2018电力公司工程总承包项目文件立卷归档规定（20页）.pdf

1、 工程总承包项目文件立卷归档规定 20180625 发布 20180701 实施 Q/YDS-2353-2018 1 工程总承包项目文件立卷归档规定 0 引 言 为规范工程总承包项目档案管理工作，建立完整、准确、系统的工程总承包项目档案，满足相关各方对工程总承包项目档案管理的要求，特制定本规定。1 范 围 本标准规定了工程总承包项目文件材料立卷归档的主要技术要求和质量要求。本标准适用于工程总承包项目文件材料的立卷归档及工程总承包档案的管理。2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的

2、修改单）适用于本文件。GB/T50328-2014 建设工程文件归档整理规范 DA/T28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与整理规范 DA/T22-2000 归档文件整理规则 基本建设项目档案资料管理暂行规定 国档发19884 号 供电企业档案分类表（6-9 大类）能源部能源办1991231 号 火电企业档案分类表（6-9 大类）（修订本）国家电力公司 总文档200229 号 电力勘测设计科技文件归档及档案管理办法 电规协标201067 号 电力工程建设总承包项目文件材料立卷归档办法 电规协标20075 号 DLGJ155-2000 电力勘测设计声像档案管理办法 Q/YDS-2002

3、工程总承包专用管理手册 Q/YDS-2330 勘测设计科技文件归档管理规定 Q/YDS-2333 电子档案管理规定 Q/YDS-2353-2018 2 3 职 责 3.1 公司分管副总经理 负责监督、检查工程总承包文件材料立卷归档工作纳入总承包项目管理各个环节和有关人员职责范围的实施情况。3.2 公司承接工程总承包项目的生产公司/部门 负责与承揽工程总承包项目有关的招投标、中标、合同、协议、来往函件等工程管理性文件的收集、立卷、归档，并对其完整性、准确性负责。负责组织总承包项目执行全过程文件材料立卷归档工作的策划、监督、检查。3.3 总承包项目部 负责下列文件材料归档：a)负责组织工程总承包项

4、目建设过程中勘测设计、施工、安装、调试、验收、启动、试生产各阶段招、投标文件、合同、协议、来往函件等文件材料的收集、立卷、归档等，并对其完整性、准确性负责。b)负责组织设备材料采购招、投标文件、供方管理、来往函件及采购过程形成的文件材料的收集、立卷、归档，并对其完整性、准确性负责。c)负责个人在工程总承包项目建设过程中形成的文件材料的立卷归档，并对其完整性、准确性负责。3.4 科技信息部 3.4.1 部长（副部长）负责组织对总承包项目全过程的文件材料立卷归档工作的监督、检查。3.4.2 档案管理人员 a)负责对工程总承包项目文件材料的收集、整理、预立卷、归档工作进行监督指导；b)负责对工程总承

5、包项目文件材料的接收、整理、归档；c)负责配合总承包项目部向建设单位移交档案资料。4 管理内容与方法 4.1 立卷归档范围与保管期限 4.1.1 根据国档发19884 号基本建设项目档案资料管理暂行规定中的规定，工程Q/YDS-2353-2018 3项目实行总承包时，各分包商负责收集、整理、编制分包范围内的档案资料，交总承包商汇总、整理，工程竣工时向工程建设单位整体移交。总承包商对工程竣工移交档案资料的完整性、准确性、系统性负责。工程总承包项目文件材料归档范围和保管期限，执行国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002)、国档发19884 号文基本建设项目档案资料管理暂行

6、规定、火电、供电企业档案分类表、建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2011)、发、送、变电工程总承包项目文件材料归档范围和保管期限表。保管期限分为永久、长期、短期三种。4.1.2 本公司设计的勘测设计文件材料归档范围执行勘测设计科技文件归档管理规定(Q/YDS-2330)。保管期限执行电力勘测设计科技文件归档及档案管理办法。同一卷内有不同的保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。4.2 立卷归档要求 4.2.1 归档的工程文件中的合同、招投标文件、管理文件、设备资料应为原件，工程质量记录可为复印件。“原件”定义：a)采用计算机编制并打印，交各有关人员签署齐全的视为原件；b)现场发放的

