花园洋房别墅小区物业管理档案资料管理规定（2页）.doc
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花园洋房别墅小区物业管理档案资料管理规定（2页）.doc
1、1.01.0 目的目的 规范档案资料的管理，确保业主档案资料的完整性和保密性。 2.02.0 适用范围适用范围 适用于住户服务中心业主档案资料管理 3.03.0 相关说明相关说明 无 4.04.0 职责职责 4.1 住户服务中心主任/主管负责档案资料的检查、督导工作。 4.2 住户服务中心资料管理员负责业主档案资料的存放和管理工作。 4.3 片区管家/物业助理负责业户档案资料的更新与完善工作。 5.05.0 内容内容 5.1 业主档案资料包括业主资料和装修资料。 5.1.1 业主资料 5.1.1.1 业主身份证复印件、商品房买卖合同复印件； 5.1.1.2 收楼通知书； 5.1.1.3 住户手
2、册（内含管理规约及消防安全责任书 前期物业服务协议或物业服务协议； 5.1.1.4 业主收楼验收表、业户信息登记表； 5.1.1.5；业主文件/锁匙签收表； 5.1.1.6 业主授权印鉴书 5.1.2 装修资料： 5.1.2.1 装修申请表或改建申请表、装修管理服务协议 和装修承诺书； 5.1.2.2 装修图纸资料及装修施工人员登记资料； 5.1.2.3 装修施工许可证复印件。 5.2 日常管理资料 5.2.1 日常维修资料 5.2.1.1 业户报修、维修记录； 5.2.2 业户反馈资料 5.2.2.1 和业主之间的来往函件； 5.2.2.2 业户投诉及处理记录； 5.3 业户档案的收集 5.
3、3.1 设立档案室； 5.3.2 对业户档案进行一户一档管理 5.4 业户档案的整理 5.4.1 各业务范围上收集到的信息资料，统一交档案管理员集中整理/更新； 5.4.2 资料管理员跟据资料内容、来源进行分类，做到系统清晰，便于查阅。 5.5 业户档案的归档 收集到的业户资料需及时进行更新调整并按类别妥善保存。 5.6 业户档案的管理 5.6.1 业户档案的使用有严格规定，借阅时可由档案管理员借出，并填写借阅文 件/资料签收表后，方可借阅。所借阅的业主档案资料未经批准不得抄摘 或复印；归还时必须由资料管理员进行检查。如有破损，立即修复，严重时 将追究相关人员的责任。 5.6.2 资料管理员应定时检查业主档案资料专柜，核对件数，存放时要做好防火、 防潮、防蛀工作，计算机使用时要防止电脑病毒侵入。 5.6.3 发现异常或丢失等情况，应及时向领导反映，妥善处理，如人为造成，要追 究有关人员的责
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