1、购 销 合 同 管 理 制 度购 销 合 同 管 理 制 度 1.1. 目的目的 为规范公司内购销合同的签订、建档程序，加强购销合同管理，特 制定本制度。 2.2. 适用范围适用范围 本制度适用于阳光百货商品购销合同的管理。 3.3. 职责职责 3.1. 采购部负责购销合同的洽谈、签订； 3.2. 总经理或其指定授权人负责购销合同签订的最终审批； 3.3. 信息物流中心负责合同信息的录入； 3.4. 财务部负责监督涉及合同的收费情况； 3.5. 办公室负责购销合同及其相关附件、文件等的存档，并监督合同签订 程序； 3.6. 其它部门具体执行合同相关条款并监督供应商的合同履行。 4.4. 工作内
2、容工作内容 4.1. 合同的签订原则 4.1.1. 签订合同必须遵循法律、法规及公司的各项有关规章制度。 4.1.2. 签订合同者必须为合法的法人代表或合格的代理人。 4.1.3. 合同应当条款完备、表达准确、内容具体、字迹清晰，权利、义务 明确、合法。 4.1.4. 合同必须采用书面形式，国家或政府以及主管部门规定须鉴证的合 同，应进行鉴证。 4.2. 购销合同应具备的内容 a) 双方单位的名称、住所、签署时间、地点； b) 商品的品牌、品类； c) 商品的数量及质量要求； d) 价格、扣率及结账方式、帐期； e) 运费及运输方式、提货地点； f) 违约责任的承担及纠纷的解决方式； g) 合
3、同期限; h) 双方盖章，法定代表人或其代理人签字。 起草人：起草人： 审核人：审核人： 批准人：批准人： 4.3. 合同的书写要求 4.3.1. 合同用黑色签字笔或钢笔填写； 4.3.2. 合同书写认真、字迹清晰、规范，不得出现繁体字、异体字等（为 保持供应商名称正确的例外） ； 4.3.3. 合同用语简明扼要，不缺项； 4.3.4. 不得空项，无内容用“/”代替 4.4. 合同签订流程： 参照合同签订流程图 （附件一） 、 合同审批程序表执行。供应 商证件审核要求参照证件审核要求 （附件二） 。如无特殊原因， 除涉及供应商外，每个工作流程均要求在当日完成。 4.5. 合同档案的保存 4.5
4、.1. 信息物流中心将生效合同的主要内容及基本索证（参照商品质量 管理制度 附件一、 附件二） 内容在合同生效的当日录入计算机 “合 同管理信息系统” ，并将其转入办公室。 4.5.2. 办公室将合同文本及相关证件按楼层、合同编码时间顺序存档并建 立 购销合同建档目录 。证件存放顺序依次为：合同文本、合同 附件、营业执照、税务登记证、卫生许可证、商标注册证书、代理 委托书、组织机构代码证及其它证件。 4.5.3. 履行合同过程中，双方协商一致、交涉同意修改的书文、电报及其 它附件，均属合同有效组成部分，应统一归档保存。 4.6. 合同和证件到期的处理 4.6.1. 信息物流中心提前两个月从“合
5、同管理信息系统”中提取即将到期 的购销合同信息，填写到期合同明细报采购部，由采购部准备 有关资料提报品牌联席会议对其进行评议，最终将到期合同分为以 下两类： a) 要求撤柜合同，包括：季节性商品、不适合商品（销售差、档次 低、有其它不利因素商品） 、供应商违规等其它原因； b) 可进行续签合同。 4.6.2. 对各类合同的处理： a) 确认续签的合同：采购部根据品牌联席会议通报按照合同签 订程序，与供方重新签订合同。须在合同到期 5 日前办理完毕。 b) 准备撤柜和要求撤柜的合同 采购部根据“品牌联席会议通报”填写供应商品牌调整函 （附 件三） ，提前一个月通知供应商撤柜事宜，并通报营销部、总
6、务 部，配合做好撤柜工作。合同未到期的供方撤柜，采购部应在计 算机“合同管理信息系统”中注明。 4.6.3. 证件的更新 a) 信息物流中心提前一个月从“合同管理信息系统”中提取即将到 期的基本索证信息，填写索证更新明细报采购部； b) 采购部在证件有效期结束前联系供应商将证件更换完毕，并将 索证更新明细连同证件返回信息物流中心； c) 信息物流中心将更新的证件内容录入“合同管理信息系统” ，完 成后由信息物流中心将证件交办公室更新存档。 4.7. 合同的变更 4.7.1. 合同存续期间， 双方合作内容发生变化， 经采购部与供应商协商一 致后，按合同签订程序，可重新签订合同。 4.7.2. 合
