1、活活动动整整体体筹筹备备进进度度表表（通通用用版版）人人员员关关键键步步骤骤活活动动筹筹备备内内容容1客户及方案管理负责人活动方案策划活动负责人企业背调调查客户业内口碑和背景，是否可靠小文老师核心需求确认客户（甲方）具体需求和建议小文老师活动时间+人数规模+地点选择小文老师活动场地确认+提前预定小文老师市场调研制作问卷调查小文老师方案+提案团队头脑风暴，确定初步方案（内部脑暴）小文老师内部方案把控和审核（内部审核）小文老师活动方案第一版方案初稿提交（外部提案）小文老师活动方案第一版方案初稿反馈+修改小文老师活动方案修改版再次提交小文老师活动方案修改版反馈+调整+确认小文老师确认活动供应商，要求
2、专业、靠谱小文老师确认活动所有参与方小文老师活动进度活动整体时间进度表提交 XXXX小文老师活动整体时间进度表修改+确认2活动费用管理小文老师活动费用活动报价提交小文老师调整报价提交小文老师活动方案修改中报价实时调整小文老师活动款项结算提交小文老师活动款项结算的最终确认3活动人员管理小文老师确定核心团队核心团队人员确定小文老师根据筹备表开活动分工会小文老师确定合作团队制作活动内外部通联表小文老师合作商对接小文老师供应商对接4素材设计管理视觉呈现部分小文老师平面设计活动主KV设计修改、确定小文老师PPT模板设计提交小文老师PPT模板审核确认+内容撰写小文老师延展设计提交小文老师延展设计确认小文老
3、师会场摆位图确认小文老师所有场地整体平面图确认小文老师制作物平面设计及完稿提交小文老师制作物平面设计及完稿确认小文老师舞美设计主舞台布置方案提交小文老师主舞台设计、舞台结构确认小文老师分会场布置方案提交小文老师设计结构确认小文老师招商展台设计提交小文老师设计结构确认小文老师主办方展台设计提交小文老师设计结构确认小文老师外场搭建方案提交小文老师外场搭建方案确认小文老师施工文件制作5搭建及后勤管理AV管理小文老师AV管理场地尺寸核对小文老师主会场与分会场AV设备布置方案确认小文老师所有主舞台相关素材测试小文老师AV进场布展、AV设备调试小文老师AV技术、内容彩排小文老师现场呈现搭建管理小文老师搭建
4、管理场地尺寸核对小文老师主舞台及外场搭建结构终稿提供确定合作团队小文老师主舞台及外场搭建结构确认小文老师所有搭建平面输出小文老师所有搭建平面确认小文老师制作材质确认小文老师制作相关小样确认小文老师喷绘小样确认小文老师搭建进场布展小文老师安检检查，消电检6内容管理演讲管理小文老师内容撰写（参考撰稿表）视频脚本制作+提交小文老师视频脚本确认小文老师素材整理小文老师内容大纲提供小文老师视频内容调整修改意见小文老师最终视频确认小文老师演讲PPT嘉宾演讲PPT收集小文老师流程管理主题大会流程确认小文老师信息收集小文老师嘉宾演讲PPT收集整理小文老师确认彩排时间，并给出最终的彩排时间计划小文老师提前一天现
5、场彩排小文老师分会场管理流程确认小文老师演讲需求收集小文老师确认彩排时间，并给出最终的彩排时间计划小文老师提前一天现场彩排7重要嘉宾管理小文老师重要服务确认重要嘉宾邀请名单小文老师嘉宾动态跟进(参考行程表)小文老师协助重要嘉宾服务明细（包括VIP室安排，会议期间用餐安排）8媒体管理搭建管理小文老师媒体管理协助媒体采访间安排9赞助管理招商管理小文老师招商管理招商方案提交小文老师招商方案确认(包括调整最终确认)小文老师招商进行小文老师招商最终确认 XXXX展位管理小文老师赞助商展位赞助方Logo收集小文老师展位工作人员名单提供小文老师提交展位特别需求表（电力、网络等）小文老师提交海报设计小文老师主
6、办方活动审批 XXXX小文老师展位结构搭建开始制作小文老师资料、礼品运输清单小文老师赞助商演讲确认演讲人(收集演讲人资料，包括简历、照片和演讲讲义 )小文老师提交演讲初稿小文老师赞助商完成slides修改并最终确认所有内容小文老师收集所有演讲者的演讲需求 XXXX小文老师确认彩排时间，并给出最终的彩排时间计划小文老师提前一天现场彩排小文老师运输管理展区进场搭建时间 XXXX小文老师展区撤场建时间 XXXX10活动管理现场执行小文老师执行管理活动执行手册的撰写小文老师活动前TE内部会议小文老师执行手册提交小文老师活动前整体Check Point会议物料及印刷品小文老师物料管理所有设计物料统筹小文
7、老师物料第一稿确认小文老师定稿+制作+打印+物料小文老师印刷品管理印刷小样完成并提交 XXXX小文老师小样确认小文老师成品提交小文老师运输管理物料运输单整理 XXXX小文老师对讲机提前充电及现场发放和回11活动总结小文老师活动总结活动整体报告撰写+提交小文老师活动剩余物料整理、运输小文老师活动照片后期处理+刻盘+提交+发布小文老师活动视频后期处理+提交+发布小文老师活动复盘+团队总结 XXXX物料管理注注意意事事项项开开始始日日期期是否存在重大违约行为或其他问题（必须无误才合作）必须确认活动预算+活动背景+活动目的+活动创意+传播思路+参与人群+双方全权责划分x月x日活动时间不要放在周一，周一
8、往往会议比较多，尽量安排周末x月x日至少准备3个以上不同类型场地，要提前一个月场地定死x月x日调研活动背景(竞品，同类型活动)x月x日由策划团队主导方案，其它部门可参与思路讨论，形成初案x月x日由策划经理主导，对方案进行包装，确认方案框架内容x月x日至少准备3套方案，2套方案拿来备用，word+pptx月x日由策划经理直接反馈给策划，不要二次传达x月x日修改版由策划经理和总监审稿后提交客户x月x日如需继续修改，转由策划经理撰稿x月x日必须为长期合作供应商，选择2-3家进行报价，择优选择x月x日主办+承办+协办+赞助商等x月x日此表需要和甲方讨论及确定x月x日下发各部门，准备部门分工会 XXXX
