1、酒店财务开支、会计档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 前 言一、本手册的编制是为了明确财务部日常的工作准则和行为规范，指导财务部的日常管理工作。二、本手册由财务部编制，酒店执行总经理审核，总经理审批后发布执行。三、本手册“受控”本发放范围：1.酒店经营决策层；2.酒店总经理；3.执行总经理；4.财务部经理；5.行政部经理；6.经执行总经理批准使用的酒店有关人员。四、除以上人员外，本手册不向任何其他人员发放。五、本手册的持有者应妥善保管文本，不得涂改、转借、复印或外传。若持有人因工作岗位变动不再具备持有资格时2、，应及时交回行政部并登记。六、手册损坏或丢失后，应由持有者书面报告，经执行总经理审批后补发，并作废原“受控”本，补发新“受控本”。七、本手册的修改需由持有人书面提出申请，财务部经理同意后，由财务部进行修改。八、本手册出现下列情况时应更换版本：1.手册发布使用已超过三年；2.手册的修改已超过六次；3.对手册的内容进行重大的变更。九、本手册的新版本颁发时，旧版本即行废止。行政部负责换版的管理控制，负责新版本的发放并及时收回旧版本，做作废处理。十、本手册的主要解释权为酒店财务部。目 录第一章 手册审批页1P第二章 财务部组织机构图2P第三章 财务部管理制度3P第一节 岗位职责3P第二节 工作说明书、3、关系表、项目核验表7P第三节 财务综合管理制度17P第四章 审批权限与报销程序41P第一节 财务开支审批权限41P第二节 报销工作程序43P第五章 会计档案管理办法、往来款项征询46P第一节 会计档案管理办法46P第二节 往来款项征询函49P第六章 手册修改控制页50P第二章 财务部组织机构图财务部经理会计库管核算员出纳 收银员夜核第三章 财务部管理制度第一节 岗位职责一、财务部经理工作岗位职责1.组织酒店的经济核算，组织编制和审核会计、统计报表，并向上级部门报告工作，按上级规定时限，及时组织编制财务预算和决算。2.审查各项开支，密切与各部门联系，合理控制并掌握成本费用。3.审查各部门的开支计4、划，并转报上级领导。4.做好各项资金的计划平衡，管理和掌握各项资金的运用，调节业务部门所需资金，保证业务活动的正常进行。5.每季组织一次全面检查库存现金和备用金情况，并不定期抽查各业务部门、各收款岗位的库存现金和备用金。6.督促有关人员抓紧应收账款的催收工作，加速资金回笼。7.检查、督促财务人员认真执行各项财务规章制度，组织财务人员学习和执行“会计法”。8.联系各业务部门，了解经营情况和市场讯息，及时提出意见供酒店领导作决策。9.密切与财、税、金融部门联系，及时掌握财、税动向。10.遵守国家外汇管理条例，接受国家银行监督。11.根据上级有关规定和董事长对财务工作的决议和总经理的有关指示，制定、5、修改“酒店财务管理制度”。12.保存酒店关于财务工作方面的文件、资料、合同和协议。督促本部员工完整的保管企业合作期内的一切章账册、报表、凭证和原始单据。13.每月组织本部门员工进行政治理论学习，向员工宣讲国家的政策、法令；进行法制教育，以增强员工的法制观念。14.督促和检查员工对执行现金管理制度，银行信用卡使用规定、账单及发票管理规定的情况；检查各旅行社、团体、协议单位、各挂账单位的账务结算是否正确、及时并督促好应收款项的催收工作。15.督促夜核及时完成数据平衡，并检查当天营业报表及夜核出具的各种报表，处理夜核报告。16.开展部门员工业务培训，使各岗位员工熟练掌握本岗位的业务知识、规范、程序、6、做法、环节，能独立工作，并基本了解本部门其他岗位的业务环节。17.严格遵守各项财经纪律、发票管理规定。对所收现金挂账款项，应于当天投入保险箱。负责及时催收挂账单位的消费款，及时进行账目核对，做到账账相符。二、出纳工作岗位职责1.严格按现金管理制度和银行结算制度管理好现金和存款。2.受理手续齐全、审核无误的原始凭证办理现金收支和存款收付业务。3.不定期抽查各部门备用金，并作好记录交会计主管存档。4.严格按现金管理制度和银行结算制度管理好现金和存款。5.受理手续齐全、审核无误的原始凭证办理现金收支和存款收付业务。6.完成酒店领导交办的其它工作。三、会计工作岗位职责1.依据“两则”、“两制”及财务部7、下发的内部稽核及控制制度、财务开支权限的要求，稽核原始凭证，编制记账凭证。2.督导营业收入、往来账户正确、无误的归属。3.督促及配合前台账务处收账主管对往来账款的催收。4.拟订对往来款项有效的管理方案，杜绝呆、坏账的发生。5.审核检查前台账务处各种账单的正确、无误及各种制度的执行情况。6.对酒店各部门成本物价进行核算，并在月末对当月成本进行分析;7.了解酒店物资流程，对存货进行核算和管理;8.熟悉掌握酒店应付账款结算程序，对应付账款进行核算和管理;9.负责组织酒店采购合同的拟定和洽谈。10.负责对酒店各项收费价格的核算、制定、下发。11.负责对酒店购入物资的价格、验收、入库及正确核算进行严格把8、关和审查。12.负责对酒店购入物资的价格、验收、入库及正确核算进行严格把关和审查。13.负责对酒店各部门的物资管理及核算工作进行检查和指导。14.拟定费用归属范围，对费用子目进行规范性管理。15.完成财务部经理交办的其它工作。四、核算库管员工作岗位职责1.负责餐饮部、客房部的核算工作。2.对餐饮部、客房部的物料用品、低值易耗品进行协助管理。3.每月对物资出入库进行核算,并与库房进行对账和盘点。4.对工程物资耗用情况进行核算，准确提供酒店所需修理费统计表。5.根据酒店经营需要安排好班次，以确保正常领用物资。6.对库存物资的账、卡、物进行核对及管理。7.对所管物资的出入库必须做到账、卡、物相符。89、.货物的堆放要整洁，并定期检查和清理，及时向部门经理提供库存情况以供参考。9.每月对所有物资进行对账和盘点。10.做好酒店员工工作服的管理。五、夜核员工作岗位职责1. 自觉遵守财经纪律和财务制度，对违反财务制度和财经纪律的现象要敢于制止和揭发，真正起到监督作用。2. 每天按各消费点收银员送审的账单、原始单据核查数据是否准确，并核对“消费点结账明细报表”。3. 对每天稽查出的错、漏账或未按规定办理的内容和数据在电脑上作调账，并作出详细的夜核报告，于次日报部门经理。4.提供数据准确的晚间稽核报表及其它报表，进行晚间清机。5.负责装订、保管各消费点报表及账单等，打扫办公室卫生。6.不得向无关人员泄露10、酒店有关营业收入情况资料及数据。六、总台和POS点收银员工作岗位职责1. 准确打印和填写账单、发票，准确、快捷收妥客人应付费用。在结账过程中做到快、准、不错收、漏收、认真验明钞票真伪。2. 每日收入现金，必须切实执行“长缴短补”的规定不行以长补短，发现长款或短款，必须如实向领导汇报。3.努力提高业务技能与专业知识，做到不懂就问，勤奋学习。4.不得向无关人员泄露酒店有关营业收入情况、资料及数据。5.爱护所有电脑终端机、打印机及各种刷卡机具，并做好清洁保养工作。