1、1编 号：-JT/A-FK0601版 本：1.0 生效日期：xx.1.1 xx地产集团xx地产集团 制度流程文件 制度流程文件 合同范本使用及管理指引合同范本使用及管理指引版本修订记录 序号 修订日期 修订内容 修订人 版本 备注 合同范本使用及管理指引 合同范本使用及管理指引 1.目的1.目的为推进合同标准化建设，提升范本合同使用率，提高合同起草及审核效率，防范及降低合同风险，特根据东原地产合同管理制度及本集团实际情况，制订本指引。2.适用范围2.适用范围适用于集团公司合同范本管理及使用工作。3.术语与定义范本合同使用率3.术语与定义范本合同使用率范本合同使用率是各合同承办部门对于集团范本合2、同使用情况的考核指标，考核范围为集团要求应使用合同范本的合同。范本合同使用率=应使用且已规范使用合同范本签报数量/应使用合同范本签报数量。4.职责公司类别 部门/职能名称 具体职责 4.职责公司类别 部门/职能名称 具体职责 集团总部 风险管理中心法务组 集团总部 风险管理中心法务组 1）作为合同范本的归口管理部门，负责编制、修订合同范本管理及使用要求，统筹推动合同范本的编制及优化;2）负责范本合同法律风险防控措施的制订及执行；3）检查、监督、指导合同范本管理及使用要求的执行，推动集团范本合同使用率的提升；4）负责集团合同范本库的管理维护，包括合同范本的发布、施行及废止。运营发展中心信息管理组3、 运营发展中心信息管理组 1）为合同范本线上管理及维护提供技术保障；2）为集团范本合同使用率考核数据提供信息支持。各职能部门各职能部门1）根据业务需要，统筹集团及各城市公司、专业公司关于本业务类别合同范本制定、修改、废止的需求并向集团风险管理中心提出；2）与集团风险管理中心共同完成本业务条线合同范本的增加、修订合同范本使用及管理指引 合同范本使用及管理指引 工作，负责拟定或修改合同范本中的商务或技术条款并负责在合同范本内容沟通过确认后的审批流程发起工作；3）执行合同范本使用要求，保证合同范本在本业务条线的贯彻执行，负责推动范本合同使用率的提升。城市公司及专业公司 法务组 城市公司及专业公司 法4、务组 1）配合集团风险管理中心推动合同范本管理工作；2）检查、监督合同范本管理要求在本公司的执行情况，推动本公司范本合同使用率的提升。3）由于地方法规、规章的要求确无法适用集团个别范本的情况下，参照集团发布的该合同范本修订本公司专用范本，报集团风险管理中心批准后，在本公司内通行适用。各职能部门各职能部门1）根据业务需要，统筹集团及各城市公司、专业公司关于本业务类别合同范本制定、修改、废止的需求并向集团风险管理中心提出；2）与集团风险管理中心共同完成本业务条线合同范本的增加、修订工作，负责拟定或修改合同范本中的商务或技术条款并负责在合同范本内容沟通过确认后的审批流程发起工作；3）执行合同范本使用5、要求，保证合同范本在本业务条线的贯彻执行，负责推动合同范本使用率的提升。5.活动描述5.1合同范本编制及审批活动具体规定5.活动描述5.1合同范本编制及审批活动具体规定编制1）合同范本结构须科学严谨、逻辑严密、合理适用。2）合同范本内容既要合法、合规，又要以实现公司利益最大化为原则。审批 1）合同范本依照东原地产集团总部权责手册规定完成相应的会签审批后方可正式发布执行，未通过流程审批不能作为合同范本使用。2）合同范本的新增、修订及废止审批须由集团需求部门发起，经集团法务管理岗、集团财务管理组负责人及合同范本业务条款涉及条线负责人会签，并经集团法务组负责人、所属职能组负责人及所属中心职能负责人、6、风险管理中心职能负责人审核后报集团总裁终批。3）集团风险管理中心法务组负责根据合同范本审批结果维护合同范本库。4）合同范本一经发布施行，如未经合同范本修订流程审批通过，任何部门或个人均不得擅自修订。5.2合同范本的格式要求 内容具体格式要求5.2合同范本的格式要求 内容具体格式要求签署页签署部分不单独成页，尽量确保与合同文本在同一页面。页脚页脚居中位置注明“第 X 页 共 X 页”，宋体，小五号字体。段落字体格式1）合同名称：宋体，三号字体加粗2）内文及附件：宋体，小四号字体3）条款标题：宋体，小四号字体加粗4）合同签署：宋体，小四号字体加粗5）段落：26 磅倍行距6）如合同内容较多，内文及附7、件等可采用五号宋体，段落为 20 磅行距。合同编号每一份实际签署的合同编号设置在内文标题下方，右对齐格式。合同文末为了防范合同文本风险，合同文本末尾需注明：“（以下无正文）”。5.3合同范本空格处的填写要求 空格位置具体描述5.3合同范本空格处的填写要求 空格位置具体描述合同金额 合同金额大小写应当一致，均应明确注明为人民币（或美元），计量单位为“元”；大写应注明：“大写人民币：XXXX 元整”。合同总金额中应注明费用构成，如合同金额为包干费用，需注明合同金额已包括税金、运输费、人工费等相关费用。