百货公司商场办公室行政档案岗位说明书（2页）.doc
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百货公司商场办公室行政档案岗位说明书（2页）.doc
1、岗岗 位位 说说 明明 书书 部门：部门： 办公室办公室 岗位名称：行政档案岗位名称：行政档案 职责描述：职责描述： 1. 领导工作日程安排领导工作日程安排 1.1. 每周与领导协商，合理安排重大事项，报告本部门负责人，及时协调，为领导做出一周 工作的日程表。 1.2. 根据需要随时及时调整日程安排，并将变动提前通知有关部门。 1.3. 按照领导工作日程表，提前协调有关部门做好有关准备工作，并及时提醒领导，保证各 项工作正常进行。 2. 公文的收发、处理、传递、督办公文的收发、处理、传递、督办 2.1. 部门报送文，审查内容、格式、程序是否符合规定，合格的尽可能提出拟办意见后报送 领导，不合格
2、的退回报送部门；对有时间限定的公文，及时提醒领导，按时批阅处理。 2.2. 对领导批阅后的文件应进行归类、登记，之后转有关部门，并按领导批示要求进行督办， 重要文件和批示应及时通知部门负责人。督办结果及时反馈给领导。 2.3. 对收到的文件及时筛选、登记、分类、编号、拟办、呈送，保证送到领导手里文件的质 量，保证领导首先处理重要的公文。 3. 生活服务工作生活服务工作 3.1. 协助总经理、办公室主任做好领导外出前的准备工作，如生活安排、电话联系、接送安 排、借款、赠送礼品、车旅费的报销等。 3.2. 负责领导办公室的卫生清洁工作。 3.3. 负责领导办公室的卫生清洁工作。 3.4. 做好经理
3、办公室、会议室的下班整理工作，检查基本设施完好后方可离开。 3.5. 管理领导工作必须的物资器材和财务开支。 4. 公共关系工作公共关系工作 4.1. 根据工作需要，协助经理对领导出访及接待来访活动进行安排，并列入领导工作日程。 4.2. 根据领导工作需要，协助经理安排人员陪同领导进行接待工作和出访工作，参加有关社 会公关活动，做好有关事务的协调工作。 4.3. 对日程安排之外的来访，根据重要程度做出合理安排。重要来访通知领导后做出安排， 不重要的来访原则上不能影响领导工作安排，可与对方协商另行安排时间。 4.4. 根据领导工作需要，合理安排时间，对影响领导工作的，以灵活的方式予以调整。 4.
4、5. 做好各种礼尚往来工作，维护公司形象和领导个人形象。 5. 文件和资料管理文件和资料管理 5.1. 负责总经理工作档案的整理和装订。 5.2. 对有关公司经营管理的资料和经济指标数据进行整理、保存。 5.3. 负责总经理办公室会务及会议记录的整理和归档工作。 5.4. 负责相关文件和资料的收集、分类、整理、立卷、归档、清缴和销毁。 6. 档案的管理档案的管理 7. 统计报表统计报表 8. 图书管理图书管理 8.1. 负责办理借阅图书的登记、监督。 8.2. 负责对图书进行合理保存和养护。 8.3. 负责对图书进行分类、编号、归档保存。 9. 其他工作其他工作 9.1. 负责及时下发会议通知
5、，分发信函。 9.2. 保管和按规定使用公司公章及领导印章，开具介绍信、证明信等。 9.3. 负责报刊、杂志的订阅和经领导批准的工具书的购买。 9.4. 负责电话记录、接转，并及时按规定传达电话内容。 9.5. 负责接待用品的购买、保管及发放工作。 9.6. 对前台接待、打字复印进行管理和考核。 9.7. 负责对小车队进行管理，确保领导用车。 技能要求：技能要求： 1. 知识面广，思维敏捷，有较强的适应能力、应变能力、调查分析能力、协调能力，并 具有独立解决问题的能力； 2. 有较强的文字表达能力和总结归纳能力，并熟悉企业经营管理和综合业务工作，能熟 练操作微机； 3. 品行端正，好学上进，诚实正直，认真细心，责任心强，保密意识强； 4.4. 身体健康，能承担较繁重的工作。 学历要求：学历要求：大学专科及以上学历 培训要培训要求：求： 1公共关系学。 2档案管理培训。 3商务礼仪。 4会务管理。
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