1、汽车销售服务公司财务现金、开票管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录一、 现金管理制度二、 现金报销制度三、 借款管理制度四、 银行存款管理制度五、 往来款管理制度六、 固定资产管理制度七、 存货管理制度八、 发票、收据管理制度九、 开票制度十、 合格证管理制度十一、 印章管理制度十二、 票据管理制度一、 现金管理制度(1)、企业现金的收支与保管由专职出纳负责，其他人未经授权一律不得经管现金。(2)、库存现金每天应保持在规定范围：3000元以下。(3)、出纳应每日做到收支“日清月结”，对发生的现金溢缺必须立2、即查明原因，按规定处理。(4)、负责经办现金的出纳人员除现金及银行存款日记帐外，不得兼管总分类帐和其他明细分类帐的登记工作。(5)、为保证现金的安全，除工作时需要的少量备用金可以放在出纳人员的抽屉内外，其余部分应该放在出纳专用的保险柜内，不得随意存放。(6)、必须按本企业库存现金限额提取现金，一律不得坐支现金，即单位的现金收入应当及时存入银行，不得用于直接支付单位自身的支出。(7)、单位取得的现金收入应当日送存银行，不得私设“小金库”，严禁收款不入帐。(8)、单位不得以白条等不符合规定的凭证抵库存现金，也不能长期保存帐外现金。(9)、出纳提取现金即开具现金支票时，一律填写“提现审批单”，3003、0元以上由财务经理签字认可，3000元以上由经理签字批准。(10)、月份终了出纳编制现金收支情况表，会计负责核对“现金日记帐”与总帐余额是否相符。二、 现金报销制度。1、 现金开支范围仅限工资、差旅费、餐饮费、礼品、办公用品费、过路过桥费、汽油费、支票结算点下的小额支出。2、 各项费用报销规定及审批：（1）、工资：包括每月工资奖金发放表、其他各项补贴如高温费发放表、加班费发放表等必须由总公司总经理审批。（2）、差旅费：每次出差前必须填制出差事由申请单，报销时应详细填写各项内容、金额，并将出差事由申请单作附件入帐。（3）、办公用品费：采购办公用品必须附清单，金额500元以上的必须用支票支付。（44、）、汽油费：单张小票以车辆加满油为最高限额，超过不得以现金开支。（5）、以上所有费用必须由经办人签字，会计审核，领导审批后出纳方可付款。（单张发票3000元以下由部门经理签字认可，单张发票超3000元及以上的必须由总公司总经理签字批准。）（6）、同一发票单位近日期连号发票不得报销，除餐饮费外。（7）、所报销的发票必须正规、有效，必须要有单位及内容、大小写金额须一致，现金报销单必须注明附件张数，报销单盖“现金付讫”章，附件盖“附件”章。3、 报销单粘贴规定：将所有需报销发票分门别类地贴于报销单背面，并依报销单背面右向左，从下而上进行粘贴，纸张小的贴于里面。一般报销贴“报销单”，是出差的则贴于“出5、差旅费报销单”。三、 借款管理制度(1)、职工借款，必须填写借据，并需填明借款用途，借款金额(大小写均写)，借款日期、还款期限及借款人签字等。(2)、职工借款必须执行借款审批程序，会计审核查看以往借款是否已还清，若仍有借款，应由会计通知相应权限内经理处再行决定，500元以下由部门经理审批，500元及以上由总公司总经理审批。(3)、单位向外借出款项必须由总公司董事长审批，其他人员无对外借出资金的权限。(4)、会计负责审核借款手续是否齐全，金额是否正确，签字是否有效等决定是否借出款项。(5)、对公司的实习生不得借款。(6)、借款人应事毕马上予以还清，原则上借款期限不得超过下月工资发放日，有特殊情况6、的，最长期限不得超出下一年度。