1、 金融公司印章使用、证照及档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录第一章 总则3第二章 印章使用管理3一、目的3二、适用范围4三、领取和保管4四、使用4五、责任5六、附件印章使用申请表5印章使用申请单5第三章 证照管理6第四章 档案管理7一、总则7二、适用范围7本办法适用于公司档案7三、定义72、公司档案工作，配备专职档案管理人员管理公司档案工作。8四、管理流程：收集归档保管8(一)、收集：8(二)、归档8(三)、档案的保管8五、档案的借阅、利用8六、附文件调阅申请单 ，文件调阅登记表9文件调阅申请单9第五2、章 保密管理制度10第六章 请款及报销管理规定12第七章 员工行为规范141、员工着装要求得体、大方、整洁。152、员工举止要求文雅、礼貌、精神。153、员工言谈要求亲切、诚恳、谦虚。15员工日常工作行为规范166、工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。169、办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅推进办公桌下面。16第八章 办公室安全卫生管理规范17（一）卫生管理172、员工个人卫生183、软环境18（二）安全管理191、防盗意识192、安全意识19（三）节约意识20 第一章 总则一、为加强公司行政事务管理，理顺内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高工作绩效，特制定本制度。二、行3、政事务管理包括印章使用管理、证照管理、档案管理、保密制度、考勤管理办法、请（休）假管理办法、请款、报销规定，行为规范及安全卫生管理规范。第二章 印章使用管理 一、目的印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。二、适用范围适用于公司所有印章的管理。三、领取和保管1、公司印章包括公司公章、法人印章、财务专用章、合同章、发票专用章、报关专用章。董事长授权专人保管和使用公司公章、合同章及其他印章，财务专用章和发票专用章、法人印章暂由人事保管。 2、公司印鉴必须妥善保管4、，随时使印鉴保持良好状态，不得损坏和丢失，不得转借他人。3、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。四、使用1、公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用申请表，经领导审批签字确认后，方可交印章保管人盖章。2、印章保管人应对文件内容核对无误的方可盖章、登记，并将盖章文件复印件进行留存。3、印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先提供书面的印章使用申请，经公司领导批准后由两人以上共同携带使用。5、公章的使用决定权归公司董事长，其他各印章的使用决定权由公司董事长根据实际工作需要进行授权。五、责任1、印章保管人必须妥5、善保管印章，如有遗失，必须及时向公司报告。2、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。3、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。六、附件印章使用申请表印章使用申请单文件名称文件编号用印日期用印份数用印说明用印名称用印人（单位）申请领导意见备注第三章 证照管理一、目的为了规范公司各类证照的管理，进一步盘活公司无形资产，确保公司各项工作高效运转，特制定本规定。二、适用范围本规定适用于公司所有证照的管理。三、说明1、证照指公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、机构信用代码证6、等。 2、公司证照由行政人员进行管理。在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年度检审，确保证照的有效性；税务登记证等相关财务证照由财务部负责年度检审，证照检审时，相关部门和人员有责任予以协助，并提供所需的材料。3、因公需要借用时，应严格办理借用手续；需要复印的，必要时加注“复印件仅用于办理事使用”。第四章 档案管理一、总则为加强公司建设，促进公司各项档案管理工作的科学化、制度化、规范化，确保各部门档案资料的齐全、完整、准确、系统、安全，符合归档要求，充分发挥档案资料在管理、设施维护及改建、扩建中的作用，保障公司建设持续、快速、健康的发展，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于公司档案三7、定义1、公司档案：协议、合同、通知、批复、以及人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。2、公司档案工作，配备专职档案管理人员管理公司档案工作。 3、根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责人整理、归档，并定期向档案管理人员移交保管。 四、管理流程：收集归档保管(一)、收集： 1、随时接收和主动收集相结合,加强对重点文件材料的收集,在具体收集整理过程中,要明确文件材料收集工作的分工,有针对性地开展收集工作,保证收集的文件材料齐全完整,为文件档案管理工作的顺利开展打好基础。2、 确立归档范围、归档时间、保管期限； 3、 对遗缺不全的档案，要采取不同的措施，积极收集齐全； 8、(二)、归档 1、 分类：依据档案的来源、时间、题目、内容等顺序分成若干类别，并在归档前将资料分好类别，分组放置。 (三)、档案的保管 1. 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； 五、档案的借阅、利用1、流程：调阅填写 领导批准 调阅 归还。2、凡需使用档案者，均须填写文件调阅申请单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅 。3、外借的须办理登记手续。 