1、物流公司仓储、运输事业部财务备用金管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录备用金管理制度1仓储、运输事业部备用金管理制度3备用金管理制度1. 口的：为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制 定木制度。木制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。2. 名词解释：备用金是公司内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、押金、差旅 费等以现金方式借用的款项。备用金分为定额备用金和临时备用金。定额备用金是指 因日常支出频繁而需要周转的现金，如日常零星开支、交通费、业务采购、差旅、招 待费等；临时备用金是指因临时性需要而借支的现金，如押金、水电费、考察费2、等及 定额备用金因临时开支不足部份。3. 实行备川金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但 必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。4. 定额备用xx会计部门协同使用备用金的单位，根据日常零星开支的等需要，事先核 算备用金定额，由管委会根据实际情况核定。定额标准见表1人员金额副总10000釆购5000业务经理3000m机20005. 备用金借款和报销手续5. 1备用金借款：定额备用金：工作人员需借用备用金时，借款人填写“定额备用金屮请单”，经签 字批准后，可到财务部办理借款。临时备用金：工作人员需临时借用备用金时，借款人填写“借款单”，经签字批准 后，可到3、财务部办理借款。5. 2报销手续：5. 2.1定额备用金：借款人员完成业务后应在一周内填写好“报销单”的各项规定内容，并 签字批准后，可到财务部办理报销手续。5. 2.2临时备用金：借款人员完成业务后应在一周内填写好“报销单”的各项规定内容，并签字批准后，到财务部办理报销手续。财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人 员原借款金额，対报销的超支款项付现退还木人，对报销后低于备用金金额款项的， 应让借款人追回余额以结清原借款单所借账款。6. 备用金的管理6.1财务部应当按照借款H期、借款部门、借款人、用途、金额、注销FI期建立备用金台 账，按月及时清理。6, 2使丿1部门必须设立专人经管定额备用4、金，备用金经管人员必须妥善保存支付备川金的 收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。6.2借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部发出催办通知后还不办理者，财务部将从下月起在接从借款人工资奖金中抵扌II,不再另行通知。6.3跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销上年借款。7. 本制度口总经理签发Z日起实施。定额备用金申请单填表口期：年刀 L1申请人：部门：用途：备用金金额：审批意见部门经理意见主管副总意见财务经理意见总经理意见备注仓储、运输事业部备用金管理制度一、目的：为了保证备用金的使用合理透明，加强公司对备用金的管理特制定木流程；二、适用范围：5、物流发展部备用金使用人员三、物流服务部备用金分配：1. 仓储部备用金2500元1）外I韦I库备用金400元/库房；2）西沙库备用金500元；3）PC库备用金500元;2. 运输服务部1000元1）运输部备用金（西沙）500元；2）运输部备用金（PC） 500元；3. 综合管理部10000元1）厨卫备用金；10000元；2）综合维护备用金XX元；4. 运输服务部XX元1）PC运输部XX元；2）西沙运输部XX元；四、管理规定1. 