1、四川国际标榜职业学院龙泉校区改扩建工程专项档案管理办法为了规范四川国际标榜职业学院龙泉校区改扩建工程专项档案的管理，根据高等学校档案管理办法（教育部令第27号）、关于印发四川省高等学校档案管理办法实施细则的通知（川教11号）、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008）、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 28-2002）、关于印发的通知（川档发200845号）、基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发（1988）4号）、技术制图复制图的折迭方法（GB/T 10609.3-2009）等相关标准和规定，结合学院工作实际，特制订本办法。一、 龙泉校区改扩建工程
2、专项档案的归档范围和载 体及保管期限龙泉校区改扩建工程专项档案是指在我院龙泉校区改扩建项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，办理完毕，经过鉴定对学校、师生、社会具有保存价值，整理并移交归档的文字、图表、声像等各种载体形式的历史记录。(一) 归档范围四川国际标榜职业学院龙泉校区改扩建工程专项档案的具体归档范围、分类编号方式详见四川国际标榜职业学院龙泉校区改扩建工程专项档案归档范围和分类及档号编制方案和保管期限表（附件2）。(二) 载体学院龙泉校区改扩建工程专项档案的载体主要包括：1. 电子文档2. 纸质档案3. 声像档案4. 实物档案(三) 保管期限龙泉校区改扩
3、建工程专项档案的保管期限参照国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表，根据不同的档案类别，保管期限分别为永久、30年、10年，详见四川国际标榜职业学院龙泉校区改扩建工程专项档案归档范围和分类及档号编制方案和保管期限表。二、 龙泉校区改扩建工程专项档案收集、移交和管理责 任分工(一) 龙泉校区改扩建工程领导小组办公室负责收集改扩建工程中所产生的所有档案资料。包括组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件，负责从勘察设计单位、施工单位和监理单位接收整理好的项目文件移交给学院综合档案室；同时按照相关要求报送上级有关单位；负责收集整理整个工程建设过程中形成的管理制度
4、、方案、规划、计划、会议纪要等文件资料移交给学院综合档案室。(二) 学院综合档案室负责接收龙泉校区改扩建工程领导小组办公室移交的所有档案资料（包括工程档案、管理档案等）；负责按照档案管理要求进行分类、编目、编号、装订、填写、打印卷内目录、填写备考表、装盒、填写档案封面及盒脊等；负责龙泉校区改扩建工程专项档案的保管并按照机要档案要求提供查阅、借阅等档案利用服务。三、 龙泉校区改扩建工程专项档案的收集整理移交及 归档移交时间龙泉校区改扩建工程领导小组办公室在学院与相关单位签订项目设计、施工及监理等合同、协议时，应设立专门条款，明确要求建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料构件及设备
5、供应单位等按照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范要求，完成各自职责范围的竣工文件的编制和项目文件的整理归档。基建项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。(一) 项目准备阶段学院龙泉校区改扩建工程领导小组办公室负责收集、积累、整理和移交项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件并负责收集勘察设计单位及有关积累勘察、设计基础资料和设计文件。(二) 项目施工阶段1.龙泉校区改扩建工程项目如实行总承包制，则由龙泉校区改扩建工程领导小组办公室负责收集总承包单位提供的经汇总的各分包单位收集、积累、整理的分包项目全部文件资料。2.如由学院分别向几个单位发包，则由
6、学院龙泉校区改扩建工程领导小组办公室负责收集各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件资料，同时负责收集项目监理单位收集、积累的项目监理文件资料。3.龙泉校区改扩建工程领导小组办公室负责收集学院委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中产生的文件的审核、签署竣工文件，向学院提交的有关专项报告，验证材料及其他监理文件。(三) 项目试运行阶段龙泉校区改扩建工程领导小组办公室负责收集试运行单位收集、积累、整理的在生产技术准备和试运行中形成的文件；同时负责收集项目器材供应、财务管理单位或部门收集、积累、整理的所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件。(四) 项目竣工文件、竣工图的编制龙泉校区改扩建
7、工程领导小组办公室负责收集项目竣工文件和项目竣工图。收集的资料及要求为：1.项目施工及调试完成后，由施工单位负责根据工程实际情况和行业规定、标准及合同规定的要求编制项目竣工文件和竣工图，监理单位负责审核。竣工图需由施工单位和监理单位签字认可。2.竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。3.按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。3.一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。4.设计结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“
