商业百货购物中心文件和记录控制程序（12页）.doc
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商业百货购物中心文件和记录控制程序（12页）.doc
1、文件和记录控制程序文件和记录控制程序 1 目的 制定此程序的目的是为了控制与质量管理体系运作有关的文件和记录， 确保各相关文件为有效版本，确保所需的质量记录得以妥善保管。 2 范围 与质量管理体系运作有关的文件、表格及质量记录。 3 参考文件 3.1*集团保密工作规定 3.2广东*（集团）股份有限公司公文处理实施细则 3.3广东*（集团）股份有限公司档案管理办法 4 定义 4.1 受控文件-所有与质量管理体系运作有关的文件和表格，文件封面或 表格应盖有 红色受控文件印章（见附录 8.8）。受控文件或表格 若有新版次发出，将会被 更新。 4.2 非受控文件-没有盖有受控文件印章的文件。非受控文件
2、或表格若 有新版次发出，将不会被更新。 4.3 完成的质量记录：已完成的质量记录表格或其他适当的记录。 5 职责 5.1 行政部总经理负责与外部单位联系，当国家或国际标准有任何变化时， 负责及时 通知档案员更新档案室的外部文件档案。 5.2 文件拟稿人/部门总经理 确保其发出文件及表格内容的准确性及适用性。 5.3 文件批核者 审核文件的准确性、适用性、完整性，并批准发出文件成为有效的通用 文件。对更新文件应重新审批。 5.4 各部门总经理 确保分发给其部门的受控文件及表格，能及时向有关人员传达，并正确 的存档和保存，对文件的保存进行监控。 5.5 文件控制员 负责按此程序的要求对文件及表格进
3、行控制。 6 程序 6.1 总则 6.1.1 所有公司内部发出的受控程序文件和管理规定，须以公司的标准文 件表（见附录8.4-8.8）发出；上述受控文件都须有文件首页 （见附录 8.4）；首页为独立 页，不包括在总页数内。 6.1.2 若授权批核人员缺席，管理代表可委派另一名有同样职权的授权人员， 批核该控制文件。 6.1.3 所有受控文件发出前须经行政部总经理审核，确保文件已按审批程序进 行审批。 6.2 公司发出的内部受控文件以 ISO 形式流转：质量手册、作业程序、管理 规定、表格。其他文件按广东*（集团）股份有限公司公文处理实施细 则处理。 6.3 ISO 形式流转的文件及表格以下列编号系统进行标识： 6.3.1 质量手册编号为： QM-001 RR 6.3.1.1 QM 表示质量手册 6.3.1.2 001 表示手册的序列号，从 001-999 6.3.1.3 RR 表示版次，从
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