6.受财务部统一领导，负责打扫所属区域卫生。第二节 工作说明书、关系表、项目核验表一、工作说明书1.财务部经理工作说明书岗位名称：财务部经11、理岗位级别：直接上级：总经理直接下属：财务部出纳、会计岗位要求：熟悉财会相关税法、投资理财及一般商事法和与酒店有关的法规；具备良好的组织协调能力和应变能力。具备酒店会计业务管理能力。具有财务管理5年以上工作经验。工作目标：完善各项财务规章管理制度和操作规程，带领下属员工积极完成各项酒店财务工作任务。编制酒店预算，制作财务报表，提供管理所需的财务资讯，建立会计制度与会计作业流程，预算控制及现金流量控制，财产管理；加强酒店的成本控制。任务与职责：组织编制各项财务管理制度及操作流程、工作规范并监督实施；督促、检查各项工作计划的执行，掌握酒店财务收支分析报告情况。制作财务报表，部门业务培训，督促和检查12、所属员工对执行现金管理制度；做好与酒店各部门的沟通。任职条件：男女不限，年龄2540岁之间，身体健康，口齿清楚，男162厘米以上，女155厘米以上，正直、谨慎、细心；大学会计系或财务相关科系毕业以上，熟悉专业会计制度、会计流程、控制及稽核制度、财务分析、会计原理准则。有2年以上相关酒店财务管理经验。具备会计从业资格并有合格证。班次：正常班，周末及法定假日休息。2.出纳工作说明书岗位名称：出纳岗位级别：直接上级：财务部经理直接下属：岗位要求：熟悉掌握财务管理以及会计相关专业知识，熟悉酒店出纳工作岗位业务，及有现金、支票收支处理工作经验。应变、协调能力较强。工作耐心、细致，责任心强，品质优良，不贪13、图私利，具有安全防范意识，工作目标：完善酒店现金管理制度，做好各收银岗位备用金抽查，严格执行银行结算制度。管理和保管好酒店现金、支票及账务登记工作，做好酒店现金、支票和发票的管理工作，保证酒店货币进出顺利有序。任务与职责：严格按酒店现金管理制度和银行结算制度管理好现金和存款；受理手续齐全、审核无误的原始凭证办理现金收支和存款收付业务。不定期抽查各部备用金，登记好现金和银行存款日记账，编制“银行存款余额调节表”。 妥善管理各类凭证和账目报告整理归档。保持同酒店和银行等外部机构的良好关系。任职条件：男女不限，年龄2540岁之间，身体健康，五官端正，口齿清楚，男165厘米以上，女160厘米以上，中专14、以上财务专科学历，具有2年以上相关工作经验及持会计从业资格证书班次：正常班，周末及法定假日休息。3.会计工作说明书岗位名称：会计岗位级别：直接上级：财务部经理直接下属：核算员岗位要求：具备酒店财务报表制作经验，熟悉酒店会计业务专业知识及税务政策。掌握会计法则和相关制度，工作耐心、细致，责任心强，具有安全防范意识坚持原则，能协调各方面的关系。工作目标：严格执行酒店管理制度和财务部相关会计工作的管理规定，完善各种账款单据的稽核程序，拟定对往来款项有效的管理方案。完善酒店各种账务处理程序，做好各种财务报表。任务与职责：负责稽核原始凭证，编制记账凭证；对酒店各部门成本进行核算、分析；掌握酒店应付账款结15、算程序，对应付账款进行核算和管理；对购入物资的价格、验收、入库及正确核算进行把关和审查。稽核原始凭证，编制记账凭证；督导营业收入、往来账户正确、无误的归属；稽核原始凭证，编制记账凭证；督导工资类别归属及个人所得税的计提工作；拟定费用归属范围，对费用子目进行规范性管理；任职条件：男女不限，年龄2540岁之间，身体健康，五官端正，口齿清楚，男162厘米以上，女155厘米以上，中专以上财务专科学历，具有2年以上相关工作经验及会计从业资格证书；班次：正常班，周末及法定假日休息。4.核算库管员工作说明书岗位名称：核算库管员岗位级别：直接上级：财务部经理直接下属：岗位要求：熟悉酒店库管基础和核算知识，具备16、会计基础，工作耐心、细致，责任心强，具有安全防范意识工作目标：完善库房物资的管理，做好酒店库房货物的核算、对账、盘点，并详细登记记录进出库房的各种物资。任务与职责：全面主持库房管理工作，保证酒店库存物资的合理储备、正常供应，对库存物资的账、卡、物进行核对及管理。负责客房部的核算工作，对客房的物料用品、低值易耗品进行协助管理，物资出入库的核算、对账、盘点；对工程物资耗用情况核算，准确提供酒店所需修理费统计表；任职条件：男女不限，年龄20周岁以上，中专以上财务专科学历，具有2年以上相关工作经验及持会计从业资格证书班次：正常班，周末及法定假日休息。二、工作关系表基本信息职位名称：财务部经理隶属部门：17、财务部职级：工作地点：财务部督导关系直接上级：总经理直接下级：出纳、会计主要工作内容分类联系对象联系频率酒店内部行政部按需后勤部按需客户服务部按需餐饮部按需客房部按需总经理按需酒店外部协议单位按需会计师事务所按需银行按需税务部门按需其它需联系对象按需1.财务部经理工作关系2.出纳工作关系表基本信息职位名称：出纳隶属部门：财务部职级：工作地点：财务部督导关系直接上级：财务部经理直接下级：无主要工作内容分类联系对象联系频率酒店内部行政部按需后勤部按需 餐饮部按需客房部按需客户服务部按需总经理按需酒店外部协议单位按需银行按需税务部门按需其它需联系对象按需3.会计工作关系表基本信息职位名称：会计隶属部18、门：财务部职级：工作地点：财务部督导关系直接上级：财务部经理直接下级：无主要工作内容分类联系对象联系频率酒店内部行政部按需后勤部按需 餐饮部按需客房部按需客户服务部经常总经理按需酒店外部税务机关按需协议单位按需其它需联系对象按需 三、项目核验表1.财务部经理工作项目核验表岗位名称：财务部经理工作周期时 间工 作 内 容每天8：30至17：301.监督检查部门员工工作态度、仪容、仪表及工作效率，审核部门各种报表及酒店收支状况；2.处理好酒店与外界的财务关系；3.协调与其他部门的关系。每周 周一 周二9：0015：001.参加酒店例会；2.组织召开部门列会及安排工作任务；3.做出下周工作计划及目标19、。每月月末1.总结部门月工作效率并考核员工；2.组织开展各营业岗点和仓库的盘点工作；3.完成酒店下达任务工作目标。每季季末1.总结分析酒店经营成本控制情况及财务报表收支情况；2.组织核算酒店季度经营效益并提出解决方案；3.组织制定部门下季度工作计划。每年年末1.审核酒店年度财务报表并综合分析；2.考核部门员工年度工作业绩；3.组织清查酒店资产并做出缺损报告；4.组织分析酒店年度收支状况并做出下年工作计划。2.出纳工作项目核验表岗位名称：出纳工作周期时 间工 作 内 容每天8：30至17：301.与见证人一齐打开各营业岗口收银保险柜提起现金支票并做好入账下账工作；2.核对库存现金，检查进出账款是20、否相符；3.预收定金及各部门暂支款的辅助台账管理，及时催收暂支款；4.保管好酒店进出款。每周周二15：00不定期1.参加部门例会；2.检查酒店收付业务凭证、备用金情况并做好检查记录；3.做好本周各项款项进出登记并随时掌握库存现金。每月月末1.做好酒店与银行业务对账工作；2.