1、地产置业公司办公室职责、考勤管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: Xx 置业办公室管理制度第一章 总 则一、 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。二、 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。三、 切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。四、 办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。第二章 办公室职责一、 办公2、室管理人员直接受办公室主任领导，在分管领导的主持下开展办公室的各项工作。二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。三、 负责公司文书管理、证件管理、合同档案管理、印章管理、物资管理和维修、一般物品采购、车辆管理、考勤管理等工作，保证各项事务有序开展。四、 协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。五、 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待等工作。六、 收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。七、 协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，第三章 考勤管理为使公司考勤工作制度化、规3、范化，维护工作秩序，提高工作效率，结合本公司实际，特制定本制度。一、适用范围 本考勤制度适用于公司办公室人员，公司办公室负责员工考勤，考勤表作为财务每月计发工资的依据。二、作息时间上午：8：0012：00 下午：2：006：00（夏季）上午：8：3012：00 下午：1：305：30（冬季）以上时间安排根据实际情况可作调整，具体安排以公司文件为准。三、指纹打卡制度1、公司实行上、下班指纹录入打卡制度。2、打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。3、打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间。4、因公外出不能打卡：因公外出不能打卡应填写签卡单,注明外出日期、事由、外出起止时4、间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。因停电、电脑故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到办公室填写签卡单，由部门经理签字证明当日的出勤状况，报分管领导批准后，交由办公室备案，月底由考勤员据此上报考勤情况计发工资。上述情况考勤由各部门主管协助办公室进行管理。四、迟到、早退1、所有员工要按时上下班，不迟到，不早退。2、所有员工迟到、早退，按公司考勤管理制度处理。3、忘记打卡或考勤机无法识别指纹的的员工，在忘记打卡或打不起指纹二天内必须填写签卡单并经部门领导和分管领导签字后留办公室备案生效，否则，未办理或过期办理无效，每月考勤统计中出5、现既无指纹考勤记录，又无书面手续，办公室将按缺勤处理。4、本着人性化的原则，办公室考勤打卡允许10分钟弹性时间，每月不准超过5次。上班时间开始后10分钟至30分钟内到班者，按迟到论处，扣罚10元/次；超过30分钟以上者，按旷工半天论处，扣罚半天工资。提前30分钟以内下班者，按早退论处，扣罚10元/次；超过30分钟者，按旷工半天论处，扣罚半天工资。 5、因应酬或者其他工作原因导致无法正常打卡，原则上允许30-60分钟的弹性上下班时间，并填写签卡单。五、请、休假1、事假须事先写请假申请单，3天（包括3天）由部门负责人同意、分管领导批准，3天以上由总经理批准；公司高管请假直接由总经理批准；请假申请单6、交由办公室备案，计入考勤。2、总经理、分管领导、部门负责人都外出或休假时，由办公室签字即为有效。3、假期延续 在1天以内（包括1天）应先电话征得部门负责人同意，部门负责人再及时告知办公室审核，假期延续生效； 在2天以上（包括2天）应先电话征得部门负责人同意、分管领导批准，部门负责人再及时告知办公室审核，假期延续生效； 上班当天应立即办理续假手续，否则公司以旷工处理。