1、员 工 手 册（行政部） 目 录一、 前言2二、 公司慨况2三、 员工礼仪与文明共事的要求3四、 考勤制度6五、 人事管理办法8六、 差旅费用报销制度9七、 关于控制手机费、的士费、招待费、劳务费支出的规定12八、 受控技术文件管理办法14九、 打印、复印、传真管理制度15十、 管理部岗位责任制16十一、 主要岗位质量责任制17十二、 干部管理制度18十三、 企业财务管理制度20十四、 成本、费用管理制度23十五、 合同的签定与管理制度25十六、 计划管理制度25十七、 计划管理实施细则27十八、 固定资产的管理28十九、 库房管理制度31二十、 对外报价及文件传送存档等事项的规定31二十一、2、采购工作程序图34二十二、质量管理体系组织结构图35一、前 言无论您是刚进公司的新员工，还是参与公司初创的老员工，只要一旦迈入公司的大门，您就是XX大家庭的一员，您的命运就和公司的成长历史联系在一起了。我们将同心同德，共同搏击市场风浪，共同实现公司跨越式发展，共同开创公司历史的新篇章。公司每向前跨越一步，都将留下您和每位员工艰辛攀登的深深脚印和凝聚着智慧创新和艰苦劳动的汗水。公司是承载着全体员工利益的共同体。每位员工在分享公司全体员工创造的劳动成果的同时，当然也必须履行自己相应的义务，也就要严格遵守公司各项规章制度，自觉地在各自岗位上尽责尽力，创造效益，为社会奉献力量，也为自己打造发挥创造力的3、广阔空间。员工手册编制的目的就是使每位公司员工明确自己所处的位置和必须完成的工作职责，以及为完成任务的规范操作程序和工作标准及指南。现代企业精神的精髓就是“以人为本，发挥理性化的团队精神”。我们要共同造就成长型的科技现代企业，必须要求每位员工都能自觉地遵章守法、敬业尽责，企业才能有效地运行，持续地发展，不断地增强创新能力与经济实力，才能在激烈的市场竞争中与时俱进，永远立于不败之地。二、公 司 概 况江苏XX环保工程有限公司是江苏省环保科技企业及南京市高新技术企业，是从事水质自动监测和气体在线分析仪器和分析系统的研发、生产、销售的专业公司。给用户提供设计、制造、调试一条龙服务。公司在分析系统的取4、样预处理方面拥有国内先进技术，免维护、长寿命预处理技术受到广大用户普遍赞誉，已经在冶金行业、水泥行业获得广泛应用，取得了良好的经济效益和社会效益。过程分析仪器以其具有的高可靠性和高稳定性，成为普遍认同的特色。并与日本富士电机、德国西门子、ABB等国际著名分析仪器厂商开展交流和合作，跟踪先进技术发展，不断创新，保持和扩大产品的技术领先地位。以质量管理为生存之本，确保顾客满意；以科技创新为发展之源，打造“XX”品牌公司的宗旨和永恒的承诺。本公司的质量方针是： 以质量管理为生存之本，确保顾客满意； 以科技创新为发展之源，打造“XX”品牌。其涵义是：坚持以卓越的产品质量和满意的服务参与市场竞争，确立以5、顾客为中心的经营理念，确保能够识别和满足顾客不断提高的产品要求和服务要求；坚持以持续创新、不断提高产品的科技含量，不断拓展产品的使用领域为企业发展的重要目标，实施名牌战略，提升企业形象。三、员工礼仪与文明共事的要求 一、对待上司和同事：公司的经营理念：以人为本，发扬团队精神。公司的事业是员工共同的事业，公司的成功要依靠全体员工同心协力、精诚合作。公司提倡同事之间互相帮助，虚心听取别人意见，改进工作，共同为公司发展奉献自己的聪明才智，碰到问题应该当面交换意见，相互沟通，不在背后指责别人。这是公司的行为准则，同时也为员工营造一个愉快工作的文明环境。公司的各级领导是富有经验的，并且有一定的业务能力和6、符合领导岗位要求的资质。他们负责调动、指挥所属人员包括你在内为整个公司成功经营作出贡献。他们另外一个职责就是照顾你的权益，对你的工作提供与公司充分沟通与交流的平台。为了使你的主管领导有可能圆满地完成任务，为了XX公司的整体利益，请你自觉地接受他们的领导，并与他们通力合作，共同完成公司和部门的工作目标。在公司里，无正当理由而不接受或抵制领导，不能按照要求完成领导交办的任务是不能容允的。如果你工作有失误或与同事发生误解或争议时，可以找主管领导谈话，交流和沟通永远是解决问题的较好办法。假如你觉得主管领导的决定不能完全令人满意，可以找公司领导反映，总经理是“最终”的仲裁人。 上司相召，应迅速前往，积极7、应答。 必须认真听取指示和安排，正确理解上司意图；不明白处，必须问清楚再执行。 安排任务，如接受下来，必须按时高质量完成，对安排任务与手中现有任务有时间冲突或重复时，或多头任务难于按时完成时，必须当面向上司提出，协调解决。 对上司的批评，应虚心听取，及时改进，不得狡辩，或推诿责任。如批评与事实相左，事后个别交换意见。 同事间相互尊重，工作互相配合、支持，有看法当面交换意见，不得背后议论是非。工作中讨论可各抒己见，切勿出言不逊，冷嘲热讽。二、接待来访： 热情、主动地接待每位来访者，请客人就座。 迅速联络来客与被访者，若需客人稍候，应表示歉意；若被访者联系不上，请来客留言，记下事项,事后转告。 对8、事先约定的客人，不得失约。 对待来客，应礼貌待人，不得粗鲁。 三、言谈举止： 交谈时，语言简练、流畅，态度诚恳、和蔼、自信。 注意听对方谈话，不要随意打断。 交谈工作，控制音量，以免影响他人工作。 行走时，若遇长辈、上司，请其先行。 有事找人应走到其座位面前说，请勿在远处高声呼唤。 与人握手应直视对方，面带微笑，得体寒喧。同性间应先向下属晚辈伸手；异性间应在女性伸手后再伸手。 四、递接物： 递交文件，应正面向对方递上。 递、接物应用双手，轻拿轻放，切勿抛掷，重要物品应亲自交到当事人手中，不要随意托带。 名片先递上司、长辈、女性，双手递交。 借用公司物品，事先登记，妥善保管、使用，及时完好归还。9、 五、电话： 电话接听来电，应先说：“你好，XX公司”，接电话时要仔细听对方谈话，要记笔录，若电话找人不在，热情询问对方单位、姓名、电话，并做好留言及时转告。 与对方联系工作，要事先准备，表达清楚，抓出要点，目标明确。控制通话时间，切勿大声通话，影响他人工作。 办公时,确有特殊需要,打与公司无关的电话或回寻呼，必须简明扼要，严禁在电话里闲聊。 