做好酒店工资发放工作；3.做好各种票据、单据管理工作；4.做好酒店应收款和应付款的进出工作。每季季末1.做好出纳年终工作总结报告；2.与银行核对账单；3.做出下年度工作计划。岗位名称：会计工作周期时 间工 作 内 容每天8：30至17：301.审核并保存好账单，做好账务管理工作；2.做好酒店各种收支账务凭证并上账；3.每天与21、出纳至少核对一次账单；4.做好应收应付账管理工作。每周周二15：00不定期1.参加部门培训；2.检查酒店收付业务凭证；3.做好酒店成本控制情况分析报告；4.协调好酒店与税务机关的各项业务关系。每月月末1.做好酒店各种经营项目月度报表并上报供酒店相关管理人员参阅；2.与出纳、银行做好月账单的核对；3.做好酒店与税务机关的各项业务工作；4.统计分析酒店经营数据状况。每季季末1.做好酒店年度经营状况分析及成本控制情况；2.完成酒店年度工作计划任务；3.做好资产负债表和损益表；4.做好酒店应收应付账款管理工作；5.做好下年度各种账本转接工作。3.会计工作项目核验表第三节 财务综合管理制度一、费用管理122、.职工工资1.1 酒店员工的基本工资、加班工资等，按酒店工资管理办法执行。1.2 职工工资的发放，由行政部工资员编制工资花名册，经行政部经理签字，财务部审核、执行总经理审批、再报总经理批准，最后由财务部出纳开出现金支票到银行提现，各部门按各部门的工资总额一次到出纳处领取，再到部门发放到每个员工，并在工资名册上签字；最后各部门将发放完毕的工资花名册交行政部工资员，由工资员汇集后送财务部作账。1.3 每月基本工资于次月10日前发放。工资花名册分别由行政部工资员于次月18号前收齐送财务部。2.职工教育经费、职工福利费的管理2.2 职工教育经费按职工工资总额的1.5%提取，由行政部用于培训工作开支。223、.3 职工福利费按职工工资总额的14%提取，由行政部根据酒店当年的福利开支具体负责经办有关职工福利事项。3.劳保费的管理3.1 酒店劳保费由行政部负责管理，其劳保用品的发放范围、标准、时间、特殊人员的劳保补贴等按酒店劳保用品管理制度执行。4.工作餐费的管理4.1 酒店为每位员工每个工作日当班时间内提供两餐免费工作餐正餐，餐具自带，多餐自费，少餐不补。正餐(中餐、晚餐)标准5.00元。4.2 外协单位人员就餐，到行政部办理“员工餐接待通知单”，餐饮部接通知单安排就餐，餐费按正餐10元。5.差旅费5.1 酒店工作人员因公出差所开支的交通费、住宿费、伙食补助统一按照酒店相关规定执行5.2 审批手续：24、各部门员工出差必须填写出差申请单由部门经理批准，部门经理出差由总经理批准。出差人员的费用报销按此程序进行审批，并填制差旅费报销单，最后由财务部按规定的开支标准审核付款。5.3 差旅费报销标准项目职务火车轮船飞机其他交通住 宿 费省内省外总经理软席一等或二等舱一等舱按实报销200元/天200元/天部门经理软席三等舱普通舱按实报销100元/天100元/天其余人员硬座三等舱经批准按实报销70元/天70元/天注：表列其他交通工具，原则上不包括出租小汽车。如有特殊情况的需报总经理批准。5.4 经批准出差，需要借支差旅费的，必须持出差申请报告，经财务部门计算审计后，予以借支差旅费；出差回单位后5个工作日之25、内必须报销并结清借支款；否则，财务部按相关现金管理规定予以处罚。5.5 出差人员不按规定期限回单位的，其超过的天数财务部门不核发差旅费补贴；计算出差补贴的工作日，按在外工作实际天数计算(含往返的路途)，回到生活居住地后，不再计发出差补贴，各类工作人员出差，不再核报县内交通费。5.6 工作人员出差，携带非因公人员出差回单位报销时，财务部门将从严审查，如发现虚报冒领行为，按查实的金额处于两倍的罚款，直接从报销单上扣除，并通报酒店。5.7 工作人员学习，培训的出差补助标准5.7.1 属企业委托外单位培训的，其费用按协议规定办理，可报销往返车费(不含飞机票)；5.7.2 属上级主管部门指定培训的，其费26、用按文件规定办理；培训期间的生活补贴费，由财务部视缴费情况审定报销。5.7.3 属于企业需要外派学习培训的，学习培训期间每天发给生活补助 元，只报销往返车费一次，住宿费用和途中出差生活补贴，其标准按出差标准执行。5.7.4 工作人员外出参加各种会议，按会议文件规定办理，在县内不按以上规定报销。6.业务接待费的管理酒店全年业务接待费用由财务部负责控制在全年营业收入的千分之五以内，有关规定如下：6.1 业务接待的原则，必须是业务关系或公共关系需要，任何人不得利用手中职权进行私人接待，一经发现，处以接待费三倍以上的罚款。6.2 严禁报销各种形式的夜总会、舞厅等接待费用。6.3 接待用餐原则上在酒店内27、部进行，特殊情况须在外就餐的，需经总经理批准。6.4 各部因公需进行业务接待，应事先到行政部办理接待审批手续，填写招待餐申请批准单，批准后持单安排接待。7.办公费的管理7.1 各部门所需办公用品，由各部门年初以计划形式报行政部，由行政部审核后每年分两次统一购配发。除特殊用品外，财务部不再报销任何办公费用。8.手机费及办公室外线电话费用的管理8.1 手机费用的核定标准：8.1.1 总经理：350元/月8.1.2 执行总经理：300元/月8.1.3 各部门经理：150元/月8.1.4 营销经理为：100元/月8.1.6 主管：50元/月8.1.7 接待经理：50元/月8.1.8 特殊岗位工作人员，28、根据实际工作情况，以签报形式经总经理批准，享受一定标准的通信费补贴。8.2外线电话：8.2.1酒店外线电话，禁止拨打“168”等语音电话，如发现一次考核电话所属部门20元，所发生的话费由部门计实交纳，考核及话费由行政部从部门工资总额中扣除。8.3 如确因工作需要增加电话费用的，由部门以签报形式报执行总经理审批、总经理批准后执行。二、财务报告 1.财务报告是酒店向有关各方提供财务状况和经营成果等信息的书面文件。主要包括会计报表、附表、附注、编表说明和财务情况说明书。会计报表的内容，报送时间等，按内部会计核算制度的规定编报。2.会计报表应附编表说明，有关编表说明的要求如下：2.1待摊费用包含的内容29、及摊销情况；2.2待处理流动资产损失包含的内容；2.3实收资本增减变化的原因；2.4以前年度损益调整包含的主要内容；2.5应交税金为负数的原因；2.6费用报表项目为负数的原因；2.7营业外收支的主要原因；2.8捐赠支出包括的主要原因；2.9其它有必要说明的情况。3.财务情况说明书；季报及年报编报财务情况说明书（或财务分析），于季终后10日内报出，其主要内容要求如下：3.1酒店的经营情况；3.2经营成果及分配情况；3.3资金的增减及周转情况；3.4主要税费的缴纳情况；3.5酒店成本费用情况；3.6酒店盈利能力分析；3.7酒店在经营过程中取得的成绩，存在的问题及建议；3.8财政部规定的其它财务指标30、评价。4.酒店四大财务评价指标的计算公式及说明：4.1销售利润率：反映企业销售收入的获利水平。