1、公司办事处财务及职责工作管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 办事处财务管理制度目 录一、 .办事处备用金及费用支出相关规定及流程二、 办事处物流控管三、 办事处仓库现场管理、单据管理四、 .办事处客户数据管理五、 办事处增值税发票开具管理规定六、 .办事处数据管理岗位职责及操作细则一、 办事处备用金管理及费用支出相关规定及流程、 备用金管理：用于办事处日常开支，如差旅费、话费、快递费、水电费等，其他费用按预算专门申请，专款专用。要求如下1、 每月1号，将当月费用预算清单传到公司，经营销、财务负责人批准后两天给予2、安排。2、备用金额度1万元，各项支出均应有相应合法票据。3、备用金不允许挪用和个人借支，特殊情况单独审批。 4、非预算范围内的紧急支出，需要事先提出申请，经总公司营销、财务负责人批准并增加预算，单独支付。5、专项费用的开支，经办事处申请，公司营销、财务负责人同意后可由总公司直接银行汇给对方。6、所有费用必须根据相关报销制度进行审核后方可报销及记帐，在申请下次备用金或专项费用时,报销单据及办事处备用金收付存明细表传给公司及审核，以便公司对办事处财务其统筹。、 费用支出的相关规定及流程：1、采购业务因市场销售需要而发生 的采购业务的（月费用预算清单中未涉及），必须写明采购事由报总公司营销、财务批准3、并备案后方可采购。2、修理费用，除自然损耗发生的修理费除外，其他发生的修理费用相关责任人必须承担50% 。3、促销费用：发生前需要就促销活动提交总公司营销、财务详细的活动预算。4、办事处出租车费用：每年9月至次年元月份每月允许办事处总经理报销800元/月、其他月份限额400元/月。5、 市内公交：要求购办公交IC卡，凭购卡发票报销。不适用IC卡线路凭票报销。6、 运费的核销：长途运费报销时要求运费单上注明收货箱数、数量、随货单号；市内运费报销时，要求出库单上注明运费单号、金额、目的地，如发生短途运输费用则短途金额在运输单上注明。7、 招待标准：参照公司费用报销制度及预先申请，如有超出，须向公司4、营销负责人、办事处总经理同意后方可支出。8、 公关费用：发生需要提前向公司总经理申请，在得到书面批复后，方可发生9、 商场付现费用：要求办事处提出申请，由公司汇入办事处帐号，特殊情况或付费较小可向总公司申请，批准后由办事处在备用金中列支。商场费用要有费用发票或收据，收据必须加盖商场财务专用章。商场如出具办公用品等与付款名目不相符的发票，发票上必须注明用途。10、导购工资管理：A、必须到人力资源部办理相关手续；B、要求办理公司指定的银行卡，由公司统一发放（商超有特殊规定的除外）。C、办事处明要提供明确的、经公司同意的基本工资、提成比例、提成基数、加班工资的计算方法给财务。D、临时促销人员的工资发5、放以临时促销活动申请审批后作为工资发入的依据，并同时提供临时促销人员的工资签收单。11、商场装修费用支出：应有相应的合同，公司根据装修合同和验收单进行支付。12、费用单据处理与传递办事处参照费用报销规定，按公司要求进行费用的分类、归集、粘贴。要求如下：1、合法发票、收据类票据分开2、车费、住宿费填报差旅费报销单，除此之外的单据填报付款凭证。3、票据要求连续编号、记帐。4、票据由各业务员自己按公司要求整理、粘贴，会计审核，办事处经理签字确认方可报销。5、报销金额达到备用金金额50%时，及时寄回公司分管办事处会计主管处。13办事处总经理及区域经理出差费用： 出差除车费外， 区域经理出差每天按1006、元，办事处总经理出差每天按160元二、办事处物流控管： 货物流转要做到：严格、准确、安全、迅捷，每一个关键环节必须无一遗漏，货物进出仓库必须凭有效的单据，做到“货到有单，货走单随”。要求如下： 、 产品管理 1、 订货规定： 根据市场需求向公司申请发货，发货单经营销负责人签字确认后送仓库进行配货。订货单传真件留存财务应收款会计。2、 收货规定：办事处收到公司货物后，要根据随货单在一天内验收入库，并向公司电话或书面确认收货数量。根据双方确认的数据开具入库单并据此入帐。3、 销售发货、退货、调货规定： 自营商场发货，货到商场，必须由收货人签收，或索取对方收货凭证，双方确认无误后方可入帐。 下线发货7、：执行款到发货原则，不允许赊销。