财务人员应及时催收各项借款， （7）、还款时，借据已入帐的由会计开具统一收据给还款人，并及时核销。四、 银行存款管理制度。1、银行存款日记帐应每日由出纳按发生的先后顺序遂笔序时登记，并做到“日清月结”。2、银行存款日记帐与银行对帐单应由不同于银行日记帐登记人员及时进行核对，并按月编制“银行存款调节表”。月终由会计对“银行存款日记帐”与总帐余额核对相符。3、支票等银行凭证、有价证券由出纳保管，印章由出纳和会计分开保管，如会计人员、出纳人员外出、生病等原因，可请其他财务人员代管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章。4、严禁各部门对外拆借资金、对外单位进行担保。5、部门7、财务人员应及时将货币资金多余款打入总公司帐户。6、严禁转帐套现，即通过外单位的银行存款帐户为其个人套取现金。7、严禁将转帐支票借给他人或者将空白转帐支票用于为他人充当抵押品。8、对各票据结算方式款项的确认。(1)、支票结算方式。公司对各部门发生业务所收取的支票必须采取“倒打”方式，“倒打”必须由各部门业务人员(除实习生外)亲自到对方开户行交纳，否则一律以款项实际到帐确认其的有效性；不能采用“倒打”方式的地区一律款项实际到帐确认。A整车：所有支票。B、其他部门：除协议单位外，支票金额在5000元以下的，由经办人签字担保，5000元以上一律采用款到帐发货或开具发票，特殊情况的由经理签字担保。(2)8、汇票结算方式。A财务人员对银行汇票应仔细审核，确认无误后可发货或开具发票，金额过大的应立即交存银行。B财务人员一律不得收取商业汇票。(3)、电汇结算方式。电汇一律要求汇款到帐后确认，任何电汇传真件不得作为款到的凭 证。( 配件部协议的维修站，可先以传真件确认，但有不良记录的维修站除外。)(4)、托收承付等其他结算方式。只有金额较小的且有良好信誉的单位才可采用托收承付、委托收款等结算方式。五、 往来款管理制度。（一）销售及应收帐款的管理。公司销货一般实行“款到发货”，不赊销，。1、整车(现销)：一般客户：一律款项实际到帐后才可开具发票，将发票及合格证交给客户提车。二级网点：一律款到帐后开具增值9、税发票给二级网点，款未到先开具发票的，由财务承担责任。 2、整车(按揭)： 按公司信贷部规定规范操作，销售时由信贷部人员填制欠款单据，财务凭欠款单据开具发票，给出合格证。并按客户设立应收帐款三级明细帐，公司还款时必须逐笔冲销，将已到款的车辆欠款单据归还信贷部，信贷部与财务部及时核对未放贷的车辆，并及时与总公司进行核对。 3、维修销售： A维修临挂：定点协议单位允许临挂，但不得超过协议约定。维修部结算人员负责每日临挂的统计、每月临挂报表的上报，并要求对各协议单位各项信息建立电子档，协议、电子档统一编号。财务人员定期对协议、挂帐金额、挂帐期限进行核对。 B开票欠款：财务凭欠款单据开具发票，100010、元以下的由服务经理签字，1000元以上的由总经理签字批准，欠款单据必须注明还款日期，超还款日期未还款的，财务部按有关规定进行处理。 4、配件销售： A、配件临挂：（1）一般客户：一律不得赊销。（2）协议的维修站(非部门)：按协议约定赊销额度操作，超协议约定的应停止供货，对方款到帐后再发货。（3）部门配件中心：以每月结帐一次。（4）公司内部各部门：由部门经理在销售单上签字认可。 B、开票欠款：（1）一般客户：一律款到开票。（2）协议单位：凭当月的电汇传真件开票，如有不良记录的单位(电汇汇出7天未到帐)必须款到开票。5、帐务处理：对于一般客户，财务人员应按客户设立应收帐款二级明细帐，每月定期编制应11、收帐款余额明细表，往来帐必须每月与对方核对一次，每年年底必须向对方进行函证，并保存对方的书面确认原件，对往来帐不符的作调节说明。