1、物业公司请款及报销费用管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 请款及报销费用管理制度1. 总则本着规范运作、控制成本、合理、高效原则，特制订本制度。2. 请款事项及程序2.1 备用金、非工程合同付款、重大活动筹备、市外出差、其他需支付较大金额事项等，可以请款。2.2 各项请款，均应符合相关管理制度的要求和流程。2.3 请款按以下程序进行。请款人填写请款单部门经理签字批准总经理助理签字批准财务经理签字批准总经理批准出纳付款2.4 请款人有责任尽早取得各项请款的有效发票或收据凭证并及时报销，一般报销时间不得超过请款日后2、两周。如因特殊情况不得按期取得有效发票或收据，应向财务部说明原因，可适当延长，但最长不得超过一月，否则财务部应停止其下次请款并有权从其工资中扣回请款。2.5 请款人需按“请款单”中规定的格式填写清楚请款日期、请款单位、请款人、请款用途和申请请款金额等事项。合同付款、固定资产等采购业务须按合同管理制度、采购管理制度进行审批、会签，在执行程序前需经“行政人事部”完成预核审批程序。3. 报销事项及程序3.1 按公司各项业务，取得相应有效发票或财务认可的报销凭证后，可以报销。3.2 各项报销，均应符合相关管理制度的要求及流程。3.3 报销按以下程序进行。粘贴的发票凭证经办人填写费用报销封面实物否YN部3、门经理签字出纳付款或冲账冲击办理入库总经理助理签字批准财务经理签字批准总经理批准3.4 员工取得各项业务有效发票或收据凭证后，在规定的报销单据上分类别、按要求完整、清洁地粘贴好原始单据，须在二周内办理报销手续；如因特殊情况不能按期办理，经说明原因后，可适当延长，但最长不得超过一个月。经财务部催告由于自身原因未及时报销，从发票日起计算超过一个月，财务部有权拒绝其报销。4. 请款、报销时间4.1 公司实行每周四集中递送请款、报销单据；符合规定的，财务部于周五付款。合同节点付款、特殊情况除外。4.2 每周四上午，经办人将填妥的“请款单”、“费用报销封面”贴好原始单据。4.3 将贴好的“费用报销封面”4、装入拉链袋（内附易事贴，写明报销总数），并将“请款单”、“费用报销封面”交部门经理审核、签字后交行政人事部。4.4 部门经理及以上管理人员每周四上午，可直接将填写好的“请款单”“费用报销封面”装入拉链袋（内附易事贴，写明报销总数）、交给行政人事部。4.5 “费用报销封面”的填写要求：详见“样本”。4.6 行政人事部汇总报销拉链袋，交总经理助理签字（若有）。4.7 行政人事部汇总，交财务经理审批。4.8 行政人事部交总经理签字。4.9 周五，出纳放款，由行政人事部通知报销人员领取报销金，经办人校核拉链袋内易事贴的总数。4.10 拉链袋由报销者本人保存。附：费用报销封面样本要求：写明项目写明事由若5、是招待费须附有特批单，在特批单中写明：1.招待原因2.对方单位名称人员结算方式栏后写明：（现金，或冲往来帐，或支票）报销经办人一栏，填写付款人本人姓名原始单据栏：填上原始报销凭证的张数5. 合同、固定资产等付费规定合同、固定资产等采购发包业务须按公司“合同管理制度”中规定，完成合同审批、会签手续，并在执行中按合同请款、付款登记的要求办理手续后才能付款,并填写费用报销单。6. 办公用品等物资报销的规定6.1 各部门每月25日前根据本部门实际工作需要，填写物品采购计划表，经部门经理签字，交行政人事部汇总、核准。6.2 需添置办公家具、办公自动化设备等非工程类物资的，填写办公家具、设备申购单，经部经6、理签字，交行政人事部汇总、核准，按采购管理制度规定交由总经理审核签字。6.3 办公用品、非工程物资应由行政人事部统一按行政采购制度规定的程序及权限办理采购，特殊情况下才可由使用部门自行采购。6.4 办公用品，非工程类物资必须填写入库单，办理入库手续后，方可办理报销手续。6.5 财务人员审核时应对照已收到的申购单和入库单，未经审批，擅自购买者不得报销。7. 业务招待费报销规定7.1 业务部门因工作之需招待客户的，须事先填制特批单，报部门经理批准，行政人事经理、总经理审核签字。7.2 业务招待费在报销时须由部门经理、行政人事经理、总经理审核签字，在报销单后需附上特批单，特批单上应注明1.招待原因。7、2对方单位名称人员。财务人员审核报销时须对照已收到的特批单。7.3 有关集团、总部发生的业务招待费应按特殊情况处理。8. 交通费报销规定按“交通费管理制度”有关规定进行报销。9. 培训费报销规定员工参加有关于本职工作的进修需经部门、行政人事部同意并登记备案，所发生培训费用按公司制定的培训有关规定予以报销。10. 电信费报销规定员工手机费根据公司“电信费管理制度”有关规定给予每月按额度报销一次，超出部分由员工自行承担。11. 附则本制度经总经理室批准后生效。12. 附表12.1 请款单12.2 费用报销封面12.3 特批单特 批 单07-08-15版经办人所属部门日期特批事由1. 2.特批要求 部门管理处经理意见行政人事部意见财务部审核总经理批准编号：特批情况处理反馈单事由对象及受领情况:要求经办人证明人确认注：1. 经办人凭特批单办理请款或领取礼品等。2经办人应在特批情况处理完成后，填写“特批情况处理反馈单”； 3. 经上司确认签字后，反馈单作为报销凭证，发生费用交财务部核销，领取礼品交行政人事部核销。编号：编号：