1、公司费用支出管理制度及审批程序编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一总则 为加强公司财务管理，严格执行财务制度，充分发挥财务部门的监督控制作用，特制定以下标准及程序。第一节费用报销制度的原则、内容及要求费用支出的原则（1）勤俭节约的原则。各公司的一切开支都必须本着节约的原则，费用开支的标准必须依据费用报销管理办法的有关要求执行。 （2）真实合法的原则。费用支出必须以真实性、合法性为前提，不得多列成本费用和虚拟经济业务。 （3）严格审批的原则。费用支出必须有严格的用款审批制度和报销审批程序，严格审批权限，堵塞漏洞。 （42、）可控性原则。对管理费用中可以通过管理措施加以控制的费用应制定明确的管理办法及监督检查制度。适用范围及要求 本章的内容适用于全集团的费用支出管理，集团级各个公司必须结合预算管理办法执行，如有特殊情况，上报集团董事长审批后执行。第二节费用审批管理为加强集团内部管理，规避经营风险，现将集团及各公司范围内对各项费用的审批权限实行统一管理。费用审批制度（1）各公司各种费用开支项目，必须实行事前审批制度。事前需将费用开支项目的内容、事项、经费预算等报集团审批人批准后方可执行（集团审批人如不在，必须电话请示，并在审批单上写明已电话请示，并及时办理补签手续。）报销时，需同时持审批单和发票等原始单据在批准范围3、内据实报销，仅持发票但无审批单的，财务不得予以报销。（2）各公司招待费、差旅费报销，必须经负责行政职能部门审查、财务审核，报各公司总经理、集团审批人批准后方可报销。（3）、各公司车辆用油，由负责行政职能的部门统一采购，统一发放，由其对每月油品采购、每辆车的耗油逐笔登记备查。每次领用必须有经办人签字。下次申请采购时必须将前次采购、使用、结存情况一并上报，作为审批依据。由各公司总经理、集团审批人批准后采购。未经统一办理采购的油品燃料费用（长途出差途中加油费用除外）财务不予审核报销。其他经济事项审批制度（1）各公司、各部门各种合同必须由集团审批人审批后方可签定。（2）各公司销售折扣、折让及各种优惠事4、项，必须形成经审批的成文优惠政策，金额在制度规定范围内的，可由销售经理、总经理决定，超出一定范围的，必须经集团主管领导审批，但无论金额大小，必须履行集团主管领导签字手续（集团主管领导如不在，必须电话请示，并在审批单上写明已电话请示，并及时办理补签手续）。（3）各公司在进行各销售时必须实行现销制度。如遇特殊情况需要赊销，必须报集团审批人批准。第三节会议费用报销管理会议预算的审批无论是集团召开全集团工作会议还是各公司、各部门召开业务工作会议，如需租用外部会议场地、安排就餐及其他活动的，必须在会议召开之前由会议发起部门作出会议日程安排和用款计划，报各公司总经理审批，财务负责人审核，集团分管领导批准后5、由集团帮上负责办理用款手续。会议费报销（1）各类会议结束后，会务组的工作要在10天内到财务部门按事先审批过的会议经费预算表报销，会议费用要严格控制在预算以内。一般不准超出预算额，超出金额，要写出支出情况说明，按会议预算审批程度，经审核批准后，方可报销。（2）各公司人员参加集团召开的各类会议（食宿由集团安排），除往返路费（乘坐公共交通工具的）外，不得在各公司再报销会议期间的伙食补助费以及其他路费。（3）会议期间不准超标消费，不准以任何名义，任何方式给会议代表发放礼品、礼金。业务会议需赠送纪念品、宣传品，必须在会议预算内购置。第四节、业务招待费报销管理事前申请（1）各职能部门因业务招待用餐，须报主6、管领导同意后，由行使办公室职能的部门统一安排。（2）各职能部门因业务需要馈赠礼品，需事先请示主管领导同意后方可购买。报销审批招待费结算原则上一次一结，结算时，由行使办公室职能的部门持就餐费报销发票（经办人签字），经部门负责人、财务经理及总经理审核签字，集团审批人签批后，方可予以报销。第五节、差旅费报销管理差旅费开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通补贴。补贴标准按区域划分：一类地区：北京、天津、上海、深圳、重庆、广州、珠海、厦门、汕头、海南、青岛；二类地区：各省的首府城市、计划单列市三类地区：除一、二类地区外的其他区外城市及银川；四类地区：自治区境内除银川外其他市县借款制度（17、）因工作需要出差预借差旅费的，应填写差旅费借款单，详细填写事由、出差路线、时间，经部门负责人签字认可，到行使办公室职能的部门备档，并由总经理、财务负责人（或电话请示后集团审批人）审批人签字同意后，方可办理借款手续。省内出差借支差旅费不得超过三千元，省外出差借支差旅费不得超过一万元。 （2）凡出差人员个人欠款未清、或使用支票未报销者，不论任何理由都不予借款。（3）借款金额由部门负责人按出差事由和出差期限把关，财务负责人本着安全合理的原则审批。出差人员出差乘坐交通工具规定符合条件的工作人员允许乘坐飞机，（集团部长级以上工作人员及各公司总经理，）其他工作人员原则上出差乘坐火车、汽车，但在全面考虑多种8、交通工具，及不同时期各航线推出的机票折扣等因素下，同时结合各岗位实际工作的需要，可根据情况事先填写交通工具改乘申请单。经各公司总经理及集团主管领导审批后，方可改乘飞机，否则各公司财务人员不予报销机票差旅费报销1、差旅费报销审批程序报销人填写费用报销单粘贴相关报销凭证部门负责人审核财务负责人审批公司总经理审批集团审批人审批财务部支付。