房地产开发投资公司档案管理流程（17页）.doc

1、档案管理流程档案管理流程 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日日 期期 修订状态修订状态 修订修订内容内容 修订修订人人 审核人审核人 批准人批准人 2009-4-1 B/0 5.4 增加“模板-卷内 目录 ” 邱树彬 舒而桑 张广志 2010-3-15 B/0 根据需要进行全面修订 完善 2010-6-8 B/1 完善流程 彭小峡 舒而桑 张广志 1 1、流程概况流程概况 流程目的流程目的 规范公司档案管理，确保档案管理权责清晰、归档及时、内容完整、保存规范， 为公司经营管理留存充分、有效的证据，保证质量管理体系有效运行。 流程范围流程范围 适用于档案的收集、整理、分类、利用、归

2、档和处理。 定义定义 档案：公司日常经营管理工作中形成的具有保存和利用价值的重要资料。 流程主导及流程主导及 参与小组参与小组 综合管理部、财务部、业务部门 部门部门 职职 责责 综合管理部 1、负责制订全公司档案管理规范； 2、设立专职档案管理人员，建立安全、保密的公司档案室； 3、以合同连续编号和以加盖印章为关键控制点，在合同生效的同时收集合同 （或协议） 、及作为合同附件的招标、投标、评标、定标、中标等资料。确 保合同（或协议）存档的及时性和完整性； 4、根据公司各项业务进程，编制应归档资料目录，在项目竣工验收后及时收 集土地使用证 、 建设工程规划证 、 商品房预售证 、 建设工程施工

3、 许可证 、 竣工备案证 、 大产权证原件，并接收相关的设计图纸、设 计变更、阶段付款、签证变更、预结算资料等等，确保公司档案的完整性； 5、在员工调动和离职时，监督办理相关资料交接手续； 6、负责接收各部门零星文件资料（如：行政类、经营管理类文件） ； 7、负责整理、保存、借阅登记和集中处理公司档案。 财务部 1、 指定兼职财务档案管理人员，建立安全、保密的财务档案室； 2、 以收、付款为关键控制点，在收、付的同时收集合同（或协议）以及相关 经济资料； 3、 按照（98）财会字第 32 号会计档案管理办法和长虹公司会计档案管 理相关规定，开展会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作，保证

4、会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。 业务部门 1、 按照公司权责手册和流程文件开展具体业务，与合作方（或客户）协商一 致后，拟制合同（或协议）文本，向综合管理部申请合同编号，然后提交 相关部门审核会签； 2、 将经审批的合同文本交合作方（或客户）签章，然后向综合管理部申请加 盖长虹置业公章； 3、 合同签章生效后，业务部门负责将合同文本及附件交由合作方装订成册； 4、 负责将装订成册的合同分发到相关执行部门，并办理合同交底手续； 5、 按照公司权责手册和流程文件办理付款和签证变更等手续； 6、 负责本部门文件资料（含工作标准、工作计划、合同与协议、联系函件、 工作成果

5、、付款资料和绩效评价等等）的日常收集、标识、贮存、保管、 利用、归档，以支持日常业务工作的开展。 7、向综合管理部移交本部门应送存的项目管理档案和零星文件资料。 2 2、文件文件归档范围、移交时间及保管期限归档范围、移交时间及保管期限 序序 号号 类类 别别 文文 件件 范范 围围 保管保管 期限期限 责任部门责任部门 移交时间规定移交时间规定 密级密级 1 行政管理、 文书类文 件 公司筹备期的可行性研究报告、申请、 批复等 永久 综合管理部 完成即移交归档 1 级 2 公司设立、转制、变更、机构设置资料 及营业执照等 永久 综合管理部 完成即移交归档 1 级 3 公司验资报告 永久 财务管

