1、物业企业的档案管理郑群慧*年*月一、什么是物业档案二、物业的档案管理三、如何做好档案管理四、案例分析一、物业档案：（一）定义： 物业档案资料是指从物业公司从事物业管理、服务过程中形成的作为原始记录保存起来，以备考查的文字、图像、声像以及其他各种方式和载体的文件材料的总和。二、表现形式纸张、磁带、光盘、胶片等手写、复印、录像、摄影、晒制、印刷等（四）按表达的方式不同：（一）按载体不同：（二）按记录方法不同：（三）按给合方式不同： 图、档、卡、册、表、证、计算机软件、声像材料等。文字、图像、声音等（三）特点：1、从形式上：留下了管理者的笔迹和签名；2、在内容上：记录着物业和关系单位的真实面貌以及管
2、理过程的实际反映。u原始性u真实性（四）作用： 1、凭证作用： 物业档案资料既不是事后编写的，也不是任意搜集的，更不是虚假造作的，它是物业管理活动的真迹；具有法律凭证作用。2、参考分析作用： 物业管理档案资料不仅记录了物业管理活动的状况，而且记录了物业管理活动的发展，以及探索物业管理发展的成果。它对于查考既往情况、总结经验教训，摸清规律，具有重要的参考作用。 （五）档案的内容/类别：1、物业权属资料（技术资料和验收资料）；u业主资料u承接查验资料2、服务提供过程中产生的资料；u主营业主收入过程中：如客户服务、环境管理、秩序维护、工程维保等；u配套经营收入过程中：如有偿维修、家政保洁、庭院代管、
3、销售案场服务等；3、物业企业内部管理过程中产生的资料u 内部：如员工档案、培训、企业收发文档案等；u 外部：行业资料、媒体宣传资料等 （六）档案的分类方法：1、时间分类法：按资料产生的时间来分类； 例如：发文、员工档案、业主档案等；2、组织机构分类法：按企业内部组织架构 例如：如公共设施设备的维修养护记录归入工程部的运行记录；3、事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类。 例如：社区活动档案；重大事件；承接查验二、物业档案资料管理：（一）物业档案资料管理： 包括物业管理机构在物业管理活动中，对管理服务事项的原始记录进行收集整理、归档、检素、保存、分析利用，在某一时点上，及时、准确、全面地反映物业实物形态和使用状况的有关资料与数据。1、档案的收集与整理：注意事项：物业档案资料收集工作要尽可能完善、及时、不错不漏。A、完善：从空间上讲面，从地下到楼顶、从本体到配套，从建筑物到环境；从时间上
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