅登记表 3、档案翻印申请表4、文档资料归档单5、档案移交单6、档案销毁申请单65、7、档案销毁清单8、档案盒侧面标签参考模式（举例）附表1：档案借阅申请表部门申请时间档案名称借出时间预计归还时间实际归还时间原因 经办人签字： 年 月 日档案管理部门意见 负责人签字： 年 月 日分管领导意见 签字： 年 月 日董事长审批 签字： 年 月 日注：本表一式两份，即档案管理部门、办公室各一份。附表2：档案借阅登记表日期借阅人档案名称所属部门借阅日期续借日期续借原因归还日期是否翻印（页数）备注附表3：档案翻印申请表部 门申请时间档案名称翻印页数 页- 页 ，共计 页原因 经办人签字： 年 月 日档案管理部门意见 负责人签字： 年 月 日分管领导意见 签字： 年 月 日董事长审批 签字66、： 年 月 日注：本表一式两份，即档案管理部门、办公室各一份。附表4： 文档资料归档单序号文档名称编号资料来源来源时间纸质册（页）数电子光盘号归档日期归档人备注附表5： 档案移交单档案名称 案卷总数 密级 档案编号 档案分类号 移交单位（盖章） 移交人 接收单位（盖章） 接收人 移交接收日期 年 月 日附：档案移交目录（本单共二份，移交单位、接收单位各一份）附表6：档案销毁申请单部 门： 序 号档 案 名 称编 号版 本份 数销毁原因:申请人: 年 月 日所在部门意见: 签字: 年 月 日分管领导意见: 签字: 年 月 日附表7：档案销毁清单第 页 共 页序号档案名称日期密级保存期限页数备注167、2345678910111213141516批准人： 销毁人： 监销人： 销毁日期： 年 月 日附表8：档案盒侧面标签参考模式（举例） 单位标志、logo档号（一）会议纪要（1）周例会八月份二一年第1盒（共 盒）目录1目录2保存期限一级索引及其编号三级索引资料档案盒序号资料档案总盒数本档案盒内存放的资料目录存放的佐证资料目录二级索引及其编号年份档案盒内存放资料的保存期限第十一章 公文管理办法第一条 总则（一）为做好集团公文处理工作，使之规范化、制度化，提高公文处理的工作效率，确保政令畅通，指挥快捷，根据国家行政机关公文处理办法，特制定本办法。（二）公文处理必须坚持“准确、及时、安全”的原则。集68、团公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档管理，必须严格执行有关保密规定。（三）各部门的兼职文书人员，负责本部门文书资料的收发、分办、传递、用印、立卷和归档管理。第二条 公文种类（一）集团通用公文的种类包括决定、决议、通报、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等；集团专用公文包括意向书、协议书、合同书、标书、契约、各种报告、广告书、说明书、启事等。（二）集团通用公文1、请示：向上级单位请求指示、批准。2、报告：向上级单位汇报、反映已经完成的工作事项，提出建议，答复上级部门的询问或要求。不需要上级做出指示、批准。3、指示：对下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则。4、通告：在一定范围69、内公布应当遵守或周知的事项。5、批复：用于答复所属单位或下级部门的答复请示事项。6、通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文。用于发布集团内部的规章制度、经营计划；转发上级部门和同级及互不隶属部门的公文；发布要求下级单位办理和有关单位共同执行或周知的事项。7、通报：用于表彰先进、批评错误，传达重要精神以及需要所属单位知道的事项。8、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事项，也适用于任免和聘用员工等。9、函：用于平行的或不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答70、复审批事项。10、会议纪要：记载、传达会议情况、议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用“会议纪要”。11、工作联系单：是内部专门设立和使用的一种平行文，主要用于内部工作中，平行部门之间就重大事项做出说明，或请对方办理的具体工作内容、要求。各部门之间可用工作联系单这一文种。集团内部对集团以及对政府部门、社会团体和外部个人，均不得使用工作联系单这一文种。第三条 公文格式（一）公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。1、标明密级涉及国家和集团秘密的公文应当71、在公文首页左上角分别标明密级，分别为“绝密”、“机密”和“秘密”。其中，绝密级文件应当标明份数序号。用四号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。2、标明紧急程度紧急公文应根据紧急程度，在公文首页左上角分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。用四号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识密级与紧急程度，密级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。3、发文单位应当使用单位全称或规范化简称。以集团名义印发的公文，发文单位标识用“XXXX集团有限公司”，后面加“文件”组成。如果是会议纪要，后面72、用“会议纪要”替代“文件”。使用宋体字，用红色标识。以各部门名义印发的工作联系单，发文单位标识以集团全称后面加“工作联系单”组成。使用宋体黑色标识。联合行文时，主办单位应当排列在前。4、发文字号发文字号包括：单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。集团部门的发文代字不得与集团发文代字相混同。公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001）。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的反线，反线颜色同标识颜色。5、签发人公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居中，签发人姓名73、居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用楷体字标识签发人姓名。6、公文标题由相关介词“关于”、发文事由、文种三部分组成，应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。公文标题分一行或多行居中排布，红色反线下空两行，用二号小标宋体字。转发文件的标题，除被转发文件的文种为“通知”时省略外，其它文种可保留一级。（如需转发的文件是“国务院关于加强安全生产的通知”，转发文件的标题为“转发国务院关于加强安全生产工作的通知”，而非用“通知的通知”。）7、主送单位指公文的主要受理单位，在标题下空一行，左侧顶格，用三号仿宋体字标识。最后一个主送单位名称后74、标全角冒号。主送单位名称应当使用全称或规范化简称、统称。8、公文正文位于主送单位名称下一行，每自然段左空2字，同行顶格。数字、年份不能回行。9、附件公文如有附件，应在正文下空一行，左空2字，用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号或名称。附件如有序号，使用阿拉伯数字（如“附件：1. XX”）；附件名称后不加标点符号。10、成文日期以领导签发的日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；如果是一个单位发文，成文日期右空4字。11、印章公文除“会议纪要”（以会议纪要名称为文头的）和以电报形式发出的外，一律加盖印章。联合发文，各联合发文单位都应加75、盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。加盖印章上距正文1行之内，端正、居中，下压成文日期，印章用红色。12、附注公文如有附注，用三号仿宋体字，居左空2字，加圆括号标识在成文时间下一行。13、主题词文件应当标注主题词。上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词。除类别词外，最多不超过五个词汇。主题词用四号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目之间空1字符。