6、理部 完成即移交归档 1 级 4 公司资质证 永久 项目发展部 完成即移交归档 1 级 5 法人代表、经营管理负责人任职批文、 简历等 永久 综合管理部 完成即移交归档 1 级 6 公司税务登记证、财政登记证、法人代 码证等 永久 财务管理部 完成即移交归档 1 级 7 公司年检资信材料包括工商年检、税收 缴纳、年度审计、资产评估、信用评估 等 永久 财务管理部 完成即移交归档 1 级 8 公司领导班子（包括董事会、股东会、 监事会和经理层）构成及机构设置材料 等 永久 综合管理部 完成即移交归档 1 级 9 董事会、股东会、监事会会议纪要等 永久 综合管理部 次年3月至6月移交 归档 1 级

7、 10 综合性行政事务： 公司事务公开， 文秘、 机要、保密、信访工作、印鉴管理资料 等 长期 综合管理部 次年3月至6月移交 归档 1 级 11 法律事务、公证工作资料等 长期 风险管理部 次年3月至6月移交 归档 1 级 12 审计报告等 永久 股份公司的审 计部 完成即移交归档 1 级 13 员工人事管理（档案） ，劳动合同等 长期 综合管理部 完成即移交归档 1 级 14 劳动工资和社会保险，员工福利、职务 任免，职称评聘资料等 长期 综合管理部 次年3月至6月移交 归档 1 级 15 员工教育与培训工作、外事工作资料等 长期 综合管理部 次年3月至6月移交 归档 2 级 16 医疗卫

8、生、治安保卫、综合治理、防范 自然灾害资料等 短期 综合管理部 次年3月至6月移交 归档 2 级 17 党群工作 类文件 企业文化和精神文明建设、职工代表大 会、 工会工作、 共青团工作、 专业学会、 协会工作、群众团体活动资料等 长期 工会、团委、 党委 次年3月至6月移交 归档 3 级 18 经营 管理类 公司改革、经营战略决策等管理运营材 料等 永久 项目发展部 次年3月至6月移交 归档 1 级 序序 号号 类类 别别 文文 件件 范范 围围 保管保管 期限期限 责任部门责任部门 移交时间规定移交时间规定 密级密级 19 责任制管理、 、公司综合性统计分析等 长期 综合管理部 次年3月至

9、6月移交 归档 1 级 20 各种统计表 长期 相关责任部门 次年3月至6月移交 归档 1 级 21 计划管理 长期 财务部 次年3月至6月移交 归档 1 级 22 资产管理， 、资本运作，对外投资，股 权管理，多种经营管理，等 永久 综合管理部 次年3月至6月移交 归档 1 级 23 投资项目可行性报告（包括批复） 永久 项目发展部 次年3月至6月移交 归档 1 级 24 清产核算资料 永久 财务管理部 次年3月至6月移交 归档 1 级 25 属公司所有的知识产权和商业秘密及 其相关管理资料 永久 综合管理部 次年3月至6月移交 归档 1 级 26 与采购相关的供应商考察资料和资信 调查资料

10、等 永久 成本管理部、 业务部门 次年3月至6月移交 归档 1 级 27 财务管理、资金管理、会计核算档案等 永久 财务管理部 每年第一季度末移 交三年前资料 1 级 28 成本价格管理资料等 短期 成本管理部 次年3月至6月移交 归档 1 级 29 物资采购、保存、供应和流通资料等 短期 成本管理部/ 工程管理部 次年3月至6月移交 归档 1 级 30 经营业务管理，服务质量管理资料等 短期 营销策划部 次年3月至6月移交 归档 2 级 31 项 目 管 理 类 文 件 研 发 与 策 划 项目研发成果，包括产品模式研究、项 目发展可行性报告、工程技术研发报告 等 永久 项目发展部/ 规划设

11、计部/ 营销策划部/ 工程管理部 项目竣工验收后3个 月内移交归档 1 级 32 项目营销策划方案、市场调研报告、销 售方案等 永久 营销策划部 项目竣工验收后3个 月内移交归档 2 级 33 项目广告，包括公司整体形象广告及相 关报道，载体形式包括剪报、刊物、录 音、录像、光盘等 永久 营销策划部 项目竣工验收后3个 月内移交归档 3 级 34 各项目销售价格方案、销售手册、销售 分析、销售总结等 永久 营销策划部 项目竣工验收后3个 月内移交归档 1 级 35 宗地情况(自然条件、社会条件、竞争 楼盘信息等) 永久 营销策划部 项目竣工验收后3个 月内移交归档 3 级 序序 号号 类类 别

