1、工程推介会筹划一、活动背景也可以是 XXX 公司介绍二、活动目的1、借助XXX 推介会的召开，使其成为行业间热议的话题，进一步提升XXX 的整体品牌形象。2、增加客户的信念,挖掘潜在品牌客户。3、稳固和丰富 XXX 的品牌形象,借势提升其将来的行业核心竞争力。三、活动主题简约时尚吸引眼球四、活动时间留意时间安排要错开受邀人员的正常上班时间五、活动地点结合会议规模，合理安排六、组织构造主办单位协办单位承办单位法律参谋七、会议邀请对象1、客户：工程方老客户工委会员2、嘉宾：政府相关领导工委相关领导XXX 公司相关领导相关本地商会及行业协会领导3、媒体：专业媒体待落实八、会议活动内容九、推介目的诉求2、重点：投资实力、进展前景、需求工程、合作形式。十、会议前期筹备工作1、制定工作时间表倒计时，该表有工作工程、完成标准和要求、完成时间、跟进责任人、审核审批人等栏目。2、由 XXX 部负责参会人员的邀约工作。结合工委会员根底，安排活动3、会议相关合作方签约。4、成立工作组，明确责任分工，具体职责分工如下：客户邀请组主要跟进客户邀请，落实客户到会的准确信息 ，以及酒店档次确定和坐席的排位客户接待组主要跟进客户接送、酒店住宿安排、车辆的安排、VIP 客户特别接待、礼品及宣传品的派送、以及客户临时需求的解决媒体邀请组主要跟进各专业媒体的邀请和到会的落实 ，以及闻报道通稿的落实筹划包装组主要跟进与外包筹3、划包装制作公司的流程对接 、现场布置方案、物料、灯光、音响、视频、宣传品的订制等的落实节目组主要跟进节目、主持人、礼仪、发言稿、串场词的落实后勤保障组主要跟进会场确实定、酒席餐食和酒水标准确实定 、各类车辆的租赁、为会议效劳所需物品的选购和运送 ，其中主要是礼品、酒水、餐前小食品的选购、帮助筹划包装组的会议现场的布置，以及撤场的车辆人员保障工程保障组主要跟进会议现场的电路保障 、帮助筹划包装组会场布置及撤场保障安保应急组主要跟进会议现场的人员人身安全 、物资防盗安全保障、遗失物品的招领、会场的消防安全、及车辆的引导停放指挥、与当地公安机关取得联系，做到会议活动提前申报序号事项完成时间负责部门14、会议时间最终确定会议召开前 30 天最好具体到人2与会议活动合作单位签约会议召开前 30 天3会议地点最终确定会议召开前 30 天4请柬预备会议召开前 30 天5发出会议前期邀请信息，初步统计参会议召开前 30 天加会议人数6 与酒店沟通，下订金预订场地和会议召开前 30 天住宿房间7正式发出会议邀请会议召开前 25 天9礼品、接待效劳工程筹备会议召开前 25 天10邀请领导出席会议会议召开前 25 天11招商说明会向客户公布的政策确实定会议召开前 20 天12招商说明会多媒体演示文件会议召开前 20 天13邀请闻媒体会议召开前 20 天14摄影摄相人员邀请会议召开前 20 天15闻通稿、发言5、稿会议召开前 20 天16电脑及视听设备会议召开前 20 天17展架及呈现内容会议召开前 20 天18会议物料、工程宣传资料、会场布置会议召开前 20 天物料筹备礼仪人员及相关礼仪用品( 胸花、胸19会议召开前 10 天卡、签字笔、合同书、香槟酒等)20派发礼品预备会议召开前 10 天结合需要进展布置十一、会议活动内容流程安排依据时间挨次，安排整个活动间的流程签到环节会场门口设签到背景板、签到台；礼仪小姐接待来宾签到，来宾在签到簿上题名；签到完毕，礼仪小姐始终宾派赠精巧礼品，留念本次活动。