1、会 议 室 管 理 制 度会 议 室 管 理 制 度 制 度 编 号 ： YG/Z-EO-018-A 起 草 部 门 ： 办 公 室 起 草 人 ： 生 效 日 期 ： 2005 年 2 月 28 日 发 放 范 围 ： 公 司 各 部 门 （ OA 发 放 ） 审 核 人 ： 批 准 人 ： 会 议 室 管 理 制 度会 议 室 管 理 制 度 1.1. 目的目的 为规范会议室管理，实现有效、合理使用，满足工作需要特制 定本制度。 2.2. 适用范围适用范围 适用于阳光百货贵宾室、大小会议室及洽谈室的管理使用。 3.3. 职责职责 3.1 办公室负责会议室的全面管理，包括安排使用、调配、内部
2、物 品管理、借用、卫生等。 3.2 前台负责会议室的日常管理及使用。 3.3 会议室物品借用由办公室经理负责审批。 4. 4. 工作内容工作内容 4.1 会议室的预定和使用 4.1.1 前台设有“会议室使用登记表” ，对各会议室（洽谈室除外）的 使用实行预约登记管理。 4.1.2 各部门因工作需要使用会议室，应提前到前台办理预约，前台 根据客人身份、数量、会议重要性及时间等因素，进行安排调 配，并进行登记。 4.1.3 因客人临时到访无法预约时，前台需根据各会议室的使用情况 及客人身份、数量等安排调配会议室，接待人员应服从前台的 安排。 4.1.4 根据使用部门的预定时间，前台应提前作好相关准
3、备工作，保 证使用部门正常使用。 4.2 会议室日常维护管理 4.2.1 会议室卫生由前台负责清理，应达到整洁、美观、气味清新、温度适宜、 内部无杂物。 4.2.2 会议室每天清洁， 使用部门使用前后， 前台均需对会议室进行全面检查、 整理。 4.2.3 会务用品应配备齐全，不能断档。如：饮用水、水杯、茶等。 4.2.4 会议室使用部门应文明使用会议室，墙面、桌面等部位不得随意张贴、 涂写，爱护会议室内物品。室内不得吸烟，使用会议室结束时，参会人 员应主动清理个人物品及杂物。 4. 3 会议室内部物品管理及外借 4.3.1 会议室内物品由前台负责登记保管，确保完好无丢失。 4.3.2 各部门因
4、工作需要，借用会议室内物品，应填写“工作协调单” ，注明用 途归还时间等，由部门经理签字，并经办公室经理签字同意后到前台登 记借用。 4.3.3 物品借用时，借用人员与前台人员共同对物品进行检验，并将检验情况 记录于登记表中，双方签字确认。 4.3.4 物品归还时， 借用人与前台人员共同对使用情况进行验收， 若发现问题， 及时查找原因，落实责任人，如有损坏，由相关部门及责任人承担责任。 4.3.5 对逾期未还的物品，前台人员应进行催收，如使用期限延长，使用部门 应以“工作协调单”形式，续办使用申请登记。 4.3.6 借用部门及人员在借用期间，应妥善保护借用物品，避免损坏，如损坏， 照价赔偿，不
5、得将借用物品转借他人，或未按申请的用途进行使用，如 发现将对相关部门及人员进行处罚。 4.3.7 音响、空调等设备要经常检查维修，保持完好状态，会议室使用后做到 人走电源关。贵宾室，大会议室使用后需关闭。 5.5. 相关记录相关记录 5.1 会议室使用登记表 5.2 桌椅外借登记表 各会议室使用登记表各会议室使用登记表 预订预订 日期日期 会议室名称会议室名称 使用时间使用时间 部门人员部门人员 签签 字字 备备 注注 桌桌 椅椅 外外 借借 登登 记记 表表 借走时借走时 间间 借走部借走部 门门 编号编号 桌椅桌椅 数量数量 完好程度完好程度 借走人借走人 归还时归还时 间间 归还部归还部 门门 编号编号 桌椅桌椅 数量数量 完好程度完好程度 归还人归还人
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