六、办公规范： 按时上班，不迟到、早退。 上班时间必须挂戴工作牌。 下班后应各自锁好抽屉，保管好、资料文件。 坐姿端正，不倚坐办公桌。 每天上班前员工应自觉清理办公室卫生，保持良好的整洁环境。 爱护一切办公用品，不得私自挪用。 着装整洁大方。 工作时，应10、讲普通话。 七、责任心、主动性 员工要有很强的责任心，在工作中要为公司形象、利益着想，要高质量完成任务。 员工应对工作岗位中的任务自我规划，主动安排，积极完成，讲究效率，不故意拖延时间。 八、工作安排： 各部门每周一8:309:00要举行例会，各部门负责人及部门员工要对本周工作安排、建议和上周工作进行简明扼要的工作发言，一切应有规划。 各部门负责人应每月将相应资料和分析汇总上报。 九、根据具体岗位要求，应有工作日记或工作详细记录。 十、考核办法：对每一项不合格者，首次加以批评，重犯者根据情节给予处罚。四、考 勤 制 度 一、全公司考勤由管理部统一管理，部门的考勤分两块（生产、公司本部），分别由11、两名考勤员负责日常考勤，月底将考勤表汇总交管理部。 二、管理部负责公司考勤制度的制订和修改，掌握全公司的出勤动态，按月填报“全公司考勤缺勤表”，定期向公司领导汇报情况。 三、出勤： 公司员工实行八小时工作制，每周工作天（根据季节和工作情况，现工作时间：暂定每天7.5小时）。 四、签到： 员工上下班须在考勤本上签到。签到必须由本人亲自签写,他人签写无效，如发现他人代签，每次扣元；如发现当月虚签上下班时间，第一次扣当天工资，第二次虚签，扣当月工资；如发现第三次虚签，作自动离职处理。 五、迟到与早退： 当月迟到，按下列规定处罚，当月迟到累计1015分钟，扣元；累计1525分钟，扣10元；累计253512、分钟，扣20元；超过35分钟到个小时，扣40元；超过个小时，扣60元和当月奖金。如因不可抗力因素必须当天向主管领导汇报。凡迟到、早退不得事后补办、调休和请假手续冲抵。 六、工作外出： 如因工作原因，需晚到公司或中途出去办事，必须事先向各部门领导和主管领导请示，晚到公司出去办事或中途出去办事半天以上，必须详细在外出考勤登记本上记录。未经请示和在记录本上记录，视同迟到处理。 七、各种假期的规定： 1、职工私人有事需请事假者，必须事先填写事假单，经批准后方可离岗。事假批准权限如下：三天以内者由部门领导批准，超过三天者，由管理部批准；部门领导请假需经公司领导批准。 2、病假必须事先或当时向部门领导请假13、，事病假可以以调休冲抵。 3、探亲假：凡符合探亲条件的职工，需请探亲假者，应由本人提出申请，部门签署意见，报管理部批准，方可离开岗位，部门领导请探亲假需经公司领导批准，方可离岗。 4、丧假： 员工父母、配偶父母、配偶及子女死亡，给予南京天丧假、外地天丧假路途时间。 5、婚假 员工结婚给予三天婚假。 八、旷工： 员工未经请假而缺勤者，以旷工论处，旷工一日，扣当日工资和奖金；旷工二日，扣全月工资和奖金；旷工三日作自动离职处理。 九、加班：员工如确实因工作需要，需安排加班的，必须由部门领导统一安排并报公司批准，可安排加班并计算加班时间，其加班原则上累计算同等时间的调休，亦可核算成工资在当月发出。每次14、加班加点不超过一小时的，不计算；达到一小时的按实际统计。加班时必须如实填写加班申请单，并在一周内上交公司行政部（先给公司领导签字，后再交行政部保存）。如计划内任务未按期完成,需加班的,不按加班加点处理。销售员因销售工作需要加班的，不计加班。如因公司工作需要，安排集体调休的，须遵从公司安排。十、员工调休以不影响工作为前提，如需调休，须事先征得部门领导同意，办完手续方可离开工作岗位，未经批准，擅自不上班者，以旷工论处，不得补办调休手续。 十一、全体员工必须坚守岗位，严禁串岗：全体员工不得无故进入非本人工作岗位，严禁串岗聊天或做与工作无关的事，一经查实，严厉处罚。五、人事管理办法 为规范职工招聘、人15、事管理，根据市人才市场有关规定和本公司实际情况，特制订如下人事管理办法，经总经理批准后执行。1.职工招聘1.1本公司招聘职工是根据公司定员编制和工作实际需要，对凡有志为公司服务，身体健康，要求进步，履历清楚，通过考核，符合录用条件者，均为招聘对象。1.2凡新进职工，必须进行面试、培训、试用。试用合格后方可转为正式职工。1.3本公司所有正式职工都必须与公司签订劳动合同。1.4对新进的职工，先签一年公司劳动合同，培训试用期一般为3个月，试用合格后，可办理转正手续。凡已与原单位脱离劳动关系者（从转交公司之日起）可重新签订南京市劳动合同，原合同作废。 2.转正手续由职工本人填写“职工转正表”，写出试用16、工作小结、申请转正报告，交部门经理签署意见后交行政部，行政部考核合格后经总经理批准，“职工转正表”入档。2.1转正后的正式职工，可享受如下职工福利。2.1.1凡与公司签有南京市劳动合同的正式职工可享受养老保险（劳保统筹费起始日期从个人提供办理劳保统筹的全部证件之日起算，之前由个人承担统筹费用）；2.1.2医疗保险（医疗保险执行时间按南京市企业统一要求执行）；2.1.3二年一次探亲假（15天）；2.1.4工程师及干部年休假；2.1.5职称评定（人事关系在公司）；2.1.6其它公司福利。 3.签订企业合同并为企业服务超过半年的正式职工，除不享受养老、医疗保险、职称评定和探亲假外，其他待遇与签南京市17、劳动合同的待遇相同。4.职工档案管理4.1与公司签订南京市劳动合同的技术干部（中专以上学历）的档案可由公司统一送交市、区人事部门保存，存档费用由公司承担。职工在合同期内主动辞职、终止合同，其存档费用由本人承担。4.2职工工资待遇、立功、大奖及重大违纪、在公司任职情况，按档案管理规定及时入档。5.辞退5.1职工有严重违法乱纪或严重违反劳动合同的情况，公司将视情节严重性给予辞退或开除。5.2对长期表现不好，经教育无效，或不胜任本岗工作且难以安排工作的职工，公司可予以事先通知其自找出路或按劳动合同规定终止或解除合同。 6.辞职与离职职工辞职应提前30天提出书面申请，经批准办理手续后方可离开公司，未经18、批准擅自离职者按旷工论处。