计算公式： 利润总额销售利润率= 100% 产品销售净收入产品销售净收入：指扣除销售折让、销售折扣和销售退回之后的销售净额。4.2流动比率：衡量企业在某一时点，偿付即将到期债务的能力，又称短期偿债能力比率。计算公式： 流动资产流动比率= 100% 流动负债速动比率：是指速动资产与流动负债的比率，它是衡量企业在某一时点上运用随时可变现资产偿付短期债务的能力。速动比率是对流动比率的补充。计算公式： 速动资产速动比率= 100%流动资产速动资产=流动资产-存货4.3应收账款周转率：也称收账比率，用于衡量企业31、应收账款周转快慢。计算公式： 赊销净额应收账款周转率= 100% 平均应收账款余额赊销净额=销售收入现销收入销售退回、折让、折扣。由于企业赊销资料作为商业机密不对外公布，所以，应收账款周转率一般用赊销和现销总额，即销售净收入。平均应收账款余额=（期初应收账款余额+期末应收账款余额）/24.4存货周转率：用于衡量企业在一定时期内存货资产的周转次数，反映企业购、产、销平衡的效率的一种尺度。计算公式： 产品销售成本存货周转率= 100% 平均存货成本平均存货成本=（期初存货成本+期末存货成本）/2三、财务计划 财务计划是酒店财务管理的重要内容，财务计划分为年度计划、季度计划。1. 各部门于每年第四季32、度，向财务部编报次年的年度、季度用款计划，经财务部综合平衡后，提出次年的财务收支计划，经执行总经理审查后，报总经理审批，将计划指标下达给各部门执行，各部门编报的计划内容如下：1.1 客房部：商品物资采购计划、费用计划、营业计划、设备购置计划、公卫用品计划、利润计划；1.2 餐饮部：商品物资采购计划、费用计划、营业计划、设备购置计划、利润计划；1.3 客户服务部：销售计划、费用计划；1.4 后勤部：零配件、工具购置计划、设备维修计划、水电耗用计划、燃料耗用计划、其它费用开支计划；1.5 财务部：物品财务计划、费用计划；1.6 行政部：费用计划；2. 财务部根据各部门编报的计划，汇总分析填写报整个33、酒店的费用计划、利润计划、营业计划、设备购置计划、物品采购计划等。3. 各部门根据审批后的计划指标，结合本部门的具体情况，按月分摊季度任务指标作为本部门季内各月指标检查尺度。4. 执行情况的考核由财务、行政部对各部门计划执行情况进行检查考核，落实奖罚。四、财务部内部稽核及控制为更好地贯彻执行有关财经法纪、制度、规定，保证财会工作的真实性、准确性、规范性及合法性，以形成自我约束，相互牵制的工作制度，特制定本制度。本制度是财务监督的重要内容，也是搞好会计核算，提高财务管理水平的一项措施。1.内部控制(牵制)1.1钱账分管：出纳不得兼管会计档案的保管以及债权债务账目的登记工作，出纳登记的银行存款及现34、金日记账每月必须与总账核对相符。财务经理每月组织相关人员对现金、备用金进行不少于两次的清查，清查结果严格按相关财务制度规定做出书面记录，清查人员签名后存档。每月月底根据银行存款对账单编制“银行存款余额调节表”，表内每笔未达账项应做出详细说明，包括日期、摘要、金额，由财务负责人审核后方可存档。1.2印鉴分管：财务印鉴是指财务部门使用的行政印章以及用于各种票据的财务专用章、单位负责人名章、财务负责人名章、出纳名章；其中：财务部门行政印章由财务部门负责人或指定的专人保管；出纳保管出纳印章；主管会计保管单位负责人名章及财务专用章；财务负责人保管财务负责人名章，印鉴分管的目的是以控制财务开支必须两人以上35、才能办理，相互牵制。若需财务出示证明文件或报告请示等文书必须经财务负责人批准后方可加盖财务行政印章。1.3 对已开具的定额发票、有奖发票的发票存根联和发票登记簿保存5年，不得转让、转借、代开、虚开发票。1.4 银行票据、收据的管理：统一由出纳保管，并依据酒店相关管理办法填开各种票据，其它部门根据经营需要使用收据的，到出纳处办理相关领用手续，使用完将存根交出纳审核。1.5 收款需开收款收据(或收款专用发票)给对方，并据以用作收款的依据，出纳根据付款凭证付款，必须经财务负责人的审批签字。出纳支付现金，在原始凭证上须有财务负责人的审批手续，支付合同价款须有“合同付款报告”的审批手续，其它转账支付须有36、“转账付款通知单”的审批手续。1.6 各营业点收银员必须将当天收入投入前台保险箱，并登记收银员交款明细表，账单及报表在营业结束后交夜核处审核，次日会计对账单及报表中所存在问题及时解决。各收银员应根据各单位消费协议和酒店相关性文件，对不同性质的消费账单进行打折，不得多打、少打或不打。1.7 各收银员每天接班时，应清点备用周转金，不得“白条抵库”，不得“坐支”现金，所收款项按照“长缴短补”的原则交入财务。1.8 采购主管采购物品，须经核算库管员验收后方可入库，或经使用部门验收后方可使用，不得自采自验，验收人员必须在报销凭证上和发票背面签字认可。2.对原始凭证的审核2.1 财产物资、资金的增减及财务37、收支的各种外来和自制原始凭证都必须进行审核，审核时应注意：2.1.1 凭证的格式是否符合要求，内容填写是否完整，手续是否完整。2.1.2 凭证反映的经济业务是否合法、合理，有无违背政策、制度规定和不按计划预算办事的行为，是否符合节约原则等。2.1.3凭证所列数量、单价、金额以及小计、合计大小写是否正确、真实。2.1.4发票九不报：2.1.4.1发票种类与经济业务不符不报；2.1.4.2没有购货单位全称不报；2.1.4.3没有财务专用章或发票专用章不报；2.1.4.4大小写金额不符或有涂改不报；2.1.4.5数量乘单价不等于金额不报；2.1.4.6无开支用途不报；2.1.4.7无开票人、经办人和38、验收人全名不报；2.1.4.8无规定的审批手续不报；2.1.4.9不真实、不合法、不合理的发票不报。2.1.5原则上不能受理“白条子”，特殊情况须有使用部门负责人和财务负责人签字认可。2.1.6审核完毕，签署审核意见。2.2 对记账凭证的审核记账凭证的审核主要包括两个方面：一是对所附原始凭证复核；二是对记账凭证内容的规范性，数字的准确性、科目的正确性性进行审核。2.2.1填制内容是否规范完整2.2.1.1记账凭证日期是否与经济业务发生日期相符；2.2.1.2摘要是否简明扼要，并与会计科目一一对应；2.2.1.3是否有空格、跳行及字迹不清晰的情况；2.2.1.4合计金额大小写是否相符；2.2.139、.5是否填写附件张数，并与所附原始凭证张数相符；2.2.1.6 是否有原始凭证，所附原始凭证是否完整，内容是否与记账凭证相符，制单人是否签章。2.2.2数字是否准确2.2.2.1各会计科目发生额是否与所附原始凭证相符；2.2.2.2合计数量是否准确；2.2.2.3借贷是否平衡。2.2.3 会计科目的使用是否正确：主要审核所使用的会计科目是否按国家统一会计制度的要求反映所附原始凭证的经济业务内容，对应关系是否清晰，现酒店核算明细到部门，还须审核会计科目下部门是否与原始凭证中部门相符。