14、抄送抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位，应当使用全称或规范化简称、统称。如有抄送，在主题词下一行；居左顶格标识，用四号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号76、后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，标识方法同抄送单位。（二）所有公文，一律采用国际标准A4型，左侧装订。页边距上为37mm1mm，下为351mm，左为28mm1mm，右为261mm。标题用3号黑体字，正文用4号宋体字。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。（三）公文制发应简明扼要、保证质量、兼顾效率，做到及时、准确、安全、保密。第四条 行文规则（一）行文应当确有必要，注重效用。（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。1、集团在职权范围内，可以对所属单位行文；可以向政府部门、社会团体行文；可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。2、集团各部门就具体业务，可对集77、团所属单位、项目及外部业务往来单位行文。3、下属单位可以向集团行文；经集团审批，可以向政府部门、社会团体行文；可以根据业务需要向合作伙伴行文。4、以集团名义发布战略计划、重大决定、年度工作计划、组织架构调整、重要人事任免、规章制度、重要奖励和处罚等时，集团标识用红色，即用“红头文件”格式。5、集团领导讲话、董事长办公会会议纪要、周例会各部门工作汇报汇总等属内部行文，由办公室统一编号存档。6、一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。7、同级单位、合作伙伴可联合行文；集团和分公司、子公司、各部门、各项目不得联合行文。8、“请示”应一事一文，一般只写一个主送单位，如需同时报送其78、它单位的，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。对可行性研究报告等业务性较强的公文，在报请上级或相关部门负责人审批的同时，可抄送有关单位；“报告”不得夹带请示事项。9、向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。（三）集团行文由办公室统一管理，实现制度化、规范化、集中化。第五条 收文处理收文处理指对收到的文件进行办理的过程。包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、归档及销毁等程序。（一）凡只写明集团名称的文件、公函，均由办公室统一签收、拆封、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类处理，不得延误、推诿，代领导签收文件应注明“代”字样。凡写明“集团领导签收”字样或注明集团董事79、长或其它中高层领导姓名的，由办公室直接送到有关领导办公室；凡写明部门、项目部名称或集团员工姓名的，转至员工所在部门。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。内容重要的急件，及时呈送领导阅批。（二）办公室收到重要的或领导批示的文电，要先经部门领导阅批，再根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导之间不宜直接传递，以免积压或传失。（三）办公室负责人在签批公文时，无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接送有关部门阅办。凡涉及其它部门的问题，主办部门应当主动与相关部门协商办理。（四）阅批文件应注明办理的要求和时限，凡需2个以上部门共同办理的事项，应批明主办单位和80、协办单位。文件阅批后，办公室应迅速交转承办单位处理。一般事项的处理不得超过3天，办公室负责催办。需传阅批示的文件，由办公室分送，阅完后签署姓名和时间及意见并退还办公室，各部门间不得横向传递。公文处理完毕，承办单位在“文件阅批处理单”上注明办理情况和结果。（五）加强公文检查催办工作。办公室对有领导批示的公文及本集团发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈，对批示的落实情况跟踪督办。（六）集团公司人员参加会议带回的重要文件，在汇报和传达后，应将会议文件交办公室立卷归档。（七）外部单位给集团的公文，统一由办公室在“收文登记表”（外来81、文件收文登记建立专册）上签收、登记、编号，由办公室报分管领导阅批；分管领导阅批后，由办公室交给承办单位，并对批示的落实情况跟踪督办。外来一般商业信函，办公室阅后直接交相关部门处理即可。第六条 发文处理发文处理指以本单位名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发及归档等程序。（一）草拟公文1、要符合国家的法律、法规及其它有关规定，符合实际工作情况。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明；2、情况属实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确，篇幅力求简短；3、公文中的文种应当根据行文目的，发文单位的职权和与主送单82、位的行文关系确定；4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引用标题，后印发文字号，并加括号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日；6、结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”；7、应使用国家法定计量单位；8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（二）发文由有关部门拟稿，集团通用性公文由办公室拟稿。拟、修、签文件必须使用黑色钢笔或签字笔。（三）拟稿需写明拟稿单位、拟稿人、核稿人、文件83、标题、附件、主送单位、抄报/抄送单位等。个人及项目或部门申请，统一使用“XXXX集团有限公司拟文审批单”。（四）集团办公室负责文件缮印，拟稿部门负责人或分管领导负责文件核稿，对涉及到其它部门的事项，由拟稿部门组织有关部门会签。涉及保密事项的文件，核稿人应注明密级，并确定报送范围。（五）集团内部文件，由拟稿部门负责文件的审核，报送办公室，由办公室负责送签，审批通过后按公文管理规定统一编号、用印、装订、下发、立卷，并对发文情况详细登记；集团对外发文，由承办部门拟稿，办公室核稿、送签，进行发文处理并登记；集团各部门或下属分公司、子公司及项目部对外发文，由承办部门拟稿，部门或下属单位负责人审核，自行进84、行发文处理并登记，重要发文需经集团批准，文件抄报办公室。（六）拟制公文对涉及集团其它部门职权范围内的事项，主办部门应事先会签有关部门，取得一致意见后方可行文；经协商不能取得一致意见的，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请领导协调或裁定。为提高办文效率，会签时间不能超过三个工作日，并在发文稿纸中注明会签时间。（七）各级领导要对文稿进行全面审核，严格把关。集团发文在送领导签发前，应先由办公室核稿；各部门经理负责对本部门草拟的发文进行核稿，对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。（八）公文签发后，由办公室负责打印、盖章、装订、登记、分发。（九）草拟、修改和签批公文须用85、钢笔、签字笔，不得用纯蓝墨水和圆珠笔，书写及所用纸张必须符合归档要求，一般使用统一格式的公文稿纸。（十）各种公文的发布形式1、集团内部公文的发布为了提高文件发布效率，集团内部文件发布主要通过OA系统、电子文档（邮箱）和纸质文件。2、集团外部公文的发布所有外部公文的发布，要求严格履行文件编制、审批、归档等程序。根据实际情况，选取合适的发布方式，一般要求以书面形式进行发布。（十一） 公文办理完毕后，要及时送交办公室整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。第七条 公文立卷与归档（一）公文办理完毕后，应当根据本制度中的“档案管理办法”和其它相关规定，及时将定稿后的公文正本、发文审批单、传阅单和相关材料86、（包括音像制品）整理好，交办公室归档。