1、物物业档案管理手册培档案管理手册培训 物物业管理从管理从业人人员培培训 目目 录 物物业管理档案的概述管理档案的概述 物物业管理档案的整理管理档案的整理 物物业管理档案的管理档案的鉴定、保管与定、保管与销毁 物物业管理档案的登管理档案的登记、检索与利用索与利用 新技新技术的的应用用 第一章第一章 物物业管理档案概述管理档案概述 目目 录 第三第三节 第二第二节 第四第四节 第一第一节 物物业管理档案的含管理档案的含义 物物业管理档案的分管理档案的分类 物物业管理档案的属性管理档案的属性 物物业管理档案的重要性管理档案的重要性 2.物物业服服务 的的 重要依据重要依据 3.开展物开展物业服服务
2、的前提和基的前提和基础 4.开展开展 物物业研究研究 的基本素材的基本素材 档案的重要性档案的重要性 1、凭、凭证 作用作用 第一第一节：物：物业管理档案的重要性管理档案的重要性 第第一一章章 1.物业管理档案具有一定的凭证作用。重要性重要性【1】第第一一章章 第一第一节：物：物业管理档案的重要性管理档案的重要性 重要性重要性【2】2.物业本身的档案是物业服务的重要依据。第第一一章章 第一第一节：物：物业管理档案的重要性管理档案的重要性 重要性重要性【3】3.物业业主或使用人的档案是开展物业服务的前提和基础。第第一一章章 第一第一节：物：物业管理档案的重要性管理档案的重要性 重要性重要性【4】
3、4.物业管理档案是开展物业服务研究的基本素材。第第一一章章 第一第一节：物：物业管理档案的重要性管理档案的重要性 重要性重要性【1】第二第二节：物：物业管理档案的含管理档案的含义 物物业管理档案：管理档案：是指物业在开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来的以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式或载体的文件。此定义包括两层含义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。第第一一章章 第二第二节：物：物业管理档案的含管理档案的含义 第第一一章章 物物业管理档案包括两个部分管理档案包括两个部分 物业业主或使用人的档案，包括业主或使用人的姓名、家庭结构、联系方式等 2 物业
4、本身的档案，包括开发建设过程的记录和物业服务企业接管后对物业进行维修养护和更新改造的记录 1 重要性重要性【1】第三第三节：物：物业管理档案的属性管理档案的属性 1 本本质属性属性 2 一般属性一般属性 物业管理档案的本质属性即原始记录性，是构成档案凭证价值的基础。如、监控记录、水质检测报告、电梯年检报告等。物业管理档案的一般属性是指文化属性、知识属性和信息属性，这些属性构成其一般价值即参考价值的基础。如：业主信息、社区文化活动记录、业主满意度信息等。第第一一章章 重要性重要性【1】第第一一章章 第四第四节：物：物业管理档案的分管理档案的分类 重要性重要性【1】第第一一章章 第四第四节：物：物
5、业管理档案的分管理档案的分类 物业服务企业档案分类 行 政 管 理 人 力 资 源 品 质 管 理 工 程 管 理 物 业 服 务 经 营 管 理 市 场 拓 展 品 牌 管 理 财 务 管 理 维 修 资 金 基 础 管 理 房屋 共用 设施 设备 公 共 秩 序 保 洁 服 务 绿 化 管 理 客 户 服 务 精神 文明 建设 管 理 效 益 第二章第二章 物物业管理档案的整理管理档案的整理 目目 录 物物业管理档案管理档案术语 第一第一节 物物业管理档案的立卷和管理档案的立卷和编制制 第二第二节 重要性重要性【1】第一第一节：物：物业管理档案管理档案术语 一、背脊一、背脊 档案馆（室）在
6、整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。第一第一节：物：物业管理档案管理档案术语 二、档号二、档号 重要性重要性【1】1 全宗号全宗号 2 案卷目案卷目录号号 档案馆给定立档单位（物业公司）的编号。全宗内案卷所属目录的代码。3 案卷号案卷号 案卷排列的顺序号。第一第一节：物：物业管理档案管理档案术语 三、全宗号、案卷目三、全宗号、案卷目录号、案卷号号、案卷号 重要性重要性【1】第二第二节：物：物业管理档案的立卷和管理档案的立卷和编制制 编制案卷目制案卷目录 立卷立卷 卷内文件整理卷内文件整理 立卷：就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷，