2.3对会计账簿的审核2.3.1账簿是否按规定填写封面和启用表，是否编写账户目录，是否贴花；2.3.2 在调换记账40、人员时，是否在启用表上注明交接日期，交接人员是否盖章；2.3.3 年度终了后，由账簿经管人员按上述要求审核无误后，打出明细账簿与总账簿核对，并整理立卷，交会计部存档。2.4 对会计报表的审核2.4.1 报表编制是否规范，种类是否齐全，填列项目是否完整，是否按要求打印报表封面，是否编写页码，制表人、审核人、会计、单位负责人签章是否齐全；2.4.2 报表数字是否正确，账表是否相符，表内勾稽关系是否正确，上下期数字是否衔接，表间数据是否衔接；2.4.3 对财务分析的审核。季度和年度会计报表是否附有编表说明和财务情况说明书，编写内容是否符合要求等；2.4.4 审核完毕后在会计报表审核人处签章。2.5 41、对计划、合同（协议）的审核2.5.1 对各种计划进行审核，参照历史实绩，依据现行状况，通过预测、评估确定其先进性和可行性；2.5.2 对合同（协议）进行审核，审核主要条款的内容是否合法、详细、恰当、明确。主要有六个方面：2.5.2.1 标的，指双方当事人权利和义务共同指向的对象；2.5.2.2数量和质量，它是标的具体化；2.5.2.3价款和酬金；2.5.2.4履行的期限、地点、方式；2.5.2.5违约责任；2.5.2.6其他条款，其次是对合同所附清单的复核。2.6 对酒店营业收入的审核，酒店营业收点多面广，应认真做好双审工作，每一审由夜核员按照夜核工作程序规定的内容和要求进行稽核；2.7对其他42、有关经济事项的审核2.7.1 参与有关经济活动，对其活动过程进行监督；2.7.2 审核有关的经济事项。五、成本管理1.成本核算组织：酒店成本按实际成本进行核算，由财务部会计负责成本核算。2.成本开支范围：酒店在经营过程中发生的各项直接支出，计入主营业务成本，主要包括：2.1 餐饮部：直接耗用的原材料、辅料、调料、配料、油料、燃料、酒水、食品、一次性耗用品（如餐巾纸、牙签、卫生筷、鲜花等）、印刷品等。2.2客房部：2.2.1 一次性用品：如垃圾袋、食品袋、纸板夹、灭蚊片、牙膏牙刷、香皂、洗发液、沐浴液、梳子、拖鞋、鲜花、针线包、刀片等。2.2.2印刷品：如报刊、宣传册、信封、便笺、服务指南、明信43、片、早餐券等。2.2.3酒水、食品、卷烟。2.3客户服务部：商务中心打印纸、复印纸等。3.下列开支不得列入成本费用3.1为购置和建造固定资产、无形资产、其他资产支出。3.2对外投资支出。3.3被没收的财物。3.4支付的滞纳金、罚款、违约金以及捐赠、赞助支出。3.5国家法律、法规规定的其他支出。4.成本结转办法采用“全月平均法”5.各种进出物资应通过正确计量，办理验收入库、领用手续，其具体规定按酒店物资管理制度执行。6.各经营部门吧柜存放的实物，按实物负责制进行管理，酒水实行定额管理。六、内部会计核算为搞好酒店的会计核算，统一规定，便于操作，根据会计法及会计制度的要求，结合酒店实际，特制定本办法44、。1.会计核算体系1.1核算的内容：酒店财务收支由财务部统一核算。2.会计核算基本规定2.1 会计年度：采用公历制，自公历每年元月一日起到十二月三十一日止为一个会计年度。2.2 记账货币：记账用的货币单位为人民币，凭证、账簿、报表均用中文书写。2.3 记账方法：采用借贷记账法记账。2.4 账务处理流程：按科目汇总表的形式进行账务处理；即：审核填制原始凭证 (汇总)填制记账凭证 汇总记账凭证 登记账簿 编制财务会计报告。2.5 会计记录规范：严格按财政部会计基础工作规范的要求，填制会计凭证、登记账簿、编制报表、整理会计档案。2.6 会计结账时间：每年1-11月的结账时间为当月28日，28日后的会45、计业务处理在次月。年终决算的结账时间为12月31日(以当年全部会计业务处理完毕为结账时间的终结)。3.会计科目及账簿设置3.1会计科目设置：严格按企业会计制度的规定执行。3.2账簿设置：3.2.1总分类账：按所使用的科目设置总分类账。3.2.2明细账：具体设置要求按会计制度执行。3.2.3日记账：设置银行存款和现金日记账。3.2.4辅助备查账：按管理需要设置辅助账。3.2.5卡片：建立固定资产及低易品卡片。4.期间费用与营业成本的划分4.1期间费用的划分详见明细表。4.2与酒店经营相关的支出列入营业成本，“营业成本”科目按经营部门设置明细核算。5.收入的核算销售商品，提供劳务及过渡资产使用权等46、日常活动中价款已经收讫或已取得收款权利的收入列为“主营业务收入”；除“主营业务收入”以外的其他收入，加材料及废旧物资的销售列为“其他业务收入”。6.会计处理方法6.1 存货入账采用实际成本核算，发出采用加权平均进行计价；存货核算采用永续盘存制，每年至少一次对存货全面盘点，并在年终结账时进行会计处理；严格存货的入库和出库手续，编制入库领用单，及时、准确地传递单据，做好核算工作，月末对已领未用的存货须办理“假退料”手续。6.2 低值易耗品摊销方法。单价在500元以下的实行一次摊销，单价在500元以上的实行分期摊销，以在用低值易耗品累计借方发生额按两年期限摊销，月摊销率为4% 。6.3 其他会计处理47、方法按企业会计制度执行。6.4 转账结算起点为1000元，库存现金限额为3000元。7.会计报表7.1 月报：于次月5日前编报资产负债表、利润表、现金流量表、应交款项明细表及其他统计报表。7.2季报：于每季次月9日前编报正常月报，季度简要财务分析。7.3年报：按临时规定编报，并编写年度会计报表附注及年度财务分析。7.4附：期间费用明细表期间费用明细表费用项目行次费用项目行次一、管理费用1二、营业费用32职工工资2职工工资33差旅费3差旅费34低易品摊销4低易品摊销35物料消耗5物料消耗36清洁卫生费6广告宣传费37洗涤费7清洁卫生费38邮电费8洗涤费39修理费9邮电费40水费10燃料费41电费48、11修理费42业务接待费12水费43电脑维护费13电费44警卫消防费14旅游促销费45坏账损失15文化事业建设费46存货盘亏和毁损16季节性用工费用47小车费17绿化费48季节性用工费用18劳动保护费49劳动保护费19服装费50服装费20职工福利费51职工福利费21财产保险费52财产保险费22其他53职工教育经费23三、财务费用54工会经费24金融手续费55印花税25利息支出56车船使用税26审计费27办公费28会议费29资产占用费30其它31七、物资管理 为了加强对酒店经营物资的申购、验收、领用及核算各环节的管理，理顺各部门物资流程及核算的程序，提高工作效率，现结合酒店商品物资采购、供应、保49、管制度及经营需要，特制定本制度。1.物资申购1.1 常用物资计划申购：各部门根据本部门物品的使用情况编制季度、月度常用物资使用计划提交总库，总库根据库存物资情况制定出季度、月度采购计划报后勤部、财务部进行询价，报财务部审核。呈总经理审批，采购主管根据审批的采购计划进行物品采购。