（二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等分门别类进行整理，保证应归档的公文齐全、完整，能准确反映主要工作情况，便于保管和利用。（三）集团与其它单位联合办理的公文，定稿后的公文正本由主办单位归档，其它单位保存公文副本。（四）集团领导兼任其它单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位归档。（五）具有长期或永久保存价值的电子文件，须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。第八条 公文管理（一）集团公文由集团办公室专职人员统一收发、用印、归档和销毁。（二）公文的翻印1、集团公文，除密级文件和注明不准翻印的以外，经拟文部室负责人批准，87、可以翻印，翻印件同正式文件一样管理。翻印时，要注明翻印部门、时间、份数和印发范围。2、公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印单位证明章。（三）公文的移交集团下属分公司、子公司、各项目、各部门形成的在归档范围内的公文，定期向集团办公室进行移交。工作人员调离工作岗位时，须将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退、归档。单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要将应归档的公文整理后按有关规定移交办公室。（四）公文的清退需要清退的公文主要包括：1、绝密公文；2、有重大错漏的公文；3、被明令撤销的公文；4、仅供征求意见或审阅的公文；5、未经本人审阅的领导人的讲话稿；6、其它指定清退的公88、文等。清退公文可以按集团规定每年年底集中清退，也可不定期甚至阅后随即清退。清退文件时应填写一式两份“公文清退单”并由集团办公室负责专人履行签收手续，清退部门保留一份清退单以为凭证。对应清退文件尚需留用的，办理留用手续后留用。需清退的公文平时要单独保管。在以各种通信方式传递应清退的公文时，应一律按原文标注的密级处理。（五）公文的销毁1、应予以销毁的公文主要包括：（1）所有不具备归档和留存价值的公文；（2）无留存必要的重份公文；（3）在特殊情况下不即行销毁就会造成失密和严重损失的公文；（4）一般性公文的草稿；（5）印制公文过程中形成的校样、印版等；（6）明令撤销及废止的公文。销毁公文的主要方式是：89、焚毁、粉碎、清洗、消磁等。2、销毁公文时均应履行如下程序：（1）由公文拟稿部门及办公室对公文进行鉴定；（2）确认应销毁后，逐件核定登记；（3）呈请相关部门及集团相关领导审定批准，获准后再行销毁；（4）严格监销，无关人员不得翻阅、留存、复制。销毁密级公文，应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失，不漏销。3、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第九条 附则本办法适用于集团本部各部门。各分公司、子公司、控股集团和项目部等单位可根据实际情况，参照执行。附表：1、公文（不含会议纪要）模板 2、XXXX集团有限公司拟文审批单3、集团发文登记表4、集团收文登记表5、文件90、阅批处理单6、公文清退单7、公文销毁处理单8、公文翻印登记表9、传真接收记录表10、传真发放记录表附表1：公文（不含会议纪要）模板绝密特急XXXX集团有限公司文件鲁淮字20101号 关于xxxxxxxxxx的通知各部门：正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文。附件：1附件附件附件附件附件附件2附件附件附件附件附件附件 二一年八月二十日（说明：此模板用于集团除会议纪要外的公文）主题词： 抄送： 制发单位 XXXXX 2010年8月20日发 （共印20份）附表2：XXXX集团有限公司拟 文 审 批 单拟稿人日 期文件号发文题目附件题目主送单位关键词审 核领导审91、批签批日期打印校对打印份数存档份数正 文附表3：集团发文登记表序号发文单位经办人发文时间标题发文字号文种份数备注附表4：集团收文登记表序号收文标题收文来源文种文号签收部门签收人收文时间备注附表5：文件阅批处理单 年 月 日文件标题收文编号来文单位拟稿人收文时间阅件人签字返回时间阅批意见处理结果： 签字： 年 月 日说明：1.请 部主办， 部协办；2.请在收到该文件后及时处理，处理后返回集团办公室。“紧急”类文件限2小时完成，“加急”类文件请在1小时内完成；3.正文附后，本文件 份，附件 份；4.办公室电话：88861666。附表6：公文清退单时间部门清退文件名称文件类别承办人签收人备注说明： 92、1.公文清退单一式两份，与清退文件一起交办公室一份，清退文件部门留存一份；2.办公室电话：88861666。附表7：公文销毁记录单日期销毁文件名称文件类别承办人审核人批准人 监销人附表8：公文翻印申请表部门申请时间公文名称翻印页数 页- 页 ，共计 页原因 经办人签字： 年 月 日公文管理部门意见 负责人签字： 年 月 日分管领导意见 签字： 年 月 日董事长审批 签字： 年 月 日注：本表一式两份，即公文管理部门、办公室各一份。附表9： 传真接收记录表日期发送人内容份数签收部门签收日期签收人备注附表10：传真发放记录表日期接收人内容份数发放部门发送人是否确认备注第十二章 印信使用和管理办法第93、一条 总则（一）为使集团印信管理工作规范化、制度化，保证集团合法权益不受损害，根据公安部印章治安管理办法规定，特制定本办法。（二）集团印章包括：行政印章、财务印鉴章、合同专用章、部门章、法人代表工作名章和其它印章。第二条 印章的刻制 （一）集团法定名称章和冠以法定名称的合同、财务、税务、发票等业务专用章以及集团法定代表人、集团副总和财务部门负责人的工作名章必须有董事长的批文或有关会议的决议，方可刻制，并发文通知启用；总部各部门及各下属项目部及其所属部门的印章及集团其它业务用章的刻制，必须经董事长批准，由办公室凭集团介绍信统一办理刻制手续。 （二）印章的形体和规格，按国家有关规定执行。 （三）选94、用国际、国内先进、适用的质料和种类。 （四）集团子公司、分公司、总部各部门和下属各项目部，根据需要可以申请刻制内部或对外用章，填写“印章刻制及启用申请表”，经集团董事长批准后，自行办理。 第三条 印章的启用 （一）新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。 （二）印章启用事先须发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。 第四条 印章的保管与使用（一）印章的保管1、集团各类印章必须由各部门2人以上共同保管。2、集团公章和合同专用章由董事长指派专人保管。各部门有需盖公章的文件，须先到分管领导处登记，经分管领导签批后方可盖章；财务印鉴章由财务部负责保管；法人名章95、必须由集团法人或其授权人员保管；印章保管必须安全可靠，加锁保存。特制印章要放在保险柜里。3、各部门章由办公室统一保管，使用印章要经集团领导签字审批，并及时记录使用人、使用时间和使用事由。4、印章保管须有记录，注明印章名称、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。5、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合安保部门查处。（二）印章的使用1、使用印章，一律实行审批制度。经领导批准方可盖印，凡不符合用印需要的，均应拒绝盖印；2、使用印章，一律实行登记制度，注明用印事由、申请人、批准人、用印日期；3、集团部门章主要用于集团内部行文，除集团允许的证明信、介绍信用章外，集96、团部门章对外一律不具备法律效力；4、使用印章时，保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决；5、严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经集团分管领导签字批准后方可开具，持空白介绍信外出工作回来必须向集团汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回；6、严禁伪造、盗用印章，一经发现，将根据印章治安管理办法追究相关责任人法律责任；7、加盖印章必须字迹清晰、位置恰当；8、印章负责人（签字人）须对用印文件仔细审查，并对用印后果负有经济、行政、法律责任。第五条 印章的交接、借用和停用 97、(一) 印章的交接印章移交须办理手续，签署移交手续证明，注明移交人、接收人、交接时间、印章名称、图样等信息。相关员工离职时，须办理印章移交手续，作为工作交接的一部分。