外围库备用金使用制度；1）外围库备用金管理人（库房主管）；2）经过部门经理审批通过后由仓储部经理带领取外用库备用金；3）仓储部经理在部门总经理处领取备川金，将备川金电汇外6、围库主管;4）备用金使用范围；A、水电费临吋缴费；B、通讯费临吋缴费；c、电路耗损，照明设施更换；D、工作机突发事件维护；（工作机备用机同时损坏）E、送货车辆的租用;F、办公用品临时使用；（有部门经理同意审核通过后）5）备用金报销流程；A、将发票、收据等有效票据在当刀25号前邮寄到仓储部经理；B、仓储部经理核对票据的真实性和准确性；C、仓储部经理在12层领取“付款凭证”；D、将报销的用途、金额、填写清楚；E、将有效票据附在“付款凭证”后找公司负责人签字；（部门经理、部门总经理、财务总经理、副总经理、总经理）；F、仓储部经理在12层财务处领取报销钱款；G、仓储部将报销的钱款再次汇给各个外围库主管7、；H、外围库库管按照制度使用备用金；2. 西沙库备用金使用制度；1）西沙脖备用金管理人（脖房主管）；2）库房主管向仓储部经理申请备川金；3）备用金申请经部门经理审批通过后仓储部经理领取；4）仓储部经理将备用金给到西沙库库管；5）备用金使用范围；A、水电费、通讯费等的临时缴费；B、地牛的临时修理费；C、卫生费用的临时缴费；D、午餐费备用金使用；（跟车送货中午不能返回公司）6）费用的报销流程；A. 将发票、收据等有效票据在当刀25号前交给仓储部经理；B. 仓储部经理核对票据的真实性和准确性；C. 仓储部经理在12层领取“付款凭证”；D. 将报销的用途、金额、填写清楚；E. 将有效票据附在“付款凭证8、”后找公司负责人签字；（部门经理、部门总经理、财务总经理、副总经理、总经理）F. 仓储部经理在12层财务处领取报销钱款；G. 仓储部经理将报销的钱款交给西沙库主管；（做好交接）H. 外围库库管按照制度使用备用金；3. pc库备用金使用制度；1）PC库备用金管理人（库房主管）；2）库房主管向仓储部经理申请备川金；3）备用金申请经部门经理审批通过后仓储部经理领取；4）仓储部经理将备用金给到西沙库库管；5）备用金使用范围；A、库房十点以后值班人员晚餐费用；B、LI常库房维护；C、发货费用的垫付；6）费用报销流程；A. 将发票、收据等有效票据在当月25日交给仓储部经理；B. 仓储部经理核对票据的真实性9、和准确性；C. 仓储部经理在12层领取“付款凭证”；D. 将报销的用途、金额、填写清楚；E. 将有效票据附在“付款凭证”后找公司负责人签字；（部门经理、部门总经理、财务总经理、副总经理、总经理）F. 仓储部经理在12层财务处领取报销钱款；&仓储部经理将报销的钱款交给西沙库主管；（做好交接）H.外围库库管按照制度使用备用金；4. 综合管理部备用金使用制度；1）综合管理部备用金管理人（综合管理部经理）；2）综合管理部工作人员向综合管理部经理巾请备用金；3）备川金中请经部门经理审批通过后综合管理部经理领取；4）综合管理部经理将备用金给到西沙库库管；5）备用金使用范围；A. 厨房备用金使用；a）食堂材10、料的H常购买；b）厨卫工具的应急购买；B. 综合维护备用金使用；a）四沙库的口常维护；b）Fl常耗损材料的购买；（灯泡、开关等）6）费用的报销流程；A. 将发票、收据等冇效票据在当刀25 LI交给仓储部经理；B. 仓储部经理核对票据的真实性和准确性；C. 仓储部经理在12层领取“付款凭证”；D. 将报销的用途、金额、填写清楚；E. 将有效票据附在“付款凭证”后找公司负责人签字；（部门经理、部门总经理、财务总经理、副总经理、总经理）F. 仓储部经理在12层财务处领取报销钱款；G. 仓储部经理将报销的钱款交给西沙库主管；（做好交接）5. 运输服务部备用金使用流程；1）库司机班备用金管理人（库机动车11、调度）；2）库机动车调度向运输服务部经理中请备丿IJ金；3）部门经理审批通过后运输服务部经理领取备用金；4）运输服务部经理将备用交给PC库司机班调度；5）备用金使用范围；A.三轮车的FI常维修费用；（50元以上经仓储部经理审批）R.电池充电器的更换；C. 机动车应急修理（仓储部经理审批）；D. 车辆的违章罚款（个人原因除外）；E. 