中场酒会例上午集中推介会议完毕，主持人请来宾移步到酒会现场，参与奥莱酒会。贵重红酒、七彩鸡尾酒、精巧西式糕6、点等礼遇来宾 ，让来宾享受芭蕾雨轻松欢快时刻，制造更多时机。现场整体布置设想酒会现场摆设圆脚高吧台，饰以纱绸，营造高雅气氛； 酒会侧边安排座椅，供来宾稍作休息；清楚的指示系统，便利来宾参与活动各个环节。十二、具体要求例序号工程1统一印制请柬，并提前20天送至嘉宾，在会议活动前一天 邀请确认。相关邀请人员须于会议开头前30分钟在进口处迎接嘉宾并伴随。2为嘉宾佩带胸花、胸牌、并发放礼品领取证3全部受邀嘉宾的礼品发放由邀请人凭请柬领取嘉宾礼品为价值200元左右奥特莱斯公司的水晶纪念品 1个/人，工程宣传4资料1套/人5接待处设置在大堂进出口处注：对于比较重要关键的步骤进展要求提示十三、部门协作与工作7、分解例佛山工程负责，各部门亲热协作执行，借用酒店的人力资源或和活动公司合作 ，共同完成会议活动序号工程负责分配备工作人员数目各部门穿插换场管部门使用12345678910111213141516嘉宾接待宴席安排贵宾名单现场秩序与把握现场把握、请柬设计、宣传品设计发言稿防雨预备、请柬制作、礼品选购、文具、宣传品印刷礼宾花 现场保洁宣传资料车辆、水、饮料、香槟宴会厅、酒店布置电器电源现场礼仪、布置、舞台、媒体、摄影师跟踪 其它部门人员随时承受现场工作人员机动安排现场安全由酒店保安、物业部协同负责维持现场秩序十四、会议后期工作序号事项负责部门招商意向洽谈跟进跟进媒体会议闻报道状况，供给相关资料会后总8、结十五、物料清单例序号事项需要数量企业宣传资料套装400 套工程专题宣传片、工程宣传资料2会议场地布置物料3驱风凉快油、仁丹5 盒十六、费用支出例种类名称说明位数量单价小计备注布场费用酒店方收取,项11250012500按 4 小时计算会议场租酒店方收取席12500025000按 4 小时计算餐饮、场租鸡尾酒会 每位12240此费用按 400 人用餐计餐费168 元+自助餐每位 138 元项4003060算6*3.5MH, 桁架绷签到背板项130003000尺寸待最终确定高精喷绘红地毯布全场走道铺设红项130003000尺寸待最终确定置地毯10*4MH, 木构造舞台主背设计特别造型 ，物料制项9、11500015000尺寸待最终确定景中 间 镂 空 放 置作LED采访背景6*3.5MH, 桁架绷项130003000板高精喷绘6*3.5MH, 木构造晚宴主背设计特别造型 ，项180008000景中间镂空放置投单影签 到 本 、 笔 一签到物料项110001000套，签约本签约本 20 本本2040800签约笔签约笔 10 支支101201200领导胸花胸花 30 朵个3012360重要领导佩戴胸花台花为签到台一盆；领台花台花七盆盘72201540导席三盆；主持台一盆；签约台盆花 2 盆工作证 、停车证证件套608.5510各 30 张等只给重要领导，其他给邀请函份2007.51500电子10、邀请函舞台 LED6*3.4MH, 高清屏平24180043200幕，租赁方租赁物180寸 投 影 幕料晚宴投影+10000 流明投影项11000010000仪人员费主持人男女主持各一名人215000赵荣+俎江涛或者罗30000洁+王鹏用摄影现场拍照人员人210002022全程录像 ， 现场摄像同步， 高清摄像项112022120223 人摄像机2 名礼仪为领导佩戴胸礼仪含服装人83502800花，2 名引导；2 名在嘉宾休息室；2 名在会场工作人员有：统筹、跟工作人员工作人员劳务费人152003000主持、催场、音频视频播放、物料统筹等工作人员项115001500餐饮含 2 台大巴，从其它运11、输费珠江城接送嘉项11000010000包括现场设备运输等宾到会场313310会议活动整 体 设1434121511.