（二）印章的借用集团印章原则上不允许带出集团使用，如有特需，参照印章使用审批程序办理，印章保管人填写“印章借用登记表”后借用，印章借出应至少有两人共同负责保管、使用。（三）有下列情况，印章须停用： 1、机构变动、机构名称改变； 2、上级部门通知改变印章图样； 3、印章损坏； 4、印章遗失或被窃，声明作废。 （四）印章停用要提出申请，报经领导批准后，及时将停用印章送至集团总部，由印章管理部门或印章保管人截角封存或销毁，建立印章上缴、98、清退、存档或销毁的登记档案。第六条 介绍信、授权委托书的开具及管理（一）介绍信种类：存根介绍、信笺介绍、证明信（材料）。 （二）介绍信及授权委托书的开具要严格履行审批手续。以集团名义开具介绍信、证明信及授权委托书时，须经集团董事长或分管领导批准；以集团总部部门或项目部名义开具介绍信、证明信及授权委托书时，须经分管领导或项目部负责人批准。（三）介绍信、证明信及授权委托书开具后进行登记并保留存根，如有批件，应将批件附在存根上备查。总部各部门或下属项目部年底将该年度介绍信、证明信及授权委托书存根移交资料室存档。（四）介绍信、证明信及授权委托书的内容要明确具体，并明确填写有效期限。介绍信、证明信及授权99、委托书开出后未曾使用的，应交回保管人员粘贴在存根上。（五）介绍信、证明信及授权委托书若丢失、损毁，持有人应及时报告。涉及重要事项的，还应通知前往的办事单位，防止冒名顶替。（六）原则上不允许开具空白介绍信、证明信和授权委托书，因工作需要必须携带空白介绍信或证明信的，须由使用人签字申请，部门经理审核，集团董事长或相关高层领导批准，并在存根上做好详细记录。（七）集团所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记、存档，以备查询。（八）开具的介绍信、证明信及授权委托书出现问题，给集团造成经济或信誉损失的，由开具人及审批人承担相关责任，并赔偿集团损失；构成违法的，交由司法机关处理。附表100、：1、印章刻制及启用申请表2、印章使用登记表3、印章借用登记表4、印章停用申请表5、介绍信、证明信使用登记表附表1： 印章刻制及启用申请表年 月 日申请部门申请部门负责人申请日期经办人印章详称旧章详称申请理由办公室意见 签字： 年 月 日分管领导意见 签字： 年 月 日董事长意见 签字： 年 月 日 附表2：印章使用登记表日 期 用印文件名称 用印份数印章类别使用人分管领导备注附表3： 印章借用登记表用印事项印章类别借 用时 间归 还时 间借用人归还人审核人批准人印章保管人备注附表4： 印章停用申请表年 月 日申请部门申请部门负责人申请日期经办人印章详称停用申请理由分管领导意见 签字： 年 月101、 日董事长意见 签字： 年 月 日附表5：介绍信、证明信使用登记表开具时间事项开具人批准人批件使用人期限备注第十三章 书籍报刊管理办法第一条 办公室书籍报刊管理人员根据各部门实际情况，每年按照集团的要求，做出书籍报刊订阅计划及预算，负责办理相关订阅手续。第二条 个人如果有书籍报刊或者杂志的订阅需求，以部门为单位到办公室统一办理，费用自付。第三条 办公室书籍报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行分类、分发。领导订阅的报纸要做到及时发放，日报类应在每天下午上班之前送至领导办公室。第四条 办公室书刊管理人员应保管好集团公司信箱磁卡（或钥匙），牢记信箱密码。第五条 集团建立资料室。为保证书刊资源的优化利102、用，借阅人须办理相关借阅登记手续，阅后要及时归还，借阅时间每次不得超过两周。借阅者要爱护书刊，如有丢失或损坏由借阅人照价赔偿。附表： 书刊借阅登记表借阅人所属部门书刊名书刊编号书刊所置部门借出时间预计归还时间实际归还时间备注第十四章 会议管理办法一、总则第一条 为规范集团各项会议，提高会议质量和效率，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团主办的各种行政办公会议、各种联席会、座谈会等。第三条 除其它部门自行主办的会议资料各自存档外，其他会议资料由办公室整理、分发、立卷、存档。二、会议类型及职能第四条 会议类型：集团年会、董事长办公会、周例会、部门会议、专题会议及其他会议。（一）集团年会：每年召开103、一次，董事长主持，集团总部工作人员和项目管理人员参加。主要内容是总结上一年度生产经营工作，安排部署下一年度生产经营工作任务。各部门负责人和项目管理人员要写出书面汇报材料。（二）董事长办公会：每周五下午召开，董事长或由董事长委托集团其他人员主持，部门经理及以上人员参加。主要是传达相关政策和董事会决议，研究分析形势，安排部署工作，研究、决定人员任免、奖惩、财务开支、规章制度以及生产经营中的一些重大问题。（三）周例会：每周一上午召开，董事长或由董事长委托集团其他人员主持，集团总部所有人员参加。主要任务是总结各部门上周的工作情况，安排本周工作任务，对有关部门的工作进行协调。（四）部门会议：各部门负责人104、或其安排人员主持，本部门人员参加。每周五召开，主要是总结个人本周工作完成情况，安排部署下周工作。（五）专题会议：根据工作需要召开，由集团领导主持，相关人员参加，例如安全质量办公会。（六）其它会议：根据需要另行确定。三、会议的筹备与组织第五条 集团年会、董事长办公会、周例会，由办公室负责筹备、通知、组织和记录，并对会议决议的贯彻、执行情况进行跟踪督导和反馈。第六条 集团办公室应根据会议规模和性质，提前做好会议通知、会场安排、座牌、饮用水供应及电子设备调试等准备工作。第七条 特别重大的会议，应由办公室指派专人负责各项准备工作，其它部门配合办公室做好会议工作。具体包括以下内容：会议议程安排（应提前报105、交集团领导或主要参会者）；会议资料准备（如需分发，应在入场前登记分发）；会议场所布置；会议服务人员的安排；会议签到；会后事项安排等。第八条 会议需要留存影音资料的应提前通知专人做好拍照、摄像工作。第九条 部门会议由各部门自行组织。第十条 专题会议由办公室或承办部门负责通知、组织、记录及督办。四、注意事项第十一条 应明确集团会议的目的和主题，提高效率，不开无计划的会议。第十二条 与会者的发言要言简意赅、声音洪亮，并尽量使用普通话，以方便与会者之间的沟通。第十三条 召开会议期间，与会人员须将手机关机或调成振动状态，如有重要电话应离场接听，以免影响会议效果。第十四条 与会人员在开会期间不得交头接耳、106、大声喧哗或随意进出。第十五条 重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。第十六条 与会人员认真做好会议记录，以便牢记会议精神，贯彻落实到各项工作中。附表：会议签到表会议名称： 日期： 年 月 日序号姓名部门职务电话签字第十五章 会议室使用规定第一条 会议室用途：集团会议，部门会议，员工工作面谈，招聘面试，组织学习，人员接待等。第二条 会议室由集团办公室统一管理。各类设备、设施由办公室指定专人调试、管理。第三条 使用原则：先申请，后使用。为了避免会议发生冲突，各部门如需使用会议室，至少提前一天到办公室登记备案，登记内容包括：使用部门、使用事由、使用时限、人员范围及人数（例会除外107、）。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用；如有冲突，必须礼让已申请使用会议室的部门或个人。第四条 按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经使用者相互协商后可以调整使用顺序。第五条 遇集团紧急或重要会议，已申请使用会议室的部门或个人，应先保证集团会议的召开。第六条 部门及个人应在预约的时间内到达会议室，并开始使用。超过30分钟未到达会议室的，办公室有权对会议室的使用权另作安排。第七条 部门及个人应在预约时间内使用完毕，尽量不要超时使用。第八条 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动固定设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价108、赔偿。第九条 会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。第十条 会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的安排、人员接待、会议记录等工作，办公室可以协助。因会议需要移动过的设施，在会议结束后必须还原；借用设备，必须立即归还。第十一条 会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，杜绝乱扔垃圾等不讲卫生的行为。