申购流程：仓库后勤部财务部执行总经理总经理后勤部1.2 计划外零星物资申购：计划外零星物资由使用部门填写物品申购单，报仓库查核，由采购、财务核算询价，报财务部审核，呈总经理审批后，由后勤部进行采购。申购流程：使用部门仓库后勤部财务部执行总经理总经理采购员1.3 紧急申购：对酒店各部门临时急用物资，由使用部门填写紧急申购单50、，经采购部主管签名同意后由采购部采买，事后由使用部门凭急单补办申购手续。申购流程：申购部门后勤部。补办申购手续流程：申购部门采购部财务部执行总经理总经理采购员。1.4 食品类申购：各部门每日需用的鲜、活食品、蔬菜、水果、干货、调料、糖、油、米、面及其他食品由使用部门提前一天，将填写的申购单送交餐饮部指定采购员进行采购。申购流程：使用部门餐饮部采购员。1.5 现用物品申请购买单一式四联，编有顺序号：第一联：申购部门（审批后申购部门留存，便于查阅部门申购物资的到位情况）；第二联：财务联（报账）；第三联：后勤部（采购主管据此进行采购）；第四联：仓库（仓库根据此单进行货物验收）；各使用部门使用物品申购51、单时必须按序号开单，认真填写，如有作废，必须妥善保管。1.6 部门填制的申购单限当月有效，如出现申购单跨月仍未供货的，由会计在该项备注中注销，并书面通知使用部门重新填制申购单方可执行采购。2.货物验收流程酒店所用物资的验收由核算库管员和使用部门共同负责验收，收货记录单必须有双方签名确认。2.1 直拨物资验收：2.1.1 核算库管人员参照合同协议价格对申购单所列内容进行质量、规格、数量、单价的验收。填制“收货记录单”，若有不符质量要求的申购项目应不予验收并及时通知后勤部采购主管作退、换、补等有关手续，否则，由于供货不及时造成经营损失由核算库管员负责。2.1.2 验货中，对所供货物无协议价格的，验52、货员先根据申购单进行数量、规格验收，在收货记录单上必须准确注明无价格品名、规格、型号、单位，将情况反映到财务部采购主管，由财务部、后勤部、使用部门洽谈订价，报财务及总经理认可后，财务部下发零补物价通知一式四联。分别交会计、采购主管、核算库管员、使用部门。2.2 入仓物资验收：2.2.1 对归口原材料，物料用品的货物验收，由使用部门、验货员根据申购单所列内容作数量、规格共同验收，填制商品验收记录单一式三联，交仓管员填制商品验收入库单，一式四联。2.2.2仓管员将填制的商品验收入库单财务联同相应的申购单验收记录单一并于转仓库核算员审核后定期交会计处。2.3 单据传递流程：2.3.1收货记录单一式四53、联，由核算库管员填制、传递。存根联：使用部门留存。财务联：由核算库管员进行价格、金额计算的复核后送财务部。仓库联：核算库管员保管。供应商联：交供应商为供货回单，作结账对账的凭据。2.3.2“商品验收记录单”，一式三联；由核算库管员作数量验收填制、传递。存根联：财务部存档，库房联：交核算库管员填制“商品验收入库单”。财务联：交财务部。2.3.3“商品验收入库单”一式四联，（原为三联）由核算库管员填制。存根联：财务部记账。财务联：交财务复核作账。库房联：交库房核算登记数量保管账。供应商：交供货商作供货回单，报账对账凭据。3.物品领用原材料及物品、用品，使用部门开据审批单，由财务审批、核算员开据领用54、单到仓库领用。4.库房管理4.1 库房业务管理制度4.1.1 库房存货贯彻执行“先进先出，定期每季翻堆”的库房管理规定。4.1.2 要节约仓容、合理仓容，重载物品与轻抛物品不得混堆，挥发性存货不得与吸潮性存货混堆。4.1.3 库房存货必须按固定堆位存储，并编列堆号，在每个货位上设“仓库物资登记卡”，凡出入商品及物资，应于当天在货卡登记，并结出存货数，以便与实物核对。4.1.4 库房存货必须做到“三相符”，即：库房存货与货卡相符；货卡结存数与库房核算员存货数量余额明细账相符；库房核算员数量账与会计数量金额明细账余额相符。4.1.5库房核算员对所管物品，应经常检查，发现霉变，破损及超保管期限的情况55、，应及时提出处理意见，并填写“商品物资盘盈盘亏汇总表”报财务部审批。4.2 物资盘点管理制度4.2.1 酒店库房每季度至少盘点一次，并将盘点结果填制“盘点表”报财务部。发现升溢或损缺，填写“商品物资盘盈盘亏汇总表”经财务部审核，报执行总经理审批总经理批准后财务作账。4.2.2 酒店库房合理升损率为库存金额的1.5%,盘点结果超出升损率部分,扣罚库房核算员10%的罚金.若为人为短缺,由库房核算员负责赔偿.4.3 库房安全管理4.3.1 库房系商品物资保管重地，除库房核算员和因业务、工作需要有关人员外，任何人未经批准，不得进入库房。4.3.2 因业务、工作需要需进入库房的人员，在进入库房时，必须要56、有库房人员陪同，不得独自进库。凡进库人员工作完毕，出库时应主动请库房管里人员检查。4.3.3 一切进库人员不得携带火种、背包、手提袋等物进库。4.3.4 库房范围不准生火，也不准堆放易燃易爆物品。4.3.5 库房不准代私人保管物品，也不得擅自答应未经领导同意的其他单位或部门的物品存库。4.3.6 任何人员除验收所需外，不准拿库房商品物资试用试看。库房应定期每月检查防火设施的使用实效，并接受后勤部检查、监督。5.会计核算5.1 各财务核算实行统一核算、分层管理，对库房领出物资根据成本归口范围凭领用单据登记保管账，并且计入部门经营成本。5.2 对计入成本的直拨物资，经库管核算员验收后直接发到使用部57、门；5.3 月末（当月28日），由各部门经理组织各部实物负责人进行实地盘点，并签名，转会计审核后作假退料，盘点表报财务部。5.4 若由于工作不负责任，造成盘点数据虚假，给酒店造成损失，损失部分由责任人全额承担，相关管理人员承担管理责任。5.5 对验收记录单中出现的因价格误差造成的成本多计、少计，分别采用红字更正法或蓝字补充法调整成本，确保成本数据的准确；为会计提供准确成本报表数据。5.6 对库管核算员传递的各项收货记录单据进行价格，金额计算的复核。复核正确的签盖“已复核”章，按类别汇总作账。6.废旧物资管理制度酒店各部门的废旧物资，其中经营性废旧物资由酒店统一处理；大门保安凭出门条或收据放行。58、所有废旧物资回收收入，统一交财务入账，由财务根据国家废旧物资收入的处理规定，按照各部门的回收金额进行分成奖励。各部门不得将其私设“小金库”，否则按国家有关“小金库”的处理规定对部门负责人进行处罚。八、资产管理1.货币资金的管理货币资金包括现金、银行存款、其他货币资金，一律按实际收入和支出数额进行确认和计量。1.1 现金的管理酒店现金包括库存现金和备用金，其收付业务频繁，流动性强、涉及面广，必须加强管理，防止现金发生差错、丢失、侵占挪用。1.1.1 严格现金使用范围，除以下范围一律不得使用现金。1.1.1.1员工工资、奖金、工资性津贴、退职、退休金；1.1.1.2出差人员必须携带的差旅费用；1.59、1.1.3支付农民个人的农副产品的收购款及个人的劳务报酬；1.1.1.4转账结算起点以下的零星支出（起点为1000元）。