4、除疾病、灾害、亲友病危或重大事故可事后补办手续外，员工一律由本人至少要提前半天填写请假单，原则上不得由别人代请假、临时请假。5、事先未办好手续，且无合理解释及未经批准的请假单，一律作旷工处理。6、突发事件如生病、重大事故等，无法7、事先办理请假手续时，须在当天由本人向部门负责人电话报告，再由部门负责人告知办公室，并于上班日当天补办好手续，否则按无故缺勤处理。7、员工每月请事假次数不得超过2次，每次不得超过3天（如有特殊情况，请报总经理批准）。8、请假者须将经办事务交待其它人员代理，并于请假单内注明。9、请假理由不充分或有碍工作时，公司可酌情不予给假或缩短假期。10、请病事假者扣除当天全部工资。11、管理人员按照月休4天标准休假（包括法定节假日，春节除外）。12、员工可酌情选择调休，调休需写调休申请单经部门领导同意、分管领导批准后，报办公室备案计入考勤。六、加班1、基本原则：公司鼓励员工在每天工作时间内完成本职工作，因员工8、私人原因延长工作时间不视为加班。员工确因工作需要加班，应当履行必须的登记手续，否则不视为加班。2、因公司工作需要安排休息时间加班的人员，加班工作时间按相关规定给予相应的加班工资。3、享受加班工资的员工要事先提交加班登记表，由办公室签字审核，经分管领导批准同意，方可支付加班费。第四章合同管理制度一、总 则1、为规范公司的合同管理工作、满足合同管理工作需要，实现公司合同管理的制度化，预防和减少合同纠纷的发生，维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法和有关的法律、法规，结合公司实际情况制定本办法。2、本办法适用于公司一切合同管理活动。3、本规定所称合同，是指公司在经营管理活动中，与其它平等主体的自9、然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第四条 本办法所称合同管理，是指公司制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审查批准、履行、变更与解除、纠纷处理等进行监督、检查与考核等全过程的管理活动。4、合同经办部门负责本部门合同的订立和管理工作，实行“谁订立，谁负责”和“谁主管，谁负责”。主要职责为：（1）负责组织本部门职责分工范围内的合同谈判，拟定合同条款；（2）全面准确地填写合同条款，必要时组织进行合同评审。办理合同送审、报批、盖章及送交存档手续；（3）负责合同履行跟踪，追踪合同标的的内外质量，收集使用单位意见；（4）及时妥善办理合同的变更或解除事宜，并报公司领导审10、查、批准；（5）及时向合同管理部门报送合同正本、招投标文件以及合同有关的各种纪要、变更澄清等资料，及时反映合同履行中出现的法律问题；（6）参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼，负责提供有关的一切资料；（7）安排专人负责合同管理工作，及时做好本部门合同副本及有关文件的归档工作，建立本部门合同台账；订立合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。对于涉及多个部门或难以确定由哪个部门作为合同经办部门的，由与该项业务最相近的部门负责，二、合同管理部门1、工程成本部为公司合同管理的主管部门，统一管理公司的合同工作。其主要职责是：（1）负责拟定、修订合同管理制度，并组织实施；（2）11、组织宣传贯彻合同法及相关法律法规，组织对各业务部门合同经办人的培训；（3）参与公司对外订立重大合同的谈判；（4）参与标书评审和合同评审；（5）对合同订立、变更及解除进行审查把关；（6）负责公司各类合同执行情况的监督检查；（7）协调单位内部和外部合同关系，对合同纠纷依法申请仲裁或诉讼；（8）合同管理中需要解决的其他问题。2、公司财务部是合同财务监督部门，主要职责：（1）负责从财务角度审查和监督合同的订立和履行情况，注重在价格、结算方式、票据等方面进行审查把关；（2）负责发票的审查、签收、签发。核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容是否一致；合同批准程序是否符合规定，程序不完备的，拒绝付款；（12、3）负责按合同结算条款收、付款；三、合同的订立订立合同应严格按中华人民共和国合同法的要求及本办法的有关规定，必须遵循“平等、自愿、公平”的原则。