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百货公司商场办公室秘书主管岗位说明书（2页）.doc

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百货公司商场办公室秘书主管岗位说明书（2页）.doc

1、岗岗位位说说明明书书部门：部门：办公室办公室岗位名称：秘书主管岗位名称：秘书主管职责描述：职责描述： 1. 公共关系工作公共关系工作 1.1. 根据工作需要，协助经理对领导出访及接待来访活动进行安排，并列入领导工作日程。 1.2. 根据领导工作需要，协助经理安排人员陪同领导进行接待工作和出访工作，参加有关社会公关活动，做好有关事务的协调工作。 1.3. 对日程安排之外的来访，根据重要程度做出合理安排。重要来访通知领导后做出安排，不重要的来访原则上不能影响领导工作安排，可与对方协商另行安排时间。 1.4. 根据领导工作需要，合理安排时间，对影响领导工作的，以灵活的方式予以调整

2、； 1.5. 做好各种礼尚往来工作，维护公司形象和领导个人形象。 1.6. 可以协助领导解决的，如一般性来信来访、投诉等，可代领导做出处理，事后向领导汇报。 2. 信访工作信访工作 2.1. 对来信、来访进行登记。 2.2. 处理来访要热情、实事求是。 2.3. 根据重要程度做出及时处理，重要来信应用彩笔将重点标出后，转分管领导阅示。 2.4. 分管领导批示后，应做好登记，转发后及时督办。 2.5. 应由相关部门解决的来信，转有关部门处理，可以自己处理的信件自行处理。 3. 公文起草工作（调查报告、工作简报、领导书信、会议讲话、会议纪要、以及各种通知、公文起草工作（调查报告、工作简报、领导书

3、信、会议讲话、会议纪要、以及各种通知、函件），文字把关工作。函件），文字把关工作。 3.1. 起草文件事先必须充分听取领导讲述指导思想、观点、要求，吃透领导精神。 3.2. 文笔力求生动、简洁，论述逻辑清楚。 3.3. 重要公文起草后交部门负责人审核。 3.4. 对领导人签发件进行校对。 3.5. 对收进的文件进行筛选和把关。 3.6. 公司发文和上报材料的文字把关。 3.7. 记录、整理公司大事记。 4. 信息收集、调查研究、参谋助手工作信息收集、调查研究、参谋助手工作 4.1. 根据领导的工作需要，注意通过各种渠道（报刊、杂志、新闻媒体、部门或职工反映情况）搜集相关信息，对相关信息

4、进行调查、分析、研究，提出参谋性建议，以适当的方式向领导反馈。 4.2. 根据领导的指示，对指定问题或事件进行调查，搜集有关材料，进行分析研究，形成调查报告。 4.3. 根据领导的指示，对指定问题或事件进行协调、调查及督办，并反馈处理结果。 5. 会务工作会务工作 5.1. 对领导召集和主持的会议，提出建议，协助领导或会议组织者安排议题。 5.2. 根据会议情况和领导要求，组织会议有关材料和领导讲话提纲。 5.3. 及时发出会议通知，做好会议安排及会场布置，会前检查会场，负责会议记录。 5.4. 会后总结会议纪要并落实会议决定事项。技能要求：技能要求： 1. 知识面广，思维敏捷，有较强的适应能力、应变能力、调查分析能力、协调能力，并具有独立解决问题的能力； 2. 有较强的文字表达能力和总结归纳能力，并熟悉企业经营管理和综合业务工作，能熟练操作微机； 3. 品行端正，好学上进，诚实正直，认真细心，责任心强，保密意识强； 4. 身体健康，能承担较繁重的工作。学历要求学历要求：大学本科及以上学历。培训要求：培训要求： 1秘书相关能力培训； 2管理能力培训； 3商场及零售业相关知识培训； 4公共关系处理； 5个人形象策划； 6相关酒会、宴会等礼仪培训； 7文件和资料管理； 8相关政策法律法规等培训； 9语言知识培训。