发货时附随货联，货到后要客户后12小时内进行确认（业务主管负责催要）。 商场、下线客户退货：退货时要求客户附清单，公司在收货后12小时清点完成，并及时就退货数量与客户确认，以实际收货数为入帐依据。 调货：客户要求调换货前必须经过公司营销部同意，调换时必须按要求开具退货单、发货单。、外购样品、办公用品、促销品管理：办公用品：按公司批准限额进行集中统一购买，归仓库保管，入库时开据入库单，登记办公用品台帐，领用时填写领用单，需要以旧换新的要旧换新（如：笔、手套、剪刀等）。促销用品：按公司批准的申请单进行购买，先入库，后领用。活动完毕未用完促销品退回仓库，同时就促销进行8、分析，核实促销用品发放的合理性。样 品：与公司营销部沟通后进行样品采购，寄回公司并按规定办理入库手续后,凭相关正式发票在备用金中报销。三、 办事处仓库现场管理、单据管理： (一):仓库管理要求如下：1 保持仓库的清洁卫生，对库存货物进行妥善保管，保证物料堆放整齐， 不混杂、分组织、尺码、颜色摆放，要求货物数量标识向外，便于核查，同时要求放置计量货物的收发卡。2 发货时，要按次序发货，不允许在箱体打洞，或不开箱从中抽拿。同时要保证发货时货物包装的完好，不允许人为导致包装破损。3 要求客户提前下单，以便仓库可以及时有序配货。4 仓库使用的出入库单必须由总公司统一订制。5 仓库要按公司规定登记台帐，9、编制报表，根据货物的收发情况及时开具出入库单，并做到当日事当日毕，第二天10点前完成前日报表的编制与报送。6 对出入库产品进行数量、质量的核查。每月进行一次月底盘存工作，核查帐实是否相符，发现问题及时向办事处经理及公司进行书面汇报，查明原因后方可继续运行。7仓库做好防火、防盗管理，并由办事处经理做好货物保险工作。(二):出库单据管理要求如下：1、送货上门的业务： 仓库出库时要开据五联出库单，由仓库员、发货员对货物数量签字确认后，一联仓库留存，二联随货（一联给客户，一联由客户签字后带回记帐备查），二联寄回公司（一联财务记帐，一联营销记帐）。2、货运发货的业务：A、商超要求取得客户回单B、下线客户10、收到货后12小时内给予确认，将随货单签字确认回传办事处（业务主管负责催要），做为记帐依据。（三）：其他要求：办事处票据填开、建帐的具体要求见“仓管员操作细则”相关内容。四、 客户数据管理 进销存情况管理：每月办事处要取得商超、下线的进销存数据上报公司。 公司制作统一的终端销售清单登记表：由终端导购按销售实时填写，办事处在每周六前要取得所有商超一周销售日报和小票，并上报公司，在周末时把小票寄回公司，公司按小票和终端销售清单登记表进行数据统计和导购提成计算。 商超建立导购交接班盘存制度：同时每月按帐期对商超库存进行盘点。出现盘亏情况时，由责任人承担损失，如无法落实责任人，由导购与业务经理承担损失。11、 团购货物：要事先通知公司团购数量金额，现款现货。价格按公司 规定团价格发货。 要求建立客户档案：将代理商所在的省市、企业名称、办公地址、传真电话、法人代表身份证明等相关信息，直营商场的名称、联系人、职务、电话等整理成册一式两份，留公司一份存档。 促销数据管理：促销方案经过公司同意后，由仓库按促销申请批复准备货物，并做好出库手续。促销时，由会计出纳进行巡查，并对货品价格和销售数量进行监督。促销结束后，由出纳会计对销售结果进行统计，由仓库做好剩余产品入库手续。五. 办事处发票管理及规范流程(一) : 增值税发票开具管理：公司办事处现不具备法人资格，发票需要总公司开出，在发生业务需要开具增票时，办12、事处要求提供开票单位的税务登记证、营业执照、组织机构代码证、开户许可证、法人或代理人身份证、经销合同。(二): 增值税发票开具：要求提供对方客户对帐单，以便公司审核后开票。不允许虚开、代开。(三): 发票的管理：a: 办事处收到发票在送商超及客户前，要进行登记，以便核查。 因为发票认证期限为90天,所以办事处收到发票后要在第一时间送入商超，不能耽误结帐期，如因发票错开,要在当月回寄公司,不可跨月。如商场收票后，发现有问题无法认证，退票时办事处要取得商超开具的拒收证明并加盖公章。因延时送票导致拒收或耽误结帐，由办事处经理承担相应责任。b: 办事处送票时必须要求商超出具收票证明（财务统一制定收票证明表格），以确认票据收妥c: 办事处会计要对商超对帐情况负责，确认对帐单正确后，保证回款金额与收到帐扣票据金额之和等于开票数据。