对按揭客户的应收帐款设立三级明细帐，公司将贷款还部门时，由公司信贷部出具“按揭还款明细单”传回部门，由部门财务及部门信贷部根据“按揭还款明细单”及收到款项逐笔冲回应收帐款，月底由部门财务部与部门信贷部核对无误后与总公司进行应收帐款的确认。6、根据“谁经办，谁负责”的原则，应收帐款由经办部门负责催讨，财务部加以督促，考核。7、如有预收款，必须出具对方“收据”，结帐时由对方还回“收据”，对方交纳时是现金的，退还现金；是支票、汇票、电汇的，须填写“用款审批单”，领导签字认可12、，“经办人”一栏需客户签字有效，并采用同一结算方式退还。（二）、采购与应付帐款的管理。1、采购权的确认：整车采购权归总经理，部门对所属的二级网点的调拨权归部门经理。配件采购权归配件经理，各维修中心无配件采购权。2、配件采购预付款必须填写用款审批单，要注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并相应附有有效的经济合同或相关证明等，由总经理签字审批。3、验收工作由仓管人员负责，验收工作包括商品的品名、数量、型号等，对不符合规格或数量要求的或有损坏的，应该及时报告并按批准意见进行处理。验收完毕后对已经收货的每一张对方的销货清单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验物品的依据，将其中一联交于13、财务。4、仓库入库人员根据验收单和销货清单电脑入库，并将当日的入库单由结算交于财务。财务人员每天核对验收单、入库单是否相符。5、取得采购发票时，财务人员进行入库单与采购发票的核对工作，有入库单而没有采购发票的，应根据入库单暂估入帐，并要求采购部门追缴采购发票。6、采购发票必须有采购人员、验收人员及经理的签字方可入帐。7、财务负责核对应付帐款、预付帐款明细帐及总帐，每月定期编制应付帐款余额明细表，往来帐必须每月与对方核对一次，每年年底必须向对方进行函证，并保存对方的书面确认原件，对往来帐不符的作调节说明。（三）其他应收、应付款的管理。(1)、其他应收款指应收的各种赔款、罚款；应收出租包装物的租金14、；应向职工收取的各种垫付款项；备用金（向企业各职能科室、车间等拨出的备用金）；存出的保证金，如租入包装物支付的押金等。 (2)、除总部门资金内部调拨外，所有的往来款均凭统一收据入帐，不得以发票代替。特殊情况的代收代付一律留复印件入帐，复印件指：一是票据开给对方单位的，二是票据的开具方为行政机关单位。 (3)、其他应收往来款还款或退款时，对方的往来收据必须由授权内经理签字批准方可付款。(4)、建立其他应收应付往来明细帐，月底编制其他应收应付明细表，涉及公司内部人员的款项由财务部负责催讨，涉及外单位的其他应收款由经办部门负责催讨，财务部加以督促，一般不得超过一年。六、 固定资产管理制度。1、固定资15、产采购应建立严格的授权批准制，采购的固定资产单价在3000元以上的，由使用部门负责人提出申请，经综合管理部审查同意后，报总经理审批后购置。2、固定资产帐簿记录制度。除建立固定资产总帐外，还必须设置固定资产明细帐和固定资产登记卡。3、固定资产盘点制度。每年由管理中心对固定资产进行一次全面盘点和清查，财务部进行抽盘，对盘盈、盘亏、报废和毁损的固定资产，应及时查明原因，并按规定处理。4、固定资产处置制度。固定资产的转出、报废、出售等必须向公司领导申请报批，进行科学、合理的处置。5、固定资产计价与折旧均按有关规定办理。各项固定资产的摊销期限为：办公设备5年，机器设备10年，房屋20年，不得擅自延长摊销16、期限。