4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，借出的档案不准转借他人，要严加保管。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导并对责任人给予相应处罚。5、阅9、档人员要严格遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按保密管理有关规定，给予处罚。 六、附文件调阅申请单 ，文件调阅登记表 文件调阅申请单文件名称文件编号调阅日期调阅说明说明调阅人申请领导意见文 件 调 阅 登 记 表文件名称文号调阅事由借出时间归还日期调阅人批准人备注填写要点：（）借出时间，为实际调阅时间；（）归还日期，为调阅人预计归还日期；（）备注，可填写实际归还日期或填“已还”。第五章 保密管理制度一、目的为保证公司项目资料、市场信息，保证公司的技术、经营秘密不流失，维护企业的合法权益，特制定本办法。二、保密范围公司的经营战略、经营决策、财务帐薄、经营项目、计划总结、图纸资料和审10、批资料、经营价格等涉及公司经营秘密的会议、文字、资料、图片、信息、电话、传真、E-mail等均属保密范围。三、密级的确定1、公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件及技术信息资料为绝密级。2、公司的财务报表、统计资料、重要会议记录、客户资料、经营状况、管理制度等为机密级。3、公司人事档案、合同、协议、职员工资、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。四、保密措施1、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由公司指定专人负责，并采取必要的安全措施。2、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准3、不准在私人交往和通信中泄露公11、司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密五、责任与处罚1、出现下列情况之一者，给予警告，并处以100-500元罚金。泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失；已泄露公司秘密但采取补救措施的；2、出现下情况之一的，给予辞退并酌情赔偿经济损失直至追究法律责任。故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失；违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买、或违章提供公司秘密的；利用职权强制他人违反保密规定的；第六章 请款及报销管理规定一、目的：为了加强公司内部用款及报销管理，规范公司财务行为，合理控制费用支出，特制定本规定。二、请款程序1、用款部门及个人必须上报用款申请，该申12、请应详细写明请款原由、事项、明细、用款金额等并填好借款单，先后由副总经理总经理签字审批，签好后交到出纳处留档并等待通知领款。2、申请的款项要专款专用，且在一个预算期内各项费用请款原则上不得超过预算。规定用款人员要在费用发生后7日内返还相应的收款凭据、正规发票等以便会计做账，原则上不予超期。3、无正规发票的请款项目请在请款申请上注明，经领导与财务部门确认后方可予以借款。三、费用报销程序：1、外购材料用品及支付任何款项均需取得对方开具的正规收款发票，在原始单据上要用铅笔注明费用发生明细、日期、金额大小写，原始单据金额处不得有涂改的痕迹，原始单据必须加盖有销售方的发票专用章，报销人凭合法的发票将票据13、粘贴好。填写费用报销单，详细填写报销单上的报销事项、明细、金额、报销人等，请部门领导签字审批。将领导审批签字后的费用报销单及粘贴好的原始凭证交由会计，由其核对所报销的费用是否合理，手续是否完整、支出金额是否正确，原始单据是否完整正规，并对所审核的单据签字确认。 3、将财务审核好的单据传总经理或经总经理授权的指定人员审批。 4、出纳报销时审核签字手续是否齐全，手续完备后进行付款，并在付款单上加盖“现金付讫”章。 5、各部门员工发生的费用必须在发生费用7日内报销，不得拖延时限。四、费用报销规定： 1、市内交通费报销：要凭正规发票(公交车票、车租车票）履行报销手续，需要在费用报销单上注明起始地、目的14、地、办理事项。员工办公无特殊情况不许打车，如有需要，向总经理请示同意后方可打车办事并进行报销手续（在报销单上注明打车原因）。 2、差旅费用报销：因公出差期间发生的交通费、住宿费凭正规车票、住宿发票进行报销；餐饮费按公司规定按日定额给予报销。公司员工出差借款，应填写借款单，并注明出差时间行程，由财务会计审核、总经理或经总经理授权的指定人员批示后方能支取借款。出差员工应在出差回来，一周内办理报销手续。未在规定期限内办理报销手续的，财务部门应在当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。 3、业务招待费的报销：业务招待费的报销必须在招待事项前向总经理请示，经同意后方可进行限额接待。报销时凭正规餐饮15、业服务发票，填制经费报销单进行报销。报销单上必须注明招待对象、事由、参加人员。 4、办公费的报销：办公用品的采购由公司行政集中采购，每月在行政部规定日期内上报办公用品需求，由行政部人员实行登记造册管理。五、备注说明：所有费用支出均需提供相关票据凭证，如发现有违反使用款项人员，经核实后处以款项两倍以上罚款，情节严重给公司造成极大损失者，予以辞退处理。第七章 员工行为规范1、员工着装要求得体、大方、整洁。a）女员工上班时间不可着浓妆，勿佩戴过多饰品；领口过低，裙、裤过短的服装禁止穿着。b)男员工上班时间不得着背心、短裤、拖鞋。2、员工举止要求文雅、礼貌、精神。a) 上班时间保持良好的精神状态，精力16、充沛，乐观进取。b)对待上司要尊重，对待同事要礼貌，对待客户要热情，处理工作保持头脑清醒冷静，提倡微笑待人，微笑服务。c)保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。