8、竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。5.同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。6.竣工图图幅应按GB/T 10609.3要求统一折叠。竣工图章样式：编制单位竣 工 图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人 25 25 30 80图1 竣工图章（单位：毫米）7.所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章的内容填写应齐全、清楚，不得代签。8.竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。9.项目竣工图一般为两套。学院龙泉校区改扩建工程领导小组办公室在收
9、到并验收整理好的项目竣工文件和竣工图后，负责移交一套到学院综合档案室，另一套按照相关要求报送上级有关单位。如果项目是按照FIDIC设计建造与交钥匙工程合同条件建设，则竣工图套数按合同条件的规定提交，但至少需保证移交一套到学院综合档案室。(五) 移交归档具体时间和要求1.龙泉校区改扩建工程工作管理综合档案、基建综合档案按自然年度整理移交，移交时间为次年3月31日前。2.根据基本建设程序和项目特点，龙泉校区改扩建工程各单项工程或单位工程基建项目档案应在工程完成并通过竣工验收后三个月内将项目文件向学院龙泉校区改扩建工程领导小组办公室移交。学院龙泉校区改扩建工程领导小组办公室收到档案资料后，应在两周内
10、移交学院综合档案室。3.龙泉校区改扩建工程领导小组办公室应要求施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审。所有项目竣工资料经学院龙泉校区改扩建工程领导小组办公室确认并办理交接手续后，连同审查记录全部移交学院综合档案室。四、 龙泉校区改扩建工程专项档案归档移交文件质量 要求(一) 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。(二) 需永久、30年保存的文件不能使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。(三) 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应
11、符合设备标定质量的要求。(四) 录音、录像文件应保证载体的有效性。(五) 长期保存的电子文件应使用不可擦写型光盘。五、 龙泉校区改扩建工程专项档案整理组卷的基本要 求龙泉校区改扩建工程领导小组办公室向学院综合档案室移交的龙泉校区改扩建工程专项档案须根据国家有关规定，按照档案管理要求，由文件形成单位进行整理组卷。(一) 组卷要求组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等
12、组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。(二) 案卷与卷内文件的排列管理性文件按问题、时间或重要程度排列。施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。竣工图按专业、图号排列。卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。六、 龙泉校区改扩建工程专项档案案卷编目和案卷装 订龙泉校区改扩建工程专项档案的编目由学院综
13、合档案室负责按照以下要求完成。(一) 卷内文件页号的编写卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。页号编写位置：单面书写文件在右下角，双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。(二) 使用国家标准统一规格的档案盒档案盒的封面、盒脊、卷内目录均执行科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008），模板详见附件3、4、5。视卷内档案数量，可选用4cm或6cm的档案盒。档案盒封面档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级填写的字体字号为宋体三号；盒脊保管期限、档号、案卷题名填
14、写的字体字号为宋体四号。由学院综合档案室统一打印档案盒的封面、封脊，使用特制浆糊，对专项档案资料的封面、盒脊进行统一粘贴。(三) 案卷装订要求文字材料采用单份文件装订的形式，并在每份文件首页右上方加盖、填写档号章。图纸应按照国家标准统一折叠、整理，装订成册。案卷内不应有金属、塑料等不利于长期保存的物品。七、 学院龙泉校区改扩建工程专项档案移交手续（一）学院龙泉校区改扩建工程领导小组办公室向学院综合档案室移交该项目档案，须办理专项档案交接手续，填写移交清单（模板详见附件6），明确档案移交的名称、数量等，并有完备的清点签字等交接手续。（二）由CAD生成的电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档与移交
15、执行CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB/T 17678.1-1999）八、 龙泉校区改扩建工程专项档案的保存和提供利用（一） 设立“四川国际标榜职业学院龙泉校区改扩建工程专项档案分室”，地点位于专家楼一楼，专柜存放学院龙泉校区改扩建工程专项档案，档案室指定专人管理。专项档案整理归档后，统一录入学院档案管理系统（南大之星）。（二） 龙泉校区改扩建工程专项档案属于机要档案。对龙泉校区改扩建工程专项档案的利用，须严格按照学院机要档案管理制度和操作流程办理。九、 编写龙泉校区改扩建工程建设史学院龙泉校区改扩建工程结束后，综合档案室要编写龙泉校区改扩建工程建设史（包括建设过程史、设计过程史等），龙泉校区改扩建工程建设史要突出绿色环保、可持续发展、环境育人等特色。学院龙泉校区改扩建工程领导小组办公室在改扩建工程建设中，要注意收集、整理龙泉校区改扩建工程建设史所需电子、纸质、声像、实物等资料。 年12月22日
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