花园洋房别墅小区物业管理特殊邮件签收领取规程（2页）.doc
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花园洋房别墅小区物业管理特殊邮件签收领取规程（2页）.doc
1、1.01.0 目的目的 规范邮件的分发程序，确保邮件及时准确地传送。 2.02.0 适用范围适用范围 适用于小区业主/住户的邮件分发处理。 3.03.0 相关说明相关说明 无 4.04.0 职责职责 4.1 住户服务中心主任/主管负责此项事务的监督、检查工作，以及因邮件丢失、误 传而引发的恶性投诉事件的处理。 4.2 前台物业助理依照本规程进行实际操作，并对实施情况进行记录。 4.3 前台物业助理负责业主/住户的接收和登记工作。 5.05.0 内容内容 5.1 可代收邮件的种类 5.1.1 公司可代收的特殊邮件包括快递、包裹、挂号信件、汇款单等。 5.1.2 不能直接投放到业主信箱的邮件、杂志
2、亦属本公司代收范围之内。 5.1.3 能直接投放到业主信箱的普通信件、杂志、报纸不在公司代收范围之 内，由邮递员直接投放到业主信箱。 5.2 邮件的代收 5.2.1 邮递员将邮件送到住户中心， 前台物业助理要按照实际收到的邮件数量 与邮递员进行核对并登记，对地址含糊不清的邮件或不属本公司可代收范 围之内的邮件要及时退回邮递员。 5.2.2 接收特殊邮件时，若未征得收件人同意或无法联系到收件人，前台物业 助理不能代收邮件；当取得收件人同意或收件人事前有通知公司代收邮件 时，前台接待方可以代签收邮件，并提醒收件人尽快携带有效证件来领取 邮件。 5.2.3 前台物业助理将代收的邮件、杂志进行分类，认
3、真登记在特殊邮件签 收/退件登记表上，并按区域妥善存放。 5.3 邮件的签发 5.3.1 业主/住户持有效身份证件到住户服务中心领取普通邮件、杂志，前台物 业助理核对无误后，请业户在特殊邮件签收/退件登记表上签名确 认。 5.3.2 本公司代收的特殊邮件，必须由收件人亲自携带有效身份证件到住户服 务中心签收或收件人提供委托书委托他人代为签收。 5.3.3 对于 24 小时后仍无人签领的邮件、杂志等，须采取电话催领措施，若电 话催领三天后业户未领取，应发出邮件催领通知单进行催领；若超过 两周业户仍未前来领取，前台物业助理需将邮寄物品退回邮递员，并在 特殊邮件签收/退件登记表中进行登记，同时在“备注”栏上注明邮 件退回原因，并请邮递员签名确认。 6 6.0 .0 相关文件相关文件 文件编号文件编号 文件名称文件名称 7 7. .0 0 质量记录质量记录 记录编号记录编号 记录表格记录表格 特殊
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