d)出入会议室或上司办公室，主动敲门示意；出入房间随手关门。3、员工言谈要求亲切、诚恳、谦虚。a) 与他人交谈，要专心致志，面带微笑，言语平和，语意明确。b)严禁说脏话、忌语，使用文明用语。c)同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌， 平和。d)见到领导时应主动打招呼，向上级汇报工作时应简明扼要、实事求是。员工日常工作行为规范1、办公大厅、各独立办公室上班时间应保持安静，禁止高声喧哗、嬉戏打闹。2、禁止在上班17、时间玩游戏、进行与工作无关的网络聊天、浏览与工作无关的网页和视频、下载电影游戏及做与工作无关之事。3、公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先向人力资源部提出申请，经批准后方可使用。4、员工产生打印或传真后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。5、严禁在上班时间内使用公司电话播打私人电话；上班时间如需接听或拨打私人手机，应做到言简意赅、长话短说，不允许长时间接听或拨打私人电话。6、工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。7、 工作中未经他人许可，不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。8、办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不18、得随意摆放；资料堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。9、办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅推进办公桌下面。10、未经人力资源部同意，禁止私自调换工作位置或挪动办公设备。11、工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作当中。12、工作中同事之间应本着以公司利益为重，团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题。第八章 办公室安全卫生管理规范（一）卫生管理办公室是大家日常工作的劳动场所，卫生情况能直接影响到个人的工作情绪，为使大家能够拥有一个舒畅、美好的办公心情，营造洁净、宜人的办公环境，制定本制度。1、 办公室内部实行轮流值日制。公共卫19、生已由公司请专人打扫，每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。具体维护措施如下：董事长办公室：董事长办公室、曹总办公室室内卫生、鲜花替换由行政前台负责。公用设备：打印机、饮水机等公用设备附近不得存放个人物品，打印废纸需码整齐后放在打印机旁。会议室：使用过后需将桌面整理干净，杂志水杯各自归位，并将椅子推进会议桌下面，保持横面平行。会议室卫生管理由负责。办公室行政文员孙晶晶进行监管。电子商务部门休息区：沙发、茶几使用过后主动整理干净，不允许存放杂志和报纸等。公共区域卫生情况由行政文员张一进行监管。卫生间：保持地面干净无水渍，便池、洗手池使用过后冲洗干净。洗手池旁要有擦手纸，由行政前台进行监管。地面20、：保持地面干净清洁、无污物，不得随地吐痰、乱扔废弃物等。2、员工个人卫生员工个人工位卫生由个人负责整理干净，须做到：办公电脑：要定期清理，需做到表面干净、无污渍灰尘。资料：摆放整齐，堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。桌面：保持干净、整洁、无污渍灰尘，不得在桌面上摆放与工作无关的物品。每次离开办公区域，要把桌面收拾干净，椅子收回到桌子里面。3、软环境吸烟：公共、办公区域内严禁吸烟，需要吸烟的人可去指定吸烟区（卫生间对面）。食品：禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。（二）安全管理为保证公司财产及员工人身安全，保障正常工作秩序，制定本安全管理制度。1、防盗意识重要文件：要做好重要资料保存工作，不21、得随意摆放保密文件，对于发明专利、软件、图纸要重点管理，不得随意泄露。公司钥匙：办公室钥匙由各个分公司指定人员配备，不得转交本室以外的人员使用，未经相关负责人同意不得私自配办公室钥匙。外来人员：员工不得私自带领与工作无关人员在办公室内长时间逗留，如需外人来我公司等候，需向人力资源部申请，方可进入。严禁将外人单独留在办公室内。门窗：办公室门窗要牢固，人离时要关锁门窗，员工不得在办公室内存放大量现金、手机等贵重物品，以防被盗。产品：公司的产品、样机，不得随意摆放，人机不在一处时要随时收起锁好，若有因个人疏忽大意而导致的产品、样机损坏或者丢失，由个人负责赔偿。2、安全意识危险品：员工不得携带违禁品、22、危险品、枪支、管制刀具等进入办公场所。空调：开启空调时须按国家相关要求调整温度（夏季不得低于23，冬季不得高于20），人员长时间离开办公室时应关闭空调，下午下班后须关闭空调。水：用水后，要将水龙头关闭，如有发现渗漏立即报告人力资源部。电：要做到人离电停，下班后立即关闭计算机、个人工位上的插排以及办公室电灯，周五下班后，最后走的人需要将办公室总闸关掉。使用笔记本的员工，不得在无人状态下给笔记本电池充电，凡因充电而引起的事故和损失由当事人自负。（三）节约意识勤俭节约是中华民族的传统美德，我们做为新千年祖国建设者之一，鼓励大家继承和发扬这个美德。节约用水：水是生命之源泉，洗手或者洗涮杯具时，尽量将水量掰成中速，用后立即关闭水龙头，如发现水管有滴漏或水龙头关不严，要立即告知人力资源部，任何人都具有在发现设施受损后立即上报相关负责人的责任。节约用电：下班后要立即关闭计算机，中午下班后至少要做到关闭显示器，会议室使用以后要及时关灯关空调、长时间无人的办公室要关灯、下班后饮水机要断电，周五下班后必须关总闸。节约用纸：使用打印机时，需事先设置好打印格式，检查好打印区域，避免错打和重打，所产生的错误报告或废纸等须码整齐放在打印机旁边，可再利用于非正式公文或内部流通文件。