1、行政管理制度行政管理制度一、文件控制管理制度一、文件控制管理制度1 1、公司内部文件的产生、公司内部文件的产生文件起草人根据文件的性质和重要性，确定文件类型（报告、请示、制度、红头文件等） ，然后按规范格式起草文件，并由各部门资料员进行编号。部门负责人对文件审核做出修改意见确认后签字，报总经理签发。2 2、文件编号体系：、文件编号体系：1） 部门编号（12 种）文件类型编号（12 种）发放方式（发出和收入 2 种）序号。 （共 288 类文件）CYFCXXI（0）XXX序号收（发）方式编号文件项目编号部门编号“长印房产” 代码注：文件编号体系，每年进行重新更新。序号从 001 开始编号，但对以
2、往文件需注明年号。3 3、文件的结构：、文件的结构：第一层（板块）第二层（部门）范围标准化序列化项目制度资料结构表格流程报告备忘录编号ZISLNBM投资I运营中心物设计营销成控工程业YMAEW财务F人资资源CR网络化批文计划传真合同会议记录APFCR*例如：人资中心会议记录发出 005 号“CYFC-C-R-O-01-005”。4 4、文件的归档：、文件的归档：1） 各部门办理完毕的文件请于 48 小时内交人资中心行政主任归档，若有必要主办部门可留存复印件；相关部门联办的工作中形成的文件资料由主办部门档案管理员收集、整理、归档。2） 根据档案管理制度每年 3 月份将上年存档文件交人资中心行政主
3、任存入档案室。5 5、电子文件的管理：、电子文件的管理：1） 电子文件按文件类别在电脑中建立文件夹，并分别命名，便于查找。同时根据文件夹的数目准备备份用的磁盘，一般为 3.5 寸软盘。2） 经确认的文件则设置文档保护密码以保护其格式和内容，并根据文件内容存入对应的文件夹中，同时将其存入备份磁盘，由各部门负责人指定人员统一管理。3） 备份磁盘由部门负责人指定人员保管，每个磁盘应有文件目录。4） 对于存档的电子文件及备份文件，指定管理人员每月检查一次。检查文件能否打开，文件内容有无破坏。5） 文件修改时各部门应及时对存档的电子文件和备份文件进行修改，以保证文件内容一致性。6 6、文件的更改或换版：、文件的更改或换版：1） 各部门若对文件有更改意见，则填写文件更改通知单 ，注明更改原因和更改具体意见，经总经理审批后，发于各部门，原件交人资中心存档。每季度定期整理本部门的更改信息，提交文件更改的电
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