12、别 文文 件件 范范 围围 保管保管 期限期限 责任部门责任部门 移交时间规定移交时间规定 密级密级 36 设 计 项目规划设计草案相关文件，概念设计 相关文件及项目设施指导书，方案设计 文本及相关文件，销售用方案设计资 料，施工图设计任务书等 永久 规划设计部 项目竣工验收后3个 月内移交归档 3 级 各项目方案图、施工图、设计变更、效 果图、景观图、室内设计图、销售包装 图，各项目模型、设计修改通知，及项 目设计有关的资料 永久 规划设计部 项目竣工验收后3个 月内移交归档 3 级 37 建筑设计中标方案和单位复函等 永久 规划设计部 项目竣工验收后3个 月内移交归档 2 级 38 施工图

13、（蓝图）及各类施工图审核意见 等 永久 规划设计部 项目竣工验收后3个 月内移交归档 3 级 39 报 批 报 建 项目各类政府批文，重要的往来文件， 报建图纸，事务性往来函件等(注：要 同时保存公司的请示、报告、去函等资 料) 永久 项目发展部 完成即移交归档 2 级 40 用地蓝线图或用地红线图，与合作方往 来文件，项目立项批文，环评批文，投 资许可证， 设计要点， 付清地价款证明， 地名命名（更名）复函等 永久 项目发展部 完成即移交归档 1 级 41 各类设计方案批复、意见书，各类开工 证明书，总平面图建设工程规划许可证 等 永久 项目发展部 完成即移交归档 2 级 42 招投标报建过

14、程中的审批资料及建设 工程施工许可证 永久 项目发展部 完成即移交归档 1 级 43 验 收 各类验收证书、评估报告、勘测报告等 永久 项目部 工程管理部 完成即移交归档 1 级 房地产权属证明，预测和实测查丈量报 告、预售许可证、竣工备案证、大产权 证等 永久 项目发展部 完成即移交归档 1 级 44 采 购 合 同、 付 款 及 其 招 投 标 资 料 项目土地权属、合作开发相关合同等 永久 项目发展部 完成即移交归档 1 级 45 招标、投标和评标、定标、中标等资料 永久 成本管理部 完成即移交归档 1 级 46 工程承包、设计、监理、勘察合同及其 相关资料 永久 项目部/工程 管理部/

15、成本 管理部 完成即移交归档 1 级 47 材料设备采购合同及其相关资料 永久 成本管理部 完成即移交归档 2 级 48 营销策划类合同及其相关资料 永久 营销策划部/ 成本管理部 完成即移交归档 2 级 序序 号号 类类 别别 文文 件件 范范 围围 保管保管 期限期限 责任部门责任部门 移交时间规定移交时间规定 密级密级 49 签 证 与 变 更 设计变更及工作联系单，经济签证限价 资料，中标价格资料（网上投标报价或 工程投标报价） ，甲供材料收货单，各 项扣款单等等 永久 规划设计部/ 项目部/工程 管理部/成本 管理部 项目竣工验收后 3 个月内移交归档 3 级 50 预 结 算 控制

16、价、清单，以及结算资料等 永久 成本管理部 项目竣工验收后3个 月内移交归档 1 级 51 销 售 与 收 款 商铺租赁合同及其相关文件资料 永久 营销策划部 完成即移交归档 2 级 52 商品房买卖合同及小业主购房相关文 件资料 永久 营销策划部 完成即移交归档 1 级 53 交 楼 入 伙 入伙会签单、房屋质量验收记录等 永久 营销策划部/ 项目部 交楼入伙后三个月 内移交归档 1 级 54 小 产 权 办 理 小产权办理相关资料 永久 营销策划部/ 项目发展部 完成即移交归档 1 级 55 客 户 服 务 客户投诉与处理记录 短期 营销策划部 次年3月至6月移交 归档 2 级 56 其他