车辆年检；F. 车辆租用;（经部门经理审批）;6）费用的报销流程；H. 将发票、收据等有效票据在当月25 LI交给仓储部经理；I. 运输服务部经理核对票据的真实性和准确性；J. 运输服务部经理在12层领取“付款凭证”；K. 将报销的用途、金额、填写清楚；L. 将有效12、票据附在“付款凭证”后找公司负责人签字；（部门经理、部门总经理、财务总经理、副总经理、总经理）M. 运输服务部经理在12层财务处领取报销钱款；N. 运输服务部经理将报销的钱款交给运输服务部调度；（做好交接）O. 运输服务部调度按照制度使用备用金；四、实施时间：于2011年6月22日执行备用金管理制度1、借用备用金是为了方便冇釆购和其他经常业务的部门人员。2、需借支备用金，应由所在部门提岀中请，填写暂付款凭证主管总经理批准, 到财务部领取。3、备用金只能用于所申请的业务，不得挪作他用。4、备用金一般在年初借入，年末结账前结清。5、计划财务部冇权对各部门备用金的使用情况随时进行抽查，发现未按规定使13、 用者，财务部有权停止其备用金的借支。6、备用金的借支额度根据借款者的经常性要求，由计财部核定。7、备用金一般不超过1000元，如确因工作需要增加额度，须经主管部经理审 批。8、500元以上的开支，一般应通过银行结算。支票管理制度1、财务人员不得签发空白支票、空头支票，H期、用途、金额、收款单位等必须填写齐全，在确实无法确定栏目内容的情况下，必须加以限制。2、领用支票吋应登记领票人的姓名、部门、支票号码和大约所需金额和支付内容。3、支票存根联归还时，所附单据必须有经办人、验收人、负责人签字。4、金额在1000元以下的经常业务，由部门捉出申请（填写支票领用单），经部门经理批准后计划财务部办理支票14、领用手续。5、凡经常性业务在1000元以上的，由部门提出书面申请，以主管总经理批准后，到财务部门领取。6、支票的使用，必须与所屮请业务相符，未经财务部同意，不得挪作他用。7、支票使用后，应及时到财务部办理注销手续，最迟不得超过支票使用后3天。报销、领款管理制度1、每一笔经济业务，必须取得合法的原始凭证，须有2人或2人以上签字方能报销。2、财务部门审核人员要熟悉有关财务制度，严格把关，每笔业务，必须符合冇关财务制度，手续齐全方可付款。3、工资、资金由计财部每月定吋组织发放。加班费、劳务费等，由各部门自己制单造册，经主管总经理签字后，到计财部领取。4、临时工工资，各部门必须根据所签聘用合同，将工资15、额度上报计财部，由计财部造册，每月5日按时发放。5、特殊情况的奖励和其他业务支出，需经主管总经理批准后报销。差旅费审核制度1、因公出差者必须事先填写申请书，报经后勤中心领导批准，方能办理借款手 续。2、出差借支的备用金，应由财务部门根据实际需要进行核定。3、出差归來后，必须在一星期内办理结算手续。4、财务人员应按照后勤和国家规定的有关出茅标准，进行严格审核，对于超标 准部分，一律拒付。暂付款管理制度1、暂付款是指各类暂付、应收和预付的款项，主要是由于职工出羌、货款、工 程款项预付以及因工作需要不便及时结账而支出的款项。2、暂付款必须遵循下列原则：（1）预付给外单位的各种工程款、设备款、材料款等16、必须按照签订的合同或协议支付。（2）预付给个人的各种茅旅费，必须持有关出差的文件或通知，借款额必须严格控制在经费包干的范围内。（3）财务部门的各种暂付款，必须贯彻专用的原则，不得挪作他用，更不得用于个人借款。（4）各种预付款曲所在部门提出申请，经主管总经理同意后，由财务部门审核并办理暂付手续。3、暂付款必须遵循下列报销时间：（1）差旅费在冋校一周之内结算。（2）采购材料及物品以发票开出之日算起，一般在10天之内结算。（3）合同订货的，以合同规定的到货之FI计算，3 口内办理验收手续。4、计划部门每月清理一次暂付款项，及时发出催款通知，经财务部催款无正当 理由仍不结算者，财务部报请分管总经理，釆17、取下列措施：（1）停止对该部门借款，要求部门协助催款报销。（2）经二次催款有不结账，计划财务部扣发借款人的工资。（3）离校时欠款不清的，将报请冇关部门不予办理离校手续。