7、应依据档案来源、时间、题目、内容等对档案进行分类立卷。卷内文件整理：卷内文件的排列和编号，填写卷内文件目录，填写档案封面、封底，装订成册，立卷成盒。编制案卷目录：将成盒后的档案按档号排列并装入档案柜 第第二二章章 第二第二节：物：物业管理档案的立卷和管理档案的立卷和编制制 第第二二章章 卷内文件的整理卷内文件的整理 1.卷内文件的排列和卷内文件的排列和编号号 页号一律使用阿拉伯数字，字体要端正、清楚。建议页号正面编号在右下角，背面编在左下角 重要性重要性【1】装装订形式卷内目形式卷内目录 质量量记录（表（表单）序序 文件名称文件名称 页次次 备注注 第二第二节：物：物业管理档案的立卷和管理档案
8、的立卷和编制制 第第二二章章 2.填写卷内文件目填写卷内文件目录 重要性重要性【1】不装不装订形式卷内目形式卷内目录 序序 文件名称文件名称 页数数 备注注 质量量记录（表（表单）第二第二节：物：物业管理档案的立卷和管理档案的立卷和编制制 第第二二章章 2.填写卷内文件目填写卷内文件目录 重要性重要性【1】效果效果图 档案封面、卷内档案封面、卷内备考表考表 第二第二节：物：物业管理档案的立卷和管理档案的立卷和编制制 3.填写档案封面、卷内填写档案封面、卷内备考表考表 重要性重要性【1】效果效果图 第第二二章章 第二第二节：物：物业管理档案的立卷和管理档案的立卷和编制制 4.装装订成册成册 重要
9、性重要性【1】第二第二节：物：物业管理档案的立卷和管理档案的立卷和编制制 4.装装订成册成册所需工具所需工具 第第二二章章 重要性重要性【1】牛皮牛皮纸档案盒档案盒 档案盒档案盒标准准：档案盒封面及档案盒要求档案盒封面及档案盒要求 第二第二节：物：物业管理档案的立卷和管理档案的立卷和编制制 5.立卷成盒立卷成盒 第第二二章章 重要性重要性【1】第二第二节：物：物业管理档案的立卷和管理档案的立卷和编制制 编制案卷目制案卷目录 1.将成盒后的档案按当好排列并装入档案柜将成盒后的档案按当好排列并装入档案柜 第第二二章章 重要性重要性【1】档案档案总目目录 质量量记录（表（表单）序号序号 登登记日期日
10、期 安卷目安卷目录号号 编制制单位位 数量数量 备注注 1 第二第二节：物：物业管理档案的立卷和管理档案的立卷和编制制 2.整理档案整理档案总目目录 第第二二章章 重要性重要性【1】档案分目档案分目录 质量量记录（表（表单）序号序号 登登记日期日期 档号档号 案卷提名案卷提名 编制制单位位 数量数量 备注注 第二第二节：物：物业管理档案的立卷和管理档案的立卷和编制制 3.整理档案分目整理档案分目录 第第二二章章 工具 档案盒 档案封底封面 背脊 目录 第二第二节：物：物业管理档案的立卷和管理档案的立卷和编制制 第第二二章章 第三章第三章 物物业管理档案的管理档案的鉴定、保管与定、保管与销毁 目
11、目 录 第二第二节 第一第一节 第三第三节 物物业管理档案的管理档案的鉴定定 物物业管理档案的管理档案的销毁 物物业管理档案的保管管理档案的保管 重要性重要性【1】第一第一节：物：物业管理档案的管理档案的鉴定定 物业管理档案的鉴定是指对物业管理档案的保存价值进行鉴定，鉴别档案价值的大小，确定档案保管的期限，决定档案的存毁取舍。期限划分期限划分标准准 1 永久保存的档案永久保存的档案 档案保管期限分为永久、定期（长期、短期），保管期限在50年以上的档案为永久保管档案，保管期限在1550年（包括15年和50年）之间的档案为长期保管档案，保管期限在15年以下档案的为短期保管档案。凡是反映本公司主要职
12、能活动和基本历史面貌的，对本公司建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管；如：开发移交资料、物业交接资料、业主档案、文件规定需永久保存的质量记录等。第第三三章章 重要性重要性【1】2 长期保存的档案期保存的档案 3 短期保存的档案短期保存的档案 凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；如：公司参加重大外事活动形成的文件材料、公司重要业务问题的文件材料，各种重要的调查报告、情况反映、公司获省级及省级以上表彰的文件材料等以及文件规定需长期保存的质量记录。凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管；如：公司一般的调查报告