7、同有效期内，供应商变更名称或移交业务，应由供应商出示变更 证明（加盖变更前、后公章及财务专用章） ，承诺“前者（旧户头） 与阳光百货的一切权利义务关系自 x 年 x 月 x 日起均由后者（新户 头）承担” ，并提供变更后新供应商的法人证件、授权书等，采购部 审核确认后，填写供应商变更户头申请表 （一式三联，供应商、 财务部、办公室各执一联） ，经总经理审核，财务部收费后，采购部 与其重新签订合同。 4.8. 监督 4.8.1. 采购部经理：审核合同条款是否完备、合理，是否与合同审批程 序表内容一致，供应商证件、手续是否齐全。 4.8.2. 总经理：审核合同条款是否完备、合理。 4.8.3. 财
8、务部 a) 审核合同审批程序是否完备； b) 监督供应商及时、 足额缴纳合同签订及执行过程中产生的入场费、 装修押金、商品质量保证金等各项费用。 4.8.4. 信息物流中心：审核合同审批程序表的内容是否完备，审批手 续是否齐全。 4.8.5. 办公室：对本制度的执行情况进行监督检查；审核合同审批程序是 否完备，各项流程是否按要求时间完结。 4.8.6. 人力资源部：监督、控制供应商对导购员的聘用按合同约定执行。 4.8.7. 总务部：监督、控制供应商的装修事宜按合同约定执行,按计划保证 质量完成。 4.8.8. 营销部： a) 督促供应商保证营业员及时上岗，做好备货，按计划开业。 b) 监督、
9、禁止供应商超合同范围经营及其它违反合同约定事项。 5.5. 附件附件 5.1. 合同签订流程图 5.2. 证件审核要求 5.3. 供应商品牌调整函 6.6. 相关记录相关记录 6.1. 合同审批程序表 6.2. 购销合同建档目录 6.3. 品牌联席会议通报 6.4. 到期合同明细 6.5. 索证更新明细 6.6. 供应商变更户头申请表 品牌联席会议公司/供应商 NO 采购经理 审批 供应商签 章 合同文本 合同文本、审批表 采购部总经理 联席会议 同意引进 签订合同 总经理审 批 联席会通报 公司盖章 信息物流 中心录入 合同文本/审批表 附件一：合同签订流程图附件一：合同签订流程图 ? 合同
10、审批表 合同文本、审批表 合同文本 NO YES 合同文本、审批表 存档 合同文本/审批表 存档 说明：品牌联席会议同意引进该品牌 洽谈员与供应商签订合同 采购经理审批 供应商签 章 总经理审批 公司盖章 信息物流中心录入建档 合同转办公室/供应商 签订合同 采购经 理审批 供应商签章 总经理 审批 公司盖章 建档录入 办公室存档 供应商 联席会 合同管理系统合同管理系统 营销 部 采购 部 人力 资源 办公 室 财务 部 总务 部 附件二二：证件审核要求 1.1. 营业执照：加盖供应商红色公章的复印件。 2.2. 税务登记证：通过年审的原件或清晰的复印件。 3.3. 委托代理证书： 3.1.
11、 委托销售：生产厂家或总代理商出示给供方的委托销售证书（在有效 期内） ； 3.2. 授权书：法人代表给委托人开的委托其签订合同的证明（原件） 。 4.4. 商标注册证书：有效期内的清晰复印件。 5.5. 产品质检报告： 5.1. 要求加盖所在质检局的公章； 5.2. 提供成品的全项、抽检质检报告； 5.3. 每批产品应有相对批号的报告，或质检报告检验日期在提供日的前一 年之内； 6.6. 进口产品证件（清晰复印件） ：进口产品报关单、卫检证明、卫生部批 文。 7.7. 其它证件：卫检报告（化妆品、餐具、床品等） 、准销证书（特殊商品） 等。 8.8. 化妆品类：卫生检验证、外埠化妆品索证备案单（市外化妆品） ； 9.9. 工艺品类：合格证。 注：以上证件有时间要求的注意证件在有效期内。 附件三：供应商品牌调整函 （供应商） ： 首先，感谢贵公司长期以来对阳光百货的支持与合作！在与贵公司以 往的合作中，双方感到非常的愉快，增进了彼此的交流和沟通，为双方留 下了深刻、美好的印象。 但是， 考虑到双方长期的利益与发展， 根据 ， 我公司拟对 品牌作出调整，按合同约定终止双方的合作。 请贵公司于 年 月 日前来我公司采购部办理有关退场事宜，我公司 会给予积极的协助和配合。如逾期办理，将按合同约定执行。谢谢合作！ 顺颂商祺！ 联系人： 电话： 青岛阳光百货股份有限公司（签章） 年 月 日
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