职工离职必须办理离职手续。交接工作、归还一切借用工具等物品和工作胸卡后，可到财务处结帐。7.职工退休按国家统一规定，职工退休年龄为：男60周岁、女50周岁。长期从事管理和技术工作的女职工退休年龄为55周岁。技术、生产、管理工作上的骨干，因工作需要，本人身体健康、能胜任本岗位工作的，可推迟5年退休。8.职称评定按国家统一规定和手续办理。9.公司按特殊政策引进硕士以上学历专门人才，其人事管理办法可特殊规定。六、差旅费用报销制度 根据2005年公司经济效益实际情况,为了规范差旅费用报销,特制定本制度。 一、出差人员乘座车次的规定： 一般出差人员若携带仪器连续乘车超过小时的或19、者是不带仪器连续乘车超过14小时的以及对国家承认的高级工程师连续乘车超过小时的均可乘座如下车次：普通直快火车硬卧；汽车卧铺。 乘车标准非上述情况时，只能乘座：普通或空调直快硬座；汽车硬座；特快硬座。 如因工作需要，确需乘座超标车次，需事先报主管部门领导批准。批准权限：特快列车卧铺；旅游列车卧铺。 二、出差人员请款，需根据出差具体需要，列出费用概算（在途车费和出差补助），凭签字请款单在财务处领取出差费用。请款和报销均需经过部门领导和总经理二级审批签字方可生效。 三、差旅补助规定：单位仅报销长途车、船票,其他费用采取补助承包方式，在不影响工作情况下，节约归己，超支自付的原则。 系统销售人员补助如下20、：120元/天。 系统开机人员补助：广州、北京、深圳、上海为120元/天，其他地方为100元/天。 南京郊县报销车票，补助10元天。 仪器销售、开机和其他出差补助如下：上海、北京、广州、深圳,按100元/天；其他地方按80元/天。 差旅费补助标准由如下构成(补助：住宿交通饮食)： 职 务补 贴住 宿交 通饮 食系统销售 120703020系统开机 100503020系统开机 120703020仪 器 80451520仪 器 100651520注：为到上海、北京、广州、深圳出差，工作性质为系统开机或仪器服务时的补助标准。 四、 如乘座不含空调的普通直快硬卧、汽车卧铺、轮船三等舱，补贴标准=总补贴21、-住宿补贴。 如乘座含空调的直快硬卧，补贴标准=总补贴-住宿补贴-交通补贴。 凡在18:00以后发车(出差)或中午12:00以前到南京的当天,一律按补贴标准的一半给予报销。 其它情况均按全额补贴给予报销。 五、若出差含收红外仪器款工作内容的 ，在仪器款到账后 ，外出经办人员可报20元以内烟费（烟费一率凭当地发票报销，白条收据无效。另外，票据需在其背面注明其用途，经办人员签字，领导审批才能报销）。系统开机或仪器售后服务因工作需要多次使用个人手机联系工作时，话费在30元以内的，实报实销，30元以上的，需凭话费单实报实销。六、注意事项：出差员工必须妥善保管好自己出差的报销票据，若长途车票丢失，(火车22、长途汽车、轮船等票据),经审批核实,按此线路最低车票票价报销，其他票据、财物丢失一率不予报销和处理。凡涂改票据，弄虚作假，不如实报销的一经查出，作违纪论处。 七、出差人员返厂一周内必须完成报销 。若开机维修 ，必须提交用户验收报告。报销须贴好报销凭证，填清各项费用(包括各项补助费用)，填好其票据用途，由报销人员签字后,经二级审批,最终由财务按本制度审核并给予报销，缺一不可。 八、系统出差人员必须有详细的出差工作日表，必须在返厂后两天内将工作日表复印存档，工作日表要求各部门另行规定。 九、如系统销售服务与仪器的开机、修理及销售工作任务于一体的，系统按系统出差补助报销，仪器按仪器出差补助报销。 23、十、出差人员出差期间属于弹性工作(包含双休日)，因有出差补贴，不再另算加班，但有调休。具体调休规定如下： 一次出差连续715天，可调休一天； 一次出差连续1630天，可调休两天； 一次出差连续30天以上，可调休三天。 各人可根据自己工作的实际情况，不需休息的可开据同等时间的调休单，以后在工作许可的情况下进行补休，写调休单报部门经理批准，送行政部保存，作为调休依据。 十一、报销票据必须写明细，对确因招待客户所用的打的、餐饮等费用，每张发票背面必须注明时间、地点、人员、事因、经手人等项,具体可参见报销示范，凡不符合要求的票据一率不予报销。十二、本制度自公布之日起实行。七、关于控制手机费、的士费、招24、待费、劳务费支出的规定一、手机费：公司提倡员工与用户联系保持畅通，但必须节约、合理控制。市场部部门业务员每月话费补贴100元，在工资中一并发放。转正后系统业务员每月另外补贴300元话费，节余归已，超出自付。售后服务部门员工出差在外，实行实报实销原则，话费控制在200元以内，200元以内实报实销，超额部分根据实际用款只报销40%。各部门经理、副总、总工等公司领导层，实行费用实报实销原则。话费费用一律在当月15日前后报销（上月话费），报销时必须打出话费单。根据话费单中的实际与公司有关的业务通话额勾出核算，报部门经理审核、各部门经理费用由总经理审核后，交财务审核报销。公司员工出差在外确需充值的，由各25、部门自行负责充值，算个人借款，在出差回来报销时，必须将借款现金还出，实行借款与话费报销分开原则。提倡通话简洁，要求用手机与用户通话每次不得超过15分钟，与公司通话每次不得超过8分钟，在核算时，超额部分不予报销。提倡座机通话原则，在外员工与公司联系，上班时间无特殊情况下，一律用公司座机回复，在外员工尽可能找当地有座机的地方与公司沟通。各部门的员工，出差在外必须时刻保持手机畅通，通话简洁，不论任何原因，必须保持联系畅通，在外员工到出差地当日应即与公司联系，并及时告之公司联系方法。每周最少与公司联系5次。部门与出差员工三天联系不上，必须报办公室记录，一周联系不上，作违纪论处，本次出差的话费不予报销，26、并且处罚200元/次。在外连续二周未与公司部门经理联系，或者出现3次上述情况，按严重违纪给予除名。二、的士费：出差员工（不带货物）在南京只报销夜晚11：30到早晨5：30之前的出入火车站的的士票，以的士票票面时间核算。出差员工如带仪器，出行不便的，经请示部门领导同意后可乘的士，但必须在票面上详细说明，并由部门经理签字，才给予报销。