17、 公司其他管理合同或业务合同 永久 业务部门、综 合管理部 完成即移交归档 2 级 3 3、流程图、流程图 1 1）项目项目档案管理档案管理流程流程 业务部门 综合管理部 财务部 阶 段 付 款 经 济 签 证 合 同 与 招 投 标 资 料 成本部根据开发 计划编制各项目 成本标杆 成本标杆经各部门审核后 提交财务部监督执行 项目竣工验收后， 成本部将预算 资料统一送综合管理部 成本部根据需要 编制招标内部控 制价 业务部门与合作方协 商，拟制合同文本 业务部门将合同文本 送相关部门审核会签 综管部根据申请，授予 编号 业务部门将审定的合 同文本交合作方签章 综管部根据申请加盖 公章，留存一

18、份合同原 件，登记合同台账 业务部门根据合作方申请 办理内部付款手续 财务部对根据合同和合法 手续完成付款，登记付款 台账，每月与项目部核对 付款信息的一致性 项目部收集合同原件在 项目合同、付款与变更 台账中反映合同信息 项目部收集付款单据在 项目合同、付款与变更 台账中反映付款信息 项目合同、付款与变更台账报 相关业务部门使用， 同时报风险管 理部备案 业务部门根据合作方申请 办理签证/变更手续 项目部收集签证/变更审批单 在项目合同、付款与变更 台账中反映签证变更信息 注：双线双向箭头表互相核 对；单线箭头表提交和返回。 研 发 与 策 划 设 计 资 料 报 批 报 建 预 算 资 料

19、 相关部门编制项 目研发和论证资 料， 及开发计划等 项目竣工验收后， 各 部门将相关资料统 一送综合管理部 项目营销策划、 营 销方案和推广活 动计划等 各阶段设计方案、 设计图纸和施工 图等 与设计单位的沟 通函， 及设计变更 内容和审批资料 项目竣工验收后， 各 部门将相关资料统 一送综合管理部 报建资料， 与政府 往来函件 各类政府批文和 许可证书 取得后立即移交综 管部存档 项目竣工验收后， 各 部门将相关资料统 一送综合管理部 作为招投标资料的一部分， 与合 同一起交综合管理部存档 项目合同、付款与变更台账报 相关业务部门使用， 同时报风险管 理部备案 项目合同、付款与变更台账报

20、相关业务部门使用， 同时报风险管 理部备案 财务部定期向综合 管理部移交财务档 案 结 算 尾 款 支 付 成本部根据合同督促合作 方提交结算资料，申请综 管部盖公章后送集团审计 部终审 综管部根据申请加盖 公章，留存一份结算资 料原件，登记合同结算 信息 成本部根据集团审计部终 审结果办理工程尾款支付 手续 财务部对根据合同和结算 结果完成付款，登记付款 台账，与成本部核对付款 信息的一致性 项目竣工结算完成后，成本部将项 目合同、付款与变更台账打印审批 后，和结算资料一起送综管部存档 成本部收集付款单据在项 目合同、付款与变更台账 中反映尾款支付信息 备注：项目部在竣工验收后三个月内，将项

21、目合同、付款与变更台账打印审批，连同相关合同、协议、经济签证、设计变更 资料，一起送综管部存档。 验 收 各类验收证书和测量报告 等 取得后立即移交综 管部存档 销 售 与 收 款 交 楼 入 伙 小 产 权 办 理 客 户 服 务 商铺租赁及其相关资料 商品房买卖合同、补充协议， 及其相关资料 财务部定期向综合管 理部移交财务档案 财务部在收付款时， 保存一份合同原件， 同时收集相关价格 特批、退订、退房、 换房等审批资料 入伙会签单和房屋质量验收 单等资料 交楼入伙后三个月 内向综合管理部移 交归档 业主小产权办理相关资料 小产权办理完成即移 交小业主 对小业主移交完毕，相 关办理资料和移