第十二条 会议结束后，使用部门要将会议室的电灯、空调等电器设备关闭，关好门窗，并配合办公室人员检查设施使用情况。第十三条 如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。附表：会议室使用申请表会议名称人 数使用部门负责人使用时限使用事由会议室检查情况是否有损坏有 无损坏明细填109、入下表使用部门负责人办公室登记时间注：1.使用部门如需要饮用开水和茶叶等，请自行准备。2.场内禁止吸烟，禁止吃零食或口香糖，禁止场内随地吐痰、乱扔纸屑、杂物，禁止将未饮用完毕的茶水、矿泉水随地倾洒。3.禁止非工作人员随意进入。非工作人员不得随意触动室内设施设备。4.不得破坏、弄脏原有装修，禁止在桌椅上任意写画、敲击和刻划，不得改变会议室设备、家具的位置，不得将会议室物品携出室外，不得损坏会场设施（包括麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等）。如有损坏，按集团相关规定处理。5.在使用完毕后，使用部门负责整理桌椅，清洁会场，递交会议室钥匙。办公室工作人员负责检查会场设施的使用情况，无任何问题方可110、离开。第十六章 宣传工作管理办法一、总则第一条 为进一步做好集团宣传工作，实现网络管理工作的规范化，加强对外宣传工作管理，树立集团的良好形象，更好地为社会服务，特制定本办法。第二条 以“筑路架桥，奉献社会；以人为本，追求卓越”的企业精神和四个“一流”的经营理念为指导思想，把集团的建设精神运用到宣传上去；以有利于团结、稳定、鼓劲的正面宣传为主，遵循客观、准确、及时、实事求是的原则，把握正确的舆论导向，自觉服务于集团的发展。第三条 集团宣传工作（着重于网络宣传）应符合国家相关新闻管理制度和新闻宣传规范。新闻稿件内容、数据要准确，避免误报、失实等问题的出现，严禁虚构本集团新闻事件。第四条 集团宣传和111、网络维护工作由办公室统一管理。第五条 各部门管理人员要高度重视宣传报道工作。二、宣传管理工作的范围和内容第六条 配合集团的发展，根据集团不同发展时期的总体部署和要求，集团宣传工作管理主要包括以下范围和内容：（一）集团各部门贯彻落实党和国家的路线、方针、政策情况的宣传报道。（二）员工学习国家、地方政府、本行业相关的法律法规，以及上级主管部门下发的重要文件的宣传报道。（三）政府部门领导参加集团的重要活动，视察、检查集团和各部门及工程现场，以及有关重要指示的宣传报道。（四）集团发展战略、发展规划和改革发展目标等重要信息的宣传报道。（五）集团各部门及项目部的施工生产活动、工程开发、科研成果、会议决议和112、典型经验的宣传报道，对集团改革发展的新制度、新举措、重大成就及各种类型的先进人物和典型事迹的宣传报道。（六）集团对外交流与合作方面的重要情况的宣传报道。（七）集团各部门关于精神文明建设、思想政治工作、企业文化建设及先进单位、先进集体、先进个人等方面的宣传报道。（八）集团对各部门工作的指导及各部门相关业务培训的宣传报道。（九）行业新闻、集团新闻。三、宣传工作的管理机制第七条 集团的宣传工作由办公室宣传小组负责，相关部门具体实施。第八条 宣传小组的具体职能如下:（一）定期研究集团的宣传工作，提出宣传的思路和基本目标，分年度制定集团宣传工作计划，向各部门下达宣传任务。（二）组织、管理对突发事件的信息113、收集、信息沟通和宣传报道工作。（三）分月度或者季度总结集团新闻宣传工作。（四）负责新闻报道的策划、协调工作，负责集团网站的管理工作。（五）定期召开宣传工作会议，不断总结经验教训，提高宣传力度和水平。（六）整合优化集团的宣传力量，建设宣传信息库，建立集团领导 总部员工 项目员工 社会媒体的信息互动反馈渠道。第九条 为及时汇总集团的新闻信息，集团建立三级通讯员队伍。一级为集团总部办公室，二级为集团总部各部门，三级为项目部。各级确定一名通讯员，接受办公室宣传小组的管理。各级通讯员主要职责如下：（一）积极宣传报道本部门或项目部的各项工作成果和本部门或项目部员工的优秀事迹。（二）及时、定期向办公室传送本114、部门或项目部的新闻宣传稿件。（三）负责本部门或项目部新闻宣传资料的收集、整理和存档。（四）参与接待和组织媒体的采访活动或者集团赞助的活动，完成宣传小组委托的宣传报道任务。四、宣传材料的报送、审核及发布第十条 各部门及项目部作为本部门稿件的管理主体，负有稿件起草、修改、审核、报送等责任。纸质新闻稿件报送时须留存相关领导的签字或加盖部门印章。电子版稿件及相关图片报送时，应使用集团指定的专用投稿信箱。稿件可以以部门或个人名义报送，以个人名义报送的稿件应在作品中注明作者部门、姓名、稿件名称。第十一条 各部门应强化主动宣传的意识，及时报送稿件，要求做到快、准、简、全，以300-800字为宜，具体篇幅可视115、内容而定。对于时效性强的新闻稿件（如重大工程节点、重要事件等），该信息责任部门一般应在事件发生后24小时内成稿，并经审核后报送至集团办公室。第十二条 稿件送达集团办公室后，办公室要对来稿进行登记、分类、选择及修改，并在收到稿件后的24小时内在集团网站发布。对外的重大新闻稿件应报主管领导审批，在稿件到达办公室后24小时内报送相关媒体。第十三条 图片及视频资料的收集和报送：图片及视频资料包括集团总部和各项目部办公环境、员工面貌、重要活动、工程重大节点、企业文化建设等方面的图片及视频资料。集团总部的相关新闻由各部门负责，各项目部的相关新闻由通讯员负责，项目部重大工程节点、重要事件和重要活动的摄影、摄116、像等音频资料的原始文件应在事件发生后3天内报送至集团办公室。第十四条 对外发布新闻信息应严格执行审核程序。未经审核的新闻稿件不允许直接向外部媒体报送。第十五条 集团对外新闻信息发布实行分级审核制度。（一）集团办公室是总部联系新闻媒体的管理部门。总部其它部门需要联系新闻媒体发布新闻、信息以及其它宣传材料和理论文章时，须经办公室审核、分管领导审批后方可发布。（二）各部门在省部级以上各新闻媒体、港澳台以及国外新闻媒体发布集团广告、宣传企业形象、主办或协办其它形式的有偿宣传，必须提前报集团办公室审核并经分管领导同意后方可进行。各部门对外发布的新闻、信息以及其它宣传材料及理论性文章，该部门负责人对其共同117、负终审责任。（三）在新闻媒体发布新闻信息，凡属下列情况者，必须经集团办公室审核后报集团分管领导批准：涉及党和国家领导人、集团领导人的活动与讲话的新闻及信息；以集团名义发布的重要新闻及信息或涉及集团领导活动、讲话的新闻及信息；对集团有重要影响、涉及集团重大举措或与集团有关的社会热点问题的新闻及信息。第十六条 适宜对外发布的内容有：集团和工程项目的基本情况、集团和个人先进事迹；经审核确认的集团生产经营情况、集团技术创新和管理创新的情况介绍；集团改革发展的主要举措及取得的各类成果；企业文化及思想政治工作开展的各类有益活动、取得的各项成果以及具有推广价值的经验做法。第十七条 凡对外发布、提供的集团统计118、数据，一律以集团总部相关部门提供的数据为准，其它任何单位、部门和个人不得提供和使用与其不一致的数据。第十八条 集团在新闻媒体发布的新闻及信息中首次出现集团公司及所属分公司、子公司名称时，必须使用工商注册登记的规范全称。第十九条 新闻及信息一经发布，必须同时以电子文件和纸质文件备案（一般留存期限为一年），以便查询。五、媒体采访和突发事件、重大事件的报道 第二十条 接待媒体采访（一）集团总部接待媒体记者采访，由集团办公室统一安排。涉及集团改革与发展的重大问题及热点问题的采访，由分管领导批准。各部门接待媒体记者采访，应先报至集团办公室。（二）集团高级领导层及员工个人接受媒体记者采访，办公室应统一安排119、媒体接待事宜，了解掌握新闻媒体采访意图及问题，报至被采访人员。接受采访时，应注意礼仪和谈吐，言简意赅，切中主题，维护公司形象，不泄露公司秘密。（三）集团总部各部门一律不得接受外界媒体以电话或电子邮件方式进行的采访，以免产生信息的失实。（四）新闻单位主动到集团各部门采访，被采访部门在征得本部门主管领导同意后应及时向集团办公室报告，说明新闻媒体的采访意图、自身宣传打算等相关情况，经分管领导批准后方可接受采访。接待记者时要先验明身份，做到热情周到、有礼有节。对提供给媒体的新闻稿以及图片、影像资料，被采访部门主要领导及相关部门要进行审阅、确认。预在省部级以上媒体发布的新闻，要将文字、图片稿件报集团办公120、室及分管领导审核。（五）在媒体发稿前，集团办公室或相关部门应争取对有关清样进行必要的核校。第二十一条 突发性事件的宣传（一）突发性事件是指突然发生的，涉及安全事故、质量事故、群体性事件等可能给集团声誉造成负面影响的事件。（二）若遇突发性事件，集团各部门及项目部必须按集团相关规定在第一时间报告集团办公室，然后由办公室及时上报集团分管领导。集团分管领导应尽快形成统一对外披露信息内容，由办公室统一对外发布。