13、、一般性工作通知，事务性有参考价值的文件材料、公司开展劳动竞赛、文体活动的文件材料、各类培训通知等以及文件规定。第一第一节：物：物业管理档案的管理档案的鉴定定 第第三三章章 重要性重要性【1】档案室要有专人负责，定期进行巡视检查。档案库房、柜架应坚固，柜、架排架方法要科学和便于查找。底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。档案的保管保护 第二第二节：物：物业管理档案的保管管理档案的保管 第第三三章章 物物业管理档案保管工作的基本原管理档案保管工作的基本原则为：分类保管，以保管为宗旨，以利用为目的，以防为主，防治结合。2 3 1 5 6 4
14、 档案的保管保护 第二第二节：物：物业管理档案的保管管理档案的保管 第第三三章章 7 定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，发现问题要查明原因，保存依据。接收档案必须认真验收，并办理接交手续。电子文档的保存 缩微胶片、照片、磁带等的保管，存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。重要性重要性【1】文件文件销毁申申请单 质量量记录（表（表单）序号序号 文件文件编号号 文件名称文件名称 版本版本/版次版次 销毁原因原因 申请人：审核人：批准人：2.文件文件销毁申申请单 第三第三节：物：物业管理档案的管理档案的销毁 表单代号：第第三三章章 第
15、四章第四章 物物业管理档案的登管理档案的登记、检索与利用索与利用 目目 录 物物业管理档案的登管理档案的登记 第一第一节 物物业管理档案的管理档案的检索与利用索与利用 第二第二节 重要性重要性【1】第第四四章章 第一第一节：物：物业管理档案的登管理档案的登记 物物业管理档案登管理档案登记主要分主要分为：档案状况登：档案状况登记和档案工作登和档案工作登记 档案状况登记 是对物业管理档案的数量、存在、保管状态及变化等基本情况的登记。档案工作登记 是对涉及档案管理过程中发生的一些重要情况和一些基本的工作行为、事实、利用情况等的记录 重要性重要性【1】第第四四章章 第二第二节：物：物业管理档案的管理档
16、案的检索与利用索与利用 物业管理档案的检索指档案管理人员将档案室内所藏档案材料信息进行系统储存，编制成为各种检索工具，建立档案检索系统，并通过它查找所需档案的一项工作 电子介子介质档案的档案的检索索 纸介介质档案的档案的检索索 第第四四章章 第二第二节：物：物业管理档案的管理档案的检索与利用索与利用 纸介介质档案的档案的检索索 第第四四章章 第二第二节：物：物业管理档案的管理档案的检索与利用索与利用 电子介子介质档案的档案的检索索 第第四四章章 第二第二节：物：物业管理档案的管理档案的检索与利用索与利用 物物业管理档案的利用方式管理档案的利用方式 物业管理档案的利用档案室（馆）通过一定方式使档
17、案资料直接为用户服务的工作，是实现档案价值、发挥档案作用的途径。提供档案原件，可以设立专门的阅览室供档案利用者在室内阅读档案，也可以根据规定将原件外借.提供档案复印件，包括制发档案复制品，出版或印发档案文件汇编等、档案咨询服务等.基基本本方方式式 电子化方式：电子档案提供利用主要是利用电子计算机软件平台来开展，主要方式有：计算机系统直接利用、提供储存载体的拷贝、通讯传输和网络服务等。电子子化化方方式式 第五章第五章 新技新技术的的应用用 物物业档案信息数字化档案信息数字化 一、将现有的纸质档案，通过扫描、数码相机等技术手转化为电子文档，建立“电子档案数据库，并建立档案查询网站”。二、将现有电子文件通过相应的归档手段进行归档，纳入统一电子档案数据库管理。既包括存储于个人电脑中的各类文件、表单，也包括存储于各种软件、服务器、云端中的物业服务记录。第第五五章章 物物业档案信息数字化档案信息数字化 三原三原则 1、实用性原则 2、规范性原则 3、安全性原则 第第五五章章
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