22、交记 录送综合管理部归档 客户投诉和处理记录 每年 3-6 月将上年已 关闭投诉向综合管 理部移交归档 小业主产权办理完毕，营 销策划部相关合同 （协议） 等送综合管理部归档 2 2）部门部门档案管理流程档案管理流程 4、工作程序工作程序 4.1 项目项目档案管理程序档案管理程序 业务人 兼职档案管理员 部门经理 工 作 标 准 业 务 函 件 工 作 成 果 合 同 与 协 议 付 款 资 料 绩 效 评 价 综合管理部 工 作 计 划 制订和发布管理手册、 岗位说明和绩效指标 收集并向员工传 达培训工作标准 按工作标准开展 具体工作 本部门工作标准 备案 制订个人工作计 划 制订和分解部门

23、 工作计划， 监督员 工按计划工作 定期备案并考核各部 门工作计划完成情况 本部门工作计划 及完成情况备案 具体业务合同相 关事宜 组织合同签署 备案正式合同与协议 本部门主导及参 与的合同备案 业务合同执行和 具体业务工作 组织和监督合同 实施 项目竣工验收 后存档项目管 理资料 合同实施过程中 的签证、 变更、 联 系函等资料备案 提交个人工作成 果， 或验收合作方 工作成果 审核、 评价员工与 合作方工作成果 项目竣工验收 后存档项目相 关工作成果 存档员工与合作 方工作成果 定期备案和评 价员工工作成 果 业务合同阶段付 款和结算工作 组织和监督合同 付款工作 项目竣工验收 后存档项目

24、管 理资料 合同付款备案 定期提交个人绩 效考核表 审核、 评价员工业 绩 存档员工绩效评 价结果 定期备案和评 价员工工作成 果 每年 3 至 6 月 存档上年部门 零星资料 1 2 3 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 4.1.1 项目档项目档案管理案管理概述概述 1）综合管理部设置专职档案管理员，建立安全、保密的公司档案室，各部门指定兼职 档案管理人员， 配备安全、 保密的档案柜。 档案管理人员必须建立并登记 文件 （合 同）管理记录目录和文件（合同）借阅登记台账 。 2）项目管理档案包括研发与策划资料、设计资料、报批报建资料

25、、成本预算资料、合 同与招投标资料、阶段付款资料、经济签证资料、工程验收资料、结算与尾款支付、 销售与收款、交楼入伙、小产权办理和客户服务资料等等。 3）相关部门按业务流程编制项目研发论证资料、营销策划方案和项目开发计划等，并 根据权责手册办理审批手续，平时由业务主导部门收集和保存，项目竣工验收后三 个月内移交综合管理部档案室归档。 4）项目营销推广、产品设计、报批报建、招投标采购、成本管理、工程管理、项目竣 工验收等过程管理资料， 由各项业务主导部门根据流程文件的要求进行收集和保存， 项目竣工验收后三个月内移交综合管理部档案室归档；交楼入伙资料在该项目合同 约定的交楼日三个月内移交综合管理部

26、档案室归档；小产权办理资料和小业主签收 记录完成即移交综合管理部档案室归档；客户服务资料于每年 3 至 6 月将上年已关 闭投诉移交综合管理部档案室归档。 5）项目管理过程中的政府批文、许可证书、招投标资料、合同文本、竣工验收报告和 测量报告，以及结算资料和结算报告等，在合同生效或相关业务部门在取得后立即 移交综合管理部档案室归档，相关部门若需使用则按本流程规范办理借阅手续。 4.1.2 采购采购合同合同与与招投标招投标档案档案管理程序管理程序 1）业务部门与合作方协商一致后，拟制合同（或协议）文本，向综合管理部档案管理 员申请合同编号，然后提交相关部门审核会签。采购类合同若无合同编号，则各部

27、 门可不予会签。 2）业务部门将经审批的合同文本交合作方签章，然后连同经审批的合同会签及审批 表向综合管理部申请加盖长虹置业公章，若需加盖委托建设方公章由业务部门自 行办理。 3）综合管理部以合同连续编号和统一加盖公章为控制点，在合同生效的同时留存一份 合同（或协议）原件、及作为合同附件的招标、投标、评标、定标资料原件。确保 合同（或协议）存档的及时性和完整性。 4）采购类合同签章生效后，业务部门负责将一式多份的合同（或协议）原件，以及一 套完整的相关附件复印件，交由合作方装订成册。 5） 装订成册的采购类合同由业务部门负责分发到相关执行部门， 并办理合同交底手续， 合同交底完毕由业务人员将装