服务人员出差到陌生的地方，为了赶时间和进度，第一次到目的地可以乘坐的士，其它情况未经部门经理同意，不能乘坐的士，费用一律不予报销。市场部员工出差在外日常联络，因工作需要，确需乘坐的士的，必须在每张的士票票面后详细说明事由，无急事、无正当理由的不予报销，同时，对出差在外27、，的士费用标准为30元/地方次，招投标书时，标准为90元/地方次，超额部分，无正当必要理由，不予报销。市场部员工出差，因招投标等特殊情况，确需住宿超标准的，扣除当日住宿费后给予报销，但报销差额不得超过100元/天，超额部分自付。如两人出差，报销差额也不得超过100元/天，并扣除两人住宿费后才能报销。该情况必须事先请示报批，报销时补充书面原因。批准权限：2天以内由市场部部门经理批准，2天以上必须报总经理批准。6.各部门员工必须注意节约，交通及联络应注重实效和节省费用。三、招待费：杜绝虚开、多开招待费、钱花在刀刃上，信任为基础，诚实为第一原则。市场部以外的部门，招待客户时必须经过公司和部门经理的同28、意，费用超过2000元以上时，必须报总经理同意。市场部员工，联系客户、招待确属有必要的，在任何情况下，都必须有票据，不允许有白条，特殊情况有白条，必须在4小时之内由本人或部门负责人向总经理说明事由。对招待用户的任何一张票据，都必须在出差报销费用明细单里写明详细情况和原因，作为考核的一个方面，出差多次招待某人而达不到好的效果，视为出差人员工作不力。公司根据业务项目情况，可对工作不力的人免去该项目的负责权，或调离岗位。市场部任何招待费用，必须经过市场部经理的同意，招待费用在400元以上/次或送礼在500元以上/次的，必须经过部门经理同意。招待费用在800元以上/次或送礼在1000元以上/次的，必须29、经过总经理同意。招待费用在1200元以上/次或送礼在1500元以上/次的，必须经过董事长总经理共同同意。招待费用在2000元以上/次或送礼在2500元以上/次的，必须经过董事会2/3董事共同同意。如发现虚开、多开招待费用的，一经核实，予以除名。四、劳务费用：提高成功率，避免误会。给用户、设计院的劳务费用，必须事先报告给部门经理和总经理，由总经理决定费用多少。业务员必须事先报告说明情况，事后给出劳务费用支出分析总结报告，报办公室存档。劳务费用的给付办法： 对人事关系不在本单位的员工领取5000元以上的现金时，必须将毕业证等有效证件放于公司，报销时同时归还，人事关系在本单位或已有成交业务额的老业务30、员不在此列。给付劳务费用总额原则上不超过合同总金额的3%对确需事前给用户劳务费的，必须有2人在场，同时必须将费用和总经理名片装在信封中一起给用户。事后给费用，一般不经过业务员，而由公司直接发放，方法为：a.公司以个人名义存入某指定用户帐户。b.用户到南京出差时领取。c.以快递方法直接送到用户手中。d.公司自行给付事后给费用，经过业务员个人发放的，必须将总经理的名片连同费用放在信封中给予。所有享有劳务费用的人员、业务员必须单独提供详细的联系清单：即姓名、职务、作用、联系人手机、宅电、电话等，供公司在给付费用后随时与用户直接联系。八、受控技术文件管理办法适用范围凡用于试制、生产、外购、外协与用户签31、署技术协议等过程使用的并与产品质量工作和质量管理体系活动有关的技术文件、图纸均属受控技术文件管理范围。受控文件的表现形式：受控文件包括文本形式，光盘形式，用于可拷贝复制的存储器（EPROM）形式或其它可读形式。文本形式的受控文件必须加盖“受控”红章生效。未盖“受控”红章的文件，包括复印件、均视为非受控文件。一概不得作为非一次性使用的依据。非文本形式的受控文件、必须有包装并在包装物加盖“受控”红章。所有受控文件控制按J/SX3002005质量手册第4.2.3节要求。不允许将盖章的受控文件复印。受控文件的发放、登记、管理和使用过程完成后，应由技质部归口管理并及时收回存档、销毁或作废。九、打印、复印32、传真管理制度由公司管理部管理的打印、复印和传真工作，是公司的要害岗位之一，必须切实做好保密工作，严格按规定程序管理。现将有关管理要求作出如下规定：一、打印管理1.凡送交打印的公司正式文件和对上的汇报，均必须以公司领导签发的定稿为依据，忠于原稿，不得改动。2.各部门需要打印的文字材料，均须由经办人员填写打印申请单，标明文件名称、打印份数、送交时间、要求完成时间等，部门领导签字后，交管理部，根据文件内容的轻重缓急，进行排序。如任务饱和难以完成的，可安排打字员加班或组织任务分流。分流协调工作由行政部经理负责。3.文稿打印后，交拟稿人校对。差错因校对人未发现的，由校对人负责；校对发现而打字员没有改正33、的，由打字员负责。二、复印管理1.文件、资料的复印，本着适度控制复印范围和复印数量的原则，按规定程序办理。2.凡需复印的文件、资料，须由经办人填写复印申请单，部门领导签字同意后送行政部复印。复印用纸在100张以上的（销售用标书除外），须经分管领导批准。3.建立复印纸耗用量登记薄，由经办人员将复印内容、张数登记在册。三、传真管理1.传真管理人员在接收到传真件后，需进行登记。有明确收件人的传真件，应在15分钟内送交收件人签收。如收件人不在公司，应通知收件人所在部门以最快速度通知本人。发至单位而无明确收件人的传真件，统一由行政部经理批转送有关部门，收件人应在传真收件登记薄上签收。2.凡需发出传真件，34、必须填写传真申请单，传真管理人员凭批准过的传真申请单发传真。审批权限是：技术、生产、销售业务往来的文书、合同传真，由经办人填写申请，部门领导签发；向省、市党政机关或主管部门的汇报，由经办人填写申请，部门领导同意，报总经理签发。3.行政部对传真管理的职责是：负责传真保密。在收发传真件中，凡涉及公司的决策秘密、技术秘密和信息秘密，均需严格保密，不得泄露。严禁非传真管理人员接触传真件。负责对传真收发件归档。传真收件归档的内容包括：省、市领导机关发来的重要通知，客户对产品的需求和反映，有关业务部门和供应商业务往来的重要电函，以及直接发给总经理的汇报；传真发件归档的范围是，除产品资料介绍、财务对帐单等以35、外，均须归档，以备查。