1、信 函 管 理 规 定信 函 管 理 规 定 1. 目的目的 为规范阳光百货公司介绍信、 公函的使用范围和管理， 特制定 本规定。 2. 适用范围适用范围 本标准适用于阳光百货信函的管理。 3. 职责职责 办公室负责公司信函的开具及全面管理。 4. 工作内容工作内容 4.1. 公司介绍信、函使用范围 4.1.1. 以公司名义联系工作发出的函件； 4.1.2. 因公外出联系业务、住宿； 4.1.3. 公司员工去有关部门联系正当事宜（必须执介绍信、函时） 。 4.2. 开具介绍信、函的审批程序及要求 4.2.1. 办公室秘书主管负责介绍信及存根的管理。 4.2.2. 因公需开具公司介绍信、函时，由
2、经办人持部门负责人签字 的“信函开具申请表”到办公室开具介绍信，由秘书主管审 核后开具信函（必要时须经办公室经理审核、总经理批准） 。 介绍信上须写明联系单位、具体事由、日期及有效期，并加 盖公章。介绍信中的内容应与存根一致。 4.2.3. 如多人使用一张介绍信时，应写“等人” ，人数应用 大写汉字书写。 4.2.4. 因私事需开介绍信、函时，需经办公室经理或分管领导审批 后方可用印。 4.2.5. 未经总经理批准严禁开具空白介绍信或未注明日期及有效期 的介绍信。 4.2.6. 介绍信合订本用完时，存根应当存档，保管期为三年，过期 销毁时需经办公室经理批准。 起草人：起草人： 审核人：审核人： 批准人：批准人： 4.3. 检查与考核 4.3.1. 未经批准开具介绍信或开具空白介绍信，介绍信开具人应承 担相应责任并受罚当月业绩工资，扣罚办公室秘书主管 100 元。 4.3.2. 上述情况给公司造成严重后果的，除按以上条款进行处罚外， 可视 情节给予纪律处分或经济处罚。 5. 记录记录 5.1. 信函开具申请表 本制度自本制度自 20032003 年年 1212 月月 2929 日起生效日起生效 信函开具申请表信函开具申请表 申请部门 申请人 部门经理 信函使用 说 明 总经理 批 示
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