1、合同谈判须由相关部门负责人共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。 2、合同订立的程序：合同谈判经办人草拟合同各相关部门会签审查总经理批准办公室签章。3、合同经办人负责对合同会签单主要内容的填写，除合同价款及付款方式必须准确填写外，对某些重要合同的订立的目的或背景、涉及的某些重要谈判结果必须填写清楚，必要时应将相关内容的复印件附在合同会签单后。经办人应该对自己所填写内容签字确认。4、合同初稿由经办人负责递交各相关人员会签，经办人有义务对会签人员的疑13、问予以解答说明。5、合同初稿会签完毕，经办人应对会签意见进行汇总，如某些会签意见不正确应及时与相关会签人员沟通解决，解决不了向上级汇报再做处理。最后，经办人应将正确的意见纳入合同文本，并在合同会签表上签字以示对会签意见已做修改，不能修改的部分应做出说明。6、经办人拿到公司正式定稿的合同后复印规定的份数，先在合同上加盖我公司骑缝章，然后交对方签字盖章，最后由公司相关领导签字后盖章、交对应业务部门执行（经办人对最后盖章的合同内容与正式定稿的合同内容负责审核，内容应保持完全一致）。7、合同签订一律一式四份，其中办公室、财务部、工程成本部及乙方各一份，经办人应将最后正式定稿的合同的电子文本交办公室存档14、。8、合同会签单各部门的审批期限为半天，遇总经理外出，经办人可电话征得总经理同意。第五章 一般物品管理制度一、目的为规范公司物资的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序,使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本制度。二、适用范围本制度适用于本公司各部门、全体员工对各类物资的采购、领用及保管等。三、一般物品的分类按办公室权限划分，一般物品分为办公用品、酒类物品、物业用品和销售物料三类。1、办公用品主要指：笔、胶水、图钉、复印纸、标签纸、打印纸、墨盒、橡皮擦、笔芯、夹子、涂改液、记事本、档案盒（夹）、计算器、线插板、剪刀、起钉器、订书机、笔筒等价值较低的日常用品；2、酒类物15、品主要指公司接待用的白酒、红酒等；3、物业用品主要指：洗衣服、洗手液、檫手纸、厕所纸等日常物业用品；4、销售物料主要指：为销售服务的各项销售用品，如纸杯、单页、海报、玻璃杯等。四、物品管理职责1、公司办公室为物品的归口管理部门,办公室设行政文员专职负责物品的日常管理；各部门设一名兼职物品管理员，负责每月物品申请的统计和物品的领用。2、办公室负责公司各项物品采购计划的统计、项目分类及费用核算，并办理审批手续；3、办公室定期对物品进行盘查，实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。4、根据物品所属类别，对物品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。5、各部16、门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。五、物品的申请、审批、采购（制作）、入库管理及领用登记1、公司各项物品的购买、制作申请需要填写物品购买申请审批表，由部门负责人统一进行初审，部门负责人是办公管理费用控制的责任人，其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任，各部门填写的物品购买申请审批表在得到批准后，应当交到办公室统一采购、制作； 2、物品申请审批流程：部门申请办公室财务部分管领导总经理；3、各部门在填写物品购买申请审批表时，需注明需要时间、规格等，销售物料的制作必须附制作样图。4、除需定制的销售物料外，一般物品的采买期限为2天，遇特别17、情况无法正常采购、制作，办公室有义务向各部门说明。5、办公室采购完物品后，由财务部和办公室统一签字监督入库，并填写入库登记表。财务部在接到物品付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字，确认无误的准予付款。6、各部门凭物品购买申请审批表可以领用已采购回公司的办公用品。在领用时，领用人应当在办公室的物品领用表上签上领取人姓名和日期。六、物品的报修及报废公司对固定资产类物品的保修、报废实行审批管理。各部门如有固定资产类物品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。