质量体系文件 第 1 页，共 1 页 重重庆庆龙龙湖湖置置业业发发 展展有有限限公公司司 物物业业管管理理 分分公公司司 版版本本号号：A 文件名称 文文件件编编号号： KF-18 修修改改状状态态： 退退信信处处理理工工作作流流程程 生生效效日日期期： 2002年年7月月1日日 1 目目 的的： 确保退信得到有效处理，保证与业主联系的渠道畅通 2 适适用用范范围围：物业公司寄给业主的邮件中被邮电局退回的信件 3 管管理理内内容容 流流程程说说明明责责任任人人 客户中心员工收到邮局退回的物业公司寄给业主的信件。客户中心接待员 客户中心接待员 1、接待员将信件转交相关人员。 2、接待员在业主退信记录表上作好记录。 3、与业主电话核实是否变更了通信地址。 4、核对信封地址，查明文字是否正确。 1、若业主变更了通讯地址，则请业主本人来物业公司在业 主联系方式（地址）变更登记表上作变更登记。 2、若业主无法来作变更则请其以书面形式（传真或信函）将 变更情况告知物业公司。 客户中心接待员 客户中心文员至少每周清理一次业主联系方式（地址）变更 登记表，并将物管软件中的业主档案作相应更改。 客户中心文员 4 相关记录： 4.1业主退信记录表 4.2业主联系方式（地址）变更登记表 编写：杨智审批： 郝红兵 请业主办理地址 变更手续 核实退信原因N o 开始 结束 Yes
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