十、行政部岗位责任制1、根据公司经营方针，负责制订公司年度、月度综合计划、生产计划。2、负责公司的管理评审、内部审核工作。3、负责做好文件的控制和文书档案的装订、保管工作。4、根据公司计划，办理职工的招聘、调动、考核、转正、退休、签订劳动合同等工作。5、严格遵守人事工作的保密制度，管好职工的劳动合同，负责办理职工人事档案的保存及办理养老保险等。6、负责办理干部技术职称的申报、评定工作，保管好干部的技术档案。7、根据公司的发展需要，编制职工的培训计划，组织安排职工的培训工作。8、根据公司下达的计划，考核各部门任务完成情况，并及时向公司领导汇报。9、负责外购外协件的采购、加工36、工作，负责公司库房保管员工作。10、负责电话总机的使用和管理，根据需要，配置和调整电话单机，及时、准确地搞好通讯工作。11、做好报纸、杂志、刊物的预订、发行及公司传真、复印、信函的收发工作。12、负责公司的考勤，每月汇总、统计，根据考勤制度的规定，办理假期的审批手续。13、负责公司生活后勤的管理工作，安排好职工午餐的预订、结算工作。14、负责办公用品、卫生用具的采购、发放、管理工作。15、督促各部门做好办公场地的清洁卫生，做到文明办公。16、认真贯彻执行国家财经政策和财政制度，通过财务核算，提高效益，维护投资各方的权益。17、认真审核各部门、各项费用的预决算开支，定期完成产品成本核算。18、完37、成日常会计帐目，按时完成各种报表，建立财务档案。十一、主要岗位质量责任制管理者代表：1、在总经理领导下，建立质量管理体系并加以保持和改进；2、向总经理报告质量管理体系的业绩，包括改进的需求；3、在公司内部提高满足顾客要求的意识；4、主持内部审核活动；5、组织编写、修改质量手册；批准质量管理体系程序文件的发布和修改；6、负责质量管理体系部分过程的监视和测量；7、负责纠正措施和预防措施的验证和评审；8、编制管理评审计划，确定管理评审的议题。人事干事：1、根据企业年度经营计划和中、长期发展规划，及时识别各岗位的人力需求和能力需求，编制相应的招聘计划和培训计划；2、组织各类人员的培训和考核，在作好培训38、效果评估的基础上，不断改进培训方案；3、收集、整理、保管好人事档案和培训档案。采购员：1、根据生产计划，编制采购计划并严格执行；2、作好供方的调查，参与供方的评价和选择；3、采购活动严格控制在合格供方名单中进行；4、负责监视和记录合格供方的不佳业绩；5、参与重要产品的货源地验证。库房保管员：1、负责物资的入库验收，发现有品种、规格、数量不符，应立即向主管领导反映；2、搞好库区的清洁、通风、防火、防盗工作，确保物资的安全，防止保管物资在储存期间发生磕碰、锈蚀、霉变、污损；3、作好各类物资的产品标识，防止错发、错用。文档管理员：1、负责质量管理体系文件的复制和发放、集中更改和回收；2、负责对与质量39、有关的外来文件版本的有效性进行定期确认。十二、干部管理制度为贯彻执行干部政策，按照德才兼备的干部标准选拔使用干部，不断提高干部的素质，增强干部的事业心、责任感，进一步明确干部的责、权、利，建立合理的干部管理体制和科学的干部管理工作，特制定本制度。干部管理部门行政部是负责干部管理工作的职能部门，在董事会、总经理的领导下，负责对公司的干部进行各项管理工作。干部的职责 2.1结合实际做好本部门职工的思想工作，保证公司的有关决议贯彻执行，对本部门出现的严重违法乱纪行为及不积极执行公司的决议负领导责任。2.2干部以身作则，在工作中作职工的表率。严格要求自己，严格管理部门，尽职尽责。2.3对本部门的全面质40、量管理和安全负责。干部的权力3.1有行使与所担负的责任相适应的工作权力，有领导本部门贯彻落实交予的任务及按规定权限对所属职工进行奖励、处罚和进行工作任务安排、检查的权力。3.2有通过正常渠道向公司反映问题、提出批评建议和合理要求的权力。干部的利益干部在聘用期间享受干部岗位津贴，津贴与管理成效挂钩。干部的聘用5.1按照德才兼备的标准，根据拟聘用的岗位工作性质，聘用具有一定业务能力，能够胜任工作的干部。5.2干部聘用期为一年，由公司总经理聘任。干部的考核干部的考核由管理部负责，分季度考核和年度考核。6.1季度考核由管理部分别找干部本人、职工、分管领导了解情况，考核干部的工作业绩、工作作风及尽职尽责41、情况，填写干部考核表备案，并将考核情况汇总向总经理汇报。6.2年度考核6.2.1每年年末先由干部本人书写述职报告，实事求是地反映一年来履行职责的情况，摆出成绩，找准问题，拿出措施，交管理部。6.2.2由管理部牵头，会同工会、监事组成考核小组，负责干部的民主考评。6.2.2.1召开职工座谈会，听取职工对干部的意见。6.2.2.2听取分管领导对干部的评价。6.2.2.3考评小组将考评情况汇总形成书面评议结果向总经理汇报。6.3考核对象：公司全体部门正副经理（主任）。干部的奖励7.1干部符合下列条件的给予奖励：7.1.1干部忠于职责，出色完成各项任务的。7.1.2干部在工作中能认真调查研究，总结经验42、，提出合理化建议指导工作，取得显著成效的。7.2奖励的类别7.2.1通报嘉奖：对在工作中做出优异成绩或在完成某项任务中表现出色的干部，在适当的会议和场合进行通报嘉奖。7.2.2对优秀干部的奖励除精神奖励外，还给予一定的物质奖励，奖金数额由总经理决定。干部的惩罚8.1干部如有下列失职行为，应给予处罚：8.1.1管理松懈，工作失职，贻误工作，或造成重大质量安全事故。8.1.2作风不正，工作推诿，弄虚作假，阳奉阴违，拨弄是非，破坏团结。8.2惩罚的种类：8.2.1通报批评：对有上述失职行为，情节轻微者，除批评教育外，也可在适当会议和场合进行通报批评。8.2.2经济处罚干部工作失职，经批评教育无明显起43、色的，扣除其干部岗位津贴。8.2.3解聘：情节特别严重的，或年终考评不合格的，解除其干部职务。十三、企业财务管理制度（一）总则一、为了加强企业财务管理，有利于提高经济效益，财务管理原则上按“企业会计准则”和“工业企业财务制度”，“工业企业会计制度”，以及有关规定执行。二、财务管理的基本原则是：建立健全企业内部财务管理制度，做好财务管理基础工作，如实反映企业财务状况，依法计算和缴纳国家税收，保证投资者权益不受侵犯。