1、可使用物品出现问题的应当提交维修申请审批表，经批准同意后报与办公室，办公室需安排人员在最短时间内予以解决。2、对维18、修不成的固定资产类物品实行报废处理。报废应当是在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过了维修技术人员的故障认定，方可由该物品的管理部门填写办公用品报废申请表，经部门经理审核，行政办公室签字确认，报公司总经理审批后报废事项方为成立。第六章 车辆管理一、目的为合理调配和使用好公司用车，保证行车安全，根据公司实际情况，特制定本规定。 二、车辆使用及安全管理1、公司车辆均由办公室统一安排、统一管理、统一调配。对于公司所配的车辆，应专人专用，不得私自借给他人使用，不得私自调换使用车辆。需出车时提前到办公室申请登记审批，并在回车后到办公室签到。2、市内一般出车审批流程：办事19、人填写出车登记表申请办公室同意司机签字出车；出市审批流程：办事人填写出车登记表申请办公室同意，分管领导批准司机签字出车。3、车辆只能用于公司业务工作，未经批准不能用作其它用途。非公事不准在节假日和平时下班时间使用车辆，确因特殊情况需使用的，必须经报办公室同意、分管领导批准后方可使用。4、驾驶员出车，必须带齐有关证照。驾驶员应加强安全法律法规、安全知识和安全技能学习，牢固树立安全第一意识，自觉遵守有关法律、法规和交通规则，禁止酒后驾驶，做到谨慎驾驶，确保安全。5、驾驶员应严格遵守车辆操作规程，加强对车辆的经常性安全检查，定期维护保养，严禁带故障出车。任何时候、任何情况下，发生事故必须立即电话报告20、办公室，并在回单位后写出书面情况报告。6、驾驶员通讯工作时间必须畅通。除指派用车外，驾驶员必须按时上下班，保证在岗在位，自觉服从调度，做到随叫随到。非工作时间，车辆必须停车入库，如有请假情况，须将车钥匙交回办公室。7、凡因违章被公安机关处理或罚款的（如闯红灯、超速、违停等），一切费用由驾驶人自行负担，公司不予报销。三、维修管理1.车辆实行定点维修。一般情况下驾驶员提出维修，办公室填写维修申请审批单经批准后方可维修，维修费用由办公室会同财务部负责结算，维修费用一律以对公转账。 2.因公外出，途中车辆发现故障需临时维修，须请示随车领导同意后，电话告知办公室主任方可就地维修。驾驶员需持旧部件及有效票21、据进行费用核销。凡未按要求、私自维修的，费用自行承担。四、油卡管理1.油卡实行“统一管理、定点加油”，驾驶员持油卡加油需到办公室登记，登记需注明加油时间、加油金额、加油地点及加油车辆牌照，办公室每周在网上对油卡进行数量核验。2.除长途行车和特殊情况外，不得自行购买油料。外出途中购买油料须经随车领导签字或是打电话经领导同意，办公室审核后方可办理报销。第七章 印章管理办法一、目的为加强印章管理，规范用章行为，特制订本制度。二、范围公章、法人章刻制、启用、管理及使用。三、印章的刻制和启用1、印章的刻制必须符合国家有关印章刻制的规定；2、根据实际需要，需新刻或重刻印章的，应报总经理批准后方可到公安机关22、办理刻制手续，原有印章立即缴销；3、未经审批，任何部门和个人不得擅自刻制印章，擅自私刻印章或有意隐瞒、拒绝登记者，一经发现，必须追究其责任，由此造成的民事、经济、法律纠纷和后果，由当事人承担；四、印章的管理1、公章、法人章统一由办公室主任负责管理，财务章和部门专用章由各部门负责人管理；2、印章管理人员应严格履行审核登记手续，因使用印章不当而造成损失的，应追究其相应责任；3、印章一般不得携带外出使用，如遇特殊情况，需携带外出，必须填好印章外出使用登记表经办公室同意、分管领导批准，并及时归还；4、印章如不慎遗失，办公室应及时向分管领导报告，并上报有关部门备案；若印章损坏，办公室应向分管领导申请更换；5、印章管理人员如工作变动，应及时上缴印章，由重新确定的印章管理人员另行办理接收手续，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息，不得私自转交他人；6、印章应妥善保存，及时清洗，确保印章清晰、端正；7、严禁在空白纸上加盖印章。五、印章的使用公司宣传、企业管理、对外业务、公司决策、行政事务等有关文书（包括各类合同）需加盖印章时，必须填写印章使用登记表获得相应审批后，印章管理人员方可办理，印章使用审批流程为：申请人申请部门经理办公室分管领导总经理。第八章 附 则一、本制度经总经理批准后正式实施。二、本制度最终解释权归办公室所有。