票据管理制度1、财务部及下屈各款应使用国家统一规定的各类合法票据（支票、收据、发票）。2、经管人对购入的各类票据必须做好登记工作，各部门应指定专人负责领用。3、各部门未经特许，不得印制或购买任何票据。4、各部门领用的票据，只限于本部门使用，不得外借或挪作他用。5、各部门领用的票据，应妥善保管，防止遗失，如造成损失，由过失人赔偿为了加强公司现金管理,明确使用范围，结合公司实际、制定木制度。1、财务部门要严格按照国家有关现金和银行结18、算制度，公司有关财务制度办理 现金、银行收支业务。2、公司业务收入现金、银行支票要即时存入银行所开设的帐户,不得座支现金。3、公司经营业务支出，原则上凡金额在1000元以上的，一律使用银行支票,有 特姝情况经财务审核后,可支付现金。4、库存现金不得超过三天的常报销限额,超过限额的部分要及时存入银行。5、库存现金要做到H清月结,帐实相符，不得以“ 口条”抵充库存现金，更不 得挪用现金。6、签发银行转帐支票要建立支票领用登记手续,及时清理注销。7、不准擅自租借银行帐号给任何单位和个人办理结算业务，不得签发空头支票。8、现金、银行H记帐每月与总帐、银行对帐单核对,并编制银行存款余额调节 表。9、木制19、度由公司财务部制定并负责解释。10、木制度从批准之日起执行。支票管理制度单位应当加强银行预留印鉴的管理。财务专用章应由出纳保管,个人名章由会计 保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。按规定需要冇关负责人签字或盖 章的经济业务，必须严格履行签字或盖章手续。支票按照使用范围分为人民币现金支票和人民币转帐支票。支票的管理制度： 现金支尊（1）殳票L岀纳员保管。支票使用时需冇“借款单”（如已冇发票则直接填写 “支出凭单”），经总经理批准签字，然后将支票按批准金额封头，加盖印章、填写日期、用途、登记号码，领用人在支票领用簿上签字备查。（2）支票付款后凭支票存根，发票曲经于人签字、会计核对（购置物品曲20、保管 虽签字）、总经理审批。填写金额要无误，完成后由出纳员统一编制凭证号，按 规定登记日记帐，原支票领用人在“借款单”及登记簿上注销。（3）支票是银行的存款人签发给收款人办理结算或委托开户银行将款项支付给 收款人的票据。采用支票结算方式,对于收到的支票，应在收到当日填制进账单 连同支票送存银行，根据银行盖章退冋的进账单第一联和有关原始凭证编制收款 凭证。7Z）现金支票一律由出纳员一人保管，不得转交他人。（5）现金支票大小写金额必须填写齐全，不得涂改，如发生书写错误，应及时 加盖“作废”戳记，另行签发正确支票。（6）现金支票一律为记名式，不可用于转账使用。（7）收到客户交来的空额（空白）支票，收21、票人首先检查支票上冇无交换号码 和签发单位的印鉴,当面填齐结算金额及用途，留下客户单位电话及经办人姓名 和身份证号码。对预留密码的支票，应由客户将密码填写清楚。（8）顾客开好的支票，要审查支票的内容，自签发之日起有效期十天（到期日 为节假日顺延）,业务项口与支票用途应一致，大小写金额应一致，数字无涂改, 支票与发票相符，上述内容若有不符或支票残破，不能收取。（9）转帐支票起点为100元,低于结算起点的业务或交易用现金结算。（10）准确无误地填写和保管收取的支票，不得遗失和毁损。（11）业务人员、技术人员收取的支票应及时送交财务部，出纳员根据规定将 支票存入银行。2. 转帐支票（1）领用转帐支票22、应填写“借款单”，明确注明用途、金额，依照冇关审批权 限履行审批手续。（2）凡签岀的支票，一律填写收款单位名称、时间、用途、金额（或限额）， 不准签发空白支票或空额支票,对预留密码的支票，出票同时填写密码。（3）需要报账的支票,市经办人填写“支出凭单”,审批后方可办理报账手续。 已经结账的支票，应将支票根连同有关原始凭证附在一起制证记账。支票签出后 业务人员在规定时间内办理报账手续，签出未使用的支票在10 H内交回财务部。（4）如签发支票有误被退回的，应与其支票根一同加盖“作废”戳记，与正确 支票附在一起入账，以备待查。