1、第 1 页 共 4 页维也纳酒店集团文件维也纳酒店集团文件维也纳酒店集团文件维也纳酒店集团文件集团文档资料管理机制集团文档资料管理机制集团文档资料管理机制集团文档资料管理机制为了充分运用和传承好员工的管理智慧 ，继承和发展集团制定的各项管理制度、标准和流程，通过对文档资料的规范管理，能清晰的了解集团每一项管理标准、制度、流程的历史优化轨迹，特制定集团文档资料管理机制，其管理策略如下：二、文挡资料的二、文挡资料的二、文挡资料的二、文挡资料的责任管理部门和编号、存储规则责任管理部门和编号、存储规则责任管理部门和编号、存储规则责任管理部门和编号、存储规则序号文档类型编号规则存储备份规则责任部门1标准
2、化资料“BZ”+分类号+序列号按岗位名称和版本号分类保存体制创新办2培训资料“PX”+分类号+序列号按培训类型和版本号分类保存管理学院3集团工作目标成果“CG”+部门号+年份+月份按部门名称分类保存CEO 助理4分店工作计划总结“JF”+分店序号+年份+月份按分店名称分类保存运营总监5执行文件集字(运字创字)+年份+序号按集字运字创字分类保存总裁办6创新成果“CX”+年份+序列号按年份分类保存体制创新办要求：1、董事长秘书对以上资料进行统筹监督管理，各责任部门每月 28 日前必须将更新资料按“编号和存储备份规则”拷贝到董事秘书处留存副本。2 2、分店序号、部门号、标准化分类号、培训分类号的标准
3、定义参见附件第 2 页 共 4 页三、文挡资料的管理流程三、文挡资料的管理流程三、文挡资料的管理流程三、文挡资料的管理流程要求要求要求要求1、资料发放原则各部门必须将以上 6 大类资料发送到相应的责任部门，由责任部门进行发放或归档管理，然后上传网络，由信息中心建立用户和根据岗位级别设置浏览权限。2、资料优化原则每一个资料文件都有版本号，初始版本号为 V1.0,优化后的版本号为 V2.0、V3.0 。资料优化后，责任部门应立即进行网络更新，历史资料（低版本资料）保存到本地硬盘，网络更新时必须留下更新日志，记录更新内容和历史资料在本地硬盘存放的位置。3、数据安全防患信息中心每月进行系统数据备份,建
4、立好数据安全防患措施。本文件从 2010 年 11 月 6 日开始执行。特此通知。集团六大类文挡资料发送给相应的责任部门责任部门进行本地硬盘分类备份员工按权限进行网络查询由责任部门上传网络每月 28 日前，拷贝到董事长秘书第 3 页 共 4 页附件：1、 “分店序号”的标准定义分店序号为开业顺序号，举例如下：2、 “部门号”的标准定义部门号的标准定义如下：001总裁办002运营部003人力资源中心004财务中心005物资采配中心006市场销售中心007信息中心008软件开发部009管理学院010市场营销中心011预订中心012工程维护部013安全服务部014质检部015审计监察部016加盟中心
5、017事业发展投资中心018工程建设部019工程设计部020招商部021体制创新办100各分店3、 “培训分类号”的标准定义培训分类号的标准定义如下：001总经理培训班、002经理提升班003前厅经理培训004客房经理培训班005安保经理培训班006工程经理培训班007初级领导艺术班008HR 专员培训班009员工指导认证培训班第 4 页 共 4 页4、 “标准化分类号”的标准定义标准化分类号=部门号+岗位号，其标准化分类号定义举例如下：一、分店标准化分类号一、分店标准化分类号10001分店总经理10002分店前厅经理10003分店客房经理10004分店财务经理10005分店工程经理10006分店安保经理10005分店销售经理10006分店客户经理10007分店 HR 专员10008分店出纳10009加盟店须知二、集团部门标准化分类号二、集团部门标准化分类号00101总裁办主任00102办证部总监00102法务部经理00201运营总监00202标准化总监00203督导支持副总监注：由于集团部门组织架构还在规划中，故集团部门标准化分类号待确定中。
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