6、固定资产的维护保养制度。实行“谁使用，谁维护保管”原则，部门应按固定资产管理要求进行管理使用。对于固定资产的维护保养费用必须严格控制，防止乱列支维修费用的行为。七、 存货管理制度。(一)整车存货管理1、 车辆管理部负责及时登记商品进出明细帐。2、 车辆出库按规定办理：(1)、一般客户，凭整车发票“提货联”出库；(2)、二级网点调拨车辆，总公司凭总经理签字批准的发货单据出库，部门凭部门经理签字批准。(3)、如有交进全额车款，暂不开具发票的，凭财务开具的“收据”出库。3、 车辆部负责直接客户(包括二级网点的销售客户)的“新车交车确认单”的存档工作：(1)、建立直接客户信息电子档；(2)、17、新车交车确认单上编号；(3)、确认单上编号与电子档编号统一；(4)、所有资料存档至少一年以上。4、 部门财务部根据总公司的进货发票填制商品入库单，作为附件入帐。5、 部门发往二级网点的车辆必须有“新车交接单”，并需二级网点经销商盖公章确认。(“新车交接单”为自制单据。)6、 部门二级网点的业待必须每天将车辆的库存异动及时传回部门车辆部，由部门车辆部核实后确认并交于财务部。7、 部门财务必须定期核实存货：(1)、库存在30辆以下的，每天由车辆部提供库存报表，将库存报表与合格证进行核对，核实证、表相符。(2)、库存在30辆及以上的，每周核准合格证与实物。(3)、月底财务部必须盘点车辆、合格证，核实18、证、表、物相符，作出库存商品盘点情况表，并及时与总公司车辆管理部进行核对。(二)、配件存货管理。1、配件出入库按状元软件系统操作。系统操作必须设权限，分岗位专人负责，明确责任。2、入库时必须输入原厂编码与库位码，无原厂编码的，进行自编码，并将自编码以粘贴纸贴于实物，不经常使用且无原三编码的可按配件名称统一自编码3、所有单据均需经办人员的签名。入库单由入库人员、验收人员签字；销货清单由客户或代领人签字，赊销权限内由配件经理签字，维修领料单由维修技师签字确认，内部领料必须有配件经理的审批。4、以上单据必须保留五年以上。5、仓管人员必须及时注意未动存货，有异常的必须及时上报配件经理。 6、财务部至少19、每年年底对配件库存进行一次盘点，盘点包括数量、编码、库位的管理等，作出盘点报告，对未动的库存以年数作出统计并进行分析。(三)、装璜件存货管理。1、每日登记存货出入明细帐，月底作出“库存商品明细帐”。2、由财务部每年年底对实物进行抽盘。八、 发票、收据管理制度。1、发票、收据的领购及保管。(1)、由会计负责对所领购的发票按发票号码前后顺序以本编号，并在发票领用登记本上登记购买日期、起始号、数量等，并专人专柜保管。(2)、开票员领用发票时必须将已用完的发票计算出整本发票的开票金额、作废份数及号码、开票人等发票内容填写完整，凭已开完的发票本领取下本发票并在发票领用登记本上签字确认。(3)、不得相互转20、借、转让发票或收据。(4)、不准擅自销毁未满保管期限的已用发票或收据存根。2、发票、收据的取得。(1)、必须合法地取得发票或收据，包括取得发票或收据时的途径和方法。(2)、必须取得合法的发票或收据，包括本身不合法或填用不合法。具体看：是否套印税务机关或财政部门监制章；填开有无“大头小尾”、转借代开、错填漏填、漏章错页、发票或收据不复写等。3、财务经理定期或不定期对已开具或空白的发票、收据进行检查，以防短缺。九、 开票制度。1、使用范围规定：(1)、不能超出本身业务范围开具。即开具的发票内容必须是反映本企业发生的经济业务。(2)、不能超出发票规定的行业范围开票。发票票头如注明“商品销售”“租赁业21、”等，必须按规定使用，不得跨行业。