三、企业财务管理的基本任务：是做好各项财务收支的计划、控制、核算、分析和考核工作，依法合理筹集资金，有效利用各项资产，努力提高企业经济效益。四、会计核算的一般原则为真实性、相关性、可比44、性、一致性、及时性、明晰性、谨慎性、权责发生制、收支配比、实际成本计价、划分收益性支出与资本性支出。 五、会计核算以人民币为记帐本位币，如收有外币，应按当日汇率折算为人民币反映。 六、记帐方法：会计记帐采用借贷记帐法。 七、会计凭证要做到计算准确，内容完整，文字清晰，便于理解和查用。（二）会计机构的设立 企业的财务负责人由总经理直接聘用，财务会计全面负责企业的财务工作，并直接向总经理负责，资金管理严格执行收支二条线。（三）会计科目设置 根据新会计制度核算的要求和本企业的特点，制定如下会计科目： 一、资产类会计科目 二、负债类会计科目 三、所有者权益类会计科目 四、成本类会计科目 五、损益类会计45、科目 （详见会计科目表）（四）流动资产 一、流动资产包括现金、银行存款、应收及预付款项、存货等。 二、企业应建立健全现金和各种存款的内部控制制度。 三、企业应收及预付款项包括：应收票据、应收帐款、其他应收款、预付货款和 待摊费用。 四、企业年度终了，按照年未应收帐款余额的5%计提坏帐准备金，计入管理费用。五、存货包括：各种原材料、燃料、包装物、低值易耗品、在产品、外购商品、协作件、自制半成品、产成品等。六、购入存货按买价加运输费、装卸费、保险费、途中合理损耗、入库前的加工、整理及挑选费用等计价。 七、企业领用或者发出的存货采用实际成本核算。八、对存货实行定期盘点，年度终了前进行一次全面的盘点，46、对发生的盘盈、盘亏、毁损、报废的存货应查明原因，分别情况在本年度处理完毕。（五）固定资产 一、凡是符合下列条件之一的劳动资料为固定资产： 使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。 不属于生产经营主要设备的物品，但单位价值在2000元以上，并且使用期限超过两年的。 二、企业应建立固定资产台帐，台帐内容包括购入日期、原值、已提折旧、净值。 三、计提固定资产折旧的范围：房屋和建筑物；在用的机器设备仪器仪表，运输车辆，工具器具；季节性停用和修理停用的设备；以经营租赁方式租出的固 定资产；以融资租赁方式租入的固定资产。 四、计提固定资产折旧的方法：47、采用年限法。计算公式： 1-预计净残值率 年折旧率= 折旧年限 月折旧率=年折旧率12 月折旧额=固定资产原值*月折旧率 五、企业发生的固定资产修理支出计入管理费用，对修理费用发生不均衡，数额较大的采用待摊和预提的办法。 六、企业对固定资产实行分口管理，进行不定期的盘点清查，年度终了进行一次 全面的盘点。（六）成本和费用 一、企业生产过程中实际消耗的直接材料、直接工资、其他直接支出计入产品生产成本。二、制造费用反映企业生产车间为组织和管理生产所发生的费用：详见成本、费用管理的规定。三、管理费用是指企业行政管理部门为管理和组织经营活动的各项费用：详见成本、费用管理的规定。 四、工会经费按工资总额48、的2%计提。 五、职工教育经费按工资总额的2.5%计提。 六、职工福利基金按工资总额14%计提。七、财务费用是企业为筹集资金而发生的各项费用，包括生产经营期间发生的利息净支出，金融机构手续费以及发生的其他财务费用。八、销售费用是指企业在销售产品、自制半成品、提供劳务过程中发生各项费用：详见成本、费用管理的规定。（七）销售收入、利润、利润分配 一、销售收入是指销售产品或提供劳务等取得的收入，包括产品销售收入和其 他销售收入。 二、企业在发出商品、提供劳务，同时收讫或者取得价款的凭据时确认销售收入的实现。 三、利润总额=销售利润+投资净收益+营业外收入-营业外支出 四、营业外收入包括：固定资产盘盈49、和出售净收益，非货币性交易收益，出售无形资产收益等。 五、营业外支出包括：固定资产盘亏，报废，毁损和出售的净损失以及出售无形资产损失、计提的无形资产减值准备、非常损失，公益救济性捐赠，赔偿金，违约金等。 六、利润分配的顺序：企业当年所得利润加上年初未分配利润按下列顺序进行分配： 按规定弥补以前年度亏损 交纳所得税 提取盈余公积 分配应付投资利润（八）财务报告和财务分析 一、财务报表经公司领导审核、盖章，方可生效。 二、企业按月编报资产负债表、损益表，年度增编现金流量表。 三、对企业主要经济指标实际完成情况作年度财务状况分析。四、对企业的流量作财务分析。十四、成本、费用管理规定根据企业生产特点，50、设“生产成本”、“产品销售费用”、“管理费用”、“财务费用”科目进行成本、费用核算。企业日常发生的各项直接费用直接计入成本、费用科目中的相关的明细项目核算，如：工资、福利费、工会经费、教育经费、材料、运输费、办公费、差旅费、业务招待费、劳动保险、水电费、折旧费、劳动保护等。对于费用数额较大的则通过“待摊费用”、“预提费用”科目核算，在分摊期内分期分批进入成本、费用，如：房屋、设备的修理费、房租费等较大的费用。职工工资、奖金需经公司负责人审批后方可发放，凭工资、奖金汇总表将该费用计入成本、费用。每月计提14%职工福利费，2%职工工会经费，2.5%职工教育经费。其他各项费用一律凭发票，由经办人签字51、说明事由，公司负责人或业务主管审批审核后方可进入成本、费用，贯彻执行国家有关财经政策，严格按照成本开支范围列支。采用约当产量法在完工产品与在产品之间进行归集结转。产品完工程度由生产部门提供书面依据。“生产成本”科目期末余额为企业在产品。完工产品即产成品按公司计划价格入库。期末将期间费用及“ 产品销售费用”、“管理费用”、“财务费用”及时结转到当期损益中去。企业所用成本、费用科目核算的内容及所设成本明细项目如下：“生产成本”是指企业为生产产品所发生的费用，包括生产工人的工资奖金及附加费、生产产品投入的材料、水电费、折旧费、劳动保护、办公费、差旅费等，该科目下所设成本明细项目有：工资、工资附加费、52、材料、动力费、折旧费、劳动保护其他。