7、修改通知单或工程联系单，复印后再经有关人员签署齐全并加盖红章的，可视同为原件；c)以复写方式形成一式几份，并按照有关规定进行签署的，视为原件。如文件材料需归档单位不止一家，原件数量不足时，原件归入单位按保管期限长的单位、或按合同规定确定，如保管期限相同，则依建设（生产运行）、设计、施工单位的顺序排列，其他需归档单位归复印件。4.2.2 工程文件的内容深度必须符合国家有关法律法规和行业的技术规范、标准和规程规定。4.2.3 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。4.2.4 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅

8、笔等（野外现场作业记录可使用铅笔）。4.2.5 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章，手续完备。Q/YDS-2353-2018 4 4.2.6 工程文件中文字材料尺寸规格应为 A4 幅面（297210mm）。图纸采用国家标准图幅。4.2.7 工程文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，原始文件材料用纸不得使用硫酸纸。竣工图加盖竣工图章。4.2.8 不同幅面的工程图纸应统一折叠成 A4 幅面，标题栏露在外面。4.2.9 如归档的工程文件材料不完整、不齐全或不符合案卷质量要求的，立卷人必须补全、整理合格后方可归档。4.2.10 工程文件材料验收合格后，交接双方履行交接

9、手续，移交清单见附录 D。4.2.11 声像文件材料的立卷归档办法执行电力勘测设计声像档案管理办法(DLGJ155-2000)，声像材料应附有文字说明：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等信息，说明一般不超过 200 字。4.2.12 电子档案管理执行公司电子档案管理规定（Q/YDS-2333）。4.2.13 工程项目完成后，按有关规定或合同规定向建设单位移交完整资料。4.2.14 由本公司承担勘测设计的工程总承包项目，勘测设计成品材料、原始文件材料、竣工图、底图的归档份数执行公司勘测设计科技文件归档管理规定(Q/YDS-2330)的有关规定。非本公司承担勘测设计的工程总承包项目，其上述文件

10、材料原则上归档一份，合同有规定的按合同规定执行。4.3 文件整理 4.3.1 建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，按档案管理要求，由文件形成单位进行整理。4.3.2 建设单位各机构形成或有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。4.3.3 勘测设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目、专业整理。4.3.4 施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理。检查验收记录、质量评定和监理文件按单位工程整理。4.3.5 设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理。现场使用的译文及安装、调试开

11、出的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程Q/YDS-2353-2018 5事故处理文件由施工单位整理。4.4 立卷原则和方法 4.4.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。4.4.2 一个建设工程有多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。4.4.3 立卷采用下列方法：a)工程文件按建设程序划分为工程准备阶段的文件、勘测设计文件、采购文件、监理文件、施工、调试文件、竣工图、竣工验收文件几个部分；b)勘测设计文件材料应分别按工程、专业组卷；c)监理文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；d)施工文件按单项工程

12、、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；e)竣工图和竣工验收文件按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷。f)设备文件按专业、台件组卷。g)管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷。h)原材料试验按单项工程、单位工程组卷。4.4.4 立卷过程中应遵循下列要求 a)案卷不宜过厚，一般不超过 20mm；b)案卷内不允许有重份文件；不同载体的文件应分别组卷。4.5 卷内文件的排列 4.5.1 管理文件按问题、时间或重要程度排列，重要的排在前面，一般的排在后面。4.5.2 施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定验收排列。4.5.3 图纸按专业、图号顺序排列

13、。4.5.4 既有图纸又有文字材料的案卷，文字在前，图纸在后。4.5.5 来往文件材料的排列应为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原文在前、译文在后；联络单在前，附图在后。4.5.6 设备文件按依据性材料、开箱验收、随机图纸、安装调试、运行维修、说明等Q/YDS-2353-2018 6 顺序排列。4.6 案卷编目 4.6.1 卷内文件页号的编写 a)卷内文件有书写内容的页面均应编号(空白页面不编页号)；b)单面书写文件，在右上角（用铅笔编写），双面书写的文件正面在右上角，背面在左上角编写页号；c)图样的页号编写在右上角或标题栏的右上方.d)

14、成套图纸或印刷成册的文件，自成一卷的原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码；各卷之间不连续编页号。e)案卷封面、案卷目录、备考表不编写页码。4.6.2 卷内目录（见附录 B）的编制 a)以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 1 依次标注，一个文件一个号。b)文件编号：应填写文件文号或图纸的图号，或设备、项目代号。c)责任者：填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者的可选择两个主要责任者。d)文件题名：填写文件标题的全称。e)日期：填写单份文件形成的日期。f)页号：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起、止页号，用“首页号/末页号表示。不装订的案卷可以编写连续页号，也可以以件为单位编写页