双方权利义务条款 范本合同中规定的权利义务已较为全面，原则上不允许进行删除，但可增加有利于我司的权8、利；对于增加加重我司义务的、减轻或者免除对方责任的条款，将对我司产生重大风险的约定，原则上不得接受。合同范本使用及管理指引 合同范本使用及管理指引 违约责任条款 对违约责任的约定应明确，以经济赔偿为主的合同须约定违约金具体金额、比例或计算方式，避免出现违约金或赔偿金额难以确定。对我司作为违约方承担责任的，应在合理合法范围内降低或避免风险。对于免除对方当事人责任的条款，原则上不得增加。争议解决条款 原则上应选择诉讼方式，避免选择仲裁方式。公司与对方当事人不在同一城市、同一区域的，应选择我司所在地为诉讼管辖地。通知条款 各签约主体的联系地址、收件人及电话应填写完整，并应在合同履行过程中予以关注，如9、有以上信息的更新，应要求变更方书面通知其余签约主体。签署栏 合同签署栏应保证签字、日期的正确填写，并按照合同管理制度等相关规定履行盖章手续，且签字、盖章、日期三者缺一不可。签署日期应当在合同实际执行日期之前，并与付款日期相适用（满足合同约定付款期限的要求）。避免因“倒签合同”导致我司产生违约风险。（错误范例：如合同约定10月22日付款，实际签约时间为11月22日，则我司将出现一经签署合同即违约的情形。）附件 合同正文所列附件名称应与其后的附件相一致，合同附件内容应与合同正文内容相一致，合同承办部门/承办人应对合同附件负责，保证合同附件无遗漏、无偏差、错误等，合同会签及审批人应注意同时审核附件内10、容。5.4合同范本查询、下载及修改方式方式及权限具体内容5.4合同范本查询、下载及修改方式方式及权限具体内容查询及下载路径点击 OA-知识管理合同范本版块，并选择具体种类的合同范本。查询及下载权限就合同范本向本集团所有同事开放查询及下载权限。但各部门同事均无权限在线上修改合同范本具体内容，需下载后修改相关可调整条款。维护权限集团风险管理中心根据合同范本审批结果对合同范本库进行增加、修订及废止。修改方式要求就合同范本的所有修改内容都应使用修订格式或进行标注，以便后续会签、审批人知悉改动之处。对于已使用合同范本的合同，会签人及审批人原则上仅需审核对合同范本的修改内容。对于修改范本合同条款但未注明，11、进而导致公司发生法律风险或经济损失的，合同承办部门及承办人应当承担相关责任。5.55.5 合同范本的使用要求合同范本的使用要求5.5.1.集团各部门、各城市公司、各专业公司统一推行合同范本的使用。集团已发布合同范本的，签订合同应当使用范本；有合同范本而未使用范本的，需报集团风险管理中心法务组同意。投资拓展类合同及财务类合同除外，投资拓展类合同及财务类合同因其特殊性为参考适用。集团各部门、各城市公司、各专业公司统一推行合同范本的使用。集团已发布合同范本的，签订合同应当使用范本；有合同范本而未使用范本的，需报集团风险管理中心法务组同意。投资拓展类合同及财务类合同除外，投资拓展类合同及财务类合同因其12、特殊性为参考适用。合同范本使用及管理指引 合同范本使用及管理指引 集团未发布合同范本的，承办人可使用所在部门或公司常用的合同版本或其他合同版本。集团未发布合同范本的，承办人可使用所在部门或公司常用的合同版本或其他合同版本。5.5.2.无论是否使用范本合同，合同在盖章前均须按照合同审批流程审批同意后方可盖章。5.5.3.合同范本应整体使用，不得拆零使用；合同范本空格处应填写完整。5.5.4.范本合同中合同金额、付款方式、委托内容等业务条款可以根据实际商务安排进行修改，其余条款原则上不允许改动，如遇特殊情况确实需要改动的，报批合同时需将改动部分标注，并在审批表中写明改动原因。但修改后的内容不得与其13、他条款相矛盾。5.5.5.承办人发起合同审批时，需根据范本使用实际情况选择“已有此类合同范本并使用”、“已有此类同范本但未使用”、“没有此类合同范本”。如选择错误，法务岗有权驳回流程并要求更正。5.6合同范本使用考核及检查5.6合同范本使用考核及检查5.6.1.范本合同使用率是各合同承办部门对于集团范本合同使用情况的考核指标，考核范围为集团要求应使用合同范本的合同。范本合同使用率=应使用且已规范使用合同范本签报数量/应使 用合同范本签报数量。具体考核办法由集团风险管理中心另行制定。5.6.2.集团风险管理中心负责对合同范本使用及本指引执行情况进行监督检查，各城市公司及专业公司法务密切配合。5.6.3.集团风险管理中心负责结合合同范本使用情况可开展专项检查，通报检查结果。5.7合同范本知识产权5.7合同范本知识产权5.7.1.合同范本为东原地产集团法务条线及各业务条线结合日常工作实务修订而成，作为集团商业秘密享有知识产权，任何单位及个人不得以任何理由侵犯其知识产权。5.7.2.集团各公司及各部门人员不得以复印、拷贝、扫描等任何方式将集团合同范本泄露给其他第三方。6.相关文件6.1.6.相关文件6.1.合同管理制度6.2.6.2.东原地产集团总部权责手册6.3.6.3.东原地产城市公司权责手册6.4.6.4.印章管理制度