“ 产品销售费用”是指企业在销售产品过程中发生的费用，包括运输费、装卸费、保险费、展览费和广告费、业务招待费、销售人员的工资奖金及附加费、该科目下所设费用明细项目有：工资、奖金及附加费、广告费、业务招待费、差旅费、其他。“管理费用”是指企业为组织和管理生产经营所发生的费用，包括公司管理人员的工资、奖金及附加费，修理费、机物料消耗、办公费、差旅费、折旧费 、工会经费、职工教育经费、劳动保险费、业务招待费、咨询费、诉讼费、印花税、技术转让费、无形资产摊销、研究与开发费、存货盘亏和盘盈、计提的坏帐准备和存货跌价准备等。该科目下所设费用明细项目有：工资、工资附加费、53、劳动保险费、业务招待费、差旅费、折旧费其他。“财务费用”是指企业为筹集所需资金等发生的费用，包括应当作为期间费用的利息支出（减利息收入）、汇兑损失、以及相关的手续费等。十五、合同的签定与管理制度 为规范财务制度，明确业务来往，特制定本制度：一、与公司发生业务往来的设计、加工制造、采购、销售等均需签定合同，因特殊情况急需发生业务的，必须事先说明公司相应条款，事后(时间不得超过10天)补签合同。二、需二份合同原件,由经办人员将一份交公司存档、保存，一份交出纳存档作为付款、开票等依据，经办人员自己另立明细在工作日记中。 三、合同必须本着真实、严谨,维护公司利益的原则签定。四、采购、加工合同的签定，必54、须坚持货比三家原则，在价格、质量、服务、企业信誉上综合比较并签定。对与有企业往来的老用户合同的签定，合同的签定必须考虑竞争对手的价格、质量。采购、加工合同的履行(采购、加工执行及验收)必须严谨。五、合同的签订。1.合同需由法人代表或法人委托的代理人进行签订。 2.合同需注明签订日期、供货日期、双方签订人并加盖单位公章。3.合同需注明供货的品种、规格、数量、价格及质量要求.4.合同需注明付款的方法及期限。5.合同需注明违约应承担的责任。6.合同需注明其他需说明的事项。 六、严格按合同规定的期限预付货款或验货付款，如有变动应补签合同或由经办人写出书面报告，总经理批准后方可执行。 七、经公司授权的，55、可在计划内自行签定合同，未经公司授权的，其采购、加工过程必须详细地向公司汇报后，签定合同。十六、计划管理制度一、计划管理实行“集中平衡，分工负责”的原则，管理部是公司计划管理的综合平衡部门。二、年度的生产、技术、财务等计划，由各有关部门归口编制，管理部负责综合平衡。三、计划内容：年度计划1.1内容：生产计划、销售计划、研发计划、技改计划、资金平衡计划等。全年计划应含有季度分解指标。1.2制订计划部门 研发部：研发计划 市场部：销售计划、资金回笼计划、市场开发计划 行政部：资金平衡计划、生产计划月度工作计划，要求计划明确、具体，具有可操作性、可考核性。四、计划的编制程序市场部根据销售合同和市场预56、测数制定出销售计划和资金回笼计划，技质部根据企业发展情况和市场需求制定新品开发计划，报行政部。行政部根据企业实际能力，提出年度生产大纲（讨论稿），经总经理初审后，分发各部门讨论。各部门按照公司规定的时间研究讨论后，报行政部综合平衡，最后交总经理批准下发执行。行政部根据各部门的建议，于每月月底前提出月度工作计划报总经理批准后下发。五、编制计划进度要求市场部、研发部在每年12月31日前编制完年度销售计划、资金回笼计划和研发计划报管理部，行政部在1月25日前拿出年度生产大纲（讨论稿），供各部门讨论，各部门在一周内将讨论意见反馈行政部，行政部在2月上旬综合平衡后上报总经理，2月下旬打印成文下发各部门执57、行。月度工作计划：每月25日27日，各部门提出下月计划建议，行政部汇总平衡后报总经理批准，打印下发。六、计划的调整因市场等因素变化，需要调整计划的，各部门应在得到信息后2日内填写计划进度调整申请表报总经理批准后，行政部及时调整计划，并通知有关部门。七、计划的执行各部门生产经营计划具有严肃性，是考核部门业绩的重要依据，未经批准不得擅自更改计划。各部门应采取积极措施，克服困难确保计划完成。如需公司协助解决的问题应在计划执行前或执行中及时向主管领导或行政部报告，未采取积极措施，也未及时报告的将影响部门业绩考核。附：计划进度调整申请表计划进度调整申请表部 门计划进度调整原因：拟调整进度总经理 日期：十58、七、公司计划管理实施细则公司的计划是保证公司正常运行，完成公司经营目标的指导性文件。为实现计划管理的可行性和维护计划的严肃性，根据公司计划管理制度的要求，特制定本实施细则。年度计划由行政部负责编制和跟踪考核计划目标的实施。每年年终行政部向总经理提交年度计划目标执行情况报告。月度计划由行政部根据年度目标分解和市场需求情况编制，并在本月度计划下达同时公布上月度各部门计划执行结果。月度计划根据项目的重要度分为指令性必须保证完成的A类计划进度和B类争取完成的计划进度。为保证计划实施的可行性，行政部在编制下月的计划前，先由责任部门提出本部门月度计划。要求责任部门于25日前提交本部门的下个月的项目计划。责59、任部门应于每月28日前把本月度计划实施情况以及项目未完成原因及计划调整报告提交行政部。如确属客观原因影响计划完成的可按调整后计划考核。责任部门计划实施情况考核办法按照Q/ZD2052003部门计划职责考核办法执行。十八、固定资产的管理固定资产是企业生产经营活动及完成生产任务的重要条件，为保证财产的安全和完整，发挥其在生产经营中应有的作用，必须加强管理，妥善维护、合理使用。一、固定资产的标准：1、 我公司固定资产必须同时具备以下两个条件：凡符合下列条件之一的劳动资料为固定资产：使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的60、物品，但单位价值在2000元以上，并且使用期限超过两年的。2、固定资产管理分工： 财务综合管理全公司固定资产的核算工作；行政部综合管理全公司的固定资产。二、固定资产归口管理的职责1、财务 负责固定资产的统一核算工作； 办理固定资产的增添、转移、报废等财务手续，建立和健全全公司固定资产的帐、卡，做到帐、卡、物三相符； 按上级规定正确计算和提取固定资产折旧； 负责每年一次固定资产的清查盘点工作。