9、x月x日由策划经理制作预算单x月x日由策划经理修改预算单x月x日根据供应商报价进行试点调整x月x日由财务进行审核x月x日由财务进行审核 XXXXx月x日活动负责人+主创策划+设计师+执行+媒介+演艺x月x日确定所有内部参与人员x月x日进行人员分工安排，由活动负责人统筹x月x日导演+导播+音视频制作设计+摄影摄像+礼仪等x月x日活活动动整整体体筹筹备备进进度度表表（通通用用版版）搭建+音响+舞美+灯光+场地+大屏+物料等x月x日由活动核心设计师设计和把控x月x日建议由设计师提供x月x日建议由设计师进行美化x月x日主会场背板及LED画面/分会场设计/签到处背板/展区设计/胸卡/指示系统设计等 XX
10、XXx月x日由活动核心设计师设计和把控x月x日具体操作由甲方负责人决定x月x日留存备用x月x日设计师进行审核，勿遗漏x月x日活动负责人和策划经理进行审核，勿遗漏x月x日与客户进行讨论，提出修改意见 XXXXx月x日活动负责人确认无误进行印刷和搭建x月x日会场负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行审核x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日（视频/PPT/KV/题词）x月x日（技术组跟进）x月x日（技术彩排+演员彩排+模拟直播）x月x日负
11、责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日负责人进行验收x月x日策划经理进行审核x月x日策划经理进行确认x月x日主策划负责整理x月x日主策划负责整理x月x日策划经理进行确认x月x日策划经理进行确认x月x日 XXXX主策划负责整理x月x日活动总负责进行确认x月x日主策划负责整理x月x日敲定了演讲主题和大纲，主策划负责整理，截止时间一定要敲死x月x日提前预约所有嘉宾时间，做出彩排表x月x日第一时间确认嘉宾是否能到场，按彩排表
12、进行x月x日活动总负责进行确认x月x日主策划负责整理x月x日活动总负责进行确认 XXXXx月x日活动总负责进行确认x月x日接待组负责人进行确认，确定title、照片、成功案例、Demox月x日机票酒店、接送机、住宿、用餐、短信通知、参与通知、迎来送往、彩排、就坐的位置、上场次序、嘉宾礼品、PPT是否对外等细节x月x日接待组负责人进行确认 XXXXx月x日媒体组负责人进行确认，不要混进闲杂人员x月x日市场经理跟进+修改调整x月x日市场经理跟进+确认x月x日市场经理跟进x月x日市场经理跟进x月x日市场经理+设计师跟进x月x日市场经理跟进x月x日市场经理+设计师跟进x月x日对接设计师x月x日对接公安
13、消防等部门x月x日对接搭建方x月x日市场经理跟进 XXXXx月x日主策划负责整理，按照我们的格式提供，确保所有内容无误x月x日主策划负责整理x月x日主策划负责整理x月x日是否需要上网，确定演讲设备及其他需求x月x日活动总负责进行确认x月x日活动总负责进行确认x月x日活动总负责进行确认x月x日活动总负责进行确认x月x日活动总负责进行依据分工单，进行现场统筹管理（含联系分工表、流程、rundown、场地规划图、物料清单、场地安排、采访间安排、第三方人员管理、VIP名单、桌卡名单、及座位排序等）x月x日活动总负责召开 XXXXx月x日活动总负责确认x月x日活动总负责召开x月x日设计师跟进x月x日设计
14、师跟进，活动总负责及客户确认x月x日设计师跟进x月x日设计师跟进x月x日设计师跟进x月x日设计师跟进x月x日后勤负责人确认 XXXXx月x日后勤负责人确认x月x日活动总负责确认x月x日后勤负责人确认x月x日活动总负责确认x月x日活动总负责确认x月x日活动总负责确认x月x日活动时间： 20XX年10月7日 活动地点： XXXX 总负责人： XXXX结结束束日日期期10月07111418212528MonFriMonFriMonFriMon活活动动整整体体时时间间进进度度条条（活活动动周周期期总总共共3 3个个月月，所所有有活活动动进进度度需需按按照照此此进进度度表表执执行行，如如有有特特殊殊情情
15、况况及及时时和和总总负负责责人人报报备备）x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x
16、日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日x月x日11月310104081215182225ThuFriMonFriTueFriMonFriMon活动时间： 20XX年10月7日 活动地点： XXXX 总负责人： XXXX活活动动整整体体时时间间进进度度条条（活活动动周周期期总总共共3 3个个月月，所所有有活活动动进进度度需需按按照照此此进进度度表表执执行行，如如有有特特殊殊情情况况及及时时和和总总负负责责人人报报备备）12月29020691316202327FriMoFriMonFriMonFriMonFri1月303101030610131720MonTueWedFriMonFriMonFriMon2月242731030710141721FriMonFriMoFriMonFriMonFri3月2528010205060708TueFriThuFriMonTueWedThu091015-19FriSat
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