(3)、不能超出规定的地域填开使用。即发票只能在企业所在地填开，未经税务机关批准，不能携带发票到外地填开。2、填开发票的基本要求：(1)、发票应当按照规定的时限开具，不得提前或推后。(2)、必须按照发票顺序开具，包括本数顺序、发票号码顺序，不能跳本、跳号填开，也不能拆本使用。(3)、必须按经济活动的真实内容，全部一次复写或者打印，填写有误时，应另行开具，并加盖“作废”戳记，涂改的发票无效。(4)、发票不能重复开具，如果取得发票的一方丢失发票，可向其出具证明，但不能补开。(5)、填写日期应为实际日期，不能提前，也不能推后(6)、不得拆本使用。3、销售折让、退货、22、发票开错重开等红字发票的开具：(1)、记帐联未作帐务处理，应在收到的发票联和抵扣联及相应的存根联、记帐联等整份上注明“作废”字样，并依次粘贴在存根后面。(2)、记帐联已作帐务处理但对方还未处理时，可开具相同内容的红字发票，将红字发票的记帐联撕下，作为扣减当期销项税额的凭证，存根联、抵扣联、发票联等其他联不得撕下，将蓝字发票的抵扣联、发票联粘贴在红字发票的发票联后面，作为开具红字发票的依据。(3)、记帐联双方均已帐务处理时，购入方必须向当地税务机关开具进货退出或索取折让证明单给销售方，作为开具红字发票的合法依据。未收到证明单前，不得开具，收到时根据退回货物的数量、价格或折让金额向购入方开具红字发23、票，存根联、记帐联作为销售方扣减销项税额的凭证。十、 车辆合格证管理制度。1、合格证由财务部保管，原则上款到发合格证，款未到先发合格证的由部门经理签字担保，所有引起的损失由部门经理个人承担，无欠款单据先发合格证的由部门财务承担。2、合格证进出采用登记制度，登记合格证号、发动机号、底盘号、收到日期、发出日期、递交人及领用人签字等各项明细内容。十一、 印章管理制度。1、公章的管理。(1)、部门公章必须刻有“担保、抵押无效”字样，原公章已不续用，必须交回总公司。(2)、部门公章由经理指定专人保管，使用公章必须填制“盖章审批单”，注明日期、盖章内容、盖章份数，由经办人签字、部门经理批准，并留所盖章内容24、的复印件，将复印件与盖章审批单附一起存档。(3)、公司有重要文件必须通过总经理同意方可盖章。(4)、公司经理不得假公济私，滥用职权用公司证件及公章损害公司利益，如造成公司利益损害的，公司将追究其法律责任。 2、财务印鉴章的管理。 (1)、财务专用章由财务经理保管，个人章由出纳保管。(2)、一般不得对各项票据背书，有背书的必须对背书内容进行登记。3、部门营业执照由部门经理保管，税务登记证及组织机构代码证等由财务经理保管。4、发票专用章的管理。 (1)、发票专用章由不同于发票保管人员的财务人员保管。 (2)、发票保管人员与开票人员分开。十二、 票据管理制度。(一)、支票管理：1、 出纳负责支票的购25、买，并将所购的支票必须预先连续编号，在支票领用登记本上进行登记。2、 空白支票要存放在保险箱内，不得随意存放。3、 每项支票的支出，必须经过授权批准的用款审批单作为签署的凭证。4、 领用人必须在支票票根、用款审批单、支票领用登记本上签字确认。5、 出纳签发支票时，必须在支票上注明日期，款项用途和收款单位名称，不准签发空头支票、过期和远期支票。6、 支票领走未用或逾期未用的必须及时收回注销，由出纳盖“作废”章，月底将作废支票按号码顺序粘一起交给会计存档。 (二)、汇票管理：1、由出纳人员负责去银行签出汇票，并将汇票预先在汇票登记本上进行登记。2、汇票应及时领用，领用时领用人必须在汇票领用登记本上签字确认。3、未及时领用的要存放在保险箱内，不得随意存放。