15、号，填写每份文件的页数。(页号可用铅笔写在右上角，双面材料的反面写在左上角)g)卷内目录排在文件材料之首。4.7 备考表的编制 4.7.1 卷内备考表式样应符合附录 C 的要求。4.7.2 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、图纸(照片)张数以及立卷人（立卷单位）对案卷情况的说明。4.7.3 备考表排在卷内文件的尾页之后。4.7.4 立卷人由责任立卷者签名。4.7.5 审核人由各归档单位（部门）负责人签署。Q/YDS-2353-2018 7勘测设计材料归档可由主设人、专业工程师、总承包项目经理签署。4.7.6 验收人由档案验收人签署。4.7.7 日期应填写归档验收时日期。4.8 案卷封面的编制

16、 案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下：4.8.1 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代字和名称等。项目名称应批准的原立项、设计（包括代号）相符。外文资料的题名及主要内容应译成中文。4.8.2 档号应填写科技档案分类编号。4.8.3 归档时间应填写案卷文件材料的归档年、月、日。年份采用四位阿拉伯数字表示。4.8.4 案卷封面、卷内目录、备考表幅面统一采用 A4 幅面。4.9 案卷装订 4.9.1 文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式。图纸可不装订，但同一项目应统一。装订应采用线绳或不锈钢钉左侧装订，要求整齐、

17、牢固，便于保管利用。4.9.2 装订时必须剔除金属物（不锈钢钉除外），对破损的文件材料要托裱，不符合规格要求的应裁剪、补贴。4.9.3 单份文件装订时,应在卷内每份文件首页右上方加盖档号章。4.9.4 外文资料应保持原来的案卷及文件顺序、文号及装订形式。4.10 立卷归档与归档时间 4.10.1 由其它单位承担设计的工程总承包勘测设计项目的工程成品及原始文件材料的立卷归档与归档时间，执行火电、供电企业档案分类表的有关规定，归入我公司工程总承包类。由我公司承担设计的工程总承包勘测设计项目的工程成品及原始文件材料的立卷归档与归档时间，执行我公司勘测设计科技文件归档管理规定(Q/YDS-2330)，

18、归入我公司工程设计类。4.10.2 工程总承包项目前期、设计、工程管理及采购、施工安装、调试、验收等原始Q/YDS-2353-2018 8 文件材料归档部门及归档时间按发、送、变电工程总承包项目文件材料归档范围和保管期限表执行。4.10.3 档案的移交 a)工程总承包项目档案验收合格后，总承包项目部应按合同规定要求，在工程正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。凡分期或分机组的工程，应在本期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交。b)总承包项目部与业主单位、生产使用单位及其有关单位应办理工程总承包项目档案移交手续，明确档案移交内容、案卷数、图纸张数，并有完备的签字

19、交接手续。4.11 分类及编号 4.11.1 工程总承包项目文件材料的分类及编号原则采用火电企业档案分类表国家电力公司（总文档200229 号文）、供电企业档案分类表能源部能源办（1991231号文）的规定，并作了扩展。档案的案卷编号由目录代号、分类号和案卷号组成，均采用阿拉伯数字标识，各号之间用“”号表示。a).目录代号由十位数组成，用以代表总承包工程代字、工程代字、工程代号、工程期数、机组序列号（电压等级）。总承包工程代字为与其它勘测设计项目相区别，规定总承包项目分类代字为在工程设计分类代字（工程代字）前加“C”。工程代字：F发电工程 B变电工程 S送电（线路）工程、输变电一体工程 Q其它

20、电力工程，如单项脱硫工程 工程代号，分为两种情况：一是按工程总流水号，工程代号为四位（XXXX）。二是设计工程与总承包工程分别流水号：即：由本公司承担勘测设计的工程总承包项目，工程代号采用设计工程代号（XXXX）。非本公司承担勘测设计的工程总承包项目，工程代号采用工程总承包项目流水号（XXXX）。机组、电压等级代号：Q/YDS-2353-2018 9发电工程，00代表共用部分，01.02.代表机组顺序号.变电、线路，0010kV 以下电压等级 01110154kV 电压等级 02220kV 电压等级 0335kV 电压等级 04330kV 电压等级 05500kV 电压等级 0666kV 电压