（5）空片支票与银行预留印鉴分别保管，分人保管，不得事先将空白支票加盖 银23、行预留印鉴和填写支票预留密码。（6）空口支票一律存入保险柜,岀纳人员必须妥善保管保险柜钥匙。（7）公司之间的资金拆借业务,履行转款手续应附借款协议。第一条：为了严格公司管理制度,合理控制公司经营费用,根据公司经营活动的 特点，特制订木制度。第二条：费用报销的控制原则:计划管理、分级负责、层层把关。由各部门经理 负责木部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务经理对报销票据 的合法性进行二级审查；由总经理进行最后的审核批准。第三条：费用的控制实行计划管理，由需要支付费用的部门或个人先行填写“用 款中请单”，列明：费用的性质、费用的用途、费用的预计金额、款项支付预计 吋间等要素，先报部门经24、理审批同意后，报总经理审批，待取得总经理签署同意 的“用款申请单”后方能执行。第四条：费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行， 并互相监督和共同承兑相关责任。笫五条：费用发生过程中，当事人应充分取得费用的相关单据,如：合约或 协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务 经理剔除的部分支出，公司原则上不予以承担，曲当事人自行负责。第六条：费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类, 采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴,粘贴过程屮应区别费用性质（如: 交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。第七条：25、当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误” 的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要索填写齐全，并签署自己 的名字，交共同参与的人员复查，并请其在证明人一栏上签署其姓名。“费用报 销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写 必须一致，否则无效。第八条：当事人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”和已经审批过的 “用款申请单” 一起送交本部门经理进行审批，部门经理应重点对费用发生的真 实性、蚩用邈篡金额与实际金额的羌异合理性进行审杳，部门经理审查无异议后, 应在“费用报销单”部门经理一栏签署审批意见并签署部门经理的名字。第九条：当事人将取得经过26、本部门经理审批签署后的“费用报销单”以及原 审批的“用款申请单”送交财务经理进行审批，财务经理应重点对“费用报销 单”后所附的原始发票和单据进行合法性审查，对费用金额的计算进行复核稽 杳。财务经理审杳无异议后，应在“费用报销单”财务部门一栏签署审批意见并 签署财务经理的名字。第十条：当事人将取得本部门经理、财务部门经理审批签署后的“费用报销 单”以及原审批的“用款申请单” 一起，通过公司内部单据传递程序报送到公司 总经理处，曲总经理进行最后的审查和审批。总经理i般仅从“费用报销单”的 形式要素上进行审杳，看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真 实。总经理审查无异议后，在“费用报销单27、”总经理一栏签署审批意见并签名。第十一条：当事人取得审批齐全的“费用报销单”以及“用款中请单”后， 应在3天之内送交财务部门的业也员手上领取资金，出纳人员应对“费用报销 单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是 否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。