1、会议会议管理标准管理标准 1.1. 目的目的 规范办会流程，保证会议质量，提高会议效率。 2.2. 适用范围适用范围 本标准适用于方兴地产南京公司及其开发管理的所有项目。 3.3. 职责职责 会议召集部门负责明确会议议题并确认召集会议必要性，按本标准完成会议申请流程并召集会议，负责 会议各项准备及后续工作。 4.4. 政策政策 4.1. 会议分类原则：本标准将会议分为公司级会议及非公司级会议两类。 4.1.1. 公司级会议包括但不限于以下会议： 总经理办公会、 计划运营会、 年度规划/计划会、 年中/年终工作总结会、 季度/年度绩效评价会、 全体员工大会、董事会、重要议题专题会等。 上述会议的
2、召集部门、召开时间、参会人员等详细信息参见公司级会议一览表（附件 1）。 4.1.2. 上述会议之外的会议统称为非公司级会议。 4.2. 会议组织原则 4.2.1. “谁主办谁负责”原则：不同类型的会议，根据会议议题性质，由相应的职能部门担任会议 召集部门。会议召集部门对会议全程负责，其职责包括拟定会议议程、组织材料审核、会议 室预定、会议召开通知、提出 IT 需求、会议现场组织、形成会议纪要、督办会议决议等。 4.2.2. “事先申请”原则：公司级会议须事先进行申请，综合管理部负责统筹公司级会议的安排， 并在 OA 中发布一周日程安排（附件 2）。（备注：OA 未上线前通过邮件形式发送） 4
3、.2.3. “会前沟通”原则：为保证会议质量, 会议召集部门必须在会前进行充分准备，保证与会人 员切实了解会议议题，提高会议现场的决策效率。 4.2.4. “秘书负责制”原则：公司领导专/兼职秘书负责领导的参会事宜，会议召集部门应将会议 通知、上会材料在发送公司领导的同时抄送其秘书。专/兼职秘书负责将会议时间、地点、材 料报送所负责领导，并提醒领导提前 5 分钟到达会场。 5.5. 规程规程 5.1. 会前准备 5.1.1. 拟定议题 会议召集部门应根据实际需要拟定会议议题并依据公司权责体系确认会议召开的必要性， 公司级 会议的发起应征得主管领导的同意。 5.1.2. 材料审核 会议材料需征得相关职能部门的同意方可上会，公司级会议的发起人应在会议召开前2天将上会 材料发送各与会人员。 5.1.3. 会议室预定 各部门须指定专人跟进会议安排，并在每周四下午17:30之前（如遇节假日则另行通知
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