28、订成册的采购类合同，及其交底记录送交综合管理部 存档。 6）财务部以付款为控制点，保存一份采购合同（或协议）原件，同时收集与阶段付款 相关的工程进度证明资料和审批记录，作为会计凭证附件。财务部日常按会计档案 进行管理，定期移交综合管理部存档。 7）业务部门和相关执行部门日常按部门档案管理流程保存本部形成和接收的记录和文 件，项目竣工验收后三个月内将本部门与该项目相关的资料移交综合管理部档案室 归档；其他资料根据需要在次年 3-6 月移交综合管理部档案室归档。 4.1.3 销售合同及相关资料管理程序销售合同及相关资料管理程序 4.1.3.1 标准文本的销售合同标准文本的销售合同（或协议）（或协议

29、）及相关资料管理程序及相关资料管理程序 1）商品房买卖合同和商铺租赁合同等先申请会签合同标准（或协议）文本。业务部门 与客户协商一致后，在标准合同（或协议）文本内填写客户相关信息等内容。标准 合同（或协议）文本与客户签订时不必再申请各部门会签。 2）业务部门将审批的合同文本交客户签章，然后向销售合同专用印章管理员申请加盖 公章，销售合同专用印章管理员只能对采用标准销售合同文本的合同（或协议）加 盖印章。 3）采用标准文本的销售合同签章生效后，由业务部门完成相关政府部门登记程序。 4）完成政府备案的销售合同由业务人提交客户，并办理合同交底手续，产权办理完毕 后由业务人员将销售合同原件与相关资料，

30、及其交底记录送交综合管理部存档。 5）财务部以收款为控制点，保存一份订购单原件，同时收集相关价格特批、退订、退 房、换房等审批记录和谈判记录，作为会计凭证附件。财务部日常按会计档案进行 管理，定期移交综合管理部存档。 6）业务部门日常按部门档案管理流程保存本部形成和接收的记录与文件，项目竣工验 收后三个月内将本部门与该项目相关的资料移交综合管理部档案室归档；其他资料 根据需要在次年 3-6 月移交综合管理部档案室归档。 4.1.3.2 非标准文本的销售合同（或协议）及相关资料管理程序非标准文本的销售合同（或协议）及相关资料管理程序 1） 对于非标准的销售合同 （或协议） ， 业务部门与客户协商

31、一致后， 拟制合同 （或协议） 文本，向综合管理部档案管理员申请合同编号，然后提交相关部门审核会签。非标 准合同（或协议）若无合同编号，则各部门可不予会签。 2）非标准合同（或协议）必须向综合管理部申请加盖长虹置业公章，若需加盖委托建 设方公章由业务部门自行办理；非标准合同申请加盖公章时必须连同经审批的合 同会签及审批表一起送交综合管理部。 3）综合管理部以合同连续编号和统一加盖公章为控制点，在非标准合同生效的同时留 存一份合同（或协议）原件以及相关资料，确保非标准合同（或协议）存档的及时 性和完整性。 4）财务部以收款为控制点，保存一份订购单或合同（或协议）原件，同时收集相关价 格特批、退订

32、、退房、换房等审批记录和谈判记录，作为会计凭证附件。财务部日 常按会计档案进行管理，定期移交综合管理部存档。 5）业务部门日常按部门档案管理流程保存本部形成和接收的记录与文件，项目竣工验 收后三个月内将本部门与该项目相关的资料移交综合管理部档案室归档；其他资料 根据需要在次年 3-6 月移交综合管理部档案室归档。 4.1.4 项目合同、付款与变更档案管理程序项目合同、付款与变更档案管理程序 1）成本管理部根据项目开发计划编制成本标杆，经审核确定后报财务部，项目竣工验 收后三个月内由成本管理部移交综合管理部档案室归档。 2）成本管理部根据需要编制招标内部控制价，作为招投标资料的一部分，与合同一起