1.1.2 银行收支手续及规定现金的收支，一定要有原始凭证证明、出纳人员应根据会计人员审核无误的现金收付凭证办理款项收付。酒店人员因公零星借支款项，由各部门负责人签字经财务负责人审核报执行总经理审批后总经理批准方可支付；对支付的备用金、押金等，出纳每月应与有关部门经办人清理核对无误；严格控制库存现金限额（3000元以下）；财务专职出纳负责登记“现金日记账”，做到现金日清日结，如果库存现金出现长短款，应立即作出记录，报告财务负责人，先以“待处理财产损溢”列账，经查明原因，报经理60、批准后处理，长短款不得相抵，不准白条抵库，不得挪用公款，收付现金必须在发票凭证上加盖“现金收讫”、“现金付讫”戳记。1.1.3 酒店各收银员每日收入现金，除核定的备用金外，全部送财务交出纳入库。每日收入现金，必须实行“长缴短补”的规定，不得长补支出；不得白条抵库，不得将营业收入现金出借给任何单位和个人。1.2 银行存款管理1.2.1 送存银行的款项（含现金及转账单据），应填制“进账单”连同现金或结账凭证，转账票据等送存银行，并将“送款回单”或“银行收款通知”据以填制记账凭证入账。1.2.2 到银行提取款项或转出款项时，应开出“现金支票”或其他结算凭证，并应及时将支票存根、结算凭证付款或银行发生61、的结算“支付通知”，填制记账凭证并据以出账。1.2.3 出纳人员应定期与银行核对余额，人民币存款账户每月至少一次。1.2.4 在接到银行对账单后，应逐笔核对借贷发生额和余额；发现记账错误，要立即更正；属于银行的差错要及时通知银行更正；发现有未达账款，应采用“余款查找法”进行查对，并编制“银行存款余额调节表”来确定收付的未达账，对核实的未达账款，要加强管理，经常检查，如发现有账款长期未还，应认真查明原因及时处理。2.存货管理存货是酒店在经营过程中为销售或耗用储存的各种资产。包括原材料、低值易耗品、物料用品。2.1 酒店购入存货一律按实际成本计价；存货发出采用全月平均法计价，存货盘存采用永续盘存法62、，盘盈的存货按同类存货实际成本计价，无同类存货按市价计价。酒店存货的采购、收发、保管、核算、盘点按物资管理制度的规定执行。2.2 低值易耗品的核算管理酒店的低易品品种多、数量大，管理难度大，必须根据酒店实际及管理要求加强其管理。购入、领用低值易耗品时，分部门、分类别填制“财产保管卡”，财务部分营业用和非营业用进行部门核算，单位价值低于500元的一次性摊入成本费用，单位价值高于500元实行分期摊销，以在用低值易耗品累计借方发生额按两年期限摊销，月摊销率为4%；报废时必须由使用部门核准，财务部核批后报总经理核批，财务在“财产保管卡”上予以注销。2.3原材料、物料用品分类编 号类别名称编 号类别名称63、一物料用品10服装1公卫设备及用品11劳保用品2客房设备及用品12化学设备及用品3客房一次性用品13其它4餐饮设备及用品二原材料5玻璃（瓷）器皿1主食品6镀金餐具2副食品7清洁制剂3卷烟8五金工具4酒水9印刷品3.固定资产的管理3.1 固定资产的购置、更新、改造由使用部门及后勤部依据可靠的可行性分析提出申请，经执行总经理审批后报酒店总经理核批，最后报董事长批示对固定资产的购置、更新、改造。3.2 固定资产的清查、盘点、报废为保证酒店固定资产的完好，酒店每年进行一次清查、盘点，并将清查结果上报资产所有者，由资产所有者核实处理。3.3 固定资产的内部转移根据酒店经营需要，酒店内部各部门之间转移固定64、资产时，应由使用部门提出转移申请，经执行总经理审批报酒店总经理批准后，填写资产移交卡片，由调出部门、调入部门、财务部配合完成相关移交手续。4.应收账款的管理应收账款是企业在经营活动中发生的与企业外部、内部各部门及职工之间经济业务往来而待结未结的各种债权。应收账款资金占用过多，账龄过长会给酒店的效益造成影响和损失。具体管理规定如下：4.1 财务部应搞好往来账务的核算，每月与会计进行核对，编制应收账款清查表，反映应收账款欠款单位，所欠金额。4.2 加强对应收账款的催收工作，由财务部经理督促会计与客户服务部对其往来账款的回收。4.3 年末，对跨年度未收回的应收账款进行函证（后附：往来款项询征函）。565、.待摊费用的管理凡需在一年内摊销完的各项费用，如：修理费、保险费、收视费等，均应分类别设置明细账核算管理。第四章 审批权限和报销程序第一节 财务开支审批权限为提高工作效率，明确各级权责，规范理顺酒店财务开支审批权限及经济合同签定权限，根据酒店 “关于财务开支权限的管理规定”文件精神，现就酒店内部的财务开支审批权限及经济合同签定权限作如下规定：1.酒店所有财务开支由总经理“一枝笔”审批，采取自下面上的审批程序即先由经办部门审批，再由财务部门审核，经执行总经理审批，最后总经理审批。2.执行总经理审批权限如下：2.1审批1000元以下的经营性支出；2.1经营性物品的领用。3.为提高工作效率，保证经营66、工作正常开展，对酒店经营所需的鲜活食品（如海鲜、水果、蔬菜、肉类、鸡鸭、调料等），经营部门负责人审批，后勤部采购主管采购，采购主管有一定的周转资金，凭发票到财务部审核。经总经理审批后方可报销。但一次性采购金额不得突破5000元，突破采购限额的，由部门报财务审核，经总经理审批后方可进行采购。4.总经理外出总经理授权人员审批。5.财务开支审批程序5.1 超过酒店审批权限的，由经办部门写出书面开支报告，由酒店总经理提出审批意见，报董事长审批，图示如下：部门经理 酒店总经理 董事长5.2 由酒店总经理审批的所有开支，由经办部门写出书面开支报告，由部门经理、财务经理提出开支意见后，报酒店总经理审批，图示67、如下：部门经理 财务经理 执行总经理 总经理（注：执行总经理审批1000元以下的经营性开支，1000元以上的所有开支由总经理审批）6.财务开支审批的其它规定6.1 各部门在开支前不按规定程序进行报批的，财务部门不得受理其报账业务，否则，按开支金额的10%考核相关责任人；对“先斩后奏”的开支行为，事后由相关领导补办审批手续的，按开支金额的10%考核经办部门负责人。6.3行使财务开支权的审批人，承担其权限的相应责任。6.4附件：6.4.1财务开支报告6.4.2物品申请购买单财 务 开 支 报 告开支原因：预计开支金额合计（元）总 经 理 审 批意见：签字：年 月 日执行总经理审批意见签字：年 月 68、日财务审批意见：签字：年 月 日开支部门：年 月 日 经办人：物 品 申 请 购 买 单申购部门： 年 月 日品名规格单位数量品 名规格单位数量领导： 财务部： 后勤部： 申购部门：第二节 报 销 工 作 程 序为理顺酒店报销程序，便于日常工作的正常进行，明确各经办人、责任人的权利和义务，现将有关报销工作程序具体明确如下：1.经营性开支或费用的报销与经营有直接关系的货款及费用，例如：蔬菜、酒水等采购，工程维修、改造等。1.1 零星物资采购，货到直接由使用部门验收、使用，付款时：需有物品申请购买单或财务开支报告，货物销售统一发票背面左上角必须有经办人、验收人(或证明人)签字，并填制酒店内部报销封69、面。