2、行政部 建立和健全固定资产帐、卡，做到帐、卡、物一致。 按照制度规定，正确、及时地办理增添、转移、报废手续； 每年进行一次清查、盘点工作，并向财务报送报表。3、各使用单位： 建立固定资产使用责任制； 建61、立固定资产实物台帐，做到帐物一致。 保证固定资产的完整，对附件不得丢失和损坏； 正确、合理地使用固定资产，做好日常的维护保养工作； 对使用的固定资产每年进行一次清查盘点工作，并提出盘点报告。三、固定资产增减及转移手续1、固定资产的增添及验收： 外购固定资产由使用单位提出需用计划，送行政部审核平衡、汇总、编制更新改造资金用款计划，由总工程师负责召集会议讨论审查，总经理批准。 行政部严格按批准的计划项目，负责办理外购固定资产的订货和购置。外购固定资产购回后，由行政部负责验收，并填写“固定资产验收卡”，一式三份，行政部、使用部门、财务各一份，各部门凭此建立或登记固定资产帐（卡），财务处理帐务。2、固62、定资产的内部转移：公司内各使用部门之间的固定资产转移，事先必须经行政部同意，并由行政部编写“固定资产内部转移通知单”一式四份，行政部、调出调入部门、财务各一份，各自进行帐务处理。未经正式办理转移手续以前，使用部门之间不得擅自移动和拆卸。3、固定资产的报废：固定资产的报废，由使用部门提出申请，经总工程师进行技术鉴定，填写“固定资产报废单”一式四份，经总经理批准后正式办理报废手续，使用部门、财务凭“报废单”处理帐（卡）。4、固定资产的外借：固定资产原则上不准外借，如有特殊情况，必须经总经理批准，由管理部与借用单位签定合同，到期由行政部负责催回。借用合同必须经财务会签，并送交财务一份，便于收回折旧费63、。四、固定资产的保管和使用1、行政部对固定资产数量、附件、精度负责，并应对使用部门直接进行检查。2、在用的固定资产，使用部门应指定专人负责，建立责任制。在使用期间如发生损坏或丢失等情况，由使用人负责。3、由于生产变更而发生不需要的固定资产，使用部门应填写“固定资产停用报告单”，一式三份，经行政部审查，报总工程师同意，总经理批准，通知财务。财务凭“固定资产停用报告单”，将在用固定资产转入“不需用固定资产”，停止提取折旧费及大修理费。一年以上停用的固定资产，由管理部封存。4、为了便于管理，行政部应对固定资产进行统一编号，列帐、记卡。5、固定资产的清查，由行政部组织，会同财务、使用部门共同进行。附：64、固定资产内部转移单、固定资产报废通知单、固定资产停用报告单固定资产内部转移通知单名 称编 号精 度原使用单位现使用单位转移日期转移原因：申请人：年 月 日行政部意见批准固定资产报废通知单名 称编 号使用部门报废原因：申请人：年 月 日总工程师意见批 准固定资产停用报告单名称编号使用部门停用原因：申请人：年 月 日总工程师意见批 准十九、库房管理制度一、进库管理物资要经过检验合格后方能入库，并分类登记。收货要核对采购清单、订货合同、价格和收货单据。验收入库单据上应有检验员和库管员签字。如发现短缺和质量不合格，应作标记隔离存放，并及时通知发货单位尽快处理。余料退库必须复验合格后，方能重新入库入帐。65、二、发货管理对大型器件、仪器、PLC、泵、阀、过滤器等关键件实行按计划限额发料，办好签收手续。认真做到按计划限额领料制，生产领料单需部门领导签字；损坏补领料需要检验员签字。要做到单卡齐全，保管员负责登记核算。三、物资管理仓库物资管理必须做到二齐（库房整齐、堆放整齐）三清（数量、质量、规格）三洁（货架、物件、地面）严格执行各类物资的收、发、领、退的有关制度，做到日清月结、论番盘点、定期检查、帐、卡、物相符。库存主要物资要建立最高和最低储备定额，每月要反映库存余缺情况，监督进货物资品种和数量，积极处理呆滞物资，努力降低储备资金。严禁烟火入库，对易燃易爆、有毒危险品要加强安全措施，未经许可，其他人员66、不准入库。二十、关于对外报价及文件传送存档等事项的规定一、对外报价公司所有对外传真报价必须经过市场部部门经理的签字确认。如对用户现场工况不了解，不能给予传真报价，必须向用户发出气体成份在线连续检测调查表（另见表），向用户了解后才能给予报价。对复杂的系统和多仪表配套，项目经理提出要求后，必须由市场部和系统制造部共同协商方案，必要时应由市场部牵头，组织有关部门评审后报价，由市场部经理签字确认。部门经理不在，由总经理签字确认。二、传真及文件的收发所有有关市场的传真均先交由办公室登记，经核实后发到相关责任人。所有的对外报价均需部门经理签字确认后，交由行政部登记后对外传真发送，并须将电子版的用户报价和特67、殊方案交给行政部经理存档，一般公司正规成熟的方案不须存档。所有已签订合同的用户投标书、报价及价格明细、合同、技术协议交货及用户联系信息以及以后所有的相关往来文件均需及时交公司分类存档。三、销售合同的确认及执行成交价格及技术协议必须经过部门经理的确认。合同原件公司要求二份，技术协议原件一份，交行政部存档。将具体交货时间、收货人详细联系方法，预计开机时间，交行政部存档。将有关该项目的详细联系人及招标分析等写成详细出差报告经部门经理、总经理审阅后交办公室存档。该合同的有关技术信息及技术协议外的要求写成书面文件交办公室存档传达，并将具体情况与市场部部门经理、制造部经理沟通协商确认。了解设备发货具体时间68、并在发货前通知用户设备到达时间。与用户沟通确认设备开机的具体时间，一经了解，及时通知行政部，以便行政部制定工作计划。同时，用户正式要求开机前，将情况汇报给部门经理和朱总，以便协调开机人员。在开机的全过程中，及时协助开机人员，了解进度及其它情况，并将重要情况向部门经理汇报。及时向用户要款，如出现特殊情况，必须写出书面报告，部门经理审批后交行政部存档。四、市场部门的信息存档要求（作为员工考核的依据之一）出差报告（报告中须有项目跟踪信息及工作进度）每次交市场部经理审核后行政部存档。跟踪用户的报销费用明细单（见表）必须随同出差报告一并交于行政部存档。每月底必须将当月跟踪的具体工作及下月工作计划提交由部门经理审核后交行政部存档。对公司运行、业务开拓等建议和自身要求均需写成书面文字，经审核后行政部存档。33