33、 移交综合管理部存档。 3）项目部成本管理人员负责收集与本项目相关的合同原件、付款单（原件或复印件） 、 经济签证原件，登记项目合同、付款与变更台账 ，定期与综合管理部核对合同信 息、与财务部核对付款信息、与合作方核对签证信息，将经核对确认的项目合同、 付款与变更台账报送相关业务部门，同时报风险管理部备案。 4）项目竣工验收后三个月内，项目部成本管理人员将项目合同、付款与变更台账 打印签字，经项目经理审批后，连同其相关的合同原件、付款单（原件或复印件） 、 经济签证原件一起移交综合管理部存档。 5）成本管理部在项目竣工验收后，督促合作方提交结算资料，初步审核后，申请综合 管理部加盖长虹置业公章

34、后送集团审计部审核。综合管理部在加盖公章时留存一份 结算资料原件。 6）成本管理部根据集团审计部对结算资料的终审结果，办理合同尾款支付手续，登记 项目合同、 付款与变更台账 ， 然后将 项目合同、 付款与变更台账 打印审批后， 连同结算资料、结算报告、结算付款审批单据等一起移交综合管理部存档。 4.2 部门档案管理程序部门档案管理程序 4.2.1 部门档案管理概述部门档案管理概述 1）各部门应指定兼职档案管理人员，配备安全、保密的档案柜。档案管理人员必须建 立并登记文件（合同）管理记录目录和文件（合同）借阅登记台账 。 2）部门档案包括工作标准、工作计划、相关合同与协议、业务函件、工作成果、收

35、款 或付款资料、绩效评价资料等。 3）员工负责按工作标准和工作计划开展具体工作，留下规范、及时、合法、准确、完 整的工作记录，同时按工作标准和合同约定等收集相关的文件资料，向部门经理提 交个人工作成果或合作方工作成果时，连同相关工作记录和文件资料一起提交。 4）部门经理负责督导员工按工作标准和工作计划开展具体工作，评价员工与合作方的 工作成果，审核相关工作记录和文件的规范性、及时性、合法性、准确性和完整性， 及时将确认通过的工作记录和文件资料移交本部门档案管理员存档。若需使用则按 本流程规范办理借阅手续。 5）项目竣工验收后三个月内，各部门档案管理员将本部门与该项目相关的资料移交综 合管理部档

36、案室归档； 其他资料根据需要在次年 3-6 月移交综合管理部档案室归档。 5、档案管理基本要求、档案管理基本要求 5.1 档案档案收集收集 5.1.1 各部门负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件 （合同）管理记录目录 。以记载档案收进、发出、保管、利用情况及档案管理人员 的变动情况,档案管理人员还要做好统计工作，统计数据以原始数据为准，以便输入 计算机，充分利用计算机进行档案的辅助管理。 5.1.2 各部门文件资料原件需要移交公司档案室保存的，由各部门进行整理，并编制长虹 置业移交目录 ，按要求向公司档案室移交。 5.2 档案档案组卷组卷 5.2.1 在项目开发的

37、过程中形成的与技术、经济、法律法规有关的文件资料均需归档，并以 合同为主线、以项目为单位进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一 卷即装成一个档案盒。 5.2.2 对政府批文、许可证书、验收报告和合同、图纸、签证变更资料等需原件存档，复印 件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。 5.2.3 对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写 页号，并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。 5.2.4 卷内文件资料的排列次序为：开发前期准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环 境工程、配套设施工程类。 5.2.5 档案编号规则应保持统一；各类档案