2、出差人员返回后，必须在十五日内到财务部门报销差旅费，逾期不报者，在次月工资中扣除借支金额，并扣罚报销金额的5%。3、预借差旅费报销时填写差旅费报销单，由所在部门负责人签字，并持领导签字的预借款单，经财务部门审核无误后，报总经理和集团审批人签字，方可报销。超过规定9、标准的报销金额，经本人写出超支原因，经审批人签字后，方能报销。4、出差人员在报销时，要一次性交回全部余款，不得拖欠。特殊情况下不能一次交清的，应向财务部门说明情况，但最迟不能超过一个月。凡没有交清欠款的，转为本人借款，从其工资中扣除，直到扣清，为扣清所欠借款，下次出差时，不能预借差旅费。5、出差人员有责任对其在出差期间取得报销发票的合法性进行审核，要求发票内容填写齐全，大小写金额无误、清楚，有税务部门监章和出票部门的公章，否则财务部门有权拒绝报销。住宿及餐饮补贴标准（具体标准事项见制度流程汇编168页）第六节、资产维修管理编制维修预算固定资产的维修应由使用部提出维修申请、编制维修预算，经管理部10、门审核后，报财务负责人、总经理复审后，报审批人审批即可；对于维修金额超过一万元、不足五万元的维修项目，由审批人审批即可；维修金额超过五万元的较大维修项目须上报集团，经集团总经理办公会议研究决定后再报审批人审批。财务部门应对审批手续及维修预算进行严格审查，符合以上规定，并办理了相关手续后方可办理预付款手续。内控及保障1、资产管理部门对资产的维修结果负责。资产的维修必须经资产管理部门同意后方可进行，否则不予报销。2、单项维修金额超过一万元的维修项目，由资产管理部门及资产使用部门与维修单位签订维修合同（或对方单位出具的质量保证承诺），明确维修日期、质量保证、双方的权力与责任等。3、资产管理部门应对维11、修单位的情况进行了解，承承担较大维修项目的单位，应有一定的规模、能承担维修责任和义务。4、金额1000元以下的小修理及零星开支费用，由资产管理部门主要负责人组织人员进行维修。报销规定由经办人填制报销单，后附正式发票、维修预算、合同、费用审批单，经资产管理部门负责人审核签字后，报财务负责人、总经理审核，由审批人签批，手续齐全后到财务部门办理报销手续。第七节、办公费用报销管理办公用品报销（1）严格预算管理，超月度预算10%以上的部分实行财务备案，将该信息及时传递至公司绩效考核机构进行扣分。（2）由经办人填制报销单，后附有正式发票、费用审批单，经部门负责人审核签字后，报财务负责人、总经理审核，审核无12、误后，由集团审批人签批。以上手续齐全后办理报销手续。 办公电话费报销（1）各公司副总经理、集团各副部长以上高管人员及特批的业务部门固定电话费据实报销。（2）其他人员、部门实行单部限额控制，限额如下：营销部门：实报，业务部门250元，办公室150元，财务部200元，门卫室50元。（3）限额以内据实报销，超限额部分的50%由部门负责人的工资中扣除，剩余50%由部门其他人员均摊，由其工资中扣除。报刊、资料报销各部门订阅报刊、杂志、业务书籍、资料，均由办公室统一订阅。个人使用的非本职工作需要的学习资料书刊不能报销。第八节、通讯费报销管理报销范围通讯费是指因工作岗位需要而使用移动电话锁产生的费用，不含固13、定电话和网络信息费，通讯费不受通讯工具限制，超支部分自理。通讯费标准：集团高管、各公司总经理500元，各公司副总经理、集团各部门部长、主任300元，集团各部门副部长（部长助理）、副主任、各公司总经理助理260元，各公司部门经理、集团各部主管、会计主管、集团秘书200元，各公司业务主管、秘书、司机、出纳150元，班组长100元，重要岗位且外勤联系较多的员工（需经集团批准）100元。管理规定（1）通讯费每月随工资发放，超支部分个人负担。（2）凡享受保修通讯费待遇的职工，其移动通讯工具必须保证每日（含国家法定节假日）7:30至22:00正常开通，各公司总经理、副总经理、集团部长助理以上人员以及特殊岗14、位人员必须保证24小时开机。如有一个月内三次以上（含三次）违反本规定者，停发当月通讯费并罚款200元。（3）凡享受报销通讯费待遇的职工，其通讯号码不得随意变更或停机，确有特殊原因需要变更的，必须报行使办公室职能的部门备案。擅自变更移动通讯号码或停机，导致集团无法与其正常联络的，停发当月通讯费并罚款200元。费用支出签批部门费用需要预先做费用申请的，必须注明用途、时间、金额等，部门领导审核，报总经理审批。用款或借款申请、费用报销等，必须经负责行政职能部门审查、财务审核，报公司总经理、集团审批人批准后方可办理。1各项费用支出必须由经办人填写必要的单据粘贴票据，先由部门主管领导审核业务的真实性，再由财务经理审核业务及票据的合规性，最后由总经理审批，经授权签批人签批后报销。2支付材料或工程等款项，由经办人填写付款申请单，按本规定所列程序办理审批与签批。3、根据集团和各经营公司目前的实际情况，暂定为大额以上款项的支付，经财务部门请示集团董事长后，签批后方可付款。4、出纳收到报销单后应先检查部门领导、财务经理级总经理的签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，出纳系资金出口的最后关口，应从严把握，对不符合审批手续、手续不全和不符合规定的支出，出纳有权拒付，希望各位同仁配合。