1、武汉市万科房地产有限公司程序文件 对外文件控制程序 编号：WHVK/QP-03-03 版号/修改状态：A/1 生效日期： 第 1 页 共 4 页 1 1 目的目的 本程序规定公司或各部门对外发文的控制流程，以确保对对外文件的有效控制。 2 2 适用范围适用范围 适用于公司（或公司下属各部门）对政府主管部门、集团公司、业务关联单位、顾客 发文的审批和控制工作。 3 3 职责职责 3.1 各部门负责本部门对外发文（或本部门业务范围内的公司对外发文）的起草和报批 工作，营销策划部负责对顾客公开文件的制定、审核和控制。 3.2 公司总经理负责公司对外发文的审批，各部门主管领导负责本部门对外发文的审 批
2、。 4 4 工作程序工作程序 4.1 对顾客公开文件发文控制流程 否 是 营销策划部 拟订须向顾客提供的 公开文件草案 组织相关部门讨论并 修改 营销策划部 审批 总经理 a) 对顾客公开文件审批表 a) 对顾客公开文件是指公司向顾客口 头或书面提供的文件或信息，如售 楼书、服务承诺、质量保证书、使 用说明书、有关手续办理规定、媒 体广告信息、海报、展板、宣传资 料、统一口径等； b) 专业部分（如质量保证书）可要求 专业部门协助进行编制 c) 公开文件草案 a) 由营销部牵头，可采用会议或邮件 讨论形式； b) 相关部门由营销部经理判断； c) 填写对顾客公开文件审批表 营销策划部 建立公开
3、文件清单 a) 对顾客公开文件目录 b) 保留文件副本 武汉市万科房地产有限公司程序文件 对外文件控制程序 编号：WHVK/QP-03-03 版号/修改状态：A/1 生效日期： 第 2 页 共 4 页 是 否 文件存档并在公司内 部发布 总办信息员 a) 归档登记表 b) 总办信息员通过内部网发布最新公 开文件，且阅读权限为公司部门经 理级以上及营销部全体。 向顾客提供公开文件 营销策划部 是否修改 营销策划部 继续使用 营销策划部 定期评审公开文件 a) 营销策划部根据市场及行业信息， 对公开文件进行评审，一般每月进 行一次，如有市场变动，可以进行 即时的评审； b) 一次有效的公开文件无需
4、定期评 审； c) 填写对顾客公开文件审批表 a) 填写对顾客公开文件目录中“发 放时间”一栏； b) 以公司名义向顾客提供的书面文件 需盖公章，按印鉴及各类证照保管 指引执行。 c) 方式包括直接提供原文、公开、口头 转述等等 武汉市万科房地产有限公司程序文件 对外文件控制程序 编号：WHVK/QP-03-03 版号/修改状态：A/1 生效日期： 第 3 页 共 4 页 修 改 发 文 同 意 4.24.2 其他对外发文控制流程其他对外发文控制流程 发文部门 起草/修改对外文件 发文部门 在公章管理员处加盖 公章 发文部门 审批底稿原件存档 a） 对外文件草案 a） 文件与档案管理程序 主管
5、领导 审批 a) 公司对外发文由总经理批准，部门 对外发文由部门主管领导批准。 b) 总经理可授权他人审批签字； c) 在文件留存稿上审批签字 a） 对外文件 b） 在留存底稿上签字 c） 如部门经理和分管领导为同一人， 则取消此步骤 部门经理 审核 通过否 a） 如无须盖章则取消此步骤 b） 文件与档案管理程序 c） 文件登记表 d） 印鉴及各类证照保管指引 发文部门 终止发文 a） 将具有保留价值的文件存档； b） 文件与档案管理程序 c） 文件登记表 终 止 武汉市万科房地产有限公司程序文件 对外文件控制程序 编号：WHVK/QP-03-03 版号/修改状态：A/1 生效日期： 第 4
6、页 共 4 页 5 5 相关文件相关文件 5.1 文件与档案管理程序 WHVK/QP-03-04 5.2 印鉴及各类证照保管指引 WHVK/WI-03-03-01 6 6 相关记录相关记录 6.1 对顾客公开文件目录 WHVK/QP-03-03-B01 6.2 对顾客公开文件审批表 WHVK/QP-03-03-B02 6.3 归档登记表 WHVK/QP-03-04-B05 6.4 文件签收登记表 WHVK/QP-03-04-B03 发文部门 对外发文 a） 文件与档案管理程序 b） 文件签收登记表 第 页 共 页 对顾客公开文件目录对顾客公开文件目录 编号：编号：WHVK/QP-03-03-B
7、01 版号：版号：A 序号：序号： 序号序号 文件名文件名 生效时间生效时间 作废时间作废时间 发放方式发放方式 发放范围发放范围 发放时间发放时间 备注备注 对顾客公开文件审批表对顾客公开文件审批表 编号：编号：WHVK/QP-03-03-B02 版号：版号：B 序号：序号： 建议部门 建议人 建议时间 发放范围 发放时间 文件名称 文件编号 编写 修订 废止 修订页码 本次为第_次修订 编制/修订原因： 营销策划部经理意见： 1. 是否定期评审：是，评审周期 否 2. 发 布 方 式：集中公告 应客户要求出示 统一口径 其他 3. 该文件涉及部门： 4. 其他： 签字： 日期： 审 核 人 员 意 见 和 签 名 涉及部门经理： 法务人员： 总 经 理 审 批 意 见
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