38、必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右， 从上到下。 5.2.6 对立好的案卷， 档案管理员应定时进行检查， 对不符合要求的应及时予以完善或返工。 5.3 档案档案编目与装订编目与装订 5.3.1 卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容进行编写：第一列顺序号，以文 件资料排列先后顺序逐件填写；第二列字号，填写文件资料制发部门的发文字号； 第三列责任者，填写对文件资料的署名者，即对文件资料负有责任的部门和个人； 第四列题名，即文件资料标题，一般应照实抄录；没有标题或标题不能说明文件内 容的文件，可自拟标题，外加“ ”以示区别；第五列日期，文件资料的形成时间； 第六列页号，填写文件资料起

39、止页号。 5.3.2 档案案卷装订的基本要求：在建工程的档案做活页装订，已竣工工程的档案做固定页 装订。装订时，去除文件上的金属物；破损和褪色的文件材料，应进行修补或复制； 文件资料应使用 A4 大小纸张，装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订；纸面小的， 加贴在标准的 A4 纸上；卷内文件资料，一般不超过二百页为宜，超过的可根据文件 资料内容的阶段性分卷装订；装订要牢固、整齐、美观、装订时文件的右边和下边 要取齐，不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读；文件资料字迹难以辨认的， 应附抄件并加以说明。 5.4 档案档案保管保管 5.4.1 归集、接收档案，档案管理员必需认真检验，并办理好登记、交接

40、手续。 5.4.2 档案要求集中存放于档案柜，由档案管理员管理，职员手中只能持有正在处理的文件 资料。 5.4.3 档案保管必须做到七防，即防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。 5.4.4 对易褪色、易磨损的图纸、资料等，档案管理员要进行定期检查，对借阅次数频繁、 易损的案卷，可制作副本借阅，以加强对正本的保存。 5.4.5 为维护档案的真实性与安全性，任何人未经批准，不得擅自涂改档案材料；每天下班 要锁好档案柜和档案室。 5.5 档案借阅档案借阅 5.5.1 借阅权限：借阅档案需填写档案借阅审批单办理借阅手续。 密级 1 级：经使用部门经理、综合管理部审核、分管领导审核，总经理

41、批准。 密级 2 级：经使用部门经理审核、综合管理部审核、分管领导审批。 密级 3 级：经使用部门经理审核、综合管理部审批。 5.5.2 借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由 相关领导批准。 5.5.3 档案外借一般只借复印件， 需借原件者须经董事长或总经理批准， 借阅的档案交还时， 必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。 5.5.4 借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。 5.5.5 借阅人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、 翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。 5.5.6 外单位

42、借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不 能将档案带离档案室。 5.5.7 外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄） ，应经董事长或总经理批准，对 摘抄的材料要进行审查、签章。 5.5.8 在与外单位进行学习交流时, 在维护公司档案的机密性的同时，还要注意双方应进行 对等交流。 5.5.9 集团正常开展的审计、工作检查，须全力配合，并做好资料借阅的登记、回收工作。 5.6 档案保存期限档案保存期限 5.6.1 根据国家档案局发布的关于机关档案保管期限的规定 ，分为永久、长期、短期三 种。永久为 50 年以上，长期为 1650 年，短期为 15 年以下。 永久：

43、凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利用价值的档案， 列为永久保管。如：本公司制定的规章制度、重要工作计划和总结，重要的请示报告 等。 长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的 文件材料，列为长期保管。如：本公司一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件 材料，一般经营活动中形成的文件材料等。 短期：凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。如： 一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关但要贯彻执行的文件材 料等。 5.6.2 保管年度按自然年度（1 月 1 日至 12 月 31 日）计算。 5.7 档案销毁

44、档案销毁 5.7.1 对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经 理和分管副总鉴定，最后经总经理批准后，方可销毁。 5.7.2 执行销毁任务时，必须由综合管理部和法律专员组成的监销人员监销，监销人不得少 于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、分管副总和总经理 的批准手续文件，一并存档备查。 4.支持性文件支持性文件 无 5.相关记录相关记录 5.1CH-QR-XZ09文件（合同）管理记录目录 5.2CH-QR-XZ12文件（合同）借阅登记台账 5.3CH-QR-XZ10长虹置业移交目录 5.4CH-QR-XZ11档案借阅审批单 5.5 模板-卷内目录 5.6项目合同、付款与变更台账 5.7合同交底记录表