21、等级 07750kV 电压等级 08800kV 电压等级（直流）091000kV 电压等级 b)分类号由一，二，三，四级号组成，一级号为 8-13 89 类，一级分类号使用 89 标识，二四级分类号各由 09 标识；1013 类，一、二级分类号分别使用两位数标识。一级分类号使用 1013 标识，二级分类号使用 01-99 标识。c)案卷号由三位数组成，使用 001 至 999 标识。基本模式如下：41-C 案卷号 四级分类号 三级分类号 二级分类号 一级分类号 机组号(电压等级)工程期数 工程代号 工程代字 总承包工程代字 单位代字 例如：41C B 0223 02 028403001 即为我

22、公司总承包的濮阳 220kV 变电 2 期工程施工图设计技术文件材料第 1 卷。4.11.2 勘测设计文件材料编号分为两种情况：Q/YDS-2353-2018 10 一、由本公司承担勘测设计的工程总承包项目，勘测设计文件材料按电力勘测设计科技文件归档及档案管理办法（电规协标201067 号）编号。二、非本公司承担勘测设计的工程总承包项目，勘测设计文件材料按火电、供电企业档案分类表编号。4.11.3 散装档案需有文件编号，文件编号由上述案卷编号直接加上卷内文件顺序号，由两位数（XX）组成，两号之间空一格。基本模式如下：41 C -卷内文件顺序号 案卷号 四级分类号 三级分类号 二级分类号 一级分

23、类号 机组号(电压等级)工程期数 工程代号 工程代字 总承包工程代字 单位代字 4.11.4 工程建设类与设备类的划分原则是：在工程中安装的纯设备档案（指由制造厂提供的有关设备文件、图纸和专指某项设备的安装调试记录）、设备投入运行后增加或改进的设备档案入设备类，但其中设计系统布置、设备安装的图纸和综合安装调试记录，归入有关工程的工程建设类中；从工程建设任务下达开始到工程竣工交接为止的其他档案归入工程建设类中。引进设备的档案，原则上不拆卷，可在相应类目中采用“参见形式”。分类编号详见发、送、变电工程总承包项目文件材料归档范围和保管期限表 各种招、投标文件材料中标的随工程按档案编号归档，未中标的具

24、有参考价值的资料按参考资料归档，基本模式如下：流水号 专业代字 年代号（四位）例如：2006J0169 即为 2006 年机务专业归档的第 169 份资料。Q/YDS-2353-2018 115 报告和记录“文件材料移交清单”（表 2353-1）；“卷内目录”（表 2330-3）；“备考表”（表 2330-4）；附录 A 火电企业档案分类表（69 大类）简表；附录 B 供电企业档案分类表（69 大类）简表。Q/YDS-2353-2018 12 中国XX集团河南省电力勘测设计院有限公司 表 2353-1 表 2353-1 文 文 件件 材材 料料 移移 交交 清清 单单工 程 名 称：序号 归档

25、文件材料名称 检 索 号 责任者 册 数保管期限阶 段 或分类 备 注 部门负责人：总承包项目经理：移交人：接收人：归档时间：年 月 日 注：1.本表一式两份，移交人和接收人各存一份。Q/YDS-2353-2018 13附录 A（规范性附录）火电企业档案分类表（69 大类）简表 6 电力生产 火电企业档案分类表（69 大类）简表 6 电力生产 60 综合 61 燃料 62 锅炉 63 汽机 64 电气 65 热工 66 化学 67 水工 68 土建 69 其它 7 科学技术研究 7 科学技术研究 70 综合 71 燃料 72 锅炉 73 汽机 74 电气 75 热工 77 化学 77 水工 7

26、8 土建 79 其它 8 基本建设 80 综合 8 基本建设 80 综合 800 工程前期文件 801 设计基础材料 802 设计文件 803 工程管理性文件 Q/YDS-2353-2018 14 804 土建水工施工文件 805 燃、机、炉、化设备及管线安装施工文件 806 电气、热工仪表安装施工文件 807 竣工文件 808 生产准备及试生产文件 81 燃料 81 燃料 810 总的部分 811 卸煤 812 筛碎 813 贮煤 814 输煤 815 燃油 816 燃气 82 锅炉 82 锅炉 820 总的部分 821 822 附属设备 823 煤、风、油（气）管道零部件 824 管道 8