第十二条：本管理制度的制订、修改和解释权屈于公司竝会。第十三条：本制度经公司董事长审批签署实施，修改时亦同。费用报销制度为了使各项财务支出有章可循，各级人员对各种开支的审批及权限心中有数，同时为了加强公司的财务预算管理,并做到各项收支严格遵循财务制度,特制定以 下规定：一、费用支出的前提及审批权限28、1、费用支出的前提是该费用必须是实际支出并列入预算，对未列入预算的费用, 由公司总经理提出调整预算，经公司董事会批准后执行。2、费用审批权限：一般费用2000元以下，部门负责人审批;2000元以上由部 门负责人提出建议，总经理审批；业务费1000元以卜部门负责人审批，1000元 以上总经理审批。3、固定资产购置、员工出国考察、进修学习等费用在一万元以上由董事会研究 审批。4、为加强预算控制,同时保证费用支岀及报销单据的合法性,公司的各种报销 单据需经财务部经理审核,并签字。未经财务部经理审核、签字的单据，不得报 销。5、公司卜屈各控股公司的各种费用由各单位总经理审批。二、各种费用列支规定1、普29、通办公用品根据木公司一个月需要量购入,由经手人和验收人签字后报批。2、大宗办公用甜、生产资料,必须签订购销合同,方可购置。为减少资金占用, 在可能情况卜力争零库存。3、差旅费报销,按浙江华汇建筑设计咨询有限公司差旅费报销办法执行。4、计划生育等费用,由计生员签具意见后再报批。5、各部门需订报刊、杂志，先报综合部平衡，经总经理同意后，由综合部统一 办理。6、资料档案室购置资料情报书籍,年初需列出购置预算，报技术发展部审定， 总经理审批后实施。7、职工所购业务书籍，应先征得部门负责人同意，到资料室登记，并办理借阅 手续后，方可报销，职工离开本单位必须交还所借书籍。8、职工因工作需要配置的低值易耗品30、（如计算器、绘图仪、装订机等）由综合 部统一购置，在财务部办理登记手续，再报批，职工离开本单位必须交还所领工 具。9、职工参加各种培训学习班及职称职务考试，事先应征得所在部门及公司的同 意，在成绩合格后，其费用方可报销。10、职工按规定报销的书报费，只能报销业务书籍，曲部门负责人审批。11、通讯费报销按浙江华汇建筑设计咨询冇限公司通讯费用报销办法执行。12、各部门使用临时工,每月报综合部，由综合部报市人申局,市就业管理局批 准后再用工。各部门应严格控制临时工数量，尽量节约费用。三、各种费用报批程序：各种费用报销需填写浙江华汇费用报销单，有经办 人（验收人）签字，基层费用承担部门负责人同意（证明31、），财务部经理审核， 预算部门负责人审批（2000元以内）或总经理审批（2000元以上）签字。四、为简化手续下列费用在正常开支范围内无须报批,但当费用开支杲常时必须 向总经理汇报。1、各种应交税金（不包括印花税、车辆使用税）；2、各月发放工资;3、各月应交养老保险金、待业保险金等；4、向金融机构办理结算业务时发主的邮电、手续费、贷款息。五、其他需要说明的问题1、以上各种报销发票,必须为国家统一发票，经营性收款收据一律不能报销入 账。2、发票上抬头必须和报销单位一致，否则不能报销。3、各种开支必须符合国家财税法规,报销时经办人员应尽可能注明用途。4、超过现金结算限额（1000元）的费用，应通过银32、行结算，特殊情况要使用现 金必须由使用人提出屮请，财务部经理同意后方可支付，对数额较大应提请总经 理审批。5、对各种报销单据，财务部必须进行审核，对不符合报销规定的单据，财务应 要求更换。无法更换的，财务可拒绝报销。6、自制报销单据，由财务部统一设计格式，做到规范、整洁。7、报销单据一般不得涂改，如有改动，外來发票应曲对方单位加盖公章，自制 凭证应由经手人盖章，否则不得报销。8、当年费用必须当年报销，女II：通讯费、核定的业务费、书报费、核定的汽车 费等，当年不报销视作自愿放弃（12月份通讯费除外）。9、对外签订的各种合同、协议及内部职工与公司签订的各种协议需送财务部一 份，作为财务收、付款依据，对无依据的支付款项，财务部应拒绝支付。六、木制度由财务部负责解释，自颁布之日起执行。此前制订的公司报销制度同 吋废止。