活动公计、总费用 15%项105司费用活动执行费税费总费用 10%项10.033482%总合计368303.5以上费用未包括住宿费备注：由于场地尚未实际测量过，此报价涉及的具体大小尺寸，以及实际内容都会有调整，落实场地后报价费用将会有 15%的上下幅度调整，特此知会。备注：1、由于场地尚未实际测量过，此报价涉及的具体大小尺寸，以及实际内容都会有调整，落实场地后报价费用将会有 15%的上下幅度调整，特此知会。附件：安保预案为保障会议活动的顺当进展 ，有需要对会议的预备、召开、善后12、各项工作进展全面的人员保护和会场安全保障 。我们始终坚持 “安全第一，预防为主”的方针和“谁主管，谁负责”的原则全面加强安保岗位责任制。围绕防断电、防火灾、防外勤车辆交通事故、会场内外正常秩序维护为重点 ，充分考虑各种可能的突发状况，认真制定应急预案 ，确保能高效完成此次大会的安保工作。一、认真落实安保责任制依据“谁主管，谁负责”的原则，明确各岗位责任，把各项责任目标进展量化、细化、深化，层层分解，目标到人，并纳入到会后总结考核之中。二、人员编制依据此次会议的内容和规模，分成工作内容不同的假设干小组： 1、防断电、火灾小组职责：联系会场物管方和电力局 ，确定会议当天供电状况有无断电安排。会议召13、开前一周，再次与供电局确认有无供电变化。会议召开前十天，进入现场查看电源总开关有无安全隐患 。并与会场方协商会议当天，派专人看管会场电源总闸，防止意外或人为缘由造成断电状况。会议召开前十天 ，查看会场备用电源状况 ，如配电房、备用电能、后备发电机、以及安全通道、应急照明灯等设备设施完好状况获得会场室内平面图。会议召开前十天，现场查看安全火灾安全隐患 ，现场有无易燃、易爆、有毒等化学品。现场灭火器材配置数量是否短缺，是否过期，消防栓、消防斧等是否损坏。安排一位工作人员负责坚守安全通道大门 ，正常状况下可协作维持现场秩序 ，紧急状况时负责安全通道的畅通及人员疏散时的秩序 。在该名工作人员顺手处放置14、一台干粉灭火器2、会场外围秩序疏导组公司邀请交通治理部门，在会场四周主干道路口增设交通安全治理人员。组织2-3 名同事帮助会场方保安，保证参与会议活动的车辆能够安全、准时地停放至指定停车位，最好能人车分别。严防车辆擦刮、碰撞、甚至人员伤亡事故，以免现场拥堵或混乱。3、人员安保组分人群、分时间段供给各类客户的安全保障效劳。三、来宾住宿期间的保护范围赴会的各界嘉宾，依据来宾级别，安排不同档次的房间居住。安保人员遵从以下几点保障来宾的住宿安全：与酒店保安部门建立联系 ，保证来宾在住宿期间在宾馆内发生突然意外时即时获得消息互通如：心脏病、高血压。在每间嘉宾房间显著位置挂置事先打印出的该宾馆紧急通道路线图 ，以及指定后勤人员的联系 ，便利来宾在有特别状况时联系我们。四、招商会现场的安全保护工作处于本次会议的安全级别评估 ，会议期间会场内发生恶性伤人的可能性很小 ， 故食物、饮料、酒水等不在监管范围。如有安全需要，公司会在主入口处设置安检装置。在会场内设置 2-4 名游动或假扮来宾的安保人员，便于准时处置突发大事。