1.2 蔬菜采购，货到由验货员验收，付款时：需有部门开具物品申请购买单，采购员填制零星采购报销单，核算库管员填制收货记录单，并填制酒店内部报销封面。1.3 酒水、干货、客房一次性用品等与经营有关的成本性物资采购，货到由核算库管员验收合格入库后，付款时：需有收货记录单或者商品验收入库单，物品申请购买单、合同(协议)洽谈记录及审批表，货物销售统一发票。1.4 工程项目结束后，付款时：需有合同(协议)洽谈记录及审批表或者财务开支报告、合同(或协议)、竣工验收报告、建筑安装工程统一发票。注：报销手续由经办部门经办人持手续齐全、内容真实、数据准确的原始单据，经财务经理审核报执行总经理审批后总经理批准70、方可支付。2. 非经营性费用的报销与经营没有直接关系的费用。例如：邮电费、办公费、业务接待费、差旅费、修理费、小车费、其他零星费用等。付款时： 需有财务开支报告， 相关正规发票(发票后注明经办人、验收人或证明人)，有合同(或协议)的必须附上验收入库单等原始单据。 注：报销金额与程序相同于经营性开支的报销。3.其他3.1 现金的报销，使用酒店报销封面、酒店差旅费报销单，由经办部门验收 财务审核 财务部经理 执行总经理 总经理3.2 银行支付：使用酒店银行付款通知单，按经办部门 财务审核 财务经理 执行总经理 总经理3.3 附件：3.3.1酒店报销封面3.3.2酒店差旅费报销单3.3.3酒店银行付71、款通知单酒店报销封面采购单号单据张数用途金额（大写） 仟 佰 拾 元 角 分 ￥总经理执行总经理财务经理财务审核验收人经办人 年 月 日 酒 店 差 旅 费 报 销 单部门： 出差事由： 填报日期： 年 月 日年起讫人数天数交通工具交通费用住宿费出差补助其 他 费 用审核意见月日月日项 目金额1.审核人：2.3.4.5.6.7.8.小 计附单据 张：报销总计： 万 仟 佰 拾 元 角 分 （￥ 元）负责人： 出差人：酒店银行付款通知单年 月 日收款单位账 号开户行省 市 县行名全称金 额（大写）亿千百十万千百十元角分用 途附单据 张票据审查付款方式付款经办汇出行核准备注第五章 会计档案管理办法72、往来款项询证函第一节 会计档案管理办法会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务活动的的重要材料和凭据；会计档案是国家档案的要求组成部分，也是单位的重要档案之一；为了加强会计档案的管理，根据财政部、国家档案局会计档案管理办法，结合我单位实际，特制定本管理办法。它主要包括会计档案的立卷、归档、保管、调阅、销毁制度等。一、会计档案的范围1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证及汇总凭证；2.会计账簿：现金日记账、银行存款日记账、总账、各种明细账、辅助账、固定资产卡片等。3.会计报表类：月报、季报、年报及各种快报；4.其它类：会计档案移交、保管、销毁清册，财务预算73、计划、制度等文件材料，属文书档案管理范围，不在会计档案范围内。二、立卷归档要求1.会计凭证：月终15日内，将会计凭证按形成时间先后顺序编号，装订成册，书面要求填写齐全、加盖印章并整理立卷；银行存款余额调节表及银行对账单订在每月最后一本凭证末尾；2.会计账簿：现金日记账及银行存款日记账、总账要求使用订本式，其它账簿可使用活页式，次年元内装订成册、整理立卷，整理时应检查“账簿启用表”、“目录”是否按要求填写，活页账、空白账页是否抽出，账簿记录是否符合要求等；3.会计报表：月终10日内，应将报表编写页码、装订成册、加盖印章，次年元月内立卷归档；季报和年报应附有财务情况说明书；4.财务预算、计划、制74、度、物价资料等文件材料：年终15日内装订成册，作为文书档案归档；移交、销毁、保管清册装订整理后作会计档案归档。5.会计档案由财务部门专人专柜保管一年后，移交酒店档案部门保管；移交时要编写移交清册，交接双方签字后各执一份；内部独立核算单位的会计档案按本办法整理立卷后直接移交酒店档案部门保管。三、会计档案借阅制度1.本单位人员查阅会计档案，与工作无直接关系的，须经酒店领导同意，与工作有直接关系的，须经财会部门负责人或主办会计同意，外单位人员查阅会计档案，需持有介绍信，并经财务部门负责人同意，重大问题需经酒店领导同意；2.会计档案一律不得外借，特殊情况需经领导同意可复制解决；查阅的档案不准涂改、裁剪75、或撕毁。3.查阅档案要进行登记，并必须填写档案查阅审批表。四、会计档案保管制度1.会计档案应专人专柜保管，做到妥善保管、存放有序、查找方便；同时执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密；2.会计档案保管期限，根据其特点分为永久、定期两类。顺序号档 案 名 称保管期限备 注一会计凭证类1原始凭证、记账凭证和汇总凭证15年其中：涉及外事和对私改造的会计凭证永久2银行存款余额调节表3年二会计账簿类3日记账15年其中：现金和银行存款日记账25年4明细账15年5总账15年包括日记账6固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年7辅助账簿15年8涉及外事和对私改造的会计账簿永久三会计报表类包括各级76、主管部门汇总财务报告9主要财务批示快报3年包括文字分析10月、季度会计表5年包括文字分析11年度会计报表(决算)永久包括文字分析四其它类12会计移交清册15年13会计档案保管清册25年14会计档案销毁清册25年五、会计档案销毁制度1.会计档案保管期满销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。2.会计档案销毁，经企业领导审查，报上级主管单位批准后才能进行；对末了结的债务的凭证，应抽出立卷，由档案部门保管至结清债权债务为止；3.销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门共同派员监销，监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签77、字盖章，并将监销情况报告本单位领导。六、电算会计档案管理暂行规定按会计电算化内部管理制度执行。第二节 往来款项询证函根据年终决算要求，我单位正以 年 月 日为基准日，对各单位往来款项余额进行核对。下列数据出自我单位会计账簿记录，请贵单位核实后在下列“数据核对相符”或“数据核对不相符”（简要说明原因）处签章并将此函邮寄传真回我单位。地址：邮编：655600 电话： 传真： 金额单位： 元我单位账面项目名称我单位欠贵单位贵单位欠我单位此函并非催收，望予核实为谢。 （公章）：年 月 日数据核对相符（公章）： 数据核对不相符（公章）：数据不符原因：年 月 日 年 月 日 第六章 手册修改控制页章节名称修改内容修改日期修改人审核审批备注