27、25 管道附件、阀门 826 厂区除灰系统 827 除尘系统 83 汽机 83 汽机 830 总的部分 831 832 833 油系统 834 管道 835 管道、附件及阀门 836 辅助设备 837 838 燃气轮机 839 柴油机 Q/YDS-2353-2018 1584 电气 84 电气 840 总的部分 841 842 发电机出线安装 843 844 高压电气设备及配电装置布置 845 厂用电系统 846 全厂动力电线敷设，线路设施 847 继电保护及二次线 848 发电机自动装置及直流系统 849 远动及通信 85 热工 85 热工 850 总的部分 851 主厂房设备控制及仪表接线

28、 852 辅助车间控制及仪表接线 853 854 855 电子计算机（硬件）及微机处理 86 化学 86 化学 860 总的部分 861 锅炉补给水预处理 862 锅炉补给水处理 863 循环水处理 864 给水炉内处理及凝结水处理 865 厂区化学管道 866 867 制氢站、制氧站 868 油处理 87 水工 87 水工 870 总的部分 871 水枢纽及岸边水泵房 872 取地下水构筑物 Q/YDS-2353-2018 16 873 水净化站 874 再循环水系统 875 循环水、补给水、工业水管道 876 上、下水道 877 外部水力除灰 88 土建部分 88 土建部分 880 总的部

29、分 881 主厂房建筑结构图（一）882 主厂房建筑结构图（二）883 烟、尘、渣建筑结构 884 电气建筑结构图 885 燃煤建筑及码头结构图 886 燃油燃气建筑结构图 887 化学建筑结构图 888 辅助建筑结构 89 其它 89 其它 890 采暖通风 891 消防 892 环保 9 设备 9 设备 90 91 燃料 91 燃料 910 总的部分 911 卸煤 912 筛碎 913 煤场 914 输煤 915 燃油 916 燃气 92 锅炉 92 锅炉 920 总的部分 921 本体 922 附属设备 Q/YDS-2353-2018 17923 煤、风、油（气）管道零部件 924 汽水

30、管道 925 管道附件、阀门 926 厂区除灰系统 927 除尘系统 93 汽机 93 汽机 930 总的部分 931 本体 932 调速控制系统及抽气阀 933 油系统 934 汽水管道 935 管道附件及阀门 936 辅助设备 937 泵 938 燃气轮机 939 柴油机 94 电气 94 电气 940 总的部分 941 发电机、变压器 942 943 电动机 944 高压电气设备及配电装置 945 946 947 948 发电机自动装置及直流系统 949 远动设备 95 热工 95 热工 950 总的部分 951 952 953 热工控制装置 Q/YDS-2353-2018 18 954

31、 热工仪表装置 955 电子计算机（硬件）及微机处理 956 电子计算机（软件）96 化学 96 化学 960 总的部分 961 锅炉补给水预处理 962 锅炉补给水处理 963 循环水处理 964 给水炉内处理及凝结水处理 965 966 化学辅助设备 967 制氢站，制氧站 968 油处理 97 水工 97 水工 970 971 取水枢纽及岸边水泵房 972 地下水取水构筑物 973 974 再循环水系统 975 循环水、补给水、工业水管道 976 977 外部水力除灰 98 土建部分 98 土建部分 980 采暖通风设备 982 消防设备 982 环保设施 983 其它用途的高、精、尖设

32、备 Q/YDS-2353-2018 21附录 B （规范性附录）供电企业档案分类表（69 大类）简表 6 电力系统生产调度 供电企业档案分类表（69 大类）简表 6 电力系统生产调度 60 电力系统生产调度综合 61 电力系统运行 62 电力系统图表 63 继电保护、自动装置 64 调度通信 65 调度自动化、计算机 7 科学技术研究 7 科学技术研究 70 科研综合 71 调度自动化、通信及供用电管理科研 72 架空线路、配电网科研 73 电力电缆线路科研 74 变电站（所）科研 75 直流输电线路科研 76 逆变（换流）站科研 77 自身建设、装备科研 8 基本建设8 基本建设 80 基本建设综合 81 调度自动化、通信工程 82 架空线路、配电网工程 83 电力电缆线路工程 84 变电站（所）工程 85 直流输电线路工程 86 逆变（换流）站工程 87 自身用房基础 9 设备、仪器 9 设备、仪器 90 综合设备 91 调度自动化、通信及供用电检测设备 92 架空线路、配电网设备 93 电力电缆及检测设备 94 变电站（所）设备 95 直流输电设备 96 逆变（换流）站设备 97 自身装备