突发性事件处理时，对外新闻宣传工作要坚持快速反应、快速决策、主动应对、统一信息发布的原则。在集团未形成统一对外披露内容前，任何部门和个人不得私自接受媒体采访或披露相关信息。（三）对于重大突发性事件121、的新闻媒体采访，必须经集团董事长批准后方可进行。 第二十二条 重大事件的宣传发生在集团总部的重大事件的宣传由办公室负责，各部门协助进行。发生在各部门的重大事件（如重大工程节点、重要合同签订等）的宣传由所在部门负责。若所在部门需要集团办公室安排人员或需要协调集团内部其他人员给予支援，应在事前2天报告集团办公室，办公室在请示分管领导后予以答复或执行。六、宣传工作考核与奖励办法第二十三条 集团根据实际情况，制定各部门及各项目部的宣传工作任务，以此作为考核指标之一。同时，集团对新闻宣传先进部门、优秀通讯员和优秀稿件给予奖励。各部门还可以根据自身实际情况，采取进一步的激励措施，调动广大通讯员及其员工的写122、作积极性。第二十四条 经分管领导批准，办公室可申请宣传经费，并做好各项支出的记录和汇报工作。七、宣传保密管理办法 第二十五条 对外新闻宣传工作中的保密工作由集团办公室及相关部门共同监督、执行。对发生的失密、泄密事件要追究当事人和相关领导的责任。第二十六条 新闻信息发布中不得公开宣传集团涉密内容。未经允许不得发布涉及（包括但不限于）工程造价、承包合同、施工技术方案、专利技术等商业秘密的信息。 第二十七条 对保密信息要按照资料密级，分层次专人管理。任何部门和个人必须遵守国家相关法律、法规，严格执行本制度中的保密管理办法，不得利用有关信息从事危害国家安全、泄露国家秘密等违法犯罪活动，不得利用有关信息123、从事侵害集团利益的活动。八、宣传队伍建设第二十八条 各部门要按照“三个明确”(明确领导、明确部门、明确人员)的原则抓好宣传队伍建设，努力建设一支专兼职结合的宣传队伍，做到部门相对固定、人员相对稳定，并为从事集团宣传工作的人员配备必要的设备。第二十九条 要进一步加强对各级通讯员的培训，提高通讯员的素质和能力，除了解相关新闻知识，熟练掌握宣传稿件的撰写技巧外，培养对舆论环境和新闻报道的准确监测能力及对各类事件的应对能力。同时，从事宣传工作的人员也要立足岗位不断自学，努力提高自身业务素质。第三十条 各级领导为宣传人员提供便利条件，建立宣传人员参会制度，使宣传人员参加必要的会议和活动，知道必要的文件，124、以拓宽其信息渠道，开阔视野，丰富资源，及时把集团宣传工作做好。附表：1、新闻稿件统计表2、新闻稿件报送表附表1：新闻稿件统计表报送日期部门题目字数摄影部门/图片数量拟稿人发表时间附表2：新闻稿件报送表日期部门题目字数图片数量摄影部门拟稿人稿件摘要或说明：部门负责人意见 签字： 年 月 日办公室审核意见 签字： 年 月 日分管领导意见 签字： 年 月 日董事长意见 签字：年 月 日第十七章 计算机、网络管理办法一、 总则第一条 集团计算机软、硬件及网络的管理由办公室负责。计算机软、硬件均由办公室负责统一采购、分发。各部门应严加爱护，细心保管和使用。二、计算机的管理第二条 计算机主要硬件设备的附属125、资料（包括但不限于产品说明书、保修卡、附送软件）由办公室指定人员负责统一管理。第三条 集团计算机主要硬件设备均应设置台账进行登记，注明设备编号、名称、型号、规格、配置、生产厂家、供货单位、使用部门及使用人等信息。第四条 集团各部门的计算机硬件，遵循“谁使用，谁负责”的原则进行管理。任何部门和个人不得私自挪用、调换、外借、拆卸、更换硬件设备。第五条 硬件设备出现故障后，须由专业人员来维修，并由使用人做好故障情况记录和维修记录。第六条 计算机软件等的购置按照办公物品管理办法相关流程执行。第七条 计算机软件在使用过程中，要做好相应维护和保管工作。（一）软件的管理：保证软件磁盘完整、防止丢失、泄密及非126、法拷贝等。（二）所有存储系统软件和应用软件的光盘均由办公室统一保管，无特殊情况，其他人员使用备份盘。（三）所有系统软件必须做好备份。制作备份时，要以源盘为依据，备份盘必须贴标签。标签要规范、整洁，其内容应包括系统内容、版本号等。（四）磁盘放置环境要满足防磁、防潮、防热等条件，软件存放要分类，贴好标签，并建立相应的软件磁盘、光盘目录档案，以便检索。（五）软盘、光盘数据是重要的信息资源，必须视同重要的软件资源一样保存，每张存档的数据软盘、光盘必须贴上标签，注明数据来源、内容、备份日期等，同时建立相应的数据磁盘目录档案，以便查找。第八条 计算机使用者应定期对自己使用的计算机查杀病毒，更新杀毒软件和病127、毒库，以确保计算机系统的安全、无病毒。集团内部使用移动存储设备，使用前需先对该存储设备进行病毒检测，确保无病毒后方可使用。第九条 为延长计算机寿命、节约用电，严禁计算机长时间处于屏幕保护或休眠状态，对暂时不用的计算机应该及时关闭。第十条 计算机使用者离职时，必须由网络管理人员确认其计算机硬件设备完好、移动存储设备归还、系统密码清除后方可离职。第十一条 集团全体员工应加强自身修养，不得发布、运行制作各种黑客软件。三、网络维护管理第十二条 重视和加强网站的安全保护管理工作，严格遵守中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例的各项规定。第十三条 建立信息审核、发布、维护及对有害信息的监视、处理等安全保128、护管理措施，落实信息实时监测和审核措施。网站后台操作权限仅限于办公室网站管理人员和集团网络技术支持单位。第十四条 集团员工必须自觉遵守集团的保密管理办法，集团重要电子文档、资料和数据应定期备份并妥善保存。严禁将重要文件存放在桌面上；严禁利用网络有意或无意泄露集团的涉密文件、资料和数据；不得非法复制、转移和破坏集团的文件、资料和数据。第十五条 上网时禁止浏览色情、反动网页或其它与工作不相干的网站；浏览信息时，禁止随便下载页面信息和安装网站插件。第十六条 进入邮箱，不要随便打开来历不明的邮件及附件，应在打开的同时开启杀毒软件邮件监控程序，以免被计算机病毒入侵。第十七条 办公室及各部门相关人员应及时129、对集团公共邮箱内的垃圾邮件进行清理，以保证邮箱空间足够使用。公共邮箱内所有重要邮件未经当事人允许，不得随意删除。第十八条 各部门负责保管本办公室内的网线，严禁私自改动，私拉乱扯。第十九条 各部门员工在浏览本集团网页时如发现异常情况，应及时上报集团办公室。第十八章 通讯管理办法第一条 为规范集团通讯管理，保证通讯畅通，提高工作效率，节约办公成本，保证集团业务的正常开展，特制定本办法。第二条 办公室是集团通讯管理的职能部门，负责通讯设备（包括但不限于电话、手机、网络、传真等）的购置、登记、发放、保管、费用控制及办公场所座机及设备的故障维修等。第三条 各部门负责人为本部门办公电话、传真和网络管理的直130、接责任人，必须认真监督、管理维护好本部门的办公电话、传真和网络通讯。第四条 凡本集团所属电话原则上只允许本集团内部员工使用，外来人员无权使用（特殊情况除外）。第五条 电话用语应简明扼要，尽量减少通话时间，以免耗时、占线。禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等与集团工作无关的非业务性活动。第六条 集团员工手机原则上不得关机，并应及时接听电话。第七条 为使通讯管理更为透明化、合理化，增强各部门的节约意识，集团固定电话、无线商话采取月度话费公示制度，每月25日公示于集团OA办公系统。第八条 收发传真应准确、及时，收发完毕以后做好传真收发记录和确认工作；员工所发传真应使用集团统一的格式，内容经部门经理审131、核无误后再传真；集团员工将未经审核的文件传真出去，造成的后果完全由当事人本人承担。收发传真完毕，应自觉履行登记手续。第九条 购买、维修与报停（一）各部门电话及传真机的购买、维修与报停由办公室负责；使用由各部门负责人督导与控制。凡属本集团配置的电话与传真机，必须在办公室登记后领用，并签订使用责任书，由办公室建立台账，妥善保管，如非正常损坏，则照价赔偿。（二）电话或传真机出现故障，各部门应及时通知办公室，由办公室联系厂家或者专业人员进行维修。部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。（三）各部门电话或者传真需要报停时，应由部门经理或其指定人员提前3天通知132、办公室。电话机或传真机报废，各部门负责人填写“办公设备报废单”，写明报废原因，经分管领导签字后，办公室存档。如果需要采购新机器，应填写“办公设备购置申请表”，经分管领导审批后，办公室统一采购。第十条 集团公共邮箱为集团与各项目部及外界信息交流的平台，集团全体员工应做好邮箱密码和邮件内容的保密工作，以防泄露集团秘密。第十一条 集团在各部门安装的固定电话及传真机，均为集团固定资产，若丢失或损坏，相关责任人必须照价赔偿。通讯设备的购买、修理及报废等相关流程参见“办公物品管理办法”中相关条款。第十九章 差旅费用报销管理办法 第一条 总则(一) 本着节约管理成本，提高集团公司员工的办事效率，使各项管理更133、为规范化、制度化的原则，特制定本办法。(二) 本办法适用于集团总部副总级及以下人员差旅费报销，集团董事长及总经理差旅费报销标准另行规定。第二条 出差办理程序(一) 因公出差人员必须事先到人力资源部领取并填写出差申请表，注明出差时间、地点、事由、天数、人数、所需资金，经部门负责人签署意见，分管领导批准后方可出差。签批后的出差申请表需复印，出差人员自留原件，复印件交人力资源部登记保存，以便人力资源部对出差人员进行考勤。(二) 出差人员借款需持批准后的出差申请表填写借款单，经财务部负责人签批，由分管领导批准后方可借款。注：团体出差的由带队领导或带队领导指派专人办理以上相关手续。(三) 出差人员回集团134、公司后三日内，应形成出差情况书面报告，并向分管领导汇报，由分管领导签署考核意见后转存人力资源部，作为工作日常考核材料存入员工个人内部管理档案。(四) 财务人员根据出差人员送交的出差申请单和有效出差单据，按费用报销相关规定，为出差人员办理差旅费报销事宜。出差人员应在返回集团公司一星期内报账。(五) 凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线，增加天数、人数、改乘交通工具的，需经分管领导签署意见后方可报销。(六) 出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由董事长特批，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的，135、追究财务经办人及负责人的责任。第三条 费用标准(一) 对出差人员的住宿费和交通费实行“严格标准，超支不报”的原则。(二) 对住宿费和交通工具准乘标准，按出差地区和人员级别分别制定，实行实报实销制度。集团公司员工出差交通工具准乘标准如下： 交通工具出差人员飞机火车轮船长途汽车出租车备注高层管理人员普通舱软卧、动车二等舱可乘实报在不影响工作前提下，本着经济、节约原则选乘交通工具中层管理人员预申请硬卧、动车三等舱可乘实报其余人员硬卧、硬座三等舱可乘预申请集团公司员工出差的住宿费标准见集团公司薪酬设计方案中的相关内容。（三）所有人员出差至项目，住宿或饮食由项目负责的，不再予以报销或享受相应补贴；参加会136、议、培训、学习等活动，报名费或会费已包括住宿或饮食费中的，不再予以报销或享受相应补贴；出差费用由其他单位支付的，不再予以报销或享受相应补贴。随同上级出差，交通费、住宿费按照同行人员中职务最高者的标准报销。 第四条 报销及补助办法（一） 住宿费报销办法1、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。2、出差人员有接待单位或住亲友家的，一律不予报销住宿费。3、住宿费标准一般指每人每天的费用。无特殊情况，同性员工同时出差，按平均两个人一个房间的标准报支。（二） 伙食、通讯补助办法根据员工出差车船票据核定出差天数，依据出差补助标准核算伙食、通讯补助金额。集团公司员工出差的伙食、通137、讯补助标准见集团公司薪酬设计方案中的相关内容。（三）交通费报销办法1、根据乘坐标准，以实际发生的票据予以报销。2、对于自带车辆人员，交通补助费予以取消。3、出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：（1）出差目的地偏远，没有公共交通工具的；（2）携有巨款或重要文件须确保安全的；（3）收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；（4）执行特殊业务或夜间办事不方便的；（5）遭遇恶劣天气的；（6）接送或陪同客户或其他业务合作单位人员的。以上情况须在有效票据上备注原因、乘车经过，请示公司相关领导同意后方可报销。 （四） 驾驶员行车途中的违章罚款原则上不予报销。第五条 补充规定（一）在出差过程中因工作需要138、发生的招待费用，应提前申请，出差返回后，经相关领导签字确认后财务部方可审核报销。（二） 出差人员应保留完整车（船）票作为报销的依据，报销时审核人要加强对票据的审核，不是出差途中的费用不予签报。（三） 出差人员应按最简便、快捷的线路乘坐车船，不得绕行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办私事及非工作需要的参观、游览产生的费用均由个人自理，期间按事假计算考勤。附表：出差申请表附表：出差申请表 部门： 申请日期： 年 月 日申请人职务预计所需资金 （金额大写 ： ）出差地点出差时间自 年 月 日 时起共 日至 年 月 日 时止出差目的部门负责人意见 签字： 年 月 日人力资源部确认 签字： 年 月 日139、公司领导审批 签字：年 月 日备注：1. 本申请表由出差人员填写，经人力资源部确认、集团领导审批后交人力资源部备案，作为考勤依据。 2. 出差人员返回公司，向人力资源部出具车、船等相关票据，以便核实考勤及补助等。第二十章 车辆管理办法第一条 总则（一）为进一步规范对集团车辆购置、使用、保养以及维修的管理，达到“安全、合理、节约、高效”的用车目的，参照中华人民共和国交通法，制定本办法。（二）集团车辆管理的归口部门为办公室，办公室指定专人负责车辆台账管理、使用调度、里程费用核查、维修保养登记等工作。第二条 适用范围及原则（一）本办法适用于集团所有车辆（包括集团领导专用车、公务用车）。（二）集团车辆140、实行统一管理，专车专人负责的原则。（三）车辆使用时，按照“申请派车，先急后缓，同向共用”等调度原则。（四）车辆使用过程中坚持以“安全第一、杜绝不安全隐患发生”为原则。第三条 车辆的购置和配备（一）集团车辆的购置由办公室统一办理，总部各部门或下属各项目部填报申请表，并详细列明购车原因、拟购车型、数量及费用预算，报办公室审核，经分管领导审批后，由经验丰富的驾驶员与办公室车辆管理人员共同采购。（二）集团各部门及下属项目部的车辆配备，经集团董事长批准后，由办公室统一安排。第四条 车辆的使用与管理（一）集团总部车辆由办公室统一管理，办公室建立车辆相关档案（包括车辆型号、来源、车辆原值、基本装备、技术性能141、逐年行驶里程、车辆调动、维修保养、报废等情况），并自行建立“车辆调度登记表”，以便随时了解集团车辆的调度情况；各下属项目部配备的车辆，可视情况自行调度。（二）集团车辆的证照年检、保险费购置等由集团办公室统一管理。（三）集团车辆设置“行车行驶记录表”，每车、每月一本，并于次月1日上交办公室。驾驶员负责填写及保管，有关人员核查后签字确认，遇有同行人员时，由路程最远的乘车人签认。车辆使用前应核对里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符；使用后应记载使用时间、用途、起始地点或路线、行驶里程等，然后由使用人签字确认。办公室定期对出车记录进行抽查，对记载不实、不全或未记载者提出警告，对不听劝阻屡教屡犯者142、给予相应处分。（四）集团车辆由办公室统一调度安排，无特殊情况，任何部门及个人不得私自派车；车辆出门（不含领导专用车辆），本着谁用车谁申请的原则到办公室填写“派车单”，经分管领导签字后，交回办公室进行登记派车；一般情况下，市区范围内用车提前半天向办公室申报，出市区用车提前一天申报；遇有紧急情况需临时用车的，需电话通知办公室管理人员调配车辆，事后一日内应补办派车手续。（五）非工作时间或节假日需用车的，提前一天申报，经分管领导审批后，方可使用；因私用车或车辆外借须经集团董事长批准，集团办公室凭派车单或领导指示派车。（六）驾驶员凭审核签发的“派车单”提供用车服务。乘车人员须按指定目的地行车，不得要求驾143、驶员绕路行驶，不得利用公务车做与工作无关的事情。驾驶员按“派车单”所列目的地行车，并有权拒绝不合理的行车路线。“派车单”于出车当日或次日交回办公室。（七）可乘坐汽车、火车、飞机的地区，原则上不安排长途用车。（八）车辆使用完毕不出车时，一律停放在物业分配或者集团指定的停车地点，严禁乱停乱放。停放完毕，要及时上锁，以免车辆被盗。（九）每天下班后车钥匙交回办公室进行统一保管。（十）车辆所产生的费用，经办人持签字后的正规发票（有随行领导的需经随行领导签字），经分管领导核实后进行报销。（十一）因故无法按时派车时，应及时向相关人员说明情况。按事情的紧急程度，可使用集团公交卡或者乘坐出租车，市内交通费用按集144、团相关程序予以报销。第五条 驾驶员管理（一）驾驶员须持有驾驶证、个人身份证和上岗证，驾驶不同类型的车辆依据驾照等级和驾驶经验由集团考核后确认。驾驶人员对自己所驾车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时要确保证件齐全。（二）遵守中华人民共和国道路交通管理条例及其它有关交通安全管理的规章规则，安全驾车并应遵守集团其它相关的规章制度。（三）遵章守纪，文明驾驶，规范作业，不带情绪出车，严禁酒后出车，不准危险驾车（包括超速、紧跟、争道、赛车等），晚间出车要注意休息，避免疲劳开车。（四）集团指定办公室专人负责车辆的综合管理，并针对每部车辆建立一个台账，内容包括车况、行驶公里数，燃油使用情况、维修保养情况等145、，车队负责人（可在司机中选择资深者）组织车辆年审、投保、保养、维修等事项的具体实施，驾驶员要配合完成上述工作。（五）每天上班后和出车前做好车辆检查，确保刹车油、电瓶液、发动机机油、燃油、冷却液加足适量，制动系统敏感有效，转向系统不打晃，轮胎气压适中，灯光、喇叭、水箱工作正常，外观无损坏。发现不正常时，要立即补充调整；如发现故障、不安全隐患、配件失窃或损坏等现象应立即报告相关负责人，否则司机对此引发的后果负责。（六）车辆使用前，应对前一次记录本上的用车记载情况与车辆里程表核对，检查是否前后相符。出车结束后，应记载时间、目的地、行驶里程等，并交由用车人签认。（七）要熟悉市区道路，适应不定时工作。每146、次出车前，应确认目的地，根据路况和实际情况，选择最佳的行车路线。不出车时在集团指定办公室等待、休息，不离岗、不串岗；如有要事确需离开时，要向相关负责人报告去向和所需时间，经批准后方可离开。（八）随时保持车容干净整洁，车内空气清新卫生，车内无杂物。司机要保持个人仪表整洁，服饰、发型大方得体。司机在驾驶过程中不违反交通规则、不吸烟、不接打电话，无其它不良行为。（九）冬夏两季出车前10分钟将车发动，开启空调。（十）对乘车人要礼貌、热情，说话应文明。司机主动给乘车人开关车门，协助乘车人上下车。如果是接待外来客人，下车迎接并主动做自我介绍，同时了解清楚客人的身份，将最重要的客人安排在副驾驶后座上，帮助客147、人开车门，主动帮助乘车人提拿行李，尽量满足乘车人的合理需求。（十一）乘客上车后，应确认关好车门，待乘客坐稳并观察周围行人和车辆情况，在确保安全的情况下开车，作到起步不闯，转弯不晃，刹车不点头。如果发现客人在喝水，尽量放慢车速，主动告知客人座椅的调节开关和灯光、车窗的开关处。（十二）车辆即将驶上高速公路或时速超过100km时，驾驶员应提醒乘客系好安全带。（十三）不和乘客闲聊，不涉及乘客个人隐私，不和别人议论、评价客人, 保守客户及集团秘密。（十四）车内严禁吸烟，本集团员工在车内吸烟时，应有礼貌地制止；集团外的客人在车内吸烟时，不宜直接制止，但可婉转告知本集团陪同人。（十五）预约业务提前10分钟到148、达指定地点。在出发前应将车辆的车型、车号和颜色告知客人，遇到特殊情况未能准时到达，要及时向客人说明并道歉。（十六）出车在外停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。若因驾驶员乱停乱放，致使违反交通规则或车辆、物品丢失或损毁的，由驾驶员本人承担相应责任，并赔偿集团损失，集团视具体情况给予相应处分，直至与其解除劳动合同。（十七）对于管理人员的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车。如遇用车紧张，应服从集团的统一调度；出车如遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知相关人员，并说明原因。（十八）驾驶车辆要注意节约用油，加149、油时须到正规加油站，并索要正规发票。集团车辆采用IC卡加油方式，领用人经车管专人及办公室负责人签字批准后领取加油卡，车辆加油领用油卡须登记“油卡领用登记表”，特殊情况下，用现金加油的，须经专管人员同意，并以凭证实报实销，同时登记“油卡领用登记表”。“油卡领用登记表”由办公室保管，并监督核查油卡使用情况，财务部负责定期购卡及向卡内充值，并进行登记。（十九）随身佩带处于开机状态的手机等通讯设备，便于随时保持联络。（二十）上班后不准随意把车辆和钥匙交给他人保管或使用；未经领导批准，不得将自己负责的车辆随便交给他人驾驶。第六条 车辆保养与维修（一）爱惜车辆，平时要注意保养，经常检查车辆的主要机件及车内150、各种配套设备，确保机件性能良好。（二）车辆维护保养专车专人负责，为确保车况良好和行车安全，每行驶50007000公里送指定维修厂保养一次，并做好保养记录。（三）每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁（包括车内、车外和引擎的清洁）。（四）当发现所驾驶车辆有故障时要立即检修。自己不能检修的，应立即报告管理人员，并提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）。未经批准，不许私自将车辆送厂维修。（五）车辆需要维修时，均应填写“车辆请修单”，写清需要维修的内容，报办公室指定人员，经集团有关领导审批同意后，方可在指定维修站维修，维修时驾驶员应在现场监督。未经允许在其它地点维修或保养的，其151、费用一律不予报销。可自行修复者，凭“请修单”和正规发票可报销购买零件等材料费用。（六）车辆于行驶途中发生故障，急需修复或更换零配件时，可视实际情况进行修理，但必须向集团办公室和相关领导进行汇报，事后补填“请修单”。（七）车辆安全、整洁度、行车记录的完整属实及乘车人满意度列入司机考核指标。第七条 违规与事故处理（一）有下列情况者，其责任后果由驾驶人员自行承担：无照驾驶、证照不全、肇事逃逸、酒后驾驶、违章操作或违反交通规则等。（二）违反集团车辆管理办法，有下列情形之一者，将进行以下处罚：1、未经集团批准私自将车开出或借给他人使用，期间所发生的费用均由个人承担，并处以100500元罚款，情节严重者立152、即开除；若发生交通事故，全部责任由驾驶员个人承担。2、驾驶员利用工作之便和技术上的专业性，勾结修理厂家，乱报材料价格，一经发现，处以数额的2倍以上罚款，集团公司有权与其解除劳动合同。3、驾驶员利用工作之便，虚开用油发票或虚报出差费用，不论数额大小，一经发现，处以数额的2倍以上罚款，集团公司有权与其解除劳动合同。4、驾驶员不服从集团调配、不听从指挥、无组织无纪律，经劝说仍我行我素者，集团公司有权与其解除劳动合同。5、对单据的填报要求，纳入司机岗位的考核指标中。6、由于驾驶员责任心不强、使用不当或疏于保养，而致使车辆损坏或机件产生故障的，其修复费用应视情节轻重，对责任人进行处罚，集团公司有权与其解153、除劳动合同。7、驾驶员若有违反中华人民共和国交通法的行为，送交司法机关处理，情节严重的，集团公司有权与其解除劳动合同。（三）由于工作疏忽，对车辆及其内配置的工具、设备、配件等保管不力，造成丢失或被盗，集团视实际情况给予责任人一定的处罚，并有权与其解除劳动合同。（四）车辆在执行公务途中因交通事故造成车辆损坏、人员伤亡等情况，应先急救伤患人员，及时报警，并与办公室取得联系，协助处理，严禁肇事后逃逸；如需向受害当事人赔偿损失，集团视具体情况落实相应责任。附表：1、派车单 2、车辆调度登记表3、行车记录表4、车辆管理台账（表一）5、车辆管理台账（表二）6、油卡领用登记表7、车辆加油情况登记表8、车辆请154、修单附表1：XXXX集团有限公司派车单 年 月 日 编号:申 请 人出发时间月 日 时 分司机所属部门预计返回时间月 日 时 分车辆号码实际返回时间需车事由备注第一目的地第二目的地 领导签字:说明：1. 车辆使用申请单由车辆使用人如实填写；2. 市区内用车须提前半天预约；出市区用车须提前一天预约；3. 车辆使用申请单于收车次日前交回。附表2： 车辆调度登记表（ 年 月 ）日期申请人出车时间返回时间驾驶员车号备注附表3： 行车记录表日 期出车人出车事由费 用（元）里程数（公里）随车人员备注加油量加油金额过路过桥维修保养其它上车数下车数行程数姓名上车时间下车时间小计第 页，共 页附表4： 车辆管理155、台账（表一）车型车号购车日期使用年限驾驶员该车基本参数日期里程数加油使用金额百公里耗油事故车况备注事故说明处理结果费用日期里程数年审费路桥费/停车费清洗费保养费维修保险备注维修项目维修费用投保集团险 种保期投保金额附表5： 车辆管理台账（表二）附表6：油卡领用登记表日期 车型车号卡号/现金卡内金额领用人归还日期卡内余额经办人批准人备注附表7：车辆加油情况记录表 车 型： 车 号：日 期卡号/现金 加油或领卡前里程数油品油价加油金额使用后余额驾驶员备注说明1. 车辆行驶记录表由车辆驾驶员如实填写；2. 办公室定期对车辆行驶里程、油耗进行核查；3. 办公室电话：88861666。附表8：车辆请修单 年 月 日 编号：车型车号购买日期使用年限车表显示公里数驾驶